Rechnungsvorlage ohne Umsatzsteuer

In bestimmten Fällen musst du als Unternehmer eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausstellen. Das kann zum Beispiel relevant sein, wenn du Kleinunternehmer bist oder eine Leistung ins EU-Ausland erbringst. Wie eine solche Rechnung ohne Umsatzsteuer aussieht und wie du sie mithilfe einer Rechnungsvorlage schreibst, erklären wir dir im Folgenden genauer.

Wann musst du eine Rechnung ohne Umsatzsteuer erstellen?

Unternehmer, Freiberufler und Kleingewerbetreibende unterliegen grundsätzlich der Steuerpflicht. Wenn du jedoch die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch nimmst, darfst du die Umsatzsteuer nicht ausweisen und musst dies auf deiner Rechnung kenntlich machen, etwa mit dem Hinweis: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“. Wenn du von dieser Regelung Gebrauch machen möchtest, bspw. um keine Umsatzsteuervoranmeldung machen zu müssen, musst du diese Umsatzsteuerbefreiung beantragen und dich beim Finanzamt als Kleinunternehmer registrieren lassen. Zwar bist du dann von der Umsatzsteuervoranmeldung befreit, kannst im Umkehrschluss jedoch keine Vorsteuer ziehen.

Stellst du eine Rechnung ins EU-Ausland, gibst du ebenfalls keine Umsatzsteuer an. Denn in diesem Fall ist der Rechnungsempfänger nach dem sogenannten Reverse-Charge-Verfahren umsatzsteuerpflichtig (§ 13b UStG). Das heißt, die Steuerschuld geht automatisch auf ihn über, weshalb der Rechnungsempfänger die Steuersumme ausrechnet und sie seiner zuständigen Finanzbehörde mitteilt. Dasselbe Verfahren gilt in bestimmten Fällen sogar innerhalb Deutschlands, etwa beim Bezug von Bauleistungen oder der Lieferung von Edelmetallen wie Gold, Silber und Platin. Auch hier musst du einen Hinweis auf der Rechnung vermerken, beispielsweise: „Rechnung enthält keine Umsatzsteuer, da die Steuerschuld beim Leistungsempfänger liegt.“ 

Bei umsatzsteuerfreien Lieferungen in Drittländer wie die USA, die Schweiz oder das Vereinigte Königreich lautet der Hinweis hingegen „Steuerfreie Ausfuhrlieferung gemäß § 6 UStG“. Grenzüberschreitende Dienstleistungen in Drittländer sind in der Regel am Leistungsort zu versteuern, weshalb du hier einen Hinweis ähnlich dem des Reverse-Charge-Verfahrens verwenden kannst.

Daneben gibt es auch Leistungen, die von vornherein umsatzsteuerfrei sind. Diese sind in § 4 UStG geregelt. Dazu zählen unter anderem Heilbehandlungen von Ärzten, kulturelle Leistungen, die Vermietung von Wohnraum sowie bestimmte Finanz- und Versicherungsdienstleistungen. Und wie du dir schon gedacht hast, ist in diesen Fällen erneut ein entsprechender Hinweis erforderlich, z. B. „Umsatzsteuerbefreiung gemäß § 4 UStG.“

Anleitung zum Ausfüllen der Rechnungsvorlage ohne Umsatzsteuer

In unserer Rechnungsvorlage siehst du bereits, wie eine Rechnung ohne Umsatzsteuer aufgebaut sein muss. Du musst somit nur deine Firmenangaben, Kontaktdaten, Steuernummer und die Rechnungsdetails durch deine eigenen ersetzen. Und so gehst du vor:

Wichtig ist, dass du alle Pflichtangaben beachtest, die in einer Rechnung enthalten sein müssen. Dazu gehören nach § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG folgende Angaben:

1. Lade dir die Rechnungsvorlage ohne Umsatzsteuer für Word oder für Excel herunter, je nachdem, mit welchem Programm du lieber arbeitest.
2. Gib links oben deine Firmenadressdaten (Name und Anschrift) und darunter den Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers an.
3. Rechts oben hast du Platz, um dein Logo zu platzieren und folgende Felder auszufüllen:
   
   1. Fortlaufende Rechnungsnummer: Die Nummer deiner Rechnung muss einmalig sein und darf nicht doppelt verwendet werden. Sie sollte fortlaufend sein, einem nachvollziehbaren System entsprechen und darf mehrere Zahlen, Buchstaben, Bindestriche sowie Slashs enthalten. Ein gängiges Muster beinhaltet zum Beispiel das Jahr und die jeweilige Rechnungsnummer: 2025-0021
   2. Rechnungsdatum: Hier steht das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst.‍
   3. Liefer- bzw. Leistungsdatum: Zeitpunkt der Lieferung, der Leistung‍ oder Ware.
   4. Steuernummer: Hier sollte deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-ID stehen.
4. Den Betreff deiner Rechnung kannst du frei wählen. Standardmäßig beinhaltet er die Rechnungsnummer oder sonstige Vereinbarungen/Konditionen zwischen dir und deinem Kunden.
5. Unter dem Betreff ist Platz für einen Kopftext, in den du bei Bedarf weitere Informationen schreiben kannst.
6. Als Nächstes gibst du deine verkauften Artikel und Dienstleistungen an. Dabei musst du die Bezeichnung, die Menge, den Einzelpreis (netto) und den Gesamtpreis (brutto) angeben.
7. Der Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer und der Vermerk über den Grund für die fehlende Umsatzsteuer müssen ebenfalls hier angegeben werden. Da du keine Umsatzsteuer ausweist, sind dein Netto- und dein Bruttobetrag identisch.
8. Unter den Positionen hast du nochmal Platz für einen zusätzlichen Text, beispielsweise bis wann die Rechnung zu bezahlen ist, und deine Signatur.
9. Am Ende der Rechnung befindet sich der Fußtext. Dort trägst du nochmal deine vollständigen Firmendaten mit Telefonnummer, Website und E-Mail-Adresse ein. Weitere wichtige Daten, die in den Fußtext gehören, sind deine Kontodaten sowie die USt-IdNr. mit dem Namen des Geschäftsführers.
10. Nun kannst du die Vorlage speichern oder ausdrucken. Zum Verschicken per E-Mail solltest du die Rechnung ohne Umsatzsteuer als PDF speichern. Für weitere Rechnungen kannst du die Vorlage ganz normal als Word- oder Excel-Dokument digital ablegen.

Vor- und Nachteile einer Rechnung ohne Umsatzsteuer

Die Vorteile einer Rechnung ohne Umsatzsteuer sind für Kleinunternehmer vor allem der geringere Verwaltungsaufwand, die einfachere Buchführung und die Tatsache, dass du dich nicht monatlich oder vierteljährlich um die Umsatzsteuer oder Vorsteuer kümmern musst. Allerdings bringt solch eine Rechnung auch Nachteile mit sich. Kleinunternehmer können von ihren Geschäftspartnern oft als weniger seriös eingestuft werden und Geschäftskunden können keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Außerdem kannst du dann selbst keine Vorsteuer ziehen, musst die Steuerbefreiung auf der Rechnung vermerken und hast bei der Umstellung auf die Regelbesteuerung etwas mehr Aufwand. 

Vor- und Nachteile einer Musterrechnung ohne Umsatzsteuer

Unsere Mustervorlage ist eine große Hilfe, wenn du hin und wieder Rechnungen ohne Umsatzsteuer schreibst. Sie sorgt dafür, dass du bei der Überarbeitung und Anpassung in der Regel keine Pflichtangaben vergisst, und erspart dir bei wiederkehrenden Vorgängen viel Zeit. Gerade für Kleinunternehmer oder bei Rechnungen ins (EU-)Ausland sind solche Rechnungsvorlagen besonders praktisch, da sie bereits die passenden Hinweise zur Steuerbefreiung enthalten. Außerdem kannst du sie individuell mit deinen Leistungen, Kontaktdaten und Informationen ergänzen, ohne jedes Mal bei null anfangen zu müssen. 

Allerdings ist keine Vorlage universell einsetzbar. Je nach Anlass der Steuerbefreiung, z. B. Kleinunternehmerregelung, Reverse-Charge-Verfahren oder steuerfreie Leistung nach § 4 Umsatzsteuergesetz, musst du die Formulierung auf der Rechnung jedes Mal neu anpassen oder verschiedene Rechnungsmuster erstellen. Wenn du bei der Rechnungserstellung nämlich versehentlich den falschen Hinweis nutzt oder die Umsatzsteuer unberechtigterweise weglässt, riskierst du Ärger mit dem Finanzamt. 

Ein weiterer Nachteil der Beispielvorlagen als Word- und Excel-Datei ist, dass sie möglicherweise nicht GoBD-konform sind. Wenn du bei der Rechnungserstellung auf Nummer sicher gehen willst, lohnt sich ein professionelles Rechnungsprogramm wie sevdesk. Das stellt sicher, dass alle Pflichtangaben vollständig sind, Kontakte sowie Produkte und Dienstleistungen gespeichert werden können und alle Rechnungen rechtskonform erstellt und anschließend archiviert werden. Auch dann, wenn du deine Leistungen ohne Umsatzsteuer abrechnest.

Häufige Fragen und Antworten zur Umsatzsteuer in Rechnungen