Wünschst du dir für dein Team eine professionelle Dienstplanung, aber weißt nicht recht, wo du anfangen sollst? sevdesk nimmt dir die Arbeit ab: Nutze unsere Dienstplan Vorlage für Excel kostenlos, passe sie an die Besonderheiten deines Unternehmens an und beginne in nur wenigen Minuten mit deiner ersten professionellen Personaleinsatzplanung. Lade dir jetzt unser Dienstplan-Muster herunter und sorge für mehr Übersicht in deiner Personalplanung.

Erstelle deinen Dienstplan mit Vorlage: Schritt für Schritt richtig ausfüllen

Mit unserer Excel-Vorlage für deinen Dienstplan kannst du sofort loslegen. Zuerst solltest du sie allerdings an die Bedürfnisse deines Teams anpassen:

Lade unsere Vorlage für den Dienstplan kostenlos herunter. Öffne die Datei in MS-Excel.
Gib in die erste Zeile die Abteilung ein, für die du einen Dienstplan erstellen möchtest. Darunter folgen Angaben zur Gültigkeit (von … bis) des Dienstplans und zur betreffenden Kalenderwoche.
Ersetze das sevdesk-Logo einfach durch dein eigenes Firmenlogo und verschiebe es an die gewünschte Stelle.
Trage in die erste Spalte der darunter folgenden Tabelle die Namen aller Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ein, die du in den Dienstplan einbeziehen möchtest. Hast du mehr als zehn Teammitglieder einzuplanen, füge einfach neue Zeilen hinzu, indem du sie kopierst und einfügst.
Passe die Wochentage in der ersten Spalte und die Uhrzeiten in den daneben folgenden Spalten an die Arbeitszeiten in deinem Betrieb an. Wird etwa von 8 bis 19 Uhr gearbeitet, kannst du die Spalten für 6, 7 und 20 Uhr löschen. Oder du setzt nur drei Spalten ein für Früh-, Spät- und Nachtschicht.
Trage nun die Abwesenheiten deiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein. Hat jemand Urlaub, ist krank oder auf Fortbildung? Markiere Abwesenheiten in einer bestimmten Farbe (z. B. Rot).
Nun kannst du in einer anderen Farbe ihre Wunschschichten eintragen.
An den frei gebliebenen Zellen kannst du nun einfach ablesen, welche Teammitglieder zu einer bestimmten Uhrzeit noch zur Verfügung stehen. Teile alle so ein, dass die benötigten Arbeitszeiten abgedeckt sind und auch in Stoßzeiten ausreichend Personal zur Verfügung steht.
Jetzt kannst du den fertigen Dienstplan ausdrucken und den Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen aushändigen oder am Schwarzen Brett anpinnen.
Speichere dein individualisiertes Dienstplan-Muster auf deinem Rechner ab. So kannst du es jederzeit als Nachweis verwenden oder als Vorlage für kommende Personalplanungen nutzen.

Tipp: Aktuell lässt sich mit unserer Dienstplan-Vorlage nur ein Wochenplan erstellen. Du möchtest für mehrere Wochen oder einen ganzen Monat vorausplanen? Kopiere einfach die Tabelle auf mehrere Tabellenblätter und passe oben den betreffenden Zeitraum an. Schon kannst du für längere Zeiträume im Voraus planen.

Was ist ein Dienstplan?

Ein Dienstplan ist ein Instrument der Personaleinsatzplanung. Arbeitgeber setzen es ein, um die kurzfristige Personalplanung für die kommenden Wochen im Detail zu planen. Hierzu wird jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin entsprechend der Qualifikation ein Arbeitsort und eine Arbeitszeit zugewiesen. Ziel ist, den Personalbedarf in quantitativer und qualitativer Hinsicht möglichst vollständig abzudecken. Zugleich ermöglicht der Dienstplan, Abwesenheiten der Teammitglieder übersichtlich zu erfassen.

Vorteile eines Dienstplans

Die Personaleinsatzplanung kann bei wechselnden Schichten oder langen Arbeitstagen komplex sein. Dies gilt besonders, wenn Beschäftigte mit unterschiedlichen Arbeitszeiten wie Vollzeit, Teilzeit oder Minijob zusammenarbeiten. Eine Dienstplan-Wochenplan-Vorlage bringt zahlreiche Vorteile:

jederzeit Überblick über An- und Abwesenheiten
gute Übersicht für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu Schichten sowie Beginn und Ende des Arbeitstags und Pausenzeiten
Nachweisfunktion bei Rechtsstreitigkeiten
je nach verwendeter Lösung auch Arbeitszeiterfassung möglich
sinnvolle Abdeckung der Dienste oder Schichten
gute Basis für die Suche nach Ersatz bei Personalausfällen

Welche Informationen muss ein Dienstplan enthalten?

Welche Inhalte die Dienstplan-Vorlage enthalten sollte, hängt stark von der Komplexität der Personaleinsatzplanung ab. In kleinen Teams kann eine einfache Dienstplan-Vorlage für die Monatsplanung in Excel völlig ausreichen, die lediglich den vollen Namen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie den betreffenden Zeitraum enthält. Umfangreichere Software hingegen bezieht zahlreiche Inhalte in den Plan ein:

Vor- und Nachname der Teammitglieder
deren Qualifikation
zugewiesene Aufgaben
Sollarbeitszeit pro Tag und Woche
Zeitraum und Bereich, für den das Dienstplan-Muster erstellt wird
geplante und abweichende Dienste
Datum der Erstellung
gegebenenfalls Unterschrift der verantwortlichen Person

Checkliste für den Dienstplan: Worauf ist zu achten?

Möchtest du einen Dienstplan mit Vorlage zum Ausdrucken erstellen, musst du viele Faktoren berücksichtigen – gerade das macht diese Arbeit so anspruchsvoll. Die folgende Checkliste hilft dir, nichts zu vergessen.

#1 Im Schichtplan arbeitsrechtliche Vorgaben und gesetzliche Anforderungen einhalten

Den Rahmen für die Personalplanung setzt das Arbeitsrecht. Die wichtigste Rechtsvorschrift ist das Arbeitszeitgesetz, das vielfältige Regelungen für den Schichtplan trifft. Dazu gehören etwa:

Dauer der Arbeitszeit: Pro Tag dürfen die Angestellten höchstens acht Stunden arbeiten. Eine Verlängerung auf bis zu zehn Stunden ist nur möglich, wenn innerhalb von 24 Wochen für Ausgleich gesorgt wird. In bestimmten Ausnahmefällen sind längere Arbeitszeiten möglich (z. B. 24-Stunden-Dienste im Krankenhaus).‍
Pausen: Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen müssen nach sechs Stunden Arbeitszeit mindestens 30 Minuten Pause machen, nach neun Stunden sogar 45 Minuten.‍
Ruhezeit: Nach Feierabend sind elf ununterbrochene Stunden der Ruhezeit einzuhalten, ehe der nächste Arbeitstag beginnt.‍
Sonn- und Feiertagsruhe: Sonn- und Feiertage müssen grundsätzlich arbeitsfrei bleiben. Es gibt Ausnahmen für Mehrschichtbetriebe und bestimmte Branchen (z. B. Gastronomie, Krankenhäuser, Landwirtschaft).

Neben den Regelungen des Arbeitszeitgesetzes sind weitere Rechtsvorschriften zu beachten, etwa das Mutterschutzgesetz (z. B. Verbot von Überstunden und Nachtarbeit) oder das Jugendarbeitsschutzgesetz (z. B. maximal 40 Wochenstunden). Individuelle Regelungen können sich auch aus Arbeitsverträgen, Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträgen ergeben.

#2 Interessen des Arbeitgebers abdecken

Ziel des Dienstplans ist, die Dienste oder Schichten so zu besetzen, dass der Geschäftszweck optimal erreicht werden kann. Dabei sind neben der grundsätzlichen Besetzung (z. B. um Öffnungszeiten abzudecken oder Maschinenlaufzeiten einhalten zu können) auch Spitzenzeiten zu besetzen. So gibt es etwa in einem Speiselokal stets Phasen höheren Gästeaufkommens (z. B. zur Mittagszeit), was durch den Dienstplan abgedeckt werden muss. Deshalb sind in der Personaleinsatzplanung auch Faktoren einzubeziehen, die die notwendige Personaldichte beeinflussen, etwa ankommende Patienten, die Anzahl der eingehenden Bestellungen oder Gäste.

Idealerweise sollte der Dienstplan die Beschäftigten so einteilen, dass möglichst wenig Überstunden anfallen und eine effiziente Nutzung der vorhandenen Arbeitskraft möglich wird.

#3 Interessen der Beschäftigten in den Dienstplan einbeziehen

Ein moderner Dienstplan sollte den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen nicht einseitig übergestülpt, sondern gemeinsam mit ihnen erstellt werden. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, deren Interessen zu berücksichtigen. Hinzu kommt, dass Dienstpläne oft nicht nur genehmigungs-, sondern nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG auch mitbestimmungspflichtig sind. Der Betriebsrat hat also das Recht, bei der Ausgestaltung der Dienstpläne mitzureden.

Ein mitarbeiterorientierter Dienstplan, der ein Mindestmaß an Flexibilität ermöglicht, ist heute ein wichtiges Instrument für die Mitarbeiterbindung und das Employer Branding. Arbeitgeber sollten deshalb diese Grundsätze beachten:

Planungssicherheit ist für die Beschäftigten wichtig. Der Dienstplan sollte deshalb frühzeitig veröffentlicht werden. Mehrfache Änderungen sind möglichst zu vermeiden.
Soweit möglich, sollte der Arbeitgeber Wünsche der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer berücksichtigen. Hierzu ist eine Möglichkeit zu schaffen, Wünsche zu äußern.
Sofern die variierende Qualifikation dies zulässt, ist es sinnvoll, den Tausch von Schichten anzubieten.

#4 Datenschutz beachten

In jeder Dienstplan-Vorlage werden personenbezogene Daten wie der Name oder Abwesenheitszeiten verarbeitet. Gemäß den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung ist es nicht zulässig, diese ohne Zustimmung der Betroffenen zu veröffentlichen. Durch ein sinnvolles Berechtigungskonzept ist sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff erhalten.

Fazit

Mit unserer Dienstplan-Vorlage kannst du im Handumdrehen deine Personalplanung durchführen. Fülle lediglich die Felder aus, markiere die geplanten Schichten farbig und schon bekommen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ebenso wie die Führungskraft den perfekten Überblick über die anstehenden Schichten. Lade dir jetzt unsere Dienstplan-Vorlage herunter und beginne gleich damit, deine Wochen- oder Monatsplanung zu vereinfachen.