Lieferschein-Vorlage für Word und Excel
Du brauchst schnell und einfach einen Lieferschein? Mit unserer kostenlosen Lieferschein-Vorlage für Word oder Excel sparst du Zeit und Nerven. Das Muster enthält alle wichtigen Felder, damit du nichts vergisst und ohne viel Aufwand einen professionellen Lieferschein erstellen kannst. Einfach herunterladen, anpassen und sofort loslegen!
Was ist ein Lieferschein?
Ein Lieferschein – oft auch Warenbegleitschein genannt – ist ein Dokument, das du als Lieferant erstellst und der Warenlieferung an deine Kunden und Geschäftspartner beilegst. Darin stehen alle wichtigen Infos zu deiner Sendung: Welche Artikel wurden geliefert, wann und in welcher Menge. So weiß dein Kunde auf einen Blick, was im Paket steckt, und kann den Wareneingang direkt prüfen.
Rein rechtlich bist du nicht verpflichtet, einen Lieferschein zu erstellen. Trotzdem hat er sich im Geschäftsalltag als echter Service etabliert, gerade im Handel, Versand oder E-Commerce. Denn er sorgt für Klarheit, vermeidet Missverständnisse und ist für viele Kunden inzwischen Standard.
Unterschied zwischen Lieferschein und Rechnung
Ein Lieferschein zeigt, welche Waren geliefert wurden, und liegt meist direkt im Paket. Er dient nur als Bestätigung der Lieferung und ist keine Zahlungsaufforderung. Die Rechnung kommt in der Regel separat per E-Mail. Sie enthält alle Preise, die gesetzlichen Pflichtangaben und fordert den Kunden zur Zahlung auf.
Enthält ein Lieferschein alle Pflichtangaben und ist ausdrücklich als „Rechnung“ gekennzeichnet, gilt er rechtlich als Rechnung – nicht mehr als Lieferschein.
Ist ein Lieferschein vorgeschrieben?
Nein, ein Lieferschein ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Trotzdem ist er in der Praxis für dich und deine Kunden sehr hilfreich. Er macht die Warenlieferung transparent: Der Empfänger sieht sofort, welche Artikel geliefert wurden, kann die Lieferung auf Vollständigkeit prüfen und sie direkt mit der Rechnung abgleichen. So lassen sich Missverständnisse vermeiden und Abläufe reibungslos gestalten.
Auch für dich als Lieferant hat der Lieferschein viele Vorteile. Er erleichtert die Kommissionierung, gibt dir jederzeit einen Überblick über versendete Artikel und sorgt bei Rückfragen oder Reklamationen schnell für Klarheit. Außerdem ist er bei Betriebsprüfungen ein nützlicher Nachweis, weil er deine Geschäftsvorgänge nachvollziehbar dokumentiert.
Du kannst eine Lieferschein-Vorlage zum Beispiel in folgenden Fällen nutzen:
- E-Commerce: Paketversand mit beiliegendem Lieferschein (Rechnung per E-Mail)
- Großhandel: Lieferschein als Empfangsbestätigung
- Dienstleistung: Materiallieferung mit Unterschrift des Kunden
Pflichtangaben: Was muss auf einer Lieferschein-Vorlage stehen?
Gesetzlich vorgeschrieben sind die Inhalte eines Lieferscheins nicht. Trotzdem haben sich im Geschäftsalltag bestimmte Angaben etabliert, die dir und deinen Kunden den Ablauf deutlich erleichtern.
Zu den wichtigen Angaben auf einem Lieferschein zählen:
- Bezeichnung als „Lieferschein“ mit fortlaufender Lieferscheinnummer
- Name und Adresse des Lieferanten
- Name und Lieferadresse des Empfängers
- Artikelbezeichnung und Menge der gelieferten Ware
- Gelieferte Menge (bei Teillieferungen separat angeben)
- Lieferdatum und/oder Versanddatum
Darüber hinaus gibt es Zusatzangaben, die du machen kannst, aber nicht machen musst: Dazu gehören zum Beispiel Kundendaten, Artikelnummern, Auftragsnummer, Rechnungsnummer oder Gewichte. Mehr Details dazu erhältst du in unserem Detailartikel zu Lieferscheinen.
Anleitung: Wie du mit unserem Muster einen Lieferschein erstellst
- Lade dir die Lieferschein-Vorlage für Word und Excel herunter und speichere sie auf deinem Computer.
- Gib links oben deine Firmenadresse und darunter die Adressdaten des Empfängers an.
- Rechts oben hast du Platz, um dein Logo zu platzieren.
- Anschließend notierst du das Datum, an dem du den Lieferschein erstellst.
- In den Betreff schreibst du, um welche Lieferscheinnummer es sich handelt. Die Nummer sollte nur einmalig vergeben werden und einem festen Muster folgen.
- Unter dem Betreff ist Platz für einen Kopftext. In diesen schreibst du einen höflichen kurzen Einstiegstext und bedankst dich für die Zusammenarbeit.
- Jetzt gibst du detailliert die Artikel an, die du lieferst, und in welcher Stückzahl. Einen Preis gibst du in der Regel nicht an, da es sich nicht um eine Rechnung handelt. Solltest du diesen (oder andere Informationen wie Artikelnummern) dennoch ergänzen wollen, kannst du weitere Spalten einfügen.
- Unter den Positionen ist das Feld für eine Empfangsbestätigung. Hier lässt du den Empfänger beim Erhalt der Lieferung unterschreiben.
- Am Ende des Lieferscheins befindet sich der Fußtext. Dort trägst du deine vollständigen Firmendaten mit Telefonnummer, ggf. Fax, Homepage und E-Mail-Adresse ein. Weitere wichtige Daten, die im Fußtext genannt werden können, sind deine Kontodaten, Name der Bank, IBAN/Kontonummer und BIC/Bankleitzahl und die USt.-ID mit dem Namen des Geschäftsführers.
- Nun speicherst du deinen Lieferschein ab und druckst ihn ggf. aus. Wenn du den Warenbegleitschein per E-Mail verschicken willst, speicherst du ihn vorher als PDF ab.
Wenn du einen bequemeren Weg suchst Lieferscheine zu erstellen, dann versuche es mit der Online-Rechnungssoftware von sevdesk mit integriertem Lieferscheinprogramm. Damit kannst du in wenigen Klicks deine Lieferscheine erstellen und direkt versenden. Und besonders praktisch: Du kannst deine Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen automatisiert in einen Lieferschein umwandeln.
