Auftragsbestätigung Vorlage

Du bist auf der Suche nach einer Vorlage für eine Auftragsbestätigung? Dann bist du bei uns genau richtig – Wir bieten dir ein kostenloses Muster für deine Auftragsbestätigung zum Download – individuell anpassbar und rechtssicher!

Alle generellen Informationen zum Thema kannst du auch in unserem umfassenden Ratgeber zur Auftragsbestätigung nachlesen.

Anleitung zum Ausfüllen der Auftragsbestätigungsvorlage:

1. Lade dir die Vorlage der Auftragsbestätigung für Word oder für Excel herunter, je nachdem mit welchem Programm du lieber arbeitest.
2. Gib links oben deine Firmenadressdaten und darunter die Adressdaten des Empfängers an.
3. Rechts oben im Muster hast du Platz um dein Logo zu platzieren.
4. In den Betreff schreibst du, um welche Auftragsbestätigung es sich handelt. (z.B.: Auftragsbestätigung Ihrer Bestellung vom 01.05.2017)
5. Unter dem Betreff ist Platz für einen Kopftext, in den schreibst du einen höflichen kurzen Einstiegs-Text.
6. Jetzt gibst du die Artikel und Dienstleistungen des Auftrags an. Dabei musst du die Bezeichnung, die Menge, den Einzelpreis und den Gesamtpreis angeben. Die Summe ohne Umsatzsteuer und der Rechnungsbetrag mit Umsatzsteuer müssen auch angegeben werden.
7. Unter den Positionen hast du nochmal Platz für Text und deiner Signatur.
8. Am Ende der Auftragsbestätigung befindet sich der Fußtext. Dort trägst du nochmal deine vollständigen Firmendaten mit Telefonnummer, ggf. Fax, Homepage und Email-Adresse ein. Weitere wichtige Daten, die in den Fußtext gehören, sind deine Kontodaten, Name der Bank, IBAN/Kontonummer und BIC/Bankleitzahl und die USt.-ID mit dem Namen des Geschäftsführers.
9. Muster der Auftragsbestätigung speichern oder ausdrucken. Zum Verschicken per Email als PDF speichern. Für weitere Auftragsbestätigungen als Word- oder Excel-Dokument speichern.

Wenn du einen bequemeren Weg suchst Auftragsbestätigungen zu erstellen, dann versuche es mit sevdesk, dem Online-Rechnungsprogramm. Damit kannst du in wenigen Klicks deine Auftragsbestätigungen erstellen und direkt versenden.

Zweck der Auftragsbestätigung

Eine Auftragsbestätigung ist nicht immer obligatorisch. Wenn Angebot und Annahme, die dem Auftrag zugrunde liegen, korrespondierende Willenserklärungen darstellen und zudem wenigstens in Textform erfolgt und somit nachweisbar sind, ist eine Auftragsbestätigung überflüssig.

In der Praxis werden Verträge, insbesondere Aufträge über die Lieferungen von Waren (Bestellungen), jedoch oft nur mündlich getätigt.

Rechtlich gilt eine Annahme unter Erweiterungen, Einschränkungen oder sonstigen Änderungen (z.B. veränderte Preise oder Lieferkonditionen) nach § 150 Abs. 2 BGB zudem als Ablehnung verbunden mit einem neuen Antrag. Im Streitfall ist dann oft gar nicht mehr zweifelsfrei feststellbar, was tatsächlich vereinbart wurde.

In dieser Situation ist eine Auftragsbestätigung in Schrift- oder Textform sinnvoll, da sie die Auftragskonditionen festhält, so Missverständnissen vorbeugt und zudem als Beweismittel dient.

Darüber hinaus hinterlässt eine schriftliche Bestätigung einer Bestellung einen professionellen Eindruck und stärkt das Vertrauen des Kunden in die Kompetenz deines Unternehmens.

Falls du dich jetzt fragst, ob eine Auftragsbestätigung widerrufen werden kann, lautet die Antwort ja, wenn du schnell bist! Eine fehlerhafte Auftragsbestätigung ist meist als neues Angebot zu qualifizieren. Gemäß § 130 Abs. 1 BGB wird diese Willenserklärung aber nicht wirksam, wenn der anderen Partei vorher oder gleichzeitig ein Widerruf zugeht. Eine Auftragsbestätigung, die per Standard-Post versandt wurde, kannst du also wirksam per Botenpost und, sofern es kein Schriftformerfordernis gibt, auch per E-Mail widerrufen.

