Rechnung richtig schreiben – Wir zeigen dir, wie es geht!

Eine Rechnung richtig zu schreiben, kann ja nicht so schwer sein, sagst du dir? Und trotzdem bist du offensichtlich auf der Suche nach Antworten. Aber du hast schon recht, wenn man ein paar grundlegende Dinge beachtet, ist es alles andere als ein Hexenwerk. Wir geben dir hier alle notwendigen Infos rund ums Thema “Rechnung richtig schreiben” an die Hand, damit du ab sofort alles richtig machst! 

Das erwartet dich heute:

• Definition: Was ist eine “richtige” Rechnung?
  
• Pflicht zur Rechnungsstellung: Wer darf Rechnungen schreiben?
  
• Wie schreibt man eine Rechnung?
  ↳ Ist eine Rechnung ohne Steuernummer gültig?
  ↳ Ist eine Rechnung ohne Rechnungsnummer gültig?
  
• Was sind die Pflichtangaben für Rechnungen im Ausland?
  ↳ Rechnungsstellung ins EU-Ausland und Drittländer
  ↳ Rechnungsstellung ins Nicht-EU-Ausland
  
• Welche Rechnungsarten gibt es?
  
• Kleinunternehmerregelung: Rechnung richtig schreiben!
  
• Welche Fristen gibt es für die Rechnungsstellung?
  
• Rechnung schreiben mit Word, Rechnungsvordruck oder Rechnungssoftware?
  
• E-Rechnung per Mail verschicken? Das musst du beachten!
  
• Eine Stornorechnung richtig schreiben, wie geht das?
  
• Was passiert, wenn deine Rechnung nicht rechtskonform ist?

Definition: Was ist eine “richtige” Rechnung?

Eine richtige Rechnung ist ordnungsgemäß, was bedeutet, dass sie alle gesetzlichen Pflichtangaben enthält und das Finanzamt deine Leistungen anerkennt.

Pflicht zur Rechnungsstellung: Wer darf Rechnungen schreiben?

Laut dem Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) bist du als Unternehmer innerhalb von sechs Monaten dazu verpflichtet, eine Rechnung für erbrachte Leistungen gegenüber anderen Unternehmen oder juristischen Personen (GmbH, AG, Vereine oder Genossenschaften) zu schreiben. Wurden jedoch Leistungen gegenüber einer Privatperson erbracht, ist es nur dann Pflicht, wenn es um steuerpflichtige Werklieferungen oder Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken, wie etwa Gartenarbeiten, geht.
Wenn du als Unternehmer das Reverse-Charge-Verfahren anwendest, musst du trotz Leistung an einen anderen Unternehmer keine Rechnung schreiben. Denn hier ist nach § 13b UStG nicht der leistende Unternehmer der Steuerschuldner, sondern der Unternehmer, der die Leistung im Inland empfängt.

Wie schreibt man eine Rechnung?

Auf den richtigen Inhalt kommt es an!

Du hast bestimmt auch schon selbst viele Rechnungen bekommen, bei denen der Text nur der Zahlungsaufforderung dient. Klar, darum geht es ja im Grunde genommen auch, trotzdem kannst du mit einem freundlichen Text einen guten Eindruck bei deinen Kunden hinterlassen. Dieser wirkt sich dann natürlich auch positiv auf das Image deines Unternehmens aus. Anstatt also der Standard-Floskel…

„Für die von uns geleisteten Arbeiten erlauben wir uns, folgende Leistung/en in Rechnung zu stellen …”

… empfiehlt sich ein etwas freundlicher und ansprechender Text wie etwa:

“Vielen Dank, dass Sie sich für unser Angebot entschieden haben. Der Auftrag ist erfolgreich durchgeführt und wir berechnen Ihnen für unsere Leistung/en…”

Eine kostenlose Rechnungsvorlage kann dir hier eine Stütze sein. Einfach kostenlos herunterladen und anpassen!

