Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr): Das müssen Selbstständige und Unternehmer wissen
Stell dir vor, du möchtest Unternehmensdaten bei einer Behörde ändern oder eine Steuererklärung einreichen. Dabei ist es entscheidend, dass deine wirtschaftlichen Aktivitäten eindeutig zugeordnet werden können – und genau hier kommt die neue Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) ins Spiel. Sie wird seit November 2024 eingeführt und soll Verwaltungsprozesse vereinfachen
Doch was genau ist diese neue ID eigentlich? Wer braucht sie und wofür? Genau diese Fragen beantworten wir dir in diesem Artikel leicht verständlich. Damit du genau weißt, was dich erwartet.
Was ist die Wirtschafts-Identifikationsnummer?
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (kurz W-IdNr) ist eine 14-stellige, eindeutige Nummer, die Unternehmen und Selbstständigen in Deutschland vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zugewiesen wird.
Oft wird hier auch von „wirtschaftlich Tätigen“ gesprochen. Das bedeutet konkret:
- Natürliche Personen: Das sind einzelne Menschen, die wirtschaftlich tätig sind. Dazu zählen zum Beispiel Selbstständige, Freiberufler oder Einzelunternehmer.
- Juristische Personen: Das sind Organisationen, die rechtlich als eigene „Person“ gelten, wie zum Beispiel GmbHs, Aktiengesellschaften (AGs) oder eingetragene Vereine.
- Personenvereinigungen: Das sind Gruppen von Menschen, die gemeinsam wirtschaftlich tätig sind, ohne eine juristische Person zu sein. Beispiele wären die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), Offene Handelsgesellschaft (OHG) oder Kommanditgesellschaft (KG)
Sie dient der Identifikation von Unternehmen gegenüber der Steuerverwaltung und soll dabei helfen, deine persönlichen Steuerangelegenheiten von denen deines Unternehmens klar zu trennen.
Wofür wird die W-IdNr benötigt?
Die W-IdNr. dient als zentrale Kennung für alle wirtschaftlichen Aktivitäten – egal, ob es um Steuererklärungen, Meldungen oder Behördenkommunikation geht. Ziel ist es, Verwaltungsprozesse zu digitalisieren und langfristig effizienter und automatisierter zu gestalten.
Perspektivisch ist geplant, dass die Wirtschaftsidentifikationsnummer einzelne andere Nummern ablösen könnte, um das Durcheinander an Nummern mit Steuer-ID, Steuernummer und USt-ID zu reduzieren. Für den Moment ist die W-IdNr. aber erst einmal eine zusätzliche Nummer.
Wie ist die Wirtschafts-Identifikationsnummer aufgebaut?
Die W-IdNr. besteht aus einer Kombination aus Buchstaben und Zahlen. Konkret setzt sie sich zusammen aus:
- dem Länderkürzel „DE“
- einer neunstelligen Ziffernfolge
- und einem fünfstelligen Unterscheidungsmerkmal, das verschiedene wirtschaftliche Aktivitäten voneinander trennt. Jedes Unterscheidungsmerkmal ist dabei mit einer eigenen Steuernummer verbunden.
Ein Beispiel für eine W-IdNr. wäre: DE123456789-00001. Hast du eine weitere wirtschaftliche Tätigkeit (also ein weiteres Unternehmen), bekäme diese die Nummer DE123456789-00002.
So ist klar, dass ein Unternehmen z.B. zu dir als Selbstständigen gehört, aber einzelne Firmen sind voneinander getrennt.
Wie erhältst du die Wirtschafts-Identifikationsnummer?
Die gute Nachricht: Du musst dich um nichts kümmern! Die Vergabe erfolgt automatisch durch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).
Seit November 2024 werden die Nummern stufenweise an Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler vergeben. Bis 2026 sollen alle wirtschaftlich Tätigen in Deutschland ihre W-IdNr. erhalten haben.
