Rechnungsarten

Es ist immer entscheidend, welche Rechnungsarten es in einem Unternehmen gibt. Abhängig ist dies von dessen Bedarf und seiner Unternehmensart. Es gibt nicht nur für jede Rechnung eine bestimmte Anforderung, wie diese erstellt werden muss, sondern du musst auch immer bedenken, dass eine Rechnung immer ein steuerrelevantes Dokument darstellt. Bei den vielen unterschiedlichen Rechnungsarten ist es deshalb nicht verwunderlich, dass schon mal der Überblick verloren gehen kann. Damit dir das nicht passiert, haben wir für dich die wichtigsten Informationen rund um die Rechnungsarten in nachfolgendem Artikel zusammengestellt.

Das erwartet dich heute:

Welche Rechnungsarten gibt es?

Um eine Rechnung fehlerfrei und ohne Mängel erstellen zu können, musst du zunächst einmal wissen, welche Rechnungsarten es gibt.

Diese Auflistung zeigt dir die verschiedenen Rechnungsarten. Was hinter jeder einzelnen Art von Rechnung steckt, erfährst du im weiteren Verlauf dieses Artikels.

Die Rechnungsart Eingangsrechnung

Bei einer Rechnung, welche bei dir im Unternehmen eingeht, wird von einer Eingangsrechnung gesprochen. Dies kann beispielsweise die Rechnung von einem deiner Lieferanten sein. Diese Rechnung stellt für dich eine Zahlungsaufforderung dar und als Unternehmer musst du diese Eingangsrechnung begleichen. Es ist zu empfehlen, dass du jede Eingangsrechnung auch genau prüfst. Diese Prüfung sollte sich auf die Pflichtangaben & Bestandteile einer Rechnung richten sowie auf die Positionen, ob diese mit dem jeweiligen Lieferschein übereinstimmen. Auch auf die aufgeführten Beträge solltest du achten. Sind diese korrekt und auch mit dem richtigen Steuersatz versehen? Dies ist wichtig, denn jede falsche Rechnung kann zu Problemen führen, auch mit dem Finanzamt. Eine Eingangsrechnung ist ein wichtiges Dokument, welches du GoBD-konform für mindestens zehn Jahre lang archivieren musst.

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Die Rechnungsart Ausgangsrechnung

Bei der Ausgangsrechnung handelt es sich um eine Rechnung, welche du als Selbstständiger, Freiberufler oder anderweitiger Unternehmer als Forderung für die Erbringung von Leistungen an deinen Kunden stellst. Es ist möglich, dass eine Ausgangsrechnung bereits vor der vollständigen Erbringung von Leistungen oder Lieferungen erstellt wird. In diesem Fall forderst du mit deiner Ausgangsrechnung eine Vorkasse vom Kunden ein. Eine Ausgangsrechnung wird in der Bilanz als Debitor oder Forderung erfasst. Die Ausgangsrechnung ist Bestandteil jeder Buchhaltung und wird im Rechnungsausgangsjournal erfasst.

Besondere Anforderungen an eine Ausgangsrechnung

An eine Ausgangsrechnung werden stets besondere Anforderungen gestellt. Dies ist deshalb der Fall, weil diese Rechnungsart auch immer die Grundlage für Mahnungen darstellt. Deshalb ist es wichtig, dass in deinen Ausgangsrechnungen immer folgende Pflichtangaben enthalten sind:

  • Name und genaue Anschrift deines Unternehmens und des Rechnungsempfängers
  • deine Steuernummer oder die Umsatzsteuer ID
  • das genaue Ausstellungsdatum der Rechnung
  • eine Rechnungsnummer, die zwingend fortlaufend sein muss und nur einmal vergeben wird
  • die genaue Menge und Art der Lieferung oder die genaue Art und den Umfang der erbrachten Leistung
  • den Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistungserbringung sowie den Zahlungstermin
  • das gesamte Entgelt mit Steuerbetrag und gültigem Steuersatz
  • im Vorfeld getroffene Vereinbarungen in Bezug auf eine Entgeltminderung (beispielsweise Rabatte, Skonto etc.)
  • deine Bankdaten wie Kontonummer, Bankleitzahl etc.

Auch bei der Ausgangsrechnung musst du auf eine GoBD-konforme Aufbewahrung und Aufbewahrungsfrist achten. Diese liegt auch bei dieser Rechnungsart bei mindestens zehn Jahren.

