12 Tipps, wie Sie Ihre Produktivität verdoppeln!

Haben Sie sich am Ende des Tages auch schon mal gefragt, was Sie heute mit Ihrer Zeit angefangen haben? Den ganzen Tag waren Sie im Büro. Emails. Telefonate. Meetings. Aber irgendwie haben Sie das Gefühl, dass der Stapel auf Ihrem Schreibtisch nicht kleiner geworden ist. Deadlines rücken näher und Sie haben wieder nicht die Zeit gefunden, ein wichtiges Dokument fertig zu stellen.

Fragen Sie sich, wie Sie Ihre tägliche Workload bewältigen können ohne eine 14-Stunden-Schicht einlegen zu müssen? Dann könnten Sie diese Produktivitäts-Tipps interessieren:

1. Kopf frei machen

Sie haben viel zu tun. Sowohl privat als auch beruflich. Ständig kommen neue Aufgaben hinzu. Termine müssen eingehalten werden, Geburtstage dürfen nicht vergessen werden. Und hatten Sie schon mal eine gute Idee, die Sie im Laufe des Tages wieder vergessen haben?

Verabschieden Sie sich von dem Gedanken, sich alles merken zu müssen. Schreiben Sie ALLES nieder. Aufgaben, Termine, Ideen. So können Sie nichts mehr vergessen und Ihr Kopf ist frei.

So können Sie Ihre Gedanken abspeichern:

Notizbuch

  • Ein ganz normales Notizbuch können Sie jederzeit aus der Hosentasche ziehen und Dinge notieren. Elegante Notizbücher gibt es zum Beispiel von Moleskine.

Google Kalender

  • Mit einem digitalen Kalender haben Sie immer Zugriff auf Ihre Termine. Dabei ist es egal, ob Sie im Büro am PC sitzen oder mit dem Smartphone im Restaurant. Mit Google Kalender können Sie verschiedene Kalender verwalten. Beispielsweise einen privaten Kalender und einen für Ihre Firma. Sollten Sie Ihr Smartphone verlieren, sind Ihre Aufgaben nicht verloren, wie das bei einem Notizbuch der Fall wäre. Sie können einfach von einem anderen Gerät darauf zugreifen.

Trello

  • In Trello organisieren Sie Ihre To Dos in flexiblen Listen. Beispielsweise erstellen Sie eine Liste “Eingang”, in der Sie sämtliche eingehenden Aufgaben und Termine notieren. Danach erstellen Sie die Listen “Heute”, “Bald” und “Irgendwann”. Nun entscheiden Sie, welche Aufgaben aus der Eingangsliste heute erledigt werden müssen und ziehen sie in die entsprechende Liste. Trello gibt es sowohl als Web-Anwendung sowie als App für das Smartphone.

trello_aufgaben

Evernote

  • In Evernote können Sie verschiedene Notizen anlegen und diese in Notizbüchern gruppieren. Erstellen Sie je ein Notizbuch für private und geschäftliche Aufgaben. Evernote gibt es ebenfalls als Web-Anwendung und als App. Eingescannte To-Do Listen können mit Hilfe der Handschrifterkennung durchsucht werden.

Damit Sie nun nicht jede Kleinigkeit notieren müssen, gibt es eine einfache Regel: Alles was nicht länger wie 2 Minuten dauert erledigen Sie sofort.

2. Aufgaben priorisieren

Nachdem Sie alle Aufgaben aus Ihrem Kopf ausgelagert haben, müssen Sie priorisieren. Was ist wichtig? Welche Aufgabe kann warten?

To-Do Liste priorisieren

  • Eine einfache Methode ist, die vorhandene To-Do Liste, beginnend mit der wichtigsten Aufgabe, zu nummerieren. Beginnen Sie jeden Tag mit dem obersten Eintrag in Ihrer Liste und arbeiten sich von oben nach unten durch.

to-do

Eisenhower

Das Prinzip von Eisenhower besagt: Wichtigkeit schlägt Dringlichkeit. Die Aufgaben werden in vier Bereiche eingeteilt.

eisenhowermatrix

  • A – wichtig & dringend
  • B – wichtig & weniger dringend
  • C – weniger wichtig & dringend
  • D- weniger wichtig & weniger dringend

Tragen Sie Ihre Aufgaben in das passende Feld ein und beginnen Sie, den Bereich A und B abzuarbeiten. Aufgaben aus dem Bereich C könnten Sie eventuell delegieren und D-Aufgaben bearbeiten Sie gar nicht, da sie weder wichtig noch dringend sind.

Egal für welche Methode Sie sich entscheiden: Planen Sie genügend Puffer für unvorhergesehene Unterbrechungen (Anrufe, technische Probleme) ein. Kalkulieren Sie ungefähr 60% Ihrer Zeit für Ihre Aufgaben ein. 40% dienen als Puffer. Eine volle To-Do Liste am Abend kann frustrierend sein.

3. 80/20-Regel – Das Pareto Prinzip

Nach Vilfredo Paretos Beobachtungen werden 80% der Ergebnisse mit 20% der aufgewendeten Arbeit erreicht. Das bedeutet, dass man mit überschaubarem Aufwand bereits gute Ergebnisse erzeugen kann. Um ein perfektes Ergebnis zu erzielen ist der Aufwand dann überproportional groß.

pareto

4. Tägliche Routine Entwickeln

Viele der erfolgreichsten Unternehmer haben Ihre ganz bestimmte Routine entwickelt, wie sie ihren Tag gestalten. Warum Sie das auch tun sollten?

Wenn Sie einer Routine folgen, müssen Sie nicht entscheiden, was als nächstes zu tun ist. Die Routine gibt es vor. So werden Vorgänge automatisiert und Sie sparen Zeit. So sah beispielsweise Benjamin Franklins tägliche Routine aus:

franklin

5. Timer stellen & Fokus setzen

Planen Sie für jede Aufgabe eine gewisse Zeit ein und fokussieren Sie sich nur auf diese eine Aufgabe. Mit derPomodoro-Technik arbeiten Sie 25 Minuten an einer Aufgabe. Danach folgt eine fünfminütige Pause. Mit einemTimer überwachen Sie die Zeit.

FOCUS = Finish One Course Until Successful

6. Digitales Büro

Stellen Sie Ihr Büro auf ein “paperless office” um. Dokumente und Rechnungen werden eingescannt und digital gespeichert. Welche Vorteile bietet das?

  • Dokumente müssen nicht mehr in verschiedenen Räumen und Ordnern gesucht werden sondern sind sofort über einen Suchindex verfügbar
  • Dokumente sind auch von unterwegs verfügbar und müssen nicht erst kopiert oder gedruckt werden.

Tools für ein digitales Büro:

  • Dokumentenscanner (Dokumente & Rechnungen schnell einscannen)
  • Scanner App füriPhone oderAndroid (Dokumente & Rechnungen fotografieren)
  • Evernote (Dokumente & Rechungen verwalten)
  • SevDesk (Rechnungen schreiben, Kundenverwaltung, Ausgaben & Zahlungen erfassen, Lagerverwaltung)

7. Pausen machen

Pausen helfen, den Kopf wieder frei zu bekommen und sollten unbedingt in den Tagesablauf mit eingeplant werden.

Kaffee holen

  • Vom Arbeitsplatz aufstehen um einen Kaffee oder Tee zu holen sorgt für eine kurze Unterbrechung und Bewegung

Spaziergang an der frischen Luft

  • Nehmen Sie sich 20 Minuten für einen Spaziergang an der frischen Luft. Ihr Gehirn wird mit Sauerstoff versorgt und Sie fühlen sich wieder fit.

Mittagspause

  • Gönnen Sie sich eine ausgedehnte Mittagspause und eine ausgewogene Mahlzeit. Ein belegtes Brot vor dem Bildschirm ist keine Mittagspause.

Powernap

  • In den USA schon weitverbreitet ist der Powernap. Wenn Sie die Möglichkeit haben, schlafen Sie 20-30 Minuten. Das lädt Ihren Akku wieder auf.

8. Ablenkungen vermeiden

Vermeiden Sie Ablenkungen. Fokussieren Sie sich auf eine Aufgabe und schalten Sie in dieser Zeit ihr Smartphone stumm und die Email-Benachrichtigungen ab.

Für eine angenehme Atmosphäre bietet sich an:

9. Anderen von Zielen erzählen

Erzählen Sie Ihren Geschäftspartnern von Ihren Zielen. So setzen Sie sich selbst unter Druck, da Sie nicht als Versager da stehen wollen.

10. Outsourcing von einfachen & zeitraubenden Aufgaben

Oftmals steht man vor Aufgaben, die jemand anders besser und in kürzerer Zeit erledigen könnte. Hier sollten Sie darüber nachdenken, ob Sie diese Aufgabe nicht besser outsourcen sollten.

Einige Beispiele, wie Sie Freelancer finden können:

11. Ordnung halten

Halten Sie Ihren Arbeitsplatz sauber und ordentlich. So werden Sie Dinge schneller finden und werden weniger abgelenkt. Planen Sie die letzten 10 Minuten des Tages ein, um Ihren Schreibtisch auf Vordermann zu bringen.

12. Lernen mit Audiobooks & Podcasts

Sie haben sowohl beruflich als auch privat viel zu tun. Oft fehlt dann die Zeit, um an seinen eigenen Fähigkeiten zu arbeiten. Aber auch wenn man viel um die Ohren hat, sollte man nie aufhören, an sich selbst zu arbeiten.

Laden Sie sich AudioBooks herunter. So können Sie sich nebenher weiterbilden.

  • während der Fahrt (Auto, Zug, Fahrrad, U-Bahn)
  • vor dem Schlafen gehen
  • Während dem Training

Sehen Sie sich nach guten Podcasts und AudioBooks um.

Was ist mit Ihnen?

Wie steigern Sie Ihre Produktivität? Fühlen Sie sich mit Ihren Aufgaben manchmal überfordert?

Peter Sutter

Head of Marketing und bei den neusten Marketingstrends up to date. Peter kennt die Kunden von sevDesk genau und weiß daher um die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen. Auf unserem Blog teilt er sein Wissen mit dir!

Weitere Artikel