Wie schreibt man eine Rechnung?
Bei der Rechnungserstellung gibt es einiges zu beachten, wie zum Beispiel die Pflichtangaben je nach Rechnungsart. Zudem gibt es gesetzliche Vorschriften zur Aufbewahrung und Archivierung von Rechnungen.
Was du beim Rechnungen schreiben berücksichtigen solltest, haben wir dir nachfolgend zusammengefasst:
Keine Lust zu lesen? Erhalte alle Infos ganz einfach auch durch unser YouTube Video zum Thema Rechnung schreiben - Was muss ich wissen?:
Pflichtangaben in einer Rechnung
Der Paragraph 14 des UStG gibt vor, dass eine Rechnung bestimmte Pflichtangaben enthalten muss, zum Beispiel das Leistungsdatum, den Steuerbetrag und den Bruttobetrag und die Rechnungssumme.
Folgende Pflichtangaben sollten in deiner Rechnung enthalten sein.
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Rechnungsadresse)
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungserbringers und Rechnungsstellers
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Bezeichnung der Ware bzw. der Leistung
- Rechnungsbetrag: Nettobetrag, Mehrwertsteuer und Bruttobetrag (Umsatzsteuer in Rechnungen ausweisen)
- Steuernummer und/oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
- Zahlungsfrist oder Zahlungsziel
- Bankverbindung des Rechnungsausstellers
Mehr zu den Angaben einer Rechnung, wie zum Rechnungsbetreff und weiteres, erfährst du in unserem Beitrag zu den Bestandteilen einer Rechnung.
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Besondere Rechnungen - Ausnahmen und Abweichungen bei Pflichtangaben
Ausnahmen oder besondere Bestimmungen außerhalb der gängigen Pflichtangaben gibt es in bestimmten Fällen:
Mehr Infos zu abweichenden Pflichtangaben
Detaillierte Erklärungen findest du in unseren weiterführenden Ratgeberbeiträgen
Rechnung schreiben nach Form der Selbstständigkeit
Du fragst dich, was du in deiner speziellen Selbstständigkeit oder Rechtsform beachten musst? In den folgenden Ratgeberbeiträgen findest du die Antworten:
Rechnungen für verschiedene Branchen und Dienstleistungen
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- Rechnung schreiben als Grafikdesigner
- Rechnung schreiben als Webdesigner
- Rechnung schreiben als Influencer
- Rechnung schreiben für Beratung
- Rechnung schreiben für Künstler
- Rechnung schreiben für Djs
- Rechnung schreiben für Maler
- Rechnung schreiben für Ferienwohnungen
- Rechnung schreiben für Reinigung
- Rechnung schreiben für Yogalehrer
- Rechnung schreiben für Coaching
- Rechnung schreiben für Fotograf
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Rechnung schreiben mit einer Rechnungsvorlage
Als Alternative kann dir eine kostenlose Rechnungsvorlage eine Stütze sein. Einfach kostenlos herunterladen und das Rechnungsdesign sowie die Angaben, wie Rechnungsempfänger, Zahlungsziel und mehr anpassen.
Bist du Kleinunternehmer, dann verwende die Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer. Dieses Rechnungsdesign enthält den Hinweis zur Kleinunternehmerregelung, der für die Rechnungsstellung als Kleinunternehmer wichtig ist.
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E-Rechnungspflicht seit 2025 – Die wichtigsten Infos
Bisher hast du deine Rechnungen wahrscheinlich oft als einfaches PDF verschickt. Das geht seit dem 01.01.2025 nicht mehr. Denn ab dann beginnt die E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte in Deutschland. Das bedeutet für dich, dass du all deine Rechnungen elektronisch nach der EU-Norm EN 16931 erstellen und auch verarbeiten können musst. Hier erfährst du zudem, wie du die E-Rechnung empfängst und die E-Rechnung archivierst.
Es gibt dabei zwei gängige Standards, die du kennen solltest: ZUGFeRD und XRechnung. Mehr zu XRechnung vs. ZUGFeRD erfäghrst du hier.
- XRechnung ist komplett XML-basiert und ist daher für den Menschen nicht lesbar. Das Format wird hauptsächlich für den öffentlichen Sektor verwendet und ist dank der maschinenlesbaren Form optimal für die automatische Rechnungsverarbeitung geeignet.
- ZUGFeRD ist besonders benutzerfreundlich, da es ein hybrides Format ist. Das bedeutet, es enthält sowohl ein lesbares PDF als auch strukturierte Daten im XML-Format. Es eignet sich gut für Selbstständige und kleinere Unternehmen, die vielleicht noch nicht komplett auf automatisierte Systeme setzen.
Wenn du tiefer in das Thema einsteigen möchtest, schau dir unseren ausführlichen Artikel zur E-Rechnung an. Hier erfährst du alles, was du wissen musst, um rechtlich und technisch auf der sicheren Seite zu sein!
Rechnungen schreiben mit einem Rechnungsprogramm
Am einfachsten ist die Rechnungsstellung mit einem Rechnungsprogramm, welches nach den GoBD-Richtlinien gesetzeskonform ist. Pflichtangaben, wie die fortlaufende Rechnungsnummer sind automatisch enthalten. Zudem werden deine Rechnungen digitalisiert und entsprechend archiviert.
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Du möchtest wissen, wie du deine Rechnungen mit sevdesk einfach und bequem erstellen kannst? In diesem Video zeigen wir dir Schritt für Schritt die wichtigsten Funktionen, damit deine Rechnung rechtssicher und GoBD-konform ist.
So vermeidest du Fehler beim Schreiben einer Rechnung
Das Schreiben von Rechnungen erfordert alle Pflichtangaben entsprechend UStG. Wenn du mit Vorlagen arbeitest, dann sind falsch übernommene Angaben ein klassischer Fehler: Unter Umständen übernimmst du unbemerkt eine bereits vergebene Rechnungsnummer oder aktualisierst das Leistungsdatum nicht.
Falsch ausgestellte Rechnungen mit Fehlern wirken unseriös, was auf die Reputation deines Unternehmens abfärben kann. Außerdem ist eine korrekte Rechnung essentiell für deine Kundschaft, die von dem Vorsteuerabzug Gebrauch machen möchte.
Je nach Rechnungsart, wie eine Kleinbetragsrechnung oder einer Rechnung ohne Steuernummer, können sich die Bestandteile einer Rechnung voneinander unterscheiden.
Diese Checkliste kann dir bei der Rechnungsprüfung dabei helfen:
So gehst du bei der Rechnungskorrektur vor
Wenn dir doch etwas durchrutscht und dir bei der Rechnungserstellung ein Fehler unterläuft, dann solltest du auf jeden Fall aktiv werden. Wenn du die Rechnung noch nicht an den Leistungsempfänger bzw. die Leistungsempfängerin versendet hast, dann kannst du sie einfach neu erstellen bzw. das Dokument korrigieren.
Hast du die Rechnung schon versendet, gibt es zwei Möglichkeiten:
Rechnung richtig versenden
Wenn du deine Rechnung fertig erstellt hast, willst du sie natürlich auch korrekt an deine Kunden übermitteln. In der heutigen digitalen Welt passiert das überwiegend per Mail. Dass du deine Rechnung im Zweifel nicht einfach als Word- oder Excel-Datei anhängst, kannst du dir wahrscheinlich schon denken. Es gibt aber noch einige weitere Punkte, die du auf jeden Fall beachten solltest. Welche das sind, erklären wir dir in unserem Ratgeber-Artikel "Rechnungen per Mail versenden".
Zusammenfassung
Beim Schreiben einer Rechnung sind bestimmte Pflichtangaben gemäß § 14 UStG erforderlich, darunter Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung und Steuerbeträge. Je nach Rechnungsart, wie Kleinbetragsrechnung oder Kleinunternehmerrechnung, können sich die Angaben unterscheiden. Fehlerhafte Rechnungen müssen entweder korrigiert oder storniert werden, falls sie bereits verbucht wurden. Ab dem 01.01.2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte, was eine elektronische Rechnungsstellung nach EU-Norm erforderlich macht. Eine Rechnungssoftware erleichtert die korrekte Erstellung, Archivierung und den Versand, sodass Fehler vermieden und gesetzliche Vorgaben eingehalten werden. Wer Rechnungen per Mail versendet, sollte dabei auf ein sicheres und professionelles Format achten.
