Rechnungsvorlage Englisch

Du hast Kunden im Ausland und bist auf der Suche nach einer Vorlage für deine englische Rechnung? Dann bist du bei uns genau richtig! Wir bieten dir eine englische Rechnungsvorlage für Word und Excel: gratis, anpassbar und rechtlich korrekt!

Erfahre in unserem Ratgeber, was du beachten solltest, wenn du eine Rechnung auf englisch schreiben musst.

Wir bieten dir eine englische Rechnungsvorlage für Word oder Excel, die du individuell für dich anpassen kannst. Mit der Rechnungsvorlage Englisch Word oder Excel kannst du in wenigen Schritten eine sichere Rechnung erstellen, in der alle rechtlichen Pflichtangaben enthalten sind.

Du kannst die Rechnungsvorlage Englisch mit deinem Firmenlogo anpassen und das Briefpapier nach deinen Vorstellungen gestalten. Was du bei einer englischen Rechnung alles beachten musst, welche Angaben du machen musst und welche Formulierungen du verwenden kannst, erfährst du in der folgenden Anleitung.

Anleitung

1. Lade dir die Rechnungsvorlage englisch für Word oder für Excel herunter, je nachdem welches Programm du lieber nutzen möchtest.
2. Oben links kannst du deine Firmenadressdaten und darunter die Adressdaten des Empfängers angeben.
3. Rechts oben hast du Platz für dein Firmenlogo und darunter solltest du folgende Angaben machen:‍
   1. Rechnungsnummer (Invoice No.): Die Nummer deiner Rechnung muss einmalig sein und darf nicht doppelt verwendet werden. Sie sollte einem nachvollziehbarem System entsprechen, darf Zahlen, Buchstaben, Bindestriche, Slashs und mehrere Reihen enthalten. Es wird empfohlen nicht bei Null anzufangen, damit niemand nachvollziehen kann, wie viele Rechnungen du monatlich ausstellst. Rechnungsnummern können auch den Monat beinhalten z.B.: 06/2015-1321 (Monat/Jahr/Nummer).‍
   2. Rechnungsdatum (Invoice Date): Hier steht das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst.‍
   3. Lieferdatum (Due Date): Zeitpunkt der Lieferung der Leistung.‍
   4. Kundennummer (Client No.): Auch hier kannst du dir ein für dich nachvollziehbares System überlegen, nach dem du die Kundennummer vergeben willst.‍
   5. Ansprechpartner (Contact Person): Hier gibst du den Ansprechpartner an, der für eventuelle Rückfragen zur Verfügung steht.
4. Den Betreff der Rechnung kannst du frei wählen. Standardmäßig wird hier die Rechnungsnummer oder sonstige Vereinbarungen/Konditionen eingetragen.
5. Unter dem Betreff hast du Platz für einen Kopftext, in dem du bei Bedarf weitere Informationen ergänzen kannst.
6. Jetzt gibst du deine Artikel oder Dienstleistungen an. Dabei musst du die Bezeichnung (Description), die Menge (Amount), den Einzelpreis (Price) und den Gesamtpreis (Total) angeben.
7. Unter den Positionen hast du erneut Platz für Text. Beispielsweise die Zahlungskonditionen (Terms of payment) und ein Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren (Reverse Charge Procedure).
8. Am Ende der Rechnung befindet sich der Fußtext. Dort trägst du zum Abschluss deine vollständigen Firmendaten mit Telefonnummer, ggf. Fax, Homepage und Email-Adresse ein. Weitere wichtige Daten, die in den Fußtext deiner englischen Rechnung gehören, sind deine Kontodaten, Name der Bank, IBAN/Kontonummer und BIC/Bankleitzahl und die USt.-ID mit dem Namen des Geschäftsführers.
9. Englische Rechnungsvorlage speichern oder ausdrucken. Zum Verschicken per Email kannst du die Rechnungsvorlage am besten als PDF speichern. Für weitere Rechnungen kannst du die englische Vorlage als Word- oder Excel-Dokument speichern.

Bei einer englischen Rechnung, die du ins EU-Ausland stellst, kommt das Reverse-Charge-Verfahren zur Anwendung. Du gibst daher auf deiner Rechnung keine Umsatzsteuer an, sondern den Hinweis, dass keine Steuer in Rechnung gestellt wird, da das Reverse-Charge-Verfahren greift.

Ein Beispieltext für deine Rechnungsvorlage Englisch könnte folgender sein: „The invoice is shown without VAT, as the change in tax liability (reverse charge procedure) applies. The tax on sales/purchases must be declared and paid by the service recipient.“

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