Die Rechnungsart Gutschrift

Bei der Gutschrift handelt es sich um eine ganz besondere Rechnungsart. Eine Gutschrift als Rechnungsart zeigt sich immer durch einen positiven Rechnungsbetrag. Auf der Abrechnung musst du diese Rechnungsart immer zwingend auch als Gutschrift bezeichnen. Eine Gutschrift tritt immer dann auf, wenn beispielsweise mehrere andere Akteure an der Erfüllung von einem Auftrag involviert sind.

Beispiel:

Nehmen wir als Beispiel einmal an, dass du einen Auftrag an eine Agentur vergibst. Diese Agentur aber führt den Auftrag nicht selbst komplett durch, sondern lässt ihn zum Teil von einem Subunternehmer durchführen. Ist dies geschehen und der Auftrag erledigt, dann stellt die beauftragende Agentur ihrem Subunternehmer eine Gutschrift aus. Diese erhält dieser für seine geleistete Arbeit. Du als Auftraggeber bekommst allerdings von der Agentur eine Forderung in Form einer Ausgangsrechnung zugeschickt.

Die Gutschrift aus steuerrechtlicher Sicht

Betrachtest du eine Gutschrift aus der steuerrechtlichen Sicht, dann handelt es sich hier um eine Rechnung, die nicht vom Erbringer der Leistung erstellt wird, sondern vom Empfänger der Leistung. Der Begriff wird in der Umgangssprache immer dann genutzt, wenn eine Zahlung eingeht, aber im Vorfeld dafür gar keine Forderung veranlasst wurde. Wichtig ist für dich, dass du aber einen ganz wichtigen Unterschied beachtest. Beispielsweise werden Boni, Erstattungen oder Ausgleichszahlungen sehr oft auch als Gutschrift bezeichnet. Im Rahmen einer Buchung werden sie als Negativbeträge verbucht und dies, obwohl sie aus der steuerrechtlichen Sicht gar keine Gutschriften sind.

Die Rechnungsart Barverkauf

Bei der Rechnungsart Barverkauf erfolgt immer eine unverzügliche Erfüllung von Leistung und Gegenleistung. Die Lieferung bzw. die Übergabe einer Ware erfolgt hier in den meisten Fällen gegen eine Barzahlung. In der Regel wirst du hier auch keine Rechnung erstellen. Vielmehr wird in den meisten Fällen ein simpler Kassenbeleg oder ein Kassenbon ausgestellt. Allerdings musst du hier darauf achten, dass in sehr vielen Fällen dieser Kassenbon nicht die Voraussetzungen für eine buchhalterische Rechnung erfüllt. Stellst du einen Kassenbon mit nur minimalistischen Angaben aus, dann sollte dieser um eine Quittung ergänzt werden. Große und vor allem gut organisierte Einzelhändler allerdings haben einen Kassenbeleg, welcher auch alle Anforderungen an eine Rechnung erfüllt. Das bedeutet, dass du diesen auch als Buchungsbeleg nutzen kannst und nutzen darfst.

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Die Rechnungsart Abschlagsrechnung

Sowohl eine Eingangsrechnung als auch eine Ausgangsrechnung kann eine Abschlagsrechnung sein. Eine Abschlagsrechnung wird immer dann erstellt, wenn du mit deinem Kunden oder deinem Auftraggeber die Erfüllung von einem Auftrag vereinbarst, welcher nur in mehreren Schritten erfüllt wird. Die Rechnungsart Abschlagsrechnung kommt immer dann ins Spiel, wenn du mit einem großen oder relativ langfristigem Projekt beschäftigt bist. Immer wenn du eine bestimmte und vereinbarte Leistung erfüllst, dann schreibst du eine Abschlagsrechnung. Sind dies für ein Projekt mehrere Abschlagsrechnungen, dann musst du diese auch immer kennzeichnen. Also muss da beispielsweise stehen, 1. Abschlagsrechnung, 2. Abschlagsrechnung usw.

Nach Abschlagsrechnung folgt immer eine Schlussrechnung

Wichtig für dich beim Thema Abschlagsrechnung ist, dass du jeder Abschlagsrechnung den zugehörigen Projektnamen, den Gesamtbetrag der Leistung, den aktuellen Rechnungsbetrag für die Abschlagsrechnung und wenn erfolgt, auch schon bezahlte Abschlagsrechnungen auf der Rechnung aufführst. Ist ein Auftrag komplett erledigt und alle vereinbarten Leistungen sind erfolgt, muss von dir immer eine Schlussrechnung erstellt werden. Diese Rechnung muss auch als Schlussrechnung bezeichnet werden. In dieser Schlussrechnung darfst du auch nicht vergessen, dass du jede erstellte Abschlagsrechnung aufführst.

Rechnungsart Proformarechnung

Keine Forderung besteht bei der sogenannten Proformarechnung. Das bedeutet, dass mit dieser Rechnungsart auch keinerlei Zahlungsaufforderung verbunden ist. Häufig erstellst du eine Proformarechnung als Beilage für eine Warenlieferung. Das hat einfach und allein den Zweck, dass du dem Empfänger der Warensendung darstellst, welchen Wert diese hat. In diesem Fall dient die Proformarechnung später auch als steuerlicher Zweck.

Rechnungsart Stornorechnung

Ein ganz spezieller und besonderer Fall ist die Rechnungsart Stornorechnung. Sie muss vom Rechnungssteller immer dann erstellt werden, wenn bei der Erstellung der normalen Rechnung ein Fehler unterlaufen ist und dieser Fehler nun im Sinne einer Rechnungskorrektur korrigiert werden muss. Eine Stornorechnung musst du als Unternehmer immer deiner normalen Rechnung nachschicken. Wichtig für dich ist zu wissen, dass diese Stornorechnung eine eigene und separate Rechnungsnummer haben muss. Außerdem muss der Betrag die gleiche Höhe aufweisen wie der Betrag auf der Originalrechnung. Allerdings muss er hier bei der Rechnungsart Stornorechnung als Minusbetrag aufgeführt sein. Das würde beispielsweise wie folgt aussehen:

  • Rechnungsbetrag fehlerhafte Originalrechnung: 299,95 Euro
  • Rechnungsbetrag Stornorechnung: - 299,95 Euro

Vorgang muss immer nachvollziehbar sein

Musst du eine Stornorechnung erstellen, so musst du immer darauf achten, dass Außenstehende wie etwa das Finanzamt, immer nachvollziehen können, um welchen Vorgang es sich gehandelt hat. Das bedeutet, dass du eine falsche und fehlerhafte Rechnung mit einer Stornorechnung immer neutralisieren musst. Ist dies erfolgt, dann kannst du eine neue und korrekte Rechnung schreiben. Diese bekommt wiederum eine ganz neue Rechnungsnummer. Im Endergebnis ergibt dies damit drei eigenständige Rechnungen mit drei Rechnungsnummern:

  • fehlerhafte Rechnung
  • Stornorechnung
  • neue Rechnung

Auf diese Weise kannst du dies auch bei jeder möglichen Steuerprüfung erklären. Alle drei Rechnungen müssen von dir GoBD-konform archiviert werden.

Unterschiede der Rechnungsarten bei einer nebenberuflichen Selbstständigkeit

Zwischen einem Gewerbetreibenden, einem Freiberufler ohne Gewerbe und einem nebenberuflich Selbstständigen ohne Gewerbe kann es durchaus Steuerunterschiede geben. Als Freiberufler beispielsweise bezahlst du keine Gewerbesteuer. Es gibt aber keinen Unterschied zwischen einem Freiberufler und einem Gewerbetreibenden in Bezug auf die Umsatzsteuer.

Gut zu wissen:

Aus diesem Grund gibt es zwischen diesen auch keinen generellen Unterschied bei der Rechnungsstellung und den Rechnungsarten. Grundsätzlich solltest du dir immer merken, dass mehr Angaben auf einer Rechnung immer besser sind, als wenn zu wenige enthalten sind. Nimm als Orientierung einfach immer die für eine Rechnung geltenden Pflichtangaben.

Zusammenfassung

Rechnung ist nicht gleich Rechnung und als Unternehmer musst du zwischen verschiedenen Rechnungsarten unterscheiden. Folgende Rechnungsarten gibt es:
Doch trotz dieser verschiedenen Rechnungsarten unterscheiden sich die Rechnungen nicht in grundlegenden Dingen. Jeder Rechnungsart muss wie die herkömmliche Rechnung auch bestimmte Pflichtangaben enthalten. Überdies müssen bei den Rechnungsarten die jeweiligen Unterschiede beachtet werden.

Vorlagen & Muster