Du möchtest Waren an einen Kunden im außerhalb der Europäischen Union liefern und fragst dich, was für eine Rechnung du dabei erstellen musst? Damit du eine reibungslose Zollabfertigung gewährleisten kannst, brauchst du eine vollständige und rechtskonforme Handelsrechnung. Für den Zoll solltest du diese im Optimalfall auf Englisch erstellen. Mit unserem Handelsrechnung Muster kannst du ganz einfach deine Positionen ausfüllen und anpassen – ausdrucken, abschicken, fertig!

Wenn du eine Sendung von Waren oder andere Leistungen in ein nicht-EU Land, wie beispielsweise die Schweiz oder die Türkei, schicken willst, dann musst du viele Vorschriften und auch Zollmodalitäten beachten. Damit eine ordnungsgemäße Kontrolle überhaupt möglich ist, benötigst du dafür ein ganz wichtiges Dokument, die Handelsrechnung. Diese Rechnung ist für dich bei einem Grenzübertritt von Waren zwingend vorgeschrieben. Wir haben für dich ein Handelsrechnung Muster zum Download für Word oder Excel.

Anleitung: Wie kannst du die Handelsrechnung Vorlage nutzen?

Mit dieser Anleitung ist das Ausfüllen des Handelsrechnung Musters ganz einfach. Geh dazu in folgenden Schritten vor:

Handelsrechnung Muster in Word oder Excel herunterladen.
Auf dem Muster Handelsrechnung oben links deine Firmenadressdaten eingeben. Anschließend darunter die Adressdaten vom Empfänger vermerken.
Wenn du willst, kannst du rechts oben dein Firmenlogo eingeben und danach die folgenden Felder ausfüllen.‍
Rechnungsnummer, die immer einmalig sein muss und nicht für eine weitere Rechnung verwendet werden darf. Außerdem dürfen das Rechnungsdatum und das Lieferdatum nicht fehlen.
Den Rechnungsbetreff kannst du frei wählen. In der Regel wird hier die Rechnungsnummer vermerkt.
Nach dem Betreff findest du Platz für deinen Kopftext. Wenn erwünscht, kannst du hier weitere Informationen vermerken.
Im nächsten Schritt musst du deine Artikel oder deine Leistungen auflisten. Anzugeben sind der Einzelpreis, die Artikelbezeichnung, die gelieferte Menge und der Gesamtpreis. Ebenfalls sind die Summe ohne Umsatzsteuer und der Rechnungsbetrag mit Umsatzsteuer anzugeben.
Am Ende der Handelsrechnung Vorlage findest du den Fußtext. Hier musst du noch einmal deine vollständigen Firmendaten eingeben. Dazu gehören neben der Adresse auch die Telefonnummer, falls vorhanden auch deine Faxnummer. Nicht fehlen dürfen überdies Email-Adresse, optional deine Homepage-Adresse und natürlich deine Kontodaten. Dies sind Name der Bank, IBAN/Kontonummer, BIC/Bankleitzahl und auf jeden Fall eine Umsatzsteuer-ID sowie der Name des Geschäftsführers.
Abschließend kannst du die Vorlage Handelsrechnung ausdrucken oder auch abspeichern. Willst du die Handelsrechnung per Email versenden, kannst du dir die Handelsrechnung Muster auch als PDF speichern.

Was sind die Pflichtangaben einer Muster Handelsrechnung?

Es gibt auf der Handelsrechnung einige Angaben, welche für dich gesetzlich vorgeschrieben sind. In der Regel entsprechen diese den Pflichtangaben, die du auch für jede andere ordnungsgemäße Rechnung kennst.

dein Name und deine Adresse
Name und Adresse des Rechnungsempfängers
der Name einer Kontaktperson des Rechnungsempfängers samt Telefon- und Faxnummer sowie unter Umständen eine abweichende Lieferanschrift
Rechnungsnummer (inkl. Dem Aufdruck Rechnung/ Invoice)
den Ort sowie Liefer- oder Leistungsdatum‍
Umsatzsteueridentifikationsnummer‍
deine Handelsregisternummer und deine EORI-Nummer, auch Zolltarifnummer genannt. Diese Ausfuhranmeldung ist bei einer Lieferung mit einem Warenwert von über 1000 Euro notwendig
die Frankatur
eine Auflistung der Waren mit einer handelsüblicher Kennzeichnung – aufgeschlüsselt nach den verschiedenen Steuersätzen sowie den Angaben über Menge, Gewicht, Stückpreis, Währung, Zolltarif-/Warentarifnummer, Ursprungsland und ggf. der Paketnummer
den Gesamtbetrag der Rechnungssumme
falls notwendig auch Hinweise auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers‍
handelt es sich um Waren aus der Europäischen Union, brauchst du eine Ursprungserklärung
deine händische Unterschrift, ein lesbarer Name und dein Firmen-Stempel

Was ist die Zolltarifnummer und wo kannst du sie finden?

Die Zolltarifnummer, auch EORI-Nummer oder Warennummer genannt, wird benötigt, damit eindeutig Waren für Zollzwecke und auch die Statistik einzuordnen und zu identifizieren sind. Du kannst sie auch als Barcode betrachten, der hinter jeder Ware steht. Die Zolltarifnummer weist immer den gleichen Aufbau vor.

Für die Ausfuhranmeldung gibt es eine 8-stellige Nummer
Die Einfuhranmeldung besteht aus einer 11-stelligen Nummer

Bist du also Aussteller einer Handelsrechnung, so findest du die Zolltarifnummer auf der Ausfuhranmeldung. Beantragen kannst du die Nummer bei der Generalzolldirektion in Dresden und ist kostenlos. Seit dem Jahr 2019 ist dies ganz einfach über das Portal der Zollverwaltung zu erledigen.

Ist ein Handelsrechnung Muster sinnvoll?

Die Nutzung einer Handelsrechnung Vorlage ist immer sinnvoll. Vor allem, weil du bei der Erstellung dieser Rechnung einiges beachten musst. Allerdings gibt es neben den Vorteilen einer Handelsrechnung Vorlage auch einen Nachteil.

Vorteile einer Handelsrechnung Vorlage:

Du vermeidest das Nichtausfüllen von Pflichtfeldern
Eine Zahlung von höheren Zollgebühren kannst du mit der Handelsrechnung Vorlage vermeiden
Die Ware kommt in der Regel ohne Verzögerung oder gar einer Beschlagnahmung beim Kunden an.

Nachteile einer Vorlage der Handelsrechnung:

Bei einem ständigen Versand von Waren kann die Erstellung der Handelsrechnung mit einer Vorlage durchaus umständlich sein. Kommt dies regelmäßig vor, musst du aufpassen, dass du alle Positionen aktualisiert, damit es zu keinen Missverständnissen kommt.
Vorlagen, die du mit Word oder Excel erstellst, sind nicht GoBD-konform. Sie sind im Nachhinein veränderbar und entsprechen somit nicht den Regeln einer ordnungsgemäßen Handelsrechnung.