Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erstellen – So geht’s ganz einfach

Definition: Was ist die Einnahmenüberschussrechnung?

Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ist eine vereinfachte Methode der Gewinnermittlung für Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer. Mit ihr berechnest du, ob du in einem Geschäftsjahr Gewinn erzielt oder Verluste verbucht hast. Bei der EÜR reicht eine einfache Buchführung aus.  

Zum Jahresabschluss ziehst du alle Betriebsausgaben von deinen gesamten Betriebseinnahmen in einem Geschäftsjahr ab. Schon kannst du sehen, ob ein Überschuss bleibt und du Gewinn erzielt hast. Aufgrund des Rechenweges wird die EÜR auch Einnahmen-Ausgaben-Rechnung genannt.

Der Vorteil: Du musst keine doppelte Buchführung mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) machen. Jeder Geschäftsvorfall wird nur auf einem Konto erfasst – entweder als Einnahme oder als Ausgabe. Viele Kleinunternehmer nutzen dafür auch einfach eine Excel-Tabelle.

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Kostenlose EÜR-Vorlage

Du kennst dich schon ein bisschen mit der EÜR aus? Dann kannst du deine Einnahmenüberschussrechnung ganz einfach mit Excel mit unserer kostenlosen EÜR-Vorlage erstellen. Du trägst deine Betriebseinnahmen und -ausgaben ein und siehst am Ende direkt deinen Gewinn.

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Wer muss bzw. darf eine EÜR abgeben?

In der Regel ist jedes Unternehmen buchführungspflichtig und muss eine Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung erstellen. Je nach Unternehmensform sowie Gewinn und Umsatz kannst du davon jedoch befreit sein. In § 4 Abs. 3 EstG kannst du nachlesen, welche Unternehmer die einfache Einnahmenüberschussrechnung erstellen dürfen. Wir haben dir eine Übersicht erstellt:

* Diese Grenzen sind vom Gesetzgeber festgelegt und beziehen sich immer auf zwei aufeinanderfolgende Geschäftsjahre.

Überschreitest du die Grenzwerte, reicht die EÜR nicht mehr aus. Dann ist eine Bilanz mit GuV für dieses Geschäftsjahr notwendig. Grundsätzlich liegt es dabei in deiner Verantwortung, deine Zahlen im Blick zu haben und selbstständig auf die doppelte Buchführung umzustellen (Stichwort: Mitwirkungspflicht).

Führst du den Wechsel jedoch nicht selbstständig durch, bekommst du früher oder später Post vom Finanzamt und wirst dazu aufgefordert, für die betroffenen Geschäftsjahre deinen Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung nachzureichen – im Zweifel auch mit Extra-Kosten für dich.

Du kannst zudem auch freiwillig eine Bilanz einreichen, obwohl du rein rechtlich gesehen berechtigt bist, eine einfache Einnahmenüberschussrechnung zu erstellen.

Umgekehrt funktioniert das Ganze natürlich genauso: Du kannst dich von der Bilanzierungs- und Buchführungspflicht befreien lassen, wenn du in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren weniger als 800.000 Euro Umsatz und weniger als 80.000 Euro Überschuss erwirtschaftest. Zudem spielt die Rechtsform eine Rolle. Nur als Einzelunternehmer, Freiberufler oder Personengesellschaft ohne Buchführungspflicht darfst du die EÜR verwenden.

Wenn du von der EÜR zur Bilanzierung wechselst, solltest du besonders sorgfältig sein – denn beide Methoden erfassen Einnahmen zu unterschiedlichen Zeitpunkten.

Beispiel: Bei der EÜR zählt der Zahlungseingang – also dann, wenn das Geld wirklich auf deinem Konto eingeht. In der Bilanzierung dagegen wird eine Einnahme schon erfasst, wenn die Leistung erbracht wurde – unabhängig davon, wann gezahlt wird.

Wenn du beim Wechsel nicht aufpasst, kann es passieren, dass derselbe Umsatz zweimal in der Steuer auftaucht: Einmal in der EÜR, weil das Geld damals eingegangen ist, und dann nochmal in der Bilanz, weil die Forderung verbucht wird. Damit das nicht passiert, solltest du im Jahr des Wechsels einen sogenannten Übergangsgewinn (oder -verlust) berechnen und in der Steuererklärung angeben. So stellst du sicher, dass keine Einnahme doppelt oder gar nicht berücksichtigt wird.

