In vielen Branchen und bei vielen Gelegenheiten sind Verschwiegenheitserklärung (auch Geheimhaltungserklärung oder Non-Disclosure Agreement (NDA) genannt) an der Tagesordnung. Darin müssen viele wichtige Punkte zwischen dir und deinem Kunden geklärt werden. Aber mit unserem tollen Vordruck der Verschwiegenheitserklärung kannst du dir den stets neuen Aufbau und die Aufnahme der aktuellen Punkte sparen. Stattdessen kannst du die Vorlage der Verschwiegenheitserklärung einfach jedes Mal neu anpassen und verändern!

Bei uns findest du ein Verschwiegenheitserklärung Muster in Word, welches du ganz leicht auf deinen individuellen Fall anpassen kannst.

Wofür brauchst du eine Verschwiegenheitserklärung?

Eine Verschwiegenheitserklärung ist aus mehreren Gründen wichtig für dich. Allen voran steht der Schutz deiner Ideen. In einer Branche, in der du mit oder für Kunden neue Produkte entwickelst, willst du deine eigenen Kenntnisse und Ideen natürlich schützen. Aber auch die neue Idee des Kunden, die du umsetzen sollst, darf nicht nach außen dringen, sodass der Wettbewerb das Produkte noch vor euch auf den Markt bringt.

Im Rahmen von Produktentwicklungen gibst du manchmal Einblick in interne Prozesse, die ebenfalls nicht nach außen dringen sollen. Beispielsweise im Bereich der Produktion und Qualitätskontrolle, eventuell wenn du eigene patentierte Lösung oder Hilfsmittel (Beschichtungen) benutzt.

Neben der eigentlichen Geschäftsidee und den Prozessen musst du aber auch andere, personenbezogene Daten aller Beteiligten schützen. Dieser Datenschutz betrifft die in der neuen DSGVO genannten und näher spezifizierten Daten. In Gesundheitseinrichtungen kommen beispielsweise anstelle von Mitarbeiterdaten noch sehr private Daten aus Krankenakten dazu, die unbedingt schützenswert sind.

Anleitung zum Ausfüllen für das Verschwiegenheitserklärung Muster

Unsere Vorlage kann dir eine gute Hilfestellung bei der Erarbeitung der individuellen Vereinbarung bieten. Allerdings keine konkreten Formulierungshilfen für den Einzelfall. Denn: bei jedem Vertrag wirst du unweigerlich Abwandlungen haben und keine Vorlage gleicht der anderen. Die Ideen, Projekte, Beteiligten und zu schützenden Daten sind extrem unterschiedlich.

Dennoch enthält unsere Vorlage selbstverständlich alle wichtigen Punkte, sodass du keinen der Inhaltsschwerpunkte vergessen kannst. Darüber hinaus kannst du dir die Vorlage dann erweitern oder reduzieren, so wie es jeweils für dich und den Kunden passt.

Nach dem Download kannst du dich anhand der allgemeinen Daten ganz leicht durcharbeiten. Welche Punkte du der Reihe nach durchgehen musst, siehst du im nächsten Absatz, wo wir die Inhaltsschwerpunkte besprechen.

Was muss eine Verschwiegenheitserklärung beinhalten?

Die wichtigen Bestandteile sind die, die immer enthalten sein müssen und die du auf jeden Fall bei jeder Nutzung der Vorlage ausfüllen musst. Darüber hinaus kann es notwendig sein, Sonderregelungen einzufügen oder vorformulierte Punkte, die für dich nicht zutreffen, zu streichen.

Vertragsparteien

Ganz wichtig sind natürlich die Namen und Kontaktdaten der beiden Vertragsparteien. Zuerst trägst du also deine Unternehmensdaten und die des Kunden ein. Wichtig sind Namen des Unternehmens, des Vertreters und die aktuelle Adresse. Bei Firmen mit mehreren Zweigstellen wirst du den Vertrag üblicherweise mit dem Hauptsitz abschließen. Aber auch das musst du mit dem Kunden im Einzelfall besprechen.

Vertragsgegenstand

Nachdem klar ist, WER den Vertrag abschließt, musst du auch vereinbaren, WORÜBER das Stillschweigen bewahrt werden soll. Das sind häufig sehr viele Einzeldaten. Es ist sehr wichtig, dass du alle ganz explizit aufführst. Häufig geht es dabei um Daten wie Konstruktionszeichnungen und Pläne oder Entwürfe.
Aber auch zusätzliche Unterlagen oder Informationen über Subunternehmer können betroffen sein. Nur wenn du wirklich alle Daten genau in den Vertrag aufnimmst, erreichst du einen umfassenden Schutz derselben. Vergiss nicht, dass du auch dafür sorgen musst, dass die Daten bei dir nicht bei Einbruch gestohlen werden können. Auch dann ist die geheime Idee natürlich publik …

Datenübergabe

Als nächstes führt du auf, wie und wann die Daten übergeben oder zurückgegeben wurden. Im digitalen Zeitalter ist die Rückgabe einer E-Mail oder Zeichnung nicht so einfach. Außerdem können auch von Papierdokumenten natürlich Kopien angefertigt worden sein. Hier kannst du aufführen, dass dir ein Ordner, eine DVD oder der Zugang über einen Cloudzugriff gewährt wurde und wann. Zum Schutz können Passwörter und Zugriffsbeschränkungen eingesetzt werden. Auch dieser Punkt kann in die Vereinbarung aufgenommen werden.

Geheimhaltungsfristen

Bestandteil der Vereinbarungen sind häufig Geheimhaltungsfristen. Nachdem ein Produkt auf den Markt gebracht wurde, ist das Aussehen beispielsweise nicht mehr geheim. Oder der Hersteller gibt in der Pressemitteilung das neu entwickelte Verfahren der Öffentlichkeit werbewirksam bekannt. In diesem Fall kann die Geheimhaltung auf Schwerpunkte begrenzt und zeitlich eingeschränkt werden. Üblich ist aber eine unbefristete Geheimhaltung aller Daten.

Vertragsstrafen

Zum Schluss werden stets Vertragsstrafen angegeben. Hohe Strafen sollen abschrecken. Eine zu hohe Strafe kann jedoch dazu führen, dass der Vertragspartner gar nicht unterschreiben will. Da die Strafe detailliert nachzuweisen ist, musst du jetzt auf alle Punkte zurückgreifen, die der Verschwiegenheit unterliegen.
Jetzt bist du im Vorteil, wenn du sie wirklich penibel aufgeführt hast. Die Strafe ist aber nur für das ausplaudern der geheimen Daten gedacht. Wenn daraus ein weiterer Schaden entstanden wird, dann ist der Schadensersatz ebenfalls detailliert nachweisbar und separat zu regeln.

Vorteile einer Verschwiegenheitserklärung Vorlage

Das Verschwiegenheitserklärung Muster kann leider nicht alle Punkte regeln, die für dich im Einzelfall wichtig sind. Aber es enthält alles, woran du denken musst und formuliert allgemein wichtige Punkte aus. Das erspart dir sehr viel Zeit beim Aufsetzen einer Verschwiegenheitserklärung. Du kannst sie jederzeit individuell anpassen und daraus für ähnliche Fälle oder jeweils denselben Kunden neue Mustervorlagen erstellen. Damit kannst du noch schneller und einfacher arbeiten.