Feedbackschleifen vermeiden – die 8 besten Tipps & Tricks für Designer:innen

Feedback-Schleifen werden auch als Feedback Loops bezeichnet und sind für jeden Selbstständigen ein wichtiges Instrument, um erfolgreich Aufträge abzuschließen. Nur so bindest du Kunden an dein Unternehmen. Gerade für dich als Grafikdesigner oder Webdesigner sind sie sehr wichtig. Da aber Zeit bekanntlich Geld ist, sollte zwar immer das Bestreben nach Feedback bestehen, doch diese Feedback-Schleifen sollten kurz gehalten werden. Nachfolgend erfährst du in unseren 10 besten Tipps zur Vermeidung von endlosen Feedbackschleifen, wie du das erreichst und effektiv mit deinen Kunden kommunzierst.

Die besten 8 Tipps im Überblick:

Tipp 1: Die richtige Auftragsklärung

In manchen Fällen ist ein Auftrag oder ein Projekt schon vor Beginn zum Scheitern verurteilt. Dies ist meistens dann der Fall, wenn nicht genau und nicht sauber geklärt wird, was der Kunde eigentlich genau will.

Die richtige Auftragsklärung

Ganz zu Beginn steht deshalb, dass du zusammen mit dem Kunden klärst, wie genau sein Auftrag an dich aussehen soll. Dazu solltest du dich an folgende Schritte halten.

richtige auftragsklärung mit kunden und kollegen
Bestandteile einer gelungenen Auftragsklärung
  • Warum?: Du musst zusammen mit dem Kunden im Gespräch herausfinden, was dieser genau braucht und welche Ziele er damit verfolgen will. Was ist der Anlass des Auftrags?
  • Wozu?: Dies können ganz unterschiedliche Gründe sein, beispielsweise eine Geschäftsübernahme, eine bestimmte Kampagne etc. Hier macht die Frage nach dem Wunschzustand Sinn!
  • Auftrag: Nachdem der Kunde dir erläutert hat, was er von dir für eine Leistung braucht und dir auch seine Gründe erläutert hat, musst du ihm mitteilen, ob du diesen Auftrag annimmst und zu welchen Konditionen dies erfolgt. Hier helfen dir die 4 W-Fragewörter: Wer macht was bis wann mit wem?
  • Selbstüberprüfung: Wichtig für eine erfolgreiche Erledigung eines Auftrages ist immer, dass du selbst genau einschätzt, ob dieser Auftrag für dich auch machbar ist. Dies betrifft nicht nur deine Fertigkeiten und dein Wissen. Auch der zeitliche Faktor spielt dabei eine ganz wichtige Rolle.

Genaues hinterfragen ist notwendig

Solltest du beim Kundenwunsch Probleme sehen, was die Umsetzung oder Machbarkeit betrifft oder du bestimmte logische Zusammenhänge nicht erkennen kannst, solltest du auf jeden Fall alles ganz offen und ehrlich hinterfragen.

Klares und eindeutiges Angebot abgeben

Kennst du das genaue Kundenanliegen und alle möglichen Unklarheiten sind beseitigt, musst du dem Kunden ganz genau mitteilen, welche Leistungen er von dir erwarten kann und was in dem verhandelten Endpreis alles enthalten ist. Dies solltest du alles am besten schriftlich fixieren, und zwar von Beginn bis Ende dieses Gespräches. In diesem Angebot sollten auch folgende Punkte Beachtung finden:

  • Welche Anzahl an Entwürfen sind im Angebotspreis inbegriffen?
  • Wie viele Feedback-Schleifen und mögliche Korrekturen sind vorgesehen?
  • Ab wann sind bestimmte Entwürfe abgeschlossen und nicht mehr veränderbar?

Tipp 2: Weniger ist mehr – Festlegung der Ansprechpartner

Während eines Projektes (vor allem dann, wenn dieses über einen längeren Zeitraum läuft) ist es ganz wichtig, dass beide Seiten für die Dauer der Zusammenarbeit feste Ansprechpartner haben. Diese sollten in der Regel nicht mehr als zwei sein, denn wie sagt doch ein Sprichwort so schön, viele Köche verderben den Brei!

Wichtig:

Alle anderen, die nicht als Ansprechpartner definiert wurden, sollten sich auch aus der direkten Kommunikation mit dir zu diesem Projekt heraushalten. Diesen Punkt solltest du deinen Kunden mit den entsprechenden Vorteilen direkt zu Beginn erklären, um Zustimmung zu finden.

Tipp 3: Kommunikationsregeln gemeinsam festlegen

Bei der Kommunikation mit deinem Kunden ist es wichtig, dass ihr zusammen Regel für die Kommunikation festlegt. Überzeuge diesen von dem Mehrwert, den diese Regeln mit sich bringen. Essenziell ist auch, dass diese Kommunikation immer auf Augenhöhe stattfindet. Das bedeutet, dass du immer aktiv daran beteiligt bist. Diese Art der Kommunikation kann sich sehr vorteilhaft auf eine effiziente und professionelle Zusammenarbeit sein.

Generelle Regeln der Kommunikation

Für die Kommunikation sollten zunächst einmal bestimmte Grundregeln festgelegt werden.

  • Der Kunde sollte immer an erster Stelle stehen. Das bedeutet, dass du ihm zuhören und ihn erst nehmen solltest.
  • Sollten Probleme auftreten während des Projektes, so ist der Kunde umgehend zu informieren.
  • Die Kommunikation sollte immer als Dialog erfolgen und schnell und direkt sein.
  • Ein eindeutiger Kommunikationskanal wird festgelegt und nur darüber findet während der Zusammenarbeit die Kommunikation statt.
  • Die Teilnehmer der Kommunikationsrunden werden festgelegt.
  • Themen der Kommunikation beziehen sich ausschließlich auf das Projekt.

Feste Zeiten für die Kommunikation festlegen

  • Wichtig ist, dass feste Zeiten für die Kommunikationsrunden festgelegt werden. Dies kann täglich zu einer festen Zeit sein, alle zwei Tage oder einmal in der Woche. Klar solltest du deinen Kunden hier ins Boot holen und eine gemeinsame Festlegung vornehmen
  • Für diese Runden sollten feste Teilnehmer festgelegt werden. Am besten sind das die im Vorfeld festgelegten ständigen Ansprechpartner.
  • Nicht jeder lebt nach dem Sprichwort „der frühe Vogel fängt den Wurm“. Wenn du morgens eine längere Warmlaufzeit brauchst, solltest du festlegen, dass die Kommunikationsrunden zu einem anderen Zeitpunkt stattfinden.

Tipp 4: Gemeinsam Meilensteine festlegen

Lege zusammen mit dem Kunden bestimmte Meilensteine innerhalb des Auftrages fest. Diese sogenannten Meilensteine sind vor allem für deinen Kunden wichtig. Wie viele Meilensteine dies sein können, solltest du gemeinsam mit deinem Kunden festlegen.

Grundlage dafür sollten immer bestimmte und wichtige Schritte aus dem Auftragsplan sein. Für deinen Kunden sind diese Meilensteine sehr wichtig, denn er hat dadurch die Möglichkeit, den Projektfortschritt genau zu verfolgen. Außerdem kann er jederzeit mit dir über mögliche Änderungen sprechen. Auf der anderen Seite stellt der Meilenstein auch für dich eine Art der Absicherung dar. Wird ein solcher Meilenstein vom Kunden abgesegnet, wird er von dir später seltener Änderungen mehr verlangen.

Tipp 5: Immer die aktuelle Version dem Kunden zur Verfügung stellen

Bei den Kommunikationsrunden kannst du dem Kunden selbstverständlich auch Entwürfe oder Vorschläge unterbreiten, selbst wenn diese nicht fertig oder nicht perfekt sind. Es verschafft dir aber den Vorteil, dass damit Missverständnissen vorgebeugt wird. Kommt es aber zur Präsentation und Abstimmung der Meilensteine, dann sollte deinem Kunden immer eine aktuelle Version des Projektstandes vorliegen. Damit stellst du sicher, dass ihr über den gleichen Entwurf sprecht.

Tipp 6: Dem Kunden klaren Anforderungen für das Feedback geben

Um viele Feedback-Schleifen zu vermeiden, musst du deinem Kunden klare Anweisungen geben, welches Feedback du von ihm erwartest. Für dieses Feedback musst du ihm aber auch ausreichend Zeit einräumen, damit er sich wirklich intensiv damit auseinandersetzen kann. Für sein Feedback soll er sich auf bestimmte Themen konzentrieren. Diese Themen können beispielsweise sein:

  • Die Größe des von dir entwickelten Logos
  • Die Zusammenstellung von Farben und die Farbqualität
  • Die Geschwindigkeit eines Videos oder die Lautstärke der Hintergrundmusik

Der Vorteil:

Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass du auch das Feedback bekommst, was für dich und die Erledigung für diesen Auftrag wichtig ist.

Tipp 7: Ordnung behalten – Zentraler Ort für das Feedback

Bei der Durchführung von deinem Auftrag brauchst du für viele Schritte das richtige Werkzeug. Damit ein Projekt effektiv gestaltet werden kann, musst du auch für das Feedback ein richtiges Tool haben. Es gibt eine Reihe von Tools, mit denen du dir hier behelfen kannst und die dir den Weg ebnen, ein erfolgreiches Ergebnis abzuliefern. Zwei sehr hilfreiche Tools sollen dir hier kurz vorgestellt werden:

  • Trello: Trello ist eine visuelle Organisationssoftware, mit der du unter anderem deine Projekte verwalten kannst. Diese Software kannst du nicht nur beruflich, sondern auch im privaten Umfeld zur visuellen Veranschaulichung von Projekten nutzen.
  • Feedback Tools: Feedback Tools für Designer sind enorme Helferlein für eine effektive Kommunikation mit Kunden. Statt dich mit Mails oder Anrufen zu überhäufen, hinterlässt dein Kunde einfach in dem Programm einen Kommentar. Sobald du beispielsweise eine Korrektur nach Feedback vornimmst, ist dies sofort für den Kunden und andere Berechtigte zu sehen. Zu diesen Tools gehören unter anderem Filestage, DesignDrop, Redpen, Skitch (Evernote) und viele weitere.

Tipp:

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Tipp 8: Kommunikation auf Augenhöhe

Wie bereits weiter oben im Artikel erwähnt, ist die Kommunikation auf Augenhöhe ganz wichtig. Das bedeutet zwar, dass in der Regel der Kunde König ist, aber auch nicht alles möglich ist, was er sich vorstellt. Aus diesem Grund solltest du folgende Punkte sehr gut beachten:

  • Ehrlichkeit: Stellt der Kunde unlösbare oder unmögliche Kundenwünsche, so sag ihm dies kann klar und deutlich. Du musst von Beginn an zeigen, dass du die notwendige Kompetenz hast und zeige deutlich auf, mit welchen Ergebnissen der Kunde rechnen kann.
  • Design ist subjektiv: Als Grafikdesigner oder Webdesigner verstehst du dich als eine Art Künstler. Dabei darfst du aber niemals vergessen, dass Design subjektiv ist. Nicht alles, was du als perfekt ansiehst, gefällt auch dem Kunden. Wenn er statt einer knalligen und einprägsamen Farbe lieber eine konservative Farbwahl möchte, dann musst du den Kundenwunsch umsetzen. Er muss damit zufrieden sein und nicht du. Nimm es so hin, denn sonst bescherst du dir selbst unzählige und unnötige Diskussionen.
  • Nobody is perfect: Niemand ist perfekt und das gilt auch für dich und deinen Kunden. Sollte er ganz außergewöhnliche Erwartungen haben, welche du nicht umsetzen oder erfüllen kannst, so muss er dies akzeptieren. Eine Perfektion bis ins kleinste Detail kann einfach niemand erwarten.
  • Stehe zu Fehlern: Auch Fehler können immer wieder passieren, womit du wieder bei „Nobody is perfect“ bist. Jedem können Fehler passieren. Sind dir welche unterlaufen, so musst du aber die Größe zeigen und zu diesen Fehlern stehen. Wenn du offen und ehrlich zugibst, dass dir ein Fehler unterlaufen ist, desto besser wird die weitere Zusammenarbeit verlaufen.
  • Mache deine Grenzen klar: Um Fehler zu vermeiden, ist von Beginn auch notwendig, dass du ganz klar deine Grenzen definierst. Das solltest du gleich in dem Moment machen, bei dem dir der Kunde seine Erwartungen schildert. Lass dich auf nichts ein, was du später nicht erfüllen kannst.
  • Nein sagen: In diesem Zusammenhang ist es auch wichtig, dass du hin und wieder nein sagst. Merkst du gleich zu Beginn, dass der Kunde etwas von dir erwartet, was du beim besten Willen nicht erfüllen kannst oder willst, dann lehne einen solchen Auftrag ab. So kannst du verhindern, dass am Ende sowohl der Kunde als auch du mehr als unzufrieden sind.

Fazit

Als Webdesigner:in oder Grafikdesigner:in bietest du nicht ein fertiges Produkt oder eine fertige Dienstleistung an. Vielmehr stellt der Kundenauftrag einen kreativen Prozess dar und du kannst nicht jedes einzelne Detail im Vorfeld planen. Während der Annahme des Auftrags und der Fertigstellung kommt es immer wieder zu Veränderungen. Aus diesem Grund sind Feedback-Schleifen ganz normal und auch wichtig für das Gelingen eines Projekts. Allerdings musst du darauf achten, dass diese auch im normalen Rahmen bleiben. Du bist dafür verantwortlich, die Spielregeln dafür klar und deutlich abzustecken. Nur so kannst du unendliche und zeitfressende Feedback-Schleifen sowohl mit dem Kunden als auch intern mit deinen Mitarbeitern vermeiden.

Felix Zipf
Felix Zipf

Felix entdeckte schon früh seine Leidenschaft für das Online Marketing. Seither baut er seine Expertise gerade im Bereich Inbound Marketing stetig aus. Als Teamlead des Produkt Marketing Teams beschäftigt er sich mit agilen Marketingstrukturen & Marketing Automation.

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