EÜR vs. Bilanzierung: Was ist der Unterschied?

Der große Unterschied zwischen der Einnahmenüberschussrechnung und der Bilanzierung liegt im Aufwand und in der Methode. Bei der EÜR zählst du ganz einfach: Was ist reingekommen, was ist rausgegangen? Es gilt das Zufluss-Abfluss-Prinzip – du erfasst Einnahmen und Ausgaben erst, wenn das Geld wirklich fließt.

Bei der Bilanzierung sieht das anders aus: Du erfasst dein gesamtes Betriebsvermögen – also alle Aktiva (Anlagevermögen und Umlaufvermögen) und Passiva (Eigenkapital und Fremdkapital). Aktiva sind alle Dinge, die deinem Unternehmen gehören (z. B. Maschinen, Waren, Bankguthaben) – also dein Vermögen. Passiva zeigen, wie dieses Vermögen finanziert wurde – entweder durch dein eigenes Geld oder durch Schulden.

Einnahmen und Ausgaben zählen hier schon bei Entstehung der Forderung oder Verpflichtung, nicht erst beim Geldfluss. Außerdem brauchst du ein Inventar, eine Bilanz (eine Gegenüberstellung von Vermögen und Schulden) und eine Gewinn- und Verlustrechnung.

Daneben gibt es noch ein paar weitere Unterschiede:

Kurz zusammengefasst: Die Bilanz ist mehr Aufwand, bietet aber auch ein genaueres Bild deiner finanziellen Lage.

• EÜR = einfach & übersichtlich, reicht bei kleinen Unternehmen in der Regel aus
• Bilanzierung = aufwendiger, aber detaillierter und bietet ein vollständiges Bild deiner wirtschaftlichen Lage

Was ist das Zu- und Abflussprinzip?

Bevor wir uns genauer anschauen, wie die Einnahmenüberschussrechnung aufgebaut ist und wie du sie erstellst, gehen wir noch auf einen wichtigen Punkt ein: Das Zufluss- und Abflussprinzip. Denn darauf baut die gesamte EÜR auf. Nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip (§ 11 EStG) darfst du in der EÜR Einnahmen und Ausgaben erst dann berücksichtigen, wenn das Geld auch auf deinem Konto eingegangen bzw. abgegangen ist.

Beispiel: Du erledigst für einen Kunden im Dezember einen Auftrag und erstellst dafür im gleichen Monat eine ordnungsgemäße Rechnung. Bezahlt wird diese Rechnung aber vom Kunden aufgrund des Zahlungsziels erst im Januar.

Nach dem Zuflussprinzip spielt in diesem Fall nicht das Rechnungsdatum die entscheidende Rolle, sondern das Datum, an dem der Rechnungsbetrag auf deinem Geschäftskonto eingegangen ist bzw. verbucht wurde. Der Zufluss wird also im Januar erfasst und taucht somit erst in der EÜR des nächsten Geschäftsjahres auf.

Ausnahme: Hast du Einnahmen und Ausgaben, die regelmäßig wiederkehren (wie Mietzahlungen oder Gehälter) und innerhalb eines Zeitraums von zehn Tagen vor oder nach dem Jahreswechsel auftreten, werden sie dem jeweiligen Wirtschaftsjahr zugeordnet, zu dem sie wirtschaftlich gehören. Das nennt sich „10-Tage-Regelung”. Angenommen, du überweist die Miete für deine Büroräume, die am 1. Januar fällig ist, bereits am 27. Dezember. Nach der 10-Tage-Regelung gehört die Ausgabe erst in das Folgejahr und damit auch erst in die nächste EÜR.

Anleitung: Wie erstelle ich eine EÜR?

In der Einnahmenüberschussrechnung listest du alle betrieblichen Einnahmen und Ausgaben deines Unternehmens auf. Erfasst werden dabei z. B. Umsätze, Materialkosten, Miete, Fahrtkosten oder Abschreibungen. Aber keine Sorge: Was genau dazugehört und wie du deine EÜR erstellst, zeigen wir dir Schritt für Schritt.

Du möchtest nicht nur lesen, sondern auch sehen, wie man eine EÜR erstellt? Dann schau dir unser Video an. STEUERFIT erklärt, wie du mit sevdesk ganz einfach eine EÜR erstellen kannst.

Schauen wir nun zunächst einmal auf den Aufbau der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Dieser richtet sich nach der Anlage EÜR. Im Detail sieht der Aufbau der EÜR für das Steuer- bzw. Geschäftsjahr 2024 wie folgt aus:

Eine ausführliche Ausfüllhilfe für die einzelnen Zeilen findest du in unserem Artikel zur Anlage EÜR.

Schritt 1: Belege sammeln

Bevor du mit der EÜR beginnst, sammle alle relevanten Belege und Dokumente, die deine betrieblichen Einnahmen und Ausgaben betreffen. Dazu gehören Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und andere Unterlagen.

Schritt 2: Betriebseinnahmen auflisten bzw. erfassen

Gehe nun alle deine betrieblichen Einnahmen durch und liste sie detailliert auf – getrennt nach Nettoeinnahmen und Umsatzsteuer.

Einnahmen = Betriebseinnahmen + vereinnahmte Umsatzsteuer

Achte darauf, nichts zu vergessen und alle Einnahmen korrekt zu erfassen – am besten in einer Excel-Tabelle oder mit einem Buchhaltungstool. Prinzipiell zählt alles als Betriebseinnahme, was deinem Unternehmen in Form von Geld oder Waren zufließt und in direktem Zusammenhang mit deiner betrieblichen Tätigkeit steht. Konkret sind die Einnahmen in §8 EStG geregelt, dazu zählen z. B.:

• Umsätze aus Warenverkauf oder Dienstleistungen
• Anzahlungen und Vorschüsse von Kunden
• Einnahmen aus Nebenleistungen, z. B. Versandkosten, Mahngebühren
• Zinserträge auf betriebliche Konten
• Private Nutzung von Betriebsvermögen, z. B. Kfz oder Telefon
• Entnahmen in Geld oder Gütern
• Veräußerungsgewinne beim Verkauf von Anlagegütern
• Versicherungsleistungen (z. B. nach Schadensfall eines Betriebsfahrzeugs)
• Erstattungen, z. B. von der Berufsgenossenschaft oder Krankenkasse
• Subventionen, Fördermittel oder Zuschüsse, wenn sie betrieblich veranlasst sind

Ausnahmen: Geld, das du deinem Unternehmen über ein Darlehen zur Verfügung stellst, also z. B. ein Bankkredit, und Privateinlagen sind keine Betriebseinnahmen.

So erfasst du deine Belege richtig

Notiere deine Betriebseinnahmen und -ausgaben in einem Journal oder, wenn du mit Bargeld zu tun hast, in einem Kassenbuch. Letzteres ist Pflicht, wenn du mit Bargeld hantierst.

Du kannst dein Journal mit einer Excel-Tabelle führen. Nutze dafür gerne unsere EÜR-Vorlage. Noch einfacher wird es mit einer EÜR-Software, die automatisch alle Einnahmen und Ausgaben direkt in die EÜR überträgt.

Schritt 3: Betriebsausgaben auflisten bzw. erfassen

Nachdem du deine Einnahmen sortiert hast, machst du jetzt auch eine Liste aller betrieblichen Ausgaben. Stelle sicher, dass du kleinere Betriebsausgaben nicht übersiehst, und trenne zwischen Nettoausgaben und Vorsteuer.

Ausgaben = Betriebsausgaben + gezahlte Vorsteuer

Zu den Betriebsausgaben gehören alle Aufwendungen im Zusammenhang mit deinem Unternehmen. Sie sind in § 4 Abs. 4 EStG geregelt und können folgende Positionen sein:

• Wareneinkauf und Rohstoffe
• Löhne und Gehälter (inkl. Sozialabgaben)
• Miete für Geschäftsräume
• Leasingraten für betriebliche Fahrzeuge oder Maschinen
• Abschreibungen auf Anlagegüter (z. B. