Im ersten Schritt musst du dich entscheiden, ob du die Spesenabrechnung Vorlage in Word oder in Excel herunterladen möchtest. Beide Formate haben ihre Vorteile, aber auch ihre Nachteile.
Hast du deine Entscheidung getroffen, musst du nur noch auf den Download-Button klicken.
Nach dem Download kannst du die Datei abspeichern und sie später beliebig oft wieder verwenden.
Öffne nun die Datei und beginne die Spesenabrechnung Vorlage mit deinen Daten zu befüllen.

Was ist eine Spesenabrechnung?

Die Spesenabrechnung wird sehr oft auch als Reisekostenabrechnung bezeichnet. Für dich ist die Spesenabrechnung vor allem dann sehr wichtig, wenn du öfter auf Geschäftsreise gehst und deine angefallenen Kosten geltend machen willst. Eine Spesenabrechnung oder ein Spesenzettel kann aus mehreren Bausteinen bestehen.

Spesenabrechnung Beispiele

Bei der Spesenabrechnung kommt es natürlich immer darauf an, ob du als Selbstständiger eine Dienstreise machst oder ob ein Mitarbeiter von dir seine Spesen abrechnen möchte. Aus diesem Grund musst du einige Dinge beachten. Nehmen wir als Beispiel einmal an, dass du eine Spedition betreibst. Da fallen selbstverständlich durch deine Fahrer einige Spesenabrechnungen an. Vor allem in diesem Fall ist die Spesenabrechnung besonders wichtig, da viele Fahrer mehr als acht Stunden unterwegs sind und auch bei Auslandsfahrten einige Kosten anfallen. Es bietet sich hier für die Spesenabrechnung als Lkw-Fahrer eine Vorlage in Excel an.

Übernachtungspauschale

Ein Lkw-Fahrer kann eine Übernachtungspauschale von 8 Euro pro Tag/Nacht geltend machen. Ausgegangen wird hier von einer Übernachtung in der Schlafkabine vom Lkw. Als Arbeitgeber kannst du aber noch eine zusätzliche Pauschale von 5 Euro bezahlen als eine Art Nebenkosten. Diese genannte Übernachtungspauschale gilt aber nur für Fahrten innerhalb Deutschlands. Im Ausland gibt es teils höhere Sätze, die aber von Land zu Land unterschiedlich sind.

Verpflegungspauschale

Neben der Übernachtungspauschale gibt es natürlich auch den Verpflegungsmehraufwand, der auf dem Vordruck Spesenzettel für Lkw-Fahrer geltend gemacht werden kann. Die Höhe ist hier abhängig von der Dauer der Abwesenheit. Bei mehr als acht Stunden gibt es hier eine Pauschale von 14 Euro. Beträgt die Abwesenheit mehr als 24 Stunden, so gibt es dafür eine Pauschale in Höhe von 28 Euro. Auch hier gelten die Sätze nur innerhalb Deutschlands. Die Pauschalspesen für das Ausland kannst du dieser Übersicht der steuerlichen Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen entnehmen.

Sonstige Kosten

Bei einem Lkw-Fahrer fallen selbstverständlich bei seiner Fahrt auch sonstige Kosten an. So können beispielsweise auf der Vorlage für die Spesenabrechnung für LKW-Fahrer auch Gebühren für sanitäre Anlagen oder Maut-Gebühren anfallen.

Kosten auf der Spesenabrechnung: Pflichtangaben

Auf die Spesenabrechnung darfst du nur bestimmte Kosten aufführen. Diese Kosten sind bereits vorher in diesem Artikel kurz angerissen worden. Was sich aber genau hinter diesen Kosten verbirgt und welche Pflichtangaben deine Spesenabrechnung enthalten darf bzw. muss, soll dir nachfolgend näher erläutert werden:

Fahrtkosten

Fahrtkosten musst du in deiner Spesenabrechnung unterscheiden. Grundsätzlich sind Fahrtkosten alles Aufwände, welche im Zusammenhang mit den Fahrten zu einer Geschäftsreise unmittelbar in Verbindung stehen. Dies können Kosten für einen Flug sein, für eine Bahnfahrt, Kosten für Fahrten mit einem Taxi oder einem Mietwagen, aber auch mit dem eigenen Auto. Bei der Fahrt mit deinem privaten Wagen kannst du bei der Abrechnung zwischen zwei Varianten wählen.

Kilometerpauschale: Für jeden gefahren Kilometer gibt es auf der Spesenabrechnung 30 Cent. Fährst du allerdings mit deinem Motorrad oder gar nur einem Moped, so sinkt die Kilometerpauschale auf 20 Cent.

Kilometersatz: Diese Variante wird deutlich weniger gewählt, denn sie ist auch deutlich komplizierter und aufwendiger in der Berechnung. Für die Spesenabrechnung musst du zu zunächst alle Kosten zusammenfassen, die pro Jahr für deinen Privatwagen anfallen. Diese Summe teilst du dann durch die Kilometer, welche bei der Dienstreise gefahren wurden. Damit stehen die Kosten für die gefahrene Strecke fest. Dabei musst du wirklich alle Kosten erfassen, wie beispielsweise Versicherungskosten, Kosten für Reparaturen, Benzinkosten, Abschreibungen etc.

Übernachtungskosten

Diese Kosten werden vollumfänglich erstattet, wenn sie in Verbindung mit deiner Dienstreise stehen.

Verpflegungsmehraufwand

Ist das Ziel deiner Geschäftsreise innerhalb von Deutschland, so stehen dir pro Tag bis zu 24 Euro zu. Eine Verpflegungspauschale kann aber niemals erhöht werden. Eine Kürzung ist hingegen möglich, beispielsweise dann, wenn in den Übernachtungskosten bereits ein Frühstück im Preis enthalten ist.

Reisenebenkosten

Als Reisenebenkosten werden die sonstigen Kosten bezeichnet, die im Laufe einer Reise entstehen können. Du kannst auf der Spesenabrechnung aber nur die Reisenebenkosten angeben, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der Geschäftsreise entstanden sind.

Spesen abrechnen

Selbstverständlich kannst du auch als Selbstständiger oder Freiberufler deine Spesen abrechnen und diese Kosten beim Finanzamt geltend machen. Um deine Spesen bei der Steuer abzurechnen, musst du deine Spesenabrechnung oder Abrechnungen als Anhang mit deiner Steuererklärung abgeben. Auf das Spesen abrechnen solltest du also auf keinen Fall verzichten. Alternativ kannst du aber deine Reisekosten in der jährlichen Steuererklärung auch bei den Werbungskosten eintragen und auf diesem Weg geltend machen. Für diesen Fall kannst du jeweils mit den gültigen Pauschalbeträgen arbeiten. Du musst selbst entscheiden, was für dich günstiger ist.

Fazit

Mit der Spesenabrechnung Vorlage kannst du alle entstandenen Reisekosten für dich selbst, aber auch für deine Mitarbeiter erfassen. Die Spesenabrechnung Vorlage steht dir kostenlos in Word oder Excel zum Download bereit. Mit einer solchen Vorlage bist du bei der Erfassung von Reisekosten immer auf der sicheren Seite und kannst außerdem viel Zeit sparen. Noch viel einfacher allerdings geht die Spesenabrechnung, wenn du diese mit einer Buchhaltungssoftware erstellt. Mit nur wenigen Klicks kannst du diese mit einer Software oder einem Tool fertigstellen. Dabei wird automatisch auch der steuerliche Aspekt beachtet und deiner Steuererklärung beigefügt.