Aber auch wenn du das Problem erst später erkannt hast, gibt es noch einen Rettungsanker. Zumindest dann, wenn dir nur ein Tippfehler unterlaufen ist, kannst du den Vertrag notfalls anfechten.

Inhalt der Auftragsbestätigung

Damit eine Auftragsbestätigung ihren Zweck erfüllt, sollte sie folgende Angaben enthalten:

• Grußformel und Danksagung
• Name / Firma und Anschrift des Auftragnehmers
• Name / Firma und Anschrift des Auftraggebers
• Nummer / Kurzbezeichnung und Datum des Angebots, das bestätigt wird
• Auftragsbestätigungsnummer (optional)
• Betreffzeile: Auftragsbestätigung
• Leistungsbeschreibung (Produkt / Leistung, Menge, Preis)
• Zahlungskonditionen
• Verweis auf AGB
• Lieferadresse / Erfüllungsort (falls abweichend)
• Liefertermin / Leistungszeitraum‍
• Höhe und Fälligkeit der Anzahlung (optional)
• Ansprechpartner für Rückfragen
• Ort, Datum, (händische) Unterschrift
• Schlussformel

Formulierungen für die Vorlage deiner Auftragsbestätigung

Der Inhalt einer Auftragsbestätigung ist nicht homogen, insbesondere gibt es große Unterschiede zwischen der Bestätigung einer Bestellung und der Bestätigung von Planungs-, Prüfungs- und Beratungsleistungen.

Nachfolgend findest du aber einige Formulierungen, die branchenunabhängig Verwendung finden und dir beim Erstellen des konkreten Textes der Auftragsbestätigung helfen:

Mehr erfährst du in unserem Ratgeber zum Thema Auftragsbestätigung.

Auftragsbestätigung per Email oder Post versenden

Wenn die Auftragsbestätigung lediglich der Klarstellung dient, spielt es keine Rolle, wie du sie übermittelst, am besten passt du dich dann den Kommunikationsstandards deines Kunden an.

Sofern die Auftragsbestätigung rechtlich ein Angebot oder die Annahme eines Angebots darstellt, musst du die gesetzlichen und die vertraglich vereinbarten Formvorschriften beachten. Gesetzliche Vorschriften sind, zumal im B2B-Bereich, eher selten, dafür finden sich aber oft im Kleingedruckten, z.B. in Rahmenverträgen oder den AGB Formvorschriften, die im Streitfall zur Fußangel werden können, wenn du sie nicht beachtest.

Aufbewahrungsfristen von Auftragsbestätigungen

Alle Unternehmer müssen die steuerlichen Aufbewahrungspflichten gemäß nach § 147 Abgabenordnung (AO) beachten, für Kaufleute gelten zudem die handelsrechtlichen Vorschriften nach § 257 HGB.

Demnach sind Auftragsbestätigungen sechs Jahre aufzubewahren, sofern sie sich lediglich als abgesandte oder empfangene Geschäftsbriefe qualifizieren. Fungieren sie außerdem als Buchungsbelege oder werden für das Verständnis der Buchhaltung benötigt, zum Beispiel weil das Angebot oder die Rechnung alleine nicht aussagekräftig genug sind, beträgt die Aufbewahrungsfrist zehn Jahre.

Angebotsbestätigung vs. Auftragsbestätigung – das ist der Unterschied

Die Auftragsbestätigung ist gesetzlich nicht geregelt, sondern hat sich lediglich in der Praxis etabliert. Gemäß der Definition nach DIN 69905, die das Projektmanagement standardisiert, handelt es sich bei einer Auftragsbestätigung um eine „Mitteilung über die Annahme eines Auftrages“. Bei der Auftragsbestätigung wird das Angebot also vom Auftraggeber (Kunden) unterbreitet und vom Auftragnehmer, gegebenenfalls im Rahmen der Auftragsbestätigung, angenommen.

Der Begriff Angebotsbestätigung, der ebenfalls gesetzlich nicht geregelt ist, beschreibt den umgekehrten Fall. Von einer Angebotsbestätigung wird also dann gesprochen, wenn der Auftragnehmer das Angebot unterbreitet, und der Kunde es annimmt und in einem Schreiben bestätigt.

In der Praxis werden die beiden Begriffe aber nicht immer strikt auseinander gehalten und oft sogar synonym verwendet.