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Anleitung

Lade dir die Geschäftsbrief Vorlage für Microsoft Word herunter.
Gib links oben deine Firmenadressdaten und darunter die Adressdaten des Empfängers an.
Rechts oben hast du Platz um dein Logo zu platzieren.
In den Betreff schreibst du, von welchem Thema der Brief handelt.
Unter dem Betreff ist Platz für einen Kopftext, in den schreibst du einen höflichen kurzen Einstiegs-Text.
Nun beschreibe dein Anliegen, welches du förmlich beschreibst.
Nun fehlt noch Name und ggf. eine Unterschrift.
Am Ende des Briefes befindet sich der Fußtext. Dort trägst du nochmal deine vollständigen Firmendaten mit Telefonnummer, ggf. Fax, Homepage und Email-Adresse ein. Weitere wichtige Daten, die in den Fußtext gehören, sind deine Kontodaten, Name der Bank, IBAN/Kontonummer und BIC/Bankleitzahl und die USt.-ID mit dem Namen des Geschäftsführers.
Vorlage speichern oder ausdrucken. Zum verschicken per Email als PDF speichern. Für weitere Lieferscheine als Word-Dokument speichern.

Einen professionellen Geschäftsbrief schreiben

Du möchtest deinen Geschäftsbrief auch inhaltlich professionell und ansprechend gestalten? Finde viele Tipps, Formulierungen und Textbausteine in unserem Beitrag zum Thema Geschäftsbrief schreiben.

Wenn du einen bequemeren Weg suchst Geschäftsbriefe zu erstellen, dann versuche es mit sevdesk, der Online-Bürosoftware. Damit kannst du in wenigen Klicks deine Briefe online schreiben und direkt per Email oder Postschnittstelle versenden.

Geschäftsbrief Definition

Bei einem Geschäftsbrief handelt es sich – wie der Name schon sagt – um ein Dokument, das zwischen zwei Geschäftspartnern beziehungsweise einem Unternehmen und einer Privatperson ausgetauscht wird.

Als besonders charakteristisch gilt hierbei, dass es sich um einen geschäftlichen und nicht um einen privaten Inhalt handelt.

Wichtig ist es in diesem Zusammenhang immer auch, auf die Vollständigkeit zu achten. Das bedeutet, dass der Adressat mit allen notwenigen Infos, zum Beispiel zu Zahlungstransfers, geschäftlichen Abläufen und Willenserklärungen versorgt werden muss. Besonders oft werden Geschäftsbriefe im Zusammenhang mit Rechnungen, Mahnungen, Verträgen, Kündigungen und Auftragsbestätigungen verschickt.

Weiterhin ist jedoch auch zwischen Geschäfts- und Handelsbriefen zu unterscheiden. Letztere beziehen sich ausschließlich auf Handelsgeschäfte, während der Themenbereich bei Geschäftsbriefen deutlich vielseitiger sein kann.

Zusammengefasst: ein klassischer Geschäftsbrief zeichnet sich durch zwei geschäftliche Beteiligte oder einen geschäftlichen Absender und einen privaten Adressaten und den entsprechenden Inhalt aus.

Verschiedene Arten von Geschäftsbriefen

Wie bereits erwähnt gibt es den klassischen Geschäftsbrief nicht. Vielmehr existieren gleich mehrere Arten von Geschäftsbriefen. Hauptsächlich kann hier zwischen

Anfragen
Angeboten
Aufträgen
Bestellungen
Auftragsbestätigungen
Rechnungen
Mahnungen

unterschieden. Aber auch Lieferscheine gehören zu den Dokumenten, die unter der Hauptkategorie „Geschäftsbriefe“ zusammengefasst werden.

Viele Unternehmen greifen beim Versenden ihrer Geschäftsbriefe auf Vorlagen bzw. Programme zurück. Einzelne Details lassen sich so zeitsparend an den jeweiligen Fall anpassen, ohne dass ein komplett neues Schreiben aufgesetzt werden muss.

Inhalte eines Geschäftsbriefes – Pflichtangaben

Damit ein Geschäftsbrief auch tatsächlich die Herausforderungen erfüllt, die an ihn gestellt werden, ist es wichtig, dass du auf bestimmte Punkte achtest. Vor allem die Pflichtangaben spielen in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle.

Doch welche Pflichtangaben sind mit Hinblick auf einen vollständigen Geschäftsbrief eigentlich wichtig? Meist kannst du alle Angaben im Handelsgesetzbuch nachlesen. Gegebenenfalls ist es hierbei auch notwendig, weitere, noch spezifischere Gesetze zu Rate zu ziehen.

Solltest du die entsprechenden Angaben vergessen, ist dies nicht nur ärgerlich, sondern kann auch Konsequenzen nach sich ziehen. Im schlimmsten Fall kannst du hierfür sogar abgemahnt werden. Bitte beachte jedoch, dass die Pflichtangaben auch von deiner Geschäftsform, der jeweiligen Branche und der Art des Geschäftsbriefes abhängig sind. Über Angaben, die beispielsweise auf Rechnungen vermerkt sein müssen, kannst du dich im Steuerrecht informieren. Aktiengesellschaften müssen sich hingegen am Aktiengesetz orientieren.

Ein Beispiel? OHGs und KGs sind dazu verpflichtet, auf ihren Geschäftsbriefen Angaben zum Firmennamen, der Rechtsform, dem Registergericht, dem Sitz des Unternehmens und der Handelsregisternummer zu machen.

Doch egal, welches Unternehmen, welche Branche und welcher Anlass: unter einen vollständigen Geschäftsbrief gehört auch immer die Unterschrift des Absenders!

Geschäftsbrief nach DIN 5008

Beim Schreiben eines Geschäftsbriefs spielt unter anderem auch die Norm DIN 5008 eine wichtige Rolle. Auch wenn es sich hierbei nicht um eine rechtsverbindliche Vorlage handelt, sind Unternehmen gut damit beraten, ihre Vorlagen entsprechend anzulegen.

Denn: Ein Brief, der nach DIN 5008 erstellt wurde, gilt als besonders leserfreundlich und hilft dem Adressaten dabei, sich vergleichsweise rasch orientieren zu können. Doch welche Details sollten mit Hinblick auf eine Briefgestaltung nach DIN 5008 eigentlich beachtet werden?

Briefkopf und Briefgestaltung nach DIN 5008

Bei der Norm DIN 5008 sorgt ein oberer Rand von 4,5 cm dafür, dass die jeweilige Botschaft auf der Basis eines A 4 Dokuments möglichst zentral übermittelt werden kann. Ob besagter Rand komplett frei bleibt oder ob hier das jeweilige Firmenlogo abgedruckt wird, ist selbstverständlich vom persönlichen Geschmack des Absenders (und der Corporate Identity) abhängig. Neben dem Inhalt des Briefes spielt natürlich auch der Inhalt des Briefkopfes eine zentrale Rolle.

Hier wird unter dem oberen besagten, oberen Randstreifen linksbündig die Adresse des Absenders vermerkt. Um die entsprechenden Angaben auch optisch vom Rest des Briefes abzuheben, sollte auf eine kleinere Schriftgröße (8) gesetzt werden. Unter diesem Bereich folgt die Adresse des Empfängers, die – je nach Bedarf – durch weitere Informationen, wie zum Beispiel „vertraulich“, eingeleitet werden kann. Die Empfänger- Adresse besteht aus dem Namen der Firma, der Abteilung, dem Ansprechpartner, der Straße und der Hausnummer, der Postleitzahl und dem Ort. Wenn du deinen Brief in einem Umschlag mit Sichtfenster versenden möchtest, es ist selbstverständlich wichtig, die entsprechenden Maße zu beachten. Auch hier können Vorlagen dabei helfen, die jeweiligen Informationen an den richtigen Stellen und in der richtigen Größe einzufügen.

Der linke Rand ist hier 2,5 Zentimeter breit, während auf der rechten Seite mindestens ein Zentimeter Platz sein sollte.

Um für einen überzeugenden Lesekomfort sorgen zu können, sollten sich die Absender für eine Schriftgröße von 12 entscheiden.

Generell gilt auch mit Hinblick auf die DIN Norm 5008, dass die jeweiligen Informationen im Idealfall auf einer kompletten Seite dargestellt werden sollten. Oder anders: Sollte lediglich aufgrund eines Satzes eine neue Seite begonnen werden müssen, ist es sinnvoll, von der 12er-Schriftgrößen Regel abzuweichen und die Buchstabengröße ein wenig zu verkleinern.

Weiterhin sollte gerade im Zusammenhang mit Geschäftsbriefen auf auffällige Schriftarten verzichtet werden, um den Lesefluss nicht unnötig zu stören.

Tipps & Formulierungen

Selbstverständlich sollte dein Geschäftsbrief – im wahrsten Sinne des Wortes – auf den ersten Blick überzeugen. Um genau das zu ermöglichen, ist es wichtig, nicht nur auf die richtige Anrede, sondern auch auf weitere Details zu achten.

Anrede

Im Idealfall passt du die Anrede in deinen Geschäftsbriefen an dein Verhältnis zum jeweiligen Adressaten an. Ihr kennt euch eher flüchtig? In diesem Fall empfiehlt sich das klassische „Sehr geehrte/r…“. Wer ein wenig vertrauter wirken möchte, kann auch mit „Liebe/r…“ starten. Vergiss jedoch nicht, dass dein Verhältnis zum Adressaten dann tatsächlich schon etwas persönlicher sein sollte, damit dieser sich nicht bedrängt fühlt.

Die Anrede „Hallo!“ wird in Geschäftsbriefen eher selten verwendet.

Anschreiben

Da ein Geschäftsbrief im Wesentlichen geschäftliche Themen fokussiert, solltest du früh zum Thema kommen. Fragen nach der Befindlichkeit und „Small Talk“ sind hier unüblich und können deplatziert wirken. Vielmehr sollte dein Anschreiben nach dem ersten Lesen klar erkennen lassen, worum es geht.

Betreffzeile

Auch mit Hinblick auf die Betreffzeile sollten keine Fragen offenbleiben. Hier gilt es, in kurzen Worten auszudrücken, worum es im Folgenden gehen wird. Diese kurze, sachliche Information kannst du – je nach Thema – auch um wichtige Details, wie zum Beispiel Auftragsnummern, Rechnungsnummern und Co. ergänzen.

Grußformel

Was wäre ein Geschäftsbrief ohne einen passenden Abschluss? Wie auch mit Hinblick auf die Anrede gilt, dass du auf Nummer Sicher gehen kannst, indem du dich auf altbewährte Klassiker verlässt. Mit einem „Mit freundlichen Grüßen“ liegst du in der Regel goldrichtig. Du möchtest diese Grußformel ein wenig auflockern? Dann spricht auch nichts gegen ein „Freundliche Grüße“. „Liebe Grüße“ oder gar die Abkürzung „LG“ passt jedoch meist nicht zu einem seriösen Schreiben und wirkt dementsprechend schnell unprofessionell.