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Du bist selbstständig – egal, ob Einzelunternehmen, Freiberufler oder Kleinunternehmer? Dann solltest du dich mit der Buchhaltung auseinandersetzen. Denn hier laufen alle finanziellen Fäden zusammen und du siehst, wie sich dein Unternehmen entwickelt.
Der Einstieg kann allerdings etwas schwerfallen, bei all den Fachbegriffen und zu erledigenden Aufgaben. Wir helfen dir, dir einen Überblick zu verschaffen und eine Antwort auf die Frage zu finden, ob du deine Buchhaltung selber machen kannst bzw. möchtest oder lieber auslagerst. Dabei schauen wir uns alle wichtigen Grundlagen an: von den Teilbereichen über die Buchführungspflicht bis hin zu Büchern und Konten.
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Definition: Was ist Buchhaltung?
In der Buchhaltung bzw. Buchführung geht es um das geordnete Erfassen aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens. Das bedeutet zum Beispiel, dass du all deine Einnahmen und Ausgaben dokumentierst, dich um die Löhne deiner Mitarbeiter kümmerst oder deine unbezahlten Rechnungen im Auge behältst.
Es gibt zwei "Hauptarten": die einfache und die doppelte Buchführung. Was genau das ist, schauen wir uns in diesem Beitrag noch im Detail an.
Einen Grundsatz der Buchhaltung kannst du dir direkt jetzt zum Start schon merken: Keine Buchung ohne Beleg! Das bedeutet, dass du all deine Geschäftsvorfälle dokumentieren und nachweisen musst. Für den Fall, dass das Finanzamt mal etwas prüfen möchte.
Keine Lust zu lesen? Die wichtigsten Grundlagen vermitteln wir dir in diesem Video:
Unterschied zwischen Buchhaltung und Buchführung
Allgemein verwenden wir die Begriffe Buchhaltung und Buchführung meist synonym für die Vorgänge, die beim Verbuchen von Buchungsbelegen oder dem Abstimmen von Ertragskonten anfallen. Einen feinen Unterschied gibt es streng genommen aber doch:
Als Buchhaltung bezeichnen wir die organisatorische Einheit, also die Buchhaltungsabteilung in deinem Unternehmen.
Mit Buchführung meint man hingegen die einzelnen Aufgaben, die im Rahmen der Buchführungspflicht anfallen, vom Buchungssatz bis zur Bilanzierung.
In der Praxis versteht dich aber auch jeder, wenn du die Begriffe nicht ganz korrekt verwendest.
Was sind die Aufgaben der Buchhaltung?
Die Aufgaben in der Buchhaltung sind sehr vielfältig – und können je nach Größe des Unternehmens so einige Mitarbeiter beschäftigen. Dazu gehören vor allem:
Belege verwalten: In der Buchhaltung hältst du alles fest, was mit dem Geld und den Werten deines Unternehmens passiert. Das hilft dir zu sehen, was du besitzt und was du wem schuldest. Damit du immer einen guten Überblick hast, brauchst du Belege wie Verträge, Rechnungen, Quittungen und andere Dokumente. Jeden dieser Belege erfasst und verbuchst du in deiner Buchhaltung.
Steuerlasten berechnen und abführen: Jedes Unternehmen muss Steuern zahlen – und viele davon nicht nur einmal im Jahr, sondern monats- bis quartalsweise. Die Buchhaltung kümmert sich daher darum, dass das Finanzamt immer rechtzeitig sein Geld bekommen. Sei es bei der Vor- und Umsatzsteuer, bei der Gewerbesteuer, Einkommensteuer und ggf. Körperschaftssteuer.
Inventur durchführen und / oder überwachen: Damit du als Unternehmer genau weißt, welche Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten in deinem Unternehmen sind, kümmert sich die Buchhaltung mind. einmal pro Jahr um eine Inventur und stellt das Inventar auf.
(Interne) Zahlen aufbereiten: Die Unternehmensführung, aber auch Investoren, Banken, das Finanzamt oder die Öffentlichkeit wollen in regelmäßigen Abständen wissen, wie es um dein Unternehmen steht. Daher werden von der Buchhaltung verschiedenste Kennzahlen ermittelt und Berichte erstellt.
Was außerdem noch dazu gehört wird klarer, wenn wir uns die Teilbereiche der Buchhaltung genauer ansehen.
Welche Teilbereiche gehören zur Buchhaltung?
Eigentlich können wir gar nicht von „der“ Buchhaltung sprechen, denn es gibt so einige Teilbereiche, die sich jeweils mit klar abgesteckten Aufgaben befassen. All diese Aufgabenpakete sind oft eng miteinander verbunden.
Finanzbuchhaltung
Debitorenbuchhaltung
Kreditorenbuchhaltung
Anlagenbuchhaltung
Lohnbuchhaltung
Bilanzbuchhaltung
OPOS-Buchhaltung
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Mit dem Begriff „Buchführungspflicht“ bezeichnen wir die Pflicht zur doppelten Buchführung und damit u.a. zur Erstellung einer Bilanz als Jahresabschluss.
Du musst also wissen, ob du buchführungspflichtig bist oder nicht, damit du deinen Gewinn am Jahresende richtig ermitteln kannst.
Einfache vs. doppelte Buchführung
In der Buchhaltung unterscheiden wir grundsätzlich zwischen der einfachen und der doppelten Buchführung.
Einfache Buchführung: Du listest deine Einnahmen und Ausgaben auf und stellst sie in der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) gegenüber. Daraus ergibt sich dein Gewinn oder Verlust.
Doppelte Buchführung: Du erfasst alle Geschäftsvorfälle auf zwei Konten. Einmal im Soll und einmal im Haben. Am Ende überführst du diese Buchungen in die Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).
Es handelt sich hierbei im Kern also um zwei Methoden der Gewinnermittlung. Du kannst allerdings nicht immer frei wählen. Wichtige Faktoren sind:
die Rechtsform deines Unternehmens
eine Eintragung ins Handelsregister
dein Jahresumsatz bzw. Gewinn
Wer ist buchführungspflichtig?
Wer zur Buchführung bzw. zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, ist in § 238 HGB klar festgelegt. Zuallererst trifft es bestimmte Rechtsformen:
Kapitalgesellschaften wie die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) oder die Aktiengesellschaft (AG)
Personengesellschaften wie die Kommanditgesellschaft (KG), die offene Handelsgesellschaft (OHG) oder die Gesellschaft mit beschränkter Haftung & Co. Kommanditgesellschaft (GmbH & Co. KG)
Auch Einzelunternehmen müssen eine Bilanz erstellen, wenn sie im Handelsregister eingetragen sind und folgende Grenzwerte in zwei aufeinander folgenden Jahren überschreiten:
800.000 Euro Umsatz
80.000 Euro Gewinn
Gehörst du zu dieser Gruppe, musst du eine Bilanz erstellen. Dir bleibt keine andere Wahl.
Wer ist von der Buchführungspflicht befreit?
Aus der Auflistung oben ergibt sich auch, wer von der Buchführungspflicht befreit ist:
Einzelunternehmer mit einem Umsatz von weniger als 800.000 Euro oder einem Gewinn von weniger als 80.000 Euro
Fällst du in diese Kategorien, darfst du die vereinfachte EÜR (statt einer Bilanz) erstellen. Hier noch einmal zur Übersicht:
Übersicht: Wer ist wie Buchführungspflichtig?
Gut wissen: Du darfst jederzeit freiwillig von der Einnahmenüberschussrechnung zur Bilanzierung wechseln. Musst du im Rahmen der doppelten Buchführung bilanzieren, hast du jedoch kein Wahlrecht.
Du willst mehr zu diesem Thema wissen? Dann lies gleich in unserem Artikel zur Buchführungspflicht weiter.
Neue Grenzen im Wachstumschancengesetz!
Mit dem geplanten Wachstumschancengesetz könnten bald noch mehr Selbstständige bei der EÜR bleiben: Die Grenzwerte sollen rückwirkend zum 1.1.2024 auf 800.000 Euro Umsatz bzw. 80.000 Gewinn erhöht werden.
Erst wenn du darüber kommst, bist du dann buchführungspflichtig und musst eine Bilanz erstellen.
Buchhaltung für Selbstständige, Kleinunternehmer & Co.
Je nach Rechtsform gelten für deine Buchhaltung unterschiedliche Vorgaben. Hauptsächlich geht es dabei darum, um du eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen darfst oder bilanzieren musst. Schauen wir uns das einmal genauer an.
Buchhaltung für Einzelunternehmer
Buchhaltung für Freiberufler
Buchhaltung für Kleinunternehmer
Buchhaltung für GmbH, OHG und weitere Gesellschaftsformen
Klingt kompliziert? Mit sevdesk wird es leicht!
Doppelte Buchführung leicht gemacht
Die doppelte Buchführung muss dich nicht abschrecken. Mit der Buchhaltungssoftware von sevdesk erfasst du deine Einnahmen und Ausgaben spielend selbst und leistest schon gute Vorarbeit für die Erstellung des Jahresabschlusses durch deinen Steuerberater.
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Du weißt schon, dass du es in der Buchhaltung viel um Belege geht. Und weil du mit denen nicht einfach so umgehen darfst, wie es dir vielleicht passt, gibt es genaue Regelungen wie du Belege zu dokumentieren und aufzubewahren hast. Festgehalten sind diese in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Demnach musst du deine Belege „einzeln, nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet“ erfassen (s. BMF-Schreiben). Dabei solltest du auf folgende Punkte achten:
Unveränderlichkeit: Grundsätzlich darfst du deine Belege und Buchungen nicht nachträglich verändern. Sollte das doch einmal nötig sein, musst du alles sorgfältig dokumentieren und darfst nicht einfach die Original-Buchung löschen.
Aufbewahrung: Du musst all deine Belege während der gesamten Aufbewahrungsfrist parat haben. Und das in dem Format, in dem du sie bekommen hast.
Kassenbuch: Bei Bareinnahmen musst du ein Kassenbuch führen und die Ein- und Ausgänge täglich dokumentieren.
Mehr Details dazu, was die Grundsätze für dich im Buchhaltungs-Alltag bedeuten, erfährst du in unserem Beitrag zu den GoBD.
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Die GoBD einzuhalten klingt erstmal ganz schön kompliziert? Das muss nicht sein. Mit der sevdesk Buchhaltungssoftware erstellst du GoBD-konforme Rechnungen und archivierst all deine Belege rechtssicher. Teste sevdesk gleich 14 Tage risikolos aus: Nach der kostenlosen Testphase endet dein Zugang automatisch.
In der Buchhaltung bzw. Buchführung müssen – wie der Name schon sagt – Bücher geführt werden. Es gibt dabei drei Arten von Büchern:
Grundbuch (Journal)
Im Grundbuch, oft auch als Journal bezeichnet, erfasst du alle Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge. Für jeden Eintrag erstellst du einen Buchungssatz, der angibt, welche Konten im Soll und Haben betroffen sind. Außerdem gibst du hier folgende Daten an:
Datum
Betrag
Verknüpfung zum Beleg
ggf. weitere Beschreibungen
Am Ende kannst du alle Bewegungen eines Zeitraums in richtiger Reihenfolge nachvollziehen – ähnlich wie bei einem Tagebuch.
Hauptbuch
Die Geschäftsvorfälle aus dem Grundbuch werden im Hauptbuch nach Konten sortiert übertragen. Jedes Konto im Hauptbuch zeigt die Veränderungen, die durch die Geschäftsvorfälle verursacht wurden. So können Abschlüsse wie die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung erstellt werden. Dieses Buch ist also die Grundlage für den Jahresabschluss.
Nebenbücher
Zusätzlich zu diesen beiden Büchern gibt es noch viele Nebenbücher. In denen erfasst du bestimmte Vorgänge noch detaillierter und beschreibst die Geschäftsvorfälle genau. Du kannst dir das wie einen Spezial-Ordner bzw. ein separates Notizbuch vorstellen.
Je nach Unternehmen können die Nebenbücher sehr unterschiedlich ausfallen. Während der eine nur ein Lohnbuch braucht, führen größere Unternehmen oft viele Nebenbücher.
Konten in der Buchhaltung
Rufen wir uns noch einmal ins Gedächtnis, dass du bei der doppelten Buchführung immer zwei Konten bebuchst. Doch was für Konten gibt es da überhaupt?
Grundsätzlich unterteilen sich die Konten in der Buchhaltung in folgende Arten:
Kontoart
Beschreibung
Bestandskonten
Auf den Bestandskonten siehst du die Vermögenswerte (Aktiva) und Schulden (Passiva) eines Unternehmen.
Erfolgskonten
Erfolgskonten erfassen alle Geschäftsvorfälle, die den Erfolg eines Unternehmens, also seinen Gewinn oder Verlust, beeinflussen. Sie werden in Aufwands- und Ertragskonten unterteilt.
- Aufwandskonten
Aufwandskonten halten alle Ausgaben fest, die während eines Geschäftsjahres entstehen, um Umsätze zu erzielen. Dazu gehören beispielsweise Gehälter, Miete oder Materialkosten. Aufwendungen verringern den Gewinn des Unternehmens.
- Ertragskonten
Ertragskonten verzeichnen alle Einnahmen, die dem Unternehmen aus seiner gewöhnlichen Geschäftstätigkeit oder anderen Quellen zufließen, wie zum Beispiel Umsatzerlöse, Zinseinnahmen oder Einnahmen aus dem Verkauf von Anlagevermögen. Erträge erhöhen den Gewinn des Unternehmens.
GuV-Konto
Das GuV-Konto nimmt am Ende eines Geschäftsjahres die Summe aller Aufwands- und Ertragskonten auf, um den Gesamtgewinn oder -verlust des Unternehmens zu ermitteln. Die Konten fassen die Ergebnisse der Erfolgskonten zusammen und zeigt, ob das Unternehmen wirtschaftlich erfolgreich war oder nicht.
Darüber hinaus gibt es noch einige weitere Konten wie Steuerkonten, Kapitalkonten oder Privatkonten.
Kontenrahmen & Kontenplan
In einem großen Unternehmen kommen schnell so einige Konten zusammen. Woher soll die Buchhaltung nun wissen, welche es genau gibt? Es braucht eine Übersicht. Die bekommst du in Form eines Kontenplans. Darin werden alle Konten, die für dich relevant sind, aufgelistet.
Orientieren kannst du dich dafür an einem sogenannten Kontenrahmen (oder auch Standard-Kontenrahmen bzw. SKR). Das ist ein übergreifendes Schema mit allen möglichen Konten. Der Kontenrahmen ist oft branchenspezifisch und kann von dir individuell angepasst werden. Denn oft wirst du nicht alles für deinen Kontenplan brauchen (z.B., wenn du keine Mitarbeiter hast).
Wichtig ist, dass dein Kontenplan am Ende für das Finanzamt nachvollziehbar ist.
Kontenrahmen: SKR 03 und SKR 04
Branchenübergreifend haben sich die beiden Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 durchgesetzt. Die beiden unterscheiden sich v.a. in ihrem Aufbau.
SKR 03: gliedert sich eher nach den betrieblichen Abläufen
SKR 04: gliedert sich nach dem Aufbau der Bilanz
Darüber hinaus gibt es aber noch viele weitere Kontenrahmen, an denen du deinen Kontenplan ausrichten kannst.
Jahres- und Monatsabschluss
Einen Jahresabschluss muss jeder Unternehmer in der einen oder anderen Form erstellen – sei es als Bilanz oder als EÜR.
Ein Monatsabschluss ist hingegen nicht gesetzlich verpflichtend. Viele Unternehmen fertigen ihn dennoch an, um sich einen Überblick über ihre finanzielle Lage verschaffen zu können oder um internen Informationspflichten (z. B. gegenüber Anteilseignern) nachzukommen.
Du gehst dabei ähnlich vor wie beim Jahresabschluss und erstellst eine Monatsbilanz und eine GuV für den entsprechenden Monat.
Welche Schritte dafür erforderlich sind, erfährst du in unserem Beitrag zum Monatsabschluss.
Buchhaltung selber machen oder auslagern?
Oft hören wir die Frage „Kann ich meine Buchhaltung auch selbst machen?". Grundsätzlich ist die Antwort „Ja“. Mit einer professionellen Software kannst du vieles rund um Buchungen, Steuererklärungen & Co. selbst erledigen. Das spart oft viel Geld.
Je nachdem, wie umfangreich deine Buchhaltung ist und wie gut deine Vorkenntnisse sind, kann es allerdings die bessere Lösung sein, die Aufgaben auszulagern. Damit holst du dir oft deutlich mehr Expertise ins Boot.
Die einfachste Form des Buchhaltung-Outsourcings ist die Beauftragung eines Steuerberaters. Wenn du Mitarbeiter beschäftigst, kannst du die auch gleich die Gehaltsabrechnungen erledigen lassen. Es gibt aber noch andere Varianten, etwa die Beauftragung eines Buchhaltungsservices oder eines externen Buchhalters.
Wann sich die Auslagerung für dich lohnt und wann du die Arbeiten besser intern erledigst, erfährst du in unserem Artikel zum Buchhaltung-Outsourcing.
Tipp: Nutze eine professionelle Buchhaltungssoftware!
Egal, ob du deine Buchhaltung selbst erledigst oder auslagerst, eine Buchhaltungssoftware wie sevdesk spart dir viel Zeit und Nerven. Hier erfasst und verbuchst du all deine Belege rechtskonform und kannst sie direkt an deinen Steuerberater übermitteln oder weiter bearbeiten. Ganz ohne Papierchaos und schwere Ordner.
Statt gleich deine gesamte Buchhaltung auszulagern, kannst du auch nur Teile abgeben und den Rest selbst erledigen. So kannst du zum Beispiel die vorbereitende Buchhaltung mit einer Buchhaltungssoftware erledigen und deine Geschäftsvorfälle schon einmal vorkontieren bzw. verbuchen. Deine Vorarbeit übermittelst du dann (z.B. per Schnittstelle) an deinen Steuerberater, der sich um alles Weiter kümmern.
So kannst du Geld sparen, aber genießt gleichzeitig die Sicherheit, dass alles richtig ans Finanzamt geht.
Buchhaltung lernen: So geht’s
Oder willst du es lieber ganz auf eigene Faust machen? Auch eine Option. Allerdings braucht es dafür ausreichend Wissen. Die gute Nachricht ist: Buchhaltung kann man lernen.
Einen Einblick in die wichtigsten Basics verschaffst du dir mit unserem Beitrag zum Buchhaltung lernen. Daneben gibt es eine Vielzahl von Weiterbildungsmöglichkeiten. Lerne etwa in VHS-Kursen oder IHK-Lehrgängen Schritt für Schritt die Buchhaltung in der Praxis kennen, nimm an Online-Tutorials oder -kursen teil und erfahre mehr über die Bildung von Buchungssätzen oder die richtige Vorgehensweise bei der Gehaltsabrechnung aus Lern- und Übungsbüchern.
Und nur so als Tipp: Auch, wenn du deine Buchhaltung auslagerst, schadet es nicht, die Basics zu kennen.
Wer haftet eigentlich bei Buchhaltungsfehlern?
Egal, ob du deine Buchhaltung selbst machst oder auslagerst: Schon ein falscher Buchungssatz, falsch angewendete Grundsätze in der Anlagenverwaltung oder ein lückenhaft geführtes Kassenbuch können sich in deiner Buchhaltung fatal auswirken.
Kommt es zu Nachzahlungen, haftest du zunächst einmal selbst. Angestellte haften höchstens dann, wenn sie grob fahrlässig oder vorsätzlich gehandelt haben.
Wie es mit der Haftung deines Steuerberaters aussieht und wie du häufige Buchhaltungsfehler vermeidest, erfährst du in unserem Beitrag zu Fehlern in der Buchhaltung.
So digitalisierst du deine Buchhaltung
Die Zeiten, in denen Buchhaltung ein Synonym für „chaotischer Papierhaufen“ war, neigen sich langsam dem Ende zu. Auch in der Buchhaltung hält die Digitalisierung mehr und mehr Einzug. Statt deine Belege alle auszudrucken und in Ordnern abzulegen, verbuchst und archivierst du deine Geschäftsvorfälle digital – zum Beispiel in einer Buchhaltungssoftware. Das nimmt dir richtig viel Arbeit ab.
So kann das dann aussehen: Die Software von sevdesk kümmert sich nicht nur um die GoBD-konforme Archivierung der Belege, sondern macht dir gleich passende Vorschläge für Buchungssätze, erledigt die Umsatzsteuervoranmeldung auf Knopfdruck und stellt dir jederzeit tagesaktuelle Auswertungen zur Verfügung. Gleichzeitig kannst du auch eine Steuerkanzlei mit ins Boot holen – dank integrierter DATEV-Schnittstelle ist die Zusammenarbeit besonders komfortabel.
Wie du es schaffst, deine Buchhaltung zu digitalisieren, zeigen wir dir in unserem Artikel zur digitalen Buchhaltung.
Zusammenfassung
Die Buchhaltung erfasst alle finanziellen Vorgänge eines Unternehmens. Sie ist dabei in diverse Bereiche wie Finanz- und Lohnbuchhaltung aufgeteilt und für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften essenziell. Hier noch einmal die wichtigsten Punkte:
Streng genommen sind "Buchhaltung" und "Buchführung" NICHT dasselbe
Die Buchhaltung übernimmt viele Aufgaben von der Belegorganisation bis zur Anlagenverwaltung.
Unternehmen sind buchführungspflichtig, wenn sie die Gewinn- oder Umsatzgrenze überschreiten oder aufgrund ihrer Rechtsform (Bsp. GmbH oder OHG)
In der Buchhaltung werden Geschäftsvorfälle auf Konten verbucht, die dann in Bücher einfließen.
Du kannst deine Buchhaltung intern durchführen oder auslagern. Eine digitalisierte Buchhaltung hilft in beiden Fällen.
Zum Abschluss nun noch ein Extra-Tipp: Teste die digitale Buchhaltung mit der sevdesk Buchhaltungssoftware jetzt kostenlos und mach dir dein Leben leichter.
Häufig gestellte Fragen zum Thema
Was wird in der Buchhaltung gemacht?
Was ist der Unterschied zwischen Buchhaltung und Buchführung?
Warum ist die Buchhaltung für Unternehmen und Selbständige wichtig?
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