Umsatzsteuer ID

Im ersten Moment denkt jeder, er wüsste, was eine Umsatzsteuer ID ist. Ja klar: Mit ihr weißt ein Unternehmen sich irgendwie steuerrechtlich aus. Aber wofür sie gut ist und wie sie aussieht, wissen schon nicht mehr so viele Menschen. Dieser Beitrag wird einige gängige Fragen beantworten. Der Begriff Umsatzsteuer ID ist die Kurzform des Ausdrucks Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Weitere gängige Abkürzungen sind Ust-IdNr. und auch UID. Es handelt sich dabei um die unverwechselbare Kennzeichnung von Unternehmen in der EU.

Das erwartet dich heute:

Was ist die Umsatzsteuer ID?

Die Umsatzsteuer Identifikationsnummer (USt-IdNr.) kennzeichnet jedes Unternehmen eindeutig innerhalb der Europäischen Union (EU). Diese Nummer, die jeder Betrieb zusätzlich zu seiner Steuernummer erhält, ist besonders für die Erstellung von Rechnungen ins Ausland wichtig.

Die Umsatzsteuer ID ermöglicht die steuerrechtliche Abwicklung von Geschäften zwischen EU-Ländern. Sie ist gerade für das B2B-Geschäft unentbehrlich: Nur mit Hilfe der Umsatzsteuer ID lassen sich Geschäfte zwischen EU-Ländern, die sogenannte innergemeinschaftliche Lieferung oder innergemeinschaftlicher Leistung, korrekt abwickeln.

Wer nur innerhalb Deutschlands tätig ist, benötigt nicht unbedingt eine Umsatzsteuer Identifikationsnummer. In diesem Fall reicht die Angabe der Steuernummer auf Rechnungen oder im Geschäftsverkehr. Sie ist jedoch unabdingbar, wenn ein Unternehmen geschäftliche Beziehung mit einem Betrieb aus einem anderen EU-Land pflegt.
Kleinunternehmer mit Geschäftspartnern in anderen EU-Ländern können zwar eine USt-IdNr. beantragen, zwingend vorgeschrieben ist diese aber nicht.

Alle Infos zum Thema Umsatzsteuer ID

Der Unterschied zwischen Steuernummer und Umsatzsteuer ID

Während die Steuernummer grundsätzlich in der Einkommensteuererklärung und auf Rechnungen erscheint, welche ein Unternehmer ausstellt, dient die Umsatzsteuer ID dazu, umsatzsteuerpflichtige Unternehmer und juristische Personen innerhalb der EU unverwechselbar zu kennzeichnen. Während die Steuernummer also sämtliche steuerlichen Belange einer Person zusammenführt, geht das bei einer Umsatzsteuer Identifikationsnummer weiter. Die Steuernummer setzt sich aus 11 Ziffern zusammen und ist abhängig von der Finanzamtnummer des Wohnorts. Auch die Umsatzsteuer ID besteht aus 11 Ziffern, hat jedoch vorangestellt das Länderkennzeichen (für Deutschland DE).

Also:

  • Die Steuernummer fasst steuerliche Angelegenheiten einer Person zusammen
  • Die Umsatzsteuer ID kennzeichnet umsatzsteuerpflichtige Unternehmen sowie juristische Personen innerhalb der Europäischen Union

Unterschied zur VAT-Nummer

In der Regel wird die VAT-Nummer hauptsächlich in Ländern verwendet, in denen Englisch gesprochen wird und bedeutet Value Added Tax Number. Sie ist das Gleiche wie unsere Umsatzsteuernummer für inländische Geschäfte und lediglich eine andere Bezeichnung dafür. In Ländern, beispielsweise in Großbritannien, besteht die VAT-Nummer ebenfalls aus mindestens 9 Ziffern. Aber du findest sie auch in anderen europäischen Ländern, wie etwa in Polen. Die VAT-Nummer kann beispielsweise so aussehen: 123 4567 89.

Achtung!

Die VAT-Nummer ist nicht mit der Umsatzsteuer ID gleichzusetzen! Mehr zum Thema erfährst du in umserem Lexikoneintrag VAT-Nummer.

Warum braucht man eine Umsatzsteuer ID Nummer?

Die Umsatzsteuer ID dient in der Europäischen Union der Abwicklung des innergemeinschaftlichen Dienstleistungs- und Warenverkehrs für Zwecke der Umsatzsteuer. Sie stellt eine zusätzliche Steuernummer für dich als Unternehmer dar. Du brauchst sie immer dann, wenn du als Unternehmer innerhalb der EU am Dienstleistungs- und Warenverkehr unter Mitgliedsstaaten teilnimmst. Sie wurde im Jahr 2007 eingeführt und sorgte erst einmal für Verwirrung. Diese ist mit den Jahren doch verflogen und mittlerweile hat sich jeder Unternehmer an die Umsatzsteuer ID gewöhnt.

Die USt-IdNr. bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen

Die Umsatzsteuer ID ist für die Finanzbehörden innerhalb der EU sehr wichtig. Mit ihr können sie sicherstellen, dass bei Geschäften im EU-Binnenmarkt auch die Umsätze daraus richtig versteuert werden können. Machst du als Unternehmer mit einem Sitz innerhalb der EU Geschäfte, kommst du ohne Umsatzsteuer ID nicht weiter. Beantragen aber musst du sie selbst.

Die Umsatzsteuer ID musste nach dem Wegfall der Binnengrenzen eingeführt werden. Dies geschah am 01.01.1993, als die Grenzkontrollen eingestellt wurden. Es ging aber darum, dass die Umsatzsteuer trotzdem sichergestellt werden konnte. Auch sollten die Zahlen über den Handel im EU-Markt weiterhin erfasst werden. Deshalb wurde ein Kontrollverfahren von den Finanzbehörden in Europa eingeführt und es kam zur Schaffung der Umsatzsteuer ID. Mit dieser ID lässt sich jedes Unternehmen eindeutig identifizieren.

Reverse Charge Verfahren

Eine Lieferung in ein anderes EU-Land ist grundsätzlich umsatzsteuerbefreit. Voraussetzung muss aber sein, dass

  • die Gegenstände aus der Lieferung in ein anderes Land innerhalb der Europäischen Union erfolgt und
  • diese Lieferung für das Unternehmen in einem umsatzsteuerlichen Sinne erfolgt.

Es handelt sich dabei um das sogenannte Bestimmungslandprinzip, wodurch die Besteuerung in das Land des Empfängers verlagert wird. Das nennt sich dann Reverse-Charge Verfahren. Bei sonstigen Leistungen wie Dienstleistungen an in der Europäischen Union ansässigen Unternehmer ist es bei der Verwendung der Umsatzsteuer ID unter bestimmten Voraussetzungen möglich, den Ort der Besteuerung in das Land innerhalb der EU zu verlagern, welcher die Umsatzsteuer ID ausgegeben hat. Im Sinne des Reverse Charge Verfahrens hat der Empfänger der Leistung entsprechend zu versteuern.

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Reverse-Charge-Verfahren erklärt

Aufbau der Umsatzsteuer ID

Die Umsatzsteuer ID ist immer nach dem gleichen Muster aufgebaut. Sie beginnt immer mit einem Präfix, welches aus zwei Großbuchstaben besteht, welche aus dem EU-Ländercode besteht. In der Regel bildet sich dieser Code aus dem zweistelligen Ländercode, auch ISO-3166-Alpha-2-Ländercode genannt, von dem Land, in dem das Unternehmen auch rechtlich gemeldet ist. Nach diesem Ländercode, für Deutschland DE, folgt eine nummerische Reihe, welche bis zu maximal 12 Zeichen beinhalten kann.

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Aufbau der Umsatzsteuer Identifikationsnummer

Deren Validität wird sichergestellt durch Prüfzifferverfahren oder in anderen Ländern durch andere Fehlererkennungsverfahren. Speziell für Deutschland bedeutet das: Die Umsatzsteuer ID beginnt mit DE, in Österreich wären die ersten beiden Buchstaben AT. Innerhalb der EU gibt es keine Angaben zum Format der Nummer, welche verbindlich sind. Es gibt aber eine Tabelle, an der sich jeder orientieren kann.

Umsatzsteuer ID Nummern verschiedener Länder

Damit du eine Umsatzsteuer ID schnell einem Land zuordnen kannst, haben wir dir im Folgenden eine Liste mit Ländern und deren USt-IdNr. zusammengestellt:

LandCode (Präfix + Beispielzahlen)
BelgienBE0999999999 bzw. BE9999999999
BulgarienBG999999999 oder BG9999999999 (DE)
DänemarkDK99999999
DeutschlandDE999999999
EstlandEE999999999
FinnlandFI99999999
FrankreichFRXX999999999
GriechenlandEL999999999
IrlandIE9S99999L oder IE9999999LI
ItalienIT99999999999
KroatienHR99999999999
LettlandLV99999999999
LitauenLT999999999 oder LT999999999999 (DE)
LuxemburgLU99999999
MaltaMT99999999
NiederlandeNL999999999999
ÖsterreichATU99999999
PolenPL9999999999
PortugalPT999999999
RumänienRO999999999
SchwedenSE999999999999
SlowakeiSK9999999999
SlowenienSI99999999
SpanienESX9999999X
TschechienCZ99999999 oder CZ999999999 oder CZ9999999999 (DE)
UngarnHU99999999
Vereinigtes KönigreichGB999999999 oder GB999999999999 oder GBGD999 oder GBHA999 (DE)
ZypernCY99999999L

Wer braucht eine Umsatzsteuer ID?

Als Unternehmer, der eine Lieferung im Inland oder Ausland durchführt und damit eine Leistung erbringt, brauchst du eine Umsatzsteuer ID. Doch in welchen Fällen brauchst du KEINE?

  • Bist du nur im Inland als Freiberufler, Selbstständiger oder Unternehmer tätig und beziehst oder erbringst nur dort deine Leistungen, kannst du auf eine Umsatzsteuer ID verzichten.
  • Dies gilt auch für den Fall, dass du deine Waren zwar in andere Länder der EU schickst, diese aber nur an Privatpersonen gerichtet sind.
  • Ausgenommen von der Pflicht der Nutzung der Umsatzsteuer ID bist du auch als Kleinunternehmer. Voraussetzung ist hier allerdings, dass du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machst.

Ganz pauschal ist also zu sagen, dass du die Umsatzsteuer ID immer dann bindend nutzen musst, wenn es zu mit einem Geschäftskunden innerhalb der EU Waren oder Dienstleistungen austauscht. Im Detail findest du alles Wichtige dazu in den Paragrafen § 4 UStG und § 6 UStG.

Tipp!

Wenn du Geschäfte im Ausland tätigst brauchst du Rechnungen in verschiedenen Sprachen. Mit einer Faktura Software wie sevDesk kannst du einfach Rechnungen ins Ausland stellen. Reverse Charge Rechnungen sind kein Problem mehr und deine Umsatzsteuervoranmeldung erledigt sich automatisch fast von alleine.

Mehrere Umsatzsteuer IDs bei einem Unternehmen

Es gibt auch Fälle, in denen ein Unternehmen über mehrere Umsatzsteuer IDs verfügt. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn du als deutscher Unternehmer in einem anderen Land innerhalb der EU eine Niederlassung oder eine Betriebsstätte hast. Von dort aus tätigst du ebenfalls Umsätze mit anderen Geschäftspartnern im europäischen Markt. In diesem Fall wird die Umsatzsteuer ID von dem Staat erteilt, in dem sich die Betriebsstätte oder Zweigniederlassung befindet.

Europäische Identifikationsnummer

Bei den europäischen Identifikationsnummern handelt sich um Umsatzsteueridentifikationsnummern, welche folgerichtig mit EU beginnen. Sie werden nicht an Unternehmer vergeben, dessen Unternehmenssitz sich sich in der Europäischen Union befindet. Eine solche Europäische Identifikationsnummer kommt also ausschließlich bei einem Handel zwischen europäischen Nichtunternehmen und Unternehmen außerhalb der EU zum Einsatz.

Umsatzsteuer ID beantragen

Eine Umsatzsteuer ID lässt sich bei einer Firmenneugründung direkt beim zuständigen Finanzamt beantragen. Dafür muss ein entsprechendes Feld im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung angekreuzt werden. Diesen Fragebogen reichen Neugründer bei ihrem Finanzamt ein.

Tipp

Dieser Bogen kann ganz schön kompliziert sein! Hilfestellungen und Tipps dazu findest du in unserem Beitrag Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen!

Beantragung beim Bundeszentralamt für Steuern

Der Antrag geht gemeinsam mit den Angaben über die Zwecke der Umsatzsteuer an das Bundeszentralamt für Steuern. Die Erteilung einer Umsatzsteuer ID erfolgt in Deutschland an Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne auf Antrag kostenfrei. W

er bisher als Kleinunternehmer handelt, braucht vor dem Antrag beim Bundeszentralamt ein sogenanntes Sondersignal von seinem zuständigen Finanzamt. Alle gesetzlichen Grundlagen können im § 27a des UStG nachgelesen werden. In Österreich verläuft die Vergabe der Umsatzsteuer Identifikationsnummer automatisch, wenn Unternehmer dort Leistungen und Lieferungen erbringen und dabei ein Recht auf Vorsteuerabzug haben.

Ein schriftlicher Antrag ist an folgende Adresse zu richten:
Bundeszentralamt für Steuern
Dienstsitz Saarlouis
66738 Saarlouis
Telefax: +49-(0)228-406-3801

Die zugeteilte Umsatzsteuer ID wird in allen Fällen immer auf dem Postweg an das Unternehmen übermittelt.

Umsatzsteuer Identifikationsnummer online beantragen

Die Umsatzsteuer ID kann auch online beantragt werden auf der Website des Bundeszentralamts für Steuern. Hier gibt es die passenden Formulare für den Online-Antrag.

Umsatzsteuer ID beantragen: Dauer

Mit welcher Dauer die Zuteilung der Umsatzsteuer ID verbunden ist, hängt ganz davon ab, wann der Antrag auf diese Nummer gestellt wurde. Das bedeutet, dass du sie vor deiner Gründung beantragst, oder erst danach. Bei einer Neugründung musst du mit einer Wartezeit von rund zwei Monaten rechnen, bis eine Zuteilung erfolgt. Handelt es sich bei deinem Unternehmen aber um ein bereits bestehendes Unternehmen, geht es ganz schnell. In diesem Fall kannst du schon nach einer Dauer von drei bis fünf Tagen mit der Erteilung der Umsatzsteuer ID rechnen.

Umsatzsteuer Identifikationsnummer prüfen

Es ist möglich, die Gültigkeit der Umsatzsteuer Identifikationsnummer zu überprüfen. Das funktioniert über das MwSt-Informationsaustauschsystem der EU, auch MIAS genannt.

Eigene UID prüfen und bestätigen

Wenn es Zweifel an der Validität der Umsatzsteuer Identifikationsnummer gibt, kann auch das Bundeszentralamt für Steuern, kurz BZSt, gefragt werden, indem eine sogenannte qualifizierte Anfrage gestellt wird. Dieses bestätigt die Gültigkeit und die Zuordnung zum angegebenen Unternehmer. Dabei gibt es auch die Möglichkeit, sich mit einer einzigen Anfrage gleich mehrere Umsatzsteuer Ids bestätigen zu lassen. Dabei muss beachtet werden, dass solche Angebote nicht immer zwingend seriös sind. Eine eindeutige Rechtsprechung gibt es zu dem Thema noch nicht. Es gibt zwar Urteile, die sich jedoch nicht grundsätzlich anwenden lassen.

USt-IdNr. von Geschäftspartnern abfragen

Um die Umsatzsteuer ID von einem deiner Geschäftspartner abzufragen, stehen dir zwei Bestätigungsarten zur Verfügung. Das ist einmal das einfache und zum anderen das qualifizierte Bestätigungsverfahren.

Einfaches und qualifiziertes Bestätigungsverfahren

Einfaches BestätigungsverfahrenBeim einfachen Bestätigungsverfahren erhältst du vom Bundeszentralamt für Steuern eine Rückmeldung, ob diese USt-IdNr. zum Zeitpunkt deiner Abfrage in dem Land noch gültig ist, welches für die Erteilung verantwortlich war.
Qualifiziertes BestätigungsverfahrenBeim qualifiziertem Bestätigungsverfahren hingegen erhältst du weitere umfangreiche Informationen. Du bekommst die Information, ob der Firmenname passt, ob die Rechtsform des Unternehmens richtig ist und ob die Adresse so auch richtig und übereinstimmend mit den hinterlegten Daten ist.

Wo muss die Umsatzsteuer ID angegeben werden?

Rechnungen

Gemäß § 14 UStG müssen auf Rechnungen diverse Pflichtangaben aufgeführt werden, darunter auch die Umsatzsteuer ID sofern die oben genannten Voraussetzungen es verlangen.

Achtung!

Neben der USt-IdNr. gibt es noch weitere wichtige Inhalte die aufgeführt werden müssen. Welche das sind kannst du in unserem Beitrag Bestandteile einer Rechnung nachlesen.

Impressum

Auch das Impressum muss die Umsatzsteuer ID enthalten, sofern eine vorhanden ist. Das schreibt der § 5 TMG vor. Wenn durch eine Rechnung eine innergemeinschaftliche Leistung abgerechnet wird, muss sie von beiden Partnern aufgeführt werden. Sollte darauf nicht geachtet werden und fehlt eine Angabe, ist der unbedingt notwendige Nachweis für die Inanspruchnahme der Umsatzsteuerbefreiung nicht vorhanden.

Wann muss die USt-IdNr. auf Rechnungen angegeben werden?

Die Angabe der USt-IdNr. gehört zu den Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung bei Geschäften innerhalb vom EU-Markt. Für eine ordnungsgemäße Ausgangsrechnung ist es dementsprechend ein zwingender Bestandteil, dass darauf auch die Umsatzsteuer ID steht. Dies ist deshalb so wichtig, weil nur dann ein Kunde die auf der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer beim zuständigen Finanzamt als Vorsteuer geltend gemacht werden kann. Steht keine Umsatzsteuer ID auf der Rechnung, ist die Geltendmachung beim Finanzamt nicht möglich. Handelt es sich um eine Rechnung rein für den Inlandsmarkt, dann ist deine Steuernummer ausreichend.

Änderung der Umsatzsteuer Identifikationsnummer

Grundsätzlich behält eine Umsatzsteuer Identifikationsnummer immer ihre Gültigkeit. Es gibt aber Ausnahmen, wenn diese Nummer geändert bzw neu vergeben wird.

  • Durch Aufnahme eines Unternehmens im Rahmen einer Umstrukturierung entsteht ein neues Unternehmen
  • Eine Personengesellschaft wird in eine Kapitalgesellschaft umgewandelt und es entsteht ein neues Unternehmen
  • Es kommt zu einer Aufspaltung von einem Unternehmen zu einem neuen Unternehmen, auch wenn das bisherige nur in geringem Umfang bestehen bleibt.
  • Entsteht bei einer Verschmelzung eines Unternehmens durch Aufnahme von einem anderen Unternehmen eine Neugründung, wird eine neue Umsatzsteuer ID für das neugegründete Unternehmen erstellt.

Fazit

Auch wenn viele Menschen relativ sicher sind, alles über die Umsatzsteuer ID zu wissen, ist das in der Regel nicht der Fall. Kein Wunder, denn die Angelegenheit ist erst einmal relativ komplex. Dennoch sind die wirklich wichtigen Informationen relativ einfach zu verstehen, sodass die Notwendigkeit einfach zu erkennen ist. Auch die Beantragung ist kein Problem und der Zweck der Umsatzsteuer ID ist ebenfalls nachvollziehbar. Ja, die Umsatzsteuer Identifikationsnummer ist ein Teil der Bürokratie, aber ein verhältnismäßig harmloser und nachvollziehbarer, bringt sie doch durchaus auch Vorteile mit. Die Umsatzsteuer ID hat dabei keine verbindliche Form, wenn sie auch immer mit zwei Großbuchstaben beginnt, auf die hinterher einige Ziffern folgen. Meistens sind die Ländercodes sofort ersichtlich. Die Umsatzsteuer ID ist für Unternehmen nach der Vergabe immer gültig. Es kann unter bestimmten Umständen, bei Verschmelzung, Übernahmen etc. aber eine Neuvergabe der Umsatzsteuer ID kommen, wenn darauf neue Unternehmen entstehen.