Gutschrift Vorlage
Gutschrift erstellen mit kostenloser Vorlage
Du willst eine Gutschrift schreiben und bist daher auf der Suche nach einem Muster für eine Gutschrift? Dann bist du bei uns genau richtig – Wir bieten dir die perfekte Vorlage für dein Vorhaben!
Darüber hinaus zeigen wir dir, wie du in wenigen Minuten eine Gutschrift erstellen kannst, auf welche Pflichtangaben du achten musst und wann du überhaupt eine Gutschrift ausstellen darfst.
Was ist eine Gutschrift?
Eine Gutschrift ist eine besondere Form der Abrechnung, die vor allem bei Provisionszahlungen oder Kooperationen genutzt wird, weshalb sie auch Abrechnungsgutschrift genannt wird. Statt eine Rechnung vom Leistungserbringer zu erhalten, stellst du als Leistungsempfänger die Gutschrift selbst aus. Das heißt, wenn du eine Leistung erhältst, kannst du dem Dienstleister oder Lieferanten eine Gutschrift schreiben, anstatt auf eine Rechnung zu warten.
Das ist auch der grundlegende Unterschied zu einer Rechnung, die immer vom Leistungserbringer erstellt wird und nie vom Leistungsempfänger. Aus diesem Grund wird eine Abrechnungsgutschrift auch als umgekehrte Rechnung bezeichnet. Bei der Vorsteuer und dem Vorsteuerabzug gelten hingegen die gleichen Bestimmungen wie bei jeder anderen Rechnung auch.
Wann darfst du eine Gutschrift schreiben?
Eine umsatzsteuerrechtliche Gutschrift darfst du nur nach vorheriger Vereinbarung mit dem Empfänger erstellen. Die Verwendung des Gutschriftverfahrens solltest du dann auf alle Fälle im Vertrag mit deinem Dienstleister festhalten. Hast du das nicht gemacht und einfach eine Gutschrift ausgestellt, ohne auf die Rechnung des Leistungserbringers zu warten, ist dieser nicht daran gebunden. Er hat also keine Zahlungspflicht für eine unrechtmäßig erstellte Gutschrift.
Eine Gutschrift wird insbesondere in folgenden Fällen ausgestellt:
- Bei Provisionsabrechnungen: Unternehmen rechnen vor allem Honorare und Provisionen für Vermittler oder Handelsvertreter per Gutschrift ab, z. B. Versicherungen und ihre Versicherungsmakler.
- Bei Dienstleistern ohne Rechnung: Wenn der Leistungserbringer keine Rechnung schreibt, kann der Kunde stattdessen eine Gutschrift erstellen.
Bei Plattformen: Marktplätze und Plattformen wie Amazon verwenden das Gutschriftsverfahren zur Abrechnung mit ihren Partnern.
Gutschrift erstellen: Pflichtangaben
Damit die Abrechnungsgutschrift korrekt und rechtssicher ist, sind bestimmte Pflichtangaben erforderlich. Diese findest du auch in § 14 Abs. 4 UStG. Dazu gehören:
- Name und Anschrift von Leistungserbringer und Leistungsempfänger
- Ausstellungsdatum der Gutschrift
- Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Leistenden
- Fortlaufende Rechnungs- bzw. Gutschriftsnummer
- Leistungsbezeichnung (Art, Menge und Umfang der Ware oder Dienstleistung)
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Rechnungsbeträge: Nettobetrag, Steuerbetrag, Bruttobetrag
- gültiger Umsatzsteuersatz
- eindeutige Bezeichnung als “Gutschrift” (wichtig!)
- Hinweis auf Aufbewahrungspflicht bei steuerpflichtigen Werkleistungen
Die Einhaltung der Pflichtangaben ist insbesondere für dich als Leistungsempfänger von großer Bedeutung, da du sonst keinen Vorsteuerabzug durchführen kannst.
Anleitung zur Gutschrifts-Vorlage
- Lade dir mit einem Klick auf den Download-Button unser kostenloses Gutschrift-Muster für Microsoft Word bzw. Excel herunter.
- Öffne die Gutschrifts-Vorlage.
- Gib links oben deine Firmenadressdaten und darunter die Adressdaten des Rechnungsempfängers an.
- Rechts oben hast du außerdem genug Platz für dein Logo. Solltest du (noch) keines haben, kannst du den Platzhalter einfach löschen.
- Unterhalb des Logos passt du nun die Rechnungsnummer bzw. Gutschriftsnummer an. Achte darauf, dass sie fortlaufend und einzigartig ist.
- Im Betreff steht bereits „Gutschrift“, da jede Gutschrift als solche gekennzeichnet werden muss. Wenn du willst, kannst du hier noch eine Nummer anhängen, z. B. Gutschrift Nr. 0815, damit dir die Zuordnung leichter fällt.
- Unter dem Betreff ist Platz für einen Kopftext. Hier gibst du an, um welche Gutschrift es sich genau handelt. Diesen Text kannst du individuell anpassen, wenn du das möchtest.
- Nun folgt eine Tabelle, in welche du die einzelnen Positionen eintragen kannst, für die deine Gutschrift erfolgt. Wie bei einer regulären Rechnung hältst du hier Art, Menge und Umfang der gelieferten Ware oder Dienstleistung fest.
- Als nächstes gibst du den jeweiligen Nettobetrag, Steuerbetrag und Bruttobetrag sowie den gültigen Umsatzsteuersatz an. Ist die Gutschrift umsatzsteuerfrei, wie z. B. bei einem Kleinunternehmer, musst du das entsprechend vermerken.
- Falls du möchtest, kannst du nun noch deinen Namen und ggf. eine Unterschrift ergänzen.
- Am Ende des Briefes befindet sich der Fußtext. Dort trägst du nochmal deine vollständigen Firmendaten mit Telefonnummer, Homepage und E-Mail-Adresse ein. Weitere wichtige Daten, die in den Fußtext gehören, sind deine Kontodaten, Name der Bank, IBAN/Kontonummer und BIC/Bankleitzahl und die USt.-ID mit dem Namen des Geschäftsführers.
- Nach einer finalen Durchsicht kannst du die Gutschrift-Vorlage speichern oder ausdrucken. Wenn du sie als E-Mail-Anhang verschicken willst, solltest du sie zudem als PDF speichern.