Nutze unsere Checkliste zu den Pflichtangaben!

Neben dem Anschreiben in Rechnungen gibt es natürlich ein paar gesetzliche Pflichtangaben, die enthalten sein müssen. Welche das konkret sind und was du beim Inhalt und Aufbau einer Rechnung beachten musst – inkl. Checkliste – findest du in unserem Beitrag: Bestandteile & Pflichtangaben einer Rechnung.

Ist eine Rechnung ohne Steuernummer gültig?

Die Steuernummer musst du auf deinen Rechnungen angeben, denn sie ist eine Pflichtangabe nach §14 des UStG. Es gibt jedoch die Ausnahme der Kleinbetragsrechnung.

Für geringfügige Beträge bis 250 Euro, musst du keine Steuernummer angeben, da die Umsatzsteuer darin bereits enthalten ist. Für solche Rechnungen kannst du ebenfalls ein kostenloses Kleinbetragsrechnung Muster verwenden, welches eine Menge Zeit und Aufwand spart.

Ist eine Rechnung ohne Rechnungsnummer gültig?

Ebenso wie die Steuernummer ist auch die Rechnungsnummer eine gesetzliche Pflichtangabe laut §14 (4) Nr. 4 des UStG und ohne Ausnahme zwingend notwendig. Wichtig ist hier, dass die Nummer fortlaufend sein muss. Sinn und Zweck ist die Strukturierung der Buchhaltung sowie das Sicherstellen, dass jede Rechnung einmalig ist. Du kannst dabei eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen verwenden. Vergisst du die Nummer auf einer deiner Rechnungen anzugeben, kann dein Kunde reklamieren und du wartest auf dein Geld. Viel einfacher geht sowas natürlich mit einem Rechnungsprogramm, das für dich unter anderem automatisch die Rechnungsnummer fortlaufend einträgt.

Was sind die Pflichtangaben für Rechnungen im Ausland?

Du hast nicht nur Kunden in Deutschland, sondern überall auf der Welt verstreut? Das ist super, bringt aber auch ein paar Besonderheiten mit sich, was die Rechnungsstellung angeht.

Rechnungsstellung ins EU-Ausland und Drittländer:

Was du hier beachten musst, findest du in diesem Blogbeitrag zur Rechnungsstellung im Ausland anschaulich beschrieben.

Rechnungsstellung ins Nicht-EU-Ausland:

Rechnungen, die du an Unternehmen im Nicht-EU-Ausland sendest, werden im Allgemeinen ohne Umsatzsteuer gestellt. Ansonsten kommen die gleichen Pflichtangaben, die du auch bei Rechnungen innerhalb von Deutschland angeben musst, herein. Zusätzlich bedarf es der Angabe deiner eigenen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie die deines Kunden und ein Hinweis auf Umkehrung der Steuerschuld. Es können noch weitere landesspezifische Regelungen anfallen, je nachdem wohin die Rechnung geht. Diese Leistungen müssen dann gesondert in der Umsatzsteuervoranmeldung aufgeführt werden.

Achtung: Du als Rechnungssteller musst du die Richtigkeit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die Adressdaten des Rechnungsempfängers überprüfen. Das kannst du beispielsweise beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) über ein Bestätigungsverfahren tun.

Tipp: Um Unklarheiten zu vermeiden, solltest du auf jeder Rechnung, die ins Nicht-EU-Ausland geht, den Satz “nicht im Inland steuerbare Leistung” schreiben.

Welche Rechnungsarten gibt es?

Neben der regulären Rechnung gibt es beispielsweise auch noch die:

• Eingangsrechnung
• Ausgangsrechnung
• Gutschrift
• Barverkauf
• Abschlagsrechnung
• Proformarechnung

Kleinunternehmerregelung: Rechnung richtig schreiben!

Auch wenn bei Kleinunternehmen keine Umsatzsteuer erhoben wird, gelten die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes. Das bedeutet, dass die Pflichtangaben nach §14 Abs. 4 UStG bei einer Kleinunternehmer-Rechnung ebenso Anwendung finden wie auch die sechsmonatige Frist zur Rechnungsstellung.

Achtung: Wenn du eine Kleinunternehmer-Rechnung schreibst, darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Außerdem musst du den Grund für das Fehlen angeben. Das kann zum Beispiel so aussehen:

“Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet”

oder

„Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.“

Nutze hierfür einfach unsere kostenlose Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer, die bereits alle Pflichtangaben enthält!

Welche Fristen gibt es für die Rechnungsstellung?

• Die Frist für die Rechnungsstellung beträgt sechs Monate. Das bedeutet, dass du sobald du die Leistung vollständig erbracht hast, innerhalb dieser Frist deine Rechnung an den Kunden stellen musst.
• Eine weitere Frist, die mit der Rechnung in Zusammenhang steht, ist die Aufbewahrungsfrist. Dabei gilt, egal ob klassisch oder elektronisch eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.
• Was du auch beachten solltest ist die Verjährungsfrist. Sie beträgt drei Jahre und beginnt mit dem Ende Kalenderjahres, in dem die Forderung entstanden ist.

Rechnung schreiben mit Word, Rechnungsvordruck oder Rechnungssoftware – was ist das Richtige für dich?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Rechnung zu schreiben. Wir stellen dir nachfolgend zwei Möglichkeiten mit Vor- und Nachteil vor.

• Mit Word oder Excel
  Vorteil: Individuell anpassbar, vor allem wenn du eine Rechnungsvorlage für Word oder Excel verwendest, anstatt selbst zu basteln.
  Nachteil: Geschäftsunterlagen, die mit Word oder Excel erstellt werden sind nicht GoBD konform!
• Mit einer Rechnungsprogramm
  Vorteil: Schnell, einfach, sicher und ganz wichtig: GoBD-konform!
  Nachteil: Kostenpflichtig

Eine Stornorechnung richtig schreiben, wie geht das?

Fehler passieren jedem mal! Hast du einen auf einer deiner Rechnungen entdeckt, gilt es dies mit Hilfe einer Stornorechnung zu korrigieren. Ist die fehlerhafte Rechnung schon bei deinem Kunden, musst du die vom Finanzamt vorgegebene Weise zur Korrektur anwenden. Eine Stornorechnung beinhaltet alle gesetzlichen Pflichtangaben.

Einziger Unterschied zur “normalen” Rechnung ist die Angabe in der Betreffzeile, die hier “Stornorechnung Nr. …” lautet. Hast du in deiner Ursprungsrechnung einen Betrag von 50 Euro, trägt dieser auf der Stornorechnung ein negatives Vorzeichen, also -50 Euro. Ansonsten ist alles identisch. Sinn und Zweck ist es, die fehlerhafte Rechnung mit der Stornorechnung zu neutralisieren! Für die Erstellung kannst du natürlich auch einfach eine Rechnungsvorlage für Stornorechnungen verwenden. Ist die Stornorechnung versendet, schreibst du deinem Kunden im nächsten Schritt eine neue, korrigierte Rechnung.

Nochmal auf einen Blick:

1. 1. Rechnung an Kunden gesendet, die fehlerhaft ist
   2. Stornorechnung über denselben Betrag ausstellen
   3. Neue, korrigierte Rechnung an Kunden senden

Achtung: Jede dieser drei Arten hat eine eigene Rechnungsnummer!

Was passiert, wenn deine Rechnung nicht rechtskonform ist?

Eine nicht rechtskonforme Rechnung kann verheerende Auswirkungen für dich, dein Unternehmen aber auch für deine Kunden haben. Von einem negativen Einfluss auf deine Umsatzsteuerzahllast bis hin zu falschen Buchhaltungszahlen, wie in Monatsabschlüssen oder sogar Bußgeldern in manchen Fällen.

Alles Wichtige haben wir für dich auch in einem Video zusammengefasst: