Das Internet hat vieles vereinfacht, auch das Bestellen von Waren. Aber im Gegensatz zum Einkauf in einem Geschäft bezahlst du nicht persönlich vor Ort. Eine Zahlungsbestätigung sorgt dafür, dass du trotzdem weißt, dass dein Geld angekommen ist. Falls du selbst so eine Zahlungsbestätigung versenden möchtest, kannst du dir hier ganz einfach unsere Vorlage herunterladen. Außerdem erhältst du praktische Informationen rund um das Thema Zahlungsbestätigung und eine Anleitung zum Erstellen.

Was ist eine Zahlungsbestätigung?

Wenn du nach einer Bestellung dein E-Mail-Konto checkst, um die Bestell- oder auch eine Zahlungsbestätigung abzurufen, dann geht es dir wie vielen anderen Menschen auch. Du erwartest von einem Anbieter, dass er dich über den Bestellvorgang bestmöglich informiert.

Falls du selbst ein Unternehmen betreibst, dann kannst du dir diese Erfahrung zunutze machen. Schließlich ist das, was einem selbst gefällt, meist auch gut für andere. Mit anderen Worten: Wenn du freiwillig eine Bestätigung über den Eingang einer Zahlung versendest, dann agierst du damit kundenfreundlich und seriös. Deine Kundinnen und Kunden merken, dass du offen und transparent kommunizierst und dass man deiner Marke und deinem Unternehmen trauen kann.

Mit einer Zahlungsbestätigung erreichst du auf diese Weise fast nebenbei eine hohe Kundenbindung, was entscheidend für den Erfolg und Misserfolg deines Unternehmens sein kann.

Unterschied zwischen einer Zahlungsbestätigung und einer Quittung

Bevor wir uns ansehen, wie so eine Zahlungsbestätigung genau aussieht, noch ein kleiner Hinweis zum Unterschied zwischen der Zahlungsbestätigung und einer Quittung.

Beide Dokumente enthalten im Großen und Ganzen zwar die gleichen Angaben, aber eine Quittung ist ein Pflichtdokument, das ein Unternehmen seinen Kunden und Kundinnen ausstellen muss, um den Erhalt einer Zahlung rechtlich gültig zu bestätigen. Es ist eine Empfangsbestätigung für Waren und erbrachte Leistungen und erfüllt eine ähnliche Funktion wie eine Rechnung.

Eine Zahlungsbestätigung erfüllt hingegen einen anderen Zweck und ist deshalb freiwillig. Sie fungiert nicht als Beweis, sondern eher als Aussage im Sinne von: „Vielen Dank, Ihr Geld ist bei uns angekommen.“ Wie du schon gehört hast, geht es hier viel eher um die Geste und guten Kundenservice. Eine Zahlungsbestätigung signalisiert, dass Kundinnen und Kunden über alle Schritte rund um ihren Einkauf auf dem Laufenden bleiben.

Noch einmal zusammengefasst:

Zahlungsbestätigung	Quittung
freiwillig	Pflichtdokument
Kein Beweis, sondern ein freundlicher Hinweis	Empfangsbestätigung für Waren und erbrachte Leistungen
Geste, guter Kunderservice	Ähnliche Funktion wie eine Rechnung

Außerdem gibt es noch den Zahlungsnachweis. Auch hier bieten wir dir eine Vorlage inklusive praktischer Informationen zum Zahlungsnachweis.

Was muss eine Zahlungsbestätigung enthalten?

Nachdem du nun im Bilde darüber bist, was eine Zahlungsbestätigung genau ist und weshalb du sie versenden solltest, bleibt noch eine Frage: Wie bestätige ich eine Auszahlung? Um das zu klären, gehen wir jetzt auf die Inhalte der Zahlungsbestätigung ein.

Weil eine Zahlungsbestätigung freiwillig ist, gelten im Gegenteil zur Rechnung für die Form keine strengen formalen Vorgaben. Es gibt hier also keine rechtlich verbindlichen Pflichtangaben, die du unbedingt beachten müsstest. Damit die Zahlungsbestätigung trotzdem ihren Sinn erfüllt, sollte sie aber folgende Angaben enthalten:

Im Briefkopf deine Adresse und die deines Kunden, also Absenderadresse und Empfängeradresse
Falls vorhanden: Kundennummer‍
Falls vorhanden: Auftrags- und Rechnungsnummer mit den jeweiligen Lieferdaten
das Datum‍
einen Text, in dem du die Zahlung bestätigst
die Summe‍
deine Grußformel

Mit diesen Angaben funktioniert die Zahlungsbestätigung in jedem Fall. Allerdings kannst du sie generell als eine Art Geschäftsbrief betrachten. Es spricht also nichts dagegen, im Dokument zum Beispiel noch einen Hinweis auf deine weiteren Produkte oder Services anzubieten. Natürlich soll eine Zahlungsbestätigung nicht in eine nervige Werbeveranstaltung ausarten, aber du kannst die Freiheit der Gestaltung durchaus für deine unternehmerischen Interessen nutzen.

Vielleicht fragst du dich trotz all der Hinweise jetzt trotzdem noch: Aber wie genau formuliert man eine Bestätigung? Wie muss das Ganze aussehen?

Um das alles konkret und etwas einfacher für dich zu machen und dir einen Rahmen für deine ganz persönliche Zahlungsbestätigung zu bieten, kannst du dir hier für deine Zahlungsbestätigung unsere Vorlage im Word-Format herunterladen. So hast du auf jeden Fall sofort alles parat, um deiner Kundschaft nach der Bezahlung schnell und einfach eine entsprechende Bestätigung zusenden zu können.

Anleitung: Eine Zahlungsbestätigung erstellen

Lade dir zunächst unsere Zahlungsbestätigung Vorlage als Word-Datei herunter.
Füge oben die Adress- und Auftragsdaten im Briefkopf ein, außerdem das Datum.
Als Betreff darunter kannst du zum Beispiel ganz einfach „Zahlungsbestätigung“ verwenden.
Im Mittelteil der Zahlungsbestätigung kommt der Text, mit dem du die Zahlung bestätigst. Dort kannst du dich auch bedanken und zum Beispiel schreiben, dass du dich auf kommende Bestellungen freust. Oder du stellst ein anderes Produkt oder einen weiteren Service vor.
Am Ende fügst du deine Grußformel ein und eventuell digital deine Unterschrift.
Gestalte die Zahlungsbestätigung individuell – also zum Beispiel mit deinem Logo, deinen Unternehmensfarben und deiner Hausschrift.