Damit du die Mitteilung auch bekommst, benötigst du unbedingt ein ELSTER Benutzerkonto. Falls du das noch nicht hast, registrierst du dich am besten direkt. Da du hier einen Aktivierungscode per Post bekommst, dauert der Prozess nämlich ein bisschen.
Sobald alles aktiviert ist, kannst du die Mitteilung deiner W-IdNr beschleunigen, indem du zustimmst, dass du deine Benachrichtigung online bekommst. Dafür gehst du auf „Formulare und Leistungen“ und dann „Einwilligung zur elektronischen Bekanntgabe“.
Grundsätzlich ist geplant, die W-IdNr automatisch zu vergeben, sobald du ein Gewerbe anmeldest oder dich als Freiberufler registrierst. Da die flächendeckende Einführung jedoch noch nicht abgeschlossen ist, kann es derzeit sein, dass du nicht sofort eine W-IdNr erhältst und erst einmal mit deiner Steuernummer oder USt-IdNr arbeiten musst.
Unterschiede zwischen Steuernummer, USt-IdNr, W-IdNr und Steuer-ID
Du kennst aus deinem Business-Alltag schon einige Nummern, die du immer wieder nutzt. Schauen wir uns daher jetzt einmal an, was eigentlich der Unterschied zwischen all diesen IDs ist und wann du welche verwenden musst.
Steuernummer
- Vergabe erfolgt durch das örtlich zuständige Finanzamt.
- Dient vorrangig nationalen Zwecken (z. B. Steuererklärungen, -bescheide).
- Kann sich bei einem Umzug oder Änderungen im Unternehmen ändern.
- Ist nicht für EU-weite oder internationale Transaktionen gedacht.
Du willst es genauer wissen? Dann lies unseren Beitrag zur Steuernummer.
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr)
- Wird vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben.
- Wird für innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU benötigt.
- Üblicherweise „DE“ + 9 Ziffern (z. B. DE123456789).
- Gültigkeit ist EU-weit; Prüfung möglich über das VIES-System (VAT Information Exchange System).
Mehr dazu erfährst du in unserem Artikel zur USt-ID.
Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID oder IdNr)
- Wird direkt nach der Geburt oder bei Anmeldung in Deutschland vom BZSt vergeben.
- Bleibt ein Leben lang unverändert.
- Dient der Identifikation in Steuererklärungen und sonstiger Kommunikation mit dem Finanzamt.
- Für Unternehmen nicht relevant, da sie ausschließlich privaten Personen zugeordnet ist.
Lies alle Details in unserem Artikel zur Steuer-ID.
Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr)
- Ist als einheitliche Unternehmensnummer gedacht, die langfristig Steuernummer und USt-IdNr ersetzen soll.
- Ebenfalls vom BZSt vergeben.
- Globale Einsetzbarkeit in Zukunft geplant, nicht nur auf den EU-Raum beschränkt
- Noch in Umsetzung: Ziel ist eine dauerhafte Nummer ohne häufige Änderungen.
Zusammenfassung in tabellarischer Form:
Aus dieser Gegenüberstellung wird deutlich, dass Unternehmen momentan oft mehrere Nummern gleichzeitig nutzen müssen:
- Steuernummer (nationale Zwecke)
- USt-IdNr (EU-weite Transaktionen)
In Zukunft ist es geplant, dass die W-IdNr diese Nummern zusammenführt und so die Zuordnung noch einfacher macht.
Privatpersonen benötigen lediglich die Steuer-ID, die lebenslang gleich bleibt.
Zusammenfassung: Warum ist die W-IdNr wichtig?
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer ist ein wichtiger Schritt in Richtung effizientere Steuerverwaltung und Digitalisierung. Sie bringt dir als Unternehmer oder Selbstständigen Vorteile wie klare Identifikation und vereinfachte Prozesse. Trotz anfänglicher Herausforderungen ist sie ein zukunftsweisendes Instrument, das deine Bürokratie deutlich erleichtert.
Durch die Integration in digitale Steuerplattformen wie ELSTER wird die Verwaltung deiner Steuerdaten noch einfacher und transparenter.
