Budgetplanung Vorlage

Es ist kein Geheimnis: Um gut wirtschaften zu können, musst du Einnahmen und Ausgaben ins richtige Verhältnis setzen. Dabei kannst du auf ein bewährtes Hilfsmittel zurückgreifen – die Budgetplanung. Im Folgenden erfährst du mehr dazu, wie du deine Ausgaben richtig planst, und kannst gleich ganz konkret mit unserer Budgetplanung Vorlage starten.

Anleitung

Für die Budgetplanung liefern wir dir nicht nur eine Excel-Vorlage, sondern gleich zwei. Wie du die Budgetplanung Vorlage in Excel jeweils Schritt für Schritt ausfüllst, erfährst du im Folgenden:

Anleitung zum Ausfüllen der Budgetplanung Vorlage: Abteilung

1. Ganz oben in der Budgetplanung für Abteilungen siehst du die Budgetbeträge. Hier musst du nichts ausfüllen. Sie berechnen sich automatisch aus deinen Eingaben bei den Einnahmen und Ausgaben.
2. Bei den Einnahmen trägst du ein, welche Erträge du erzielst. Dies erfolgt unternehmensübergreifend.
3. Nun trägst du deine Ausgaben ein, und zwar geordnet nach Abteilungen und den jeweiligen Aufgaben. Hier musst du die Felder sicher noch konkret an dein Unternehmen anpassen.
4. Auf Basis deiner Eintragungen werden dir die Budgets für zwei Jahre ausgegeben und direkt miteinander verglichen. Für jeden Eintrag kannst du nachvollziehen, welche prozentuale Veränderung sich ergeben hat.
5. Fertig! Nun siehst du heruntergebrochen auf Abteilungs- und Aufgabenebene, wo welche Ausgaben budgetiert sind. Außerdem kannst du so schnell und einfach checken, ob deine voraussichtlichen Einnahmen deine geplanten Ausgaben decken.

Anleitung zum Ausfüllen der Budgetplanung Vorlage: Projekt

1. Die Budgetplanung für Projekte zeigt dir oben an, mit welchem Budget du geplant hast und wie im Vergleich dazu die Ist-Kosten aussehen. Die hier angezeigten Werte generieren sich aus der Planung darunter.
2. In der Planung kannst du für jedes Projekt die einzelnen Aufgaben erfassen, und zwar gestaffelt nach Löhnen, Materialien und Fixkosten. Außerdem trägst du das geplante Budget für die Aufgabe ein.
3. Aus deinen tatsächlichen Aufwänden für eine Aufgabe ergibt sich im Vergleich zum geplanten Budget die Differenz. Diese wird wie die geplanten und tatsächlichen Ausgaben je Aufgabe aufgeschlüsselt und außerdem in einer großen Gesamtrechnung angezeigt.
4. Fertig! Du siehst, welche Aufgaben mehr gekostet haben als geplant oder auch weniger. Außerdem kannst du auf einen Blick erkennen, ob die Budgetplanung für deine Projekte im Soll liegt oder die tatsächlichen Ausgaben deine Planungen übersteigen.

Private Budgetplanung

Was haben eine Weltreise, eine umfassende Renovierung oder eine Hochzeit gemeinsam? Sie sind oft einmalige Momente im Leben, umfassen etliche Planungsschritte und kosten relativ viel Geld.

Eine private Budgetplanung ist daher in solchen Momenten fast immer unerlässlich, damit man mit einer bestimmten Summe das gewünschte Ergebnis erhält. Denn wenn bei einer Hochzeit kein Geld mehr für die Torte übrig bleibt oder bei der Weltreise der Rückflug nicht mehr drin ist, dann wird aus dem geplanten Traumevent schnell eine große Enttäuschung.

Genauso ist eine Budgetplanung in bestimmten Lebenslagen wichtig: Im Studium reicht das Geld meist gerade so, und auch als Rentner muss man mit einem festen Betrag kalkulieren. Wie du in unserer Budgetplanung Vorlage sehen wirst, konzentrieren wir uns an dieser Stelle allerdings auf die Budgetplanung von Selbstständigen und kleinen Unternehmen.

Grundsätzlich lassen sich die Vorlagen aber auch für private Projekte nutzen, wenn du deiner Kreativität freien Lauf lässt und die Excel-Kalkulationen ein wenig anpasst.

Business-Budgetplanung

Wie eben schon angemerkt, gibt es im privaten Bereich bestimmte Situationen, in denen eine Budgetplanung sehr weiterhilft. Im Unternehmensbereich ist eine vernünftige Business-Budgetplanung nicht nur zu bestimmten Zeitpunkten, sondern im Unternehmensalltag stets das A und O für geschäftlichen Erfolg. Nur so hast du immer die Liquidität deines Unternehmens im Auge. Worauf es genau ankommt und was die Budgetplanung für dein Business so unverzichtbar macht, erfährst du im Folgenden.          

BWA vs. Budgetplan

Starten wir mit einigen Begrifflichkeiten: Neben dem Budgetplan gibt es die BWA – die betriebswirtschaftliche Auswertung. Sie ist ein Instrument, um die aktuelle Ertrags- und Kostensituation eines Unternehmens darzustellen und wird durch die Buchhaltung geliefert. Mehr zur betriebswirtschaftlichen Auswertung erfährst du in unserem Ratgeberartikel zur BWA.
Wenn du jetzt festgestellt hast, dass du eher eine BWA-Vorlage benötigst, kannst du diese auch direkt bei uns downloaden.

Während die BWA also die aktuelle Situation darstellt, ist ein Budgetplan vor allem darauf ausgerichtet, die geplanten Ausgaben in der Zukunft zu visualisieren. Sie ist also ein viel stärkeres Planungsinstrument und erlaubt es darüber hinaus, zu prüfen, inwiefern das Budget überschritten oder der Budgetplan eingehalten wurde.

Budgetplanung ist allerdings nicht gleich Budgetplanung. Oft ist es sinnvoll, Budgets für einzelne Bereiche oder Projekte festzulegen und dann entsprechend aufzuteilen.

Abteilungs-Budgetplanung

Eine Möglichkeit, ein Budget spezifischer zu planen, ist die Aufgliederung in Abteilungen. Hierbei planst du für jedes Team oder jede Abteilung ein Budget. Danach kannst du für die einzelnen Bereiche jeweils separat den aktuellen Soll-Ist-Stand festhalten. Das ist sehr hilfreich, um zu sehen, woraus eventuelle Abweichungen in der generellen Budgetplanung resultieren.  

Projektbezogene Budgetplanung

Aber auch die Budgetplanung auf bestimmte Projekte bezogen ist möglich. Ob neue Website oder ein Schwung an Artikeln für den Blog: Die Aufwände erfasst du entsprechend der dafür nötigen Ausgaben als Budget für das Projekt.

Genauso kannst du die projektbezogene Budgetplanung mit Blick auf einen bestimmten Zeitraum vornehmen. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Projekte regelmäßig wiederkehrend geplant werden oder dauerhaft fortlaufen.

Tipps zur Budgetplanung

Damit du mit deiner Budgetplanung nicht allein dastehst, haben wir nachfolgend ein paar Tipps für dich zusammengetragen. Wir schauen uns an, wie du eine Budgetplanung erstellst, und geben dir auch Hinweise, was darin enthalten sein muss. Wenn du dich dazu eingehender informieren willst, schau dir doch unseren Lexikonartikel zur Budgetplanung an.

Wie erstellt man eine Budgetplanung?

Um eine Budgetplanung zu erstellen, kannst du dir zwei Zeithorizonte anschauen.

Blickst du auf einen Zeitraum von einem Jahr, dann spricht man von operativer Planung. Hier geht es um eine Reihe kleiner Ziele, die mittelbar und konkret abgearbeitet werden können. Du planst hierbei feingliedriger und konzentrierst dich auf Details.

Mit der strategischen Budgetplanung schaust du hingegen aufs große Ganze. Wo soll dein Unternehmen in fünf Jahren stehen und welche Ziele musst du dafür langfristig verfolgen?    

Außerdem kannst du „von oben“ planen, also ein Budget festlegen und es dann auf Abteilungen aufteilen. Oder du startest kleinteiliger, auf Ebene der Projekte oder Abteilungen, und fügst die einzelnen Posten zu einem großen Budget zusammen.

Generell ist es wichtig, dass du realistisch planst und die von dir aufgestellten Ziele erreichbar sind. Denn die beste Planung nützt nichts, wenn sie unerreichbar ist.

Was beinhaltet eine Budgetplanung?

Nun folgen noch ein paar Tipps, was eine Budgetplanung beinhalten sollte:

1. Da sind zum einen die Ziele. Ohne konkrete Unternehmensziele bringt es nichts, die entsprechenden Ressourcen zu planen und zuzuweisen. Außerdem kannst du ohne Ziele nicht abgleichen, wo du gerade mit deiner Budgetplanung stehst. Es braucht dafür einen Soll-Ist-Abgleich.
2. Eine Budgetplanung beinhaltet außerdem, dass deine Planungen bei deiner Belegschaft ankommen. Nur transparente und möglichst auf die einzelnen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen heruntergebrochene Pläne können als Orientierung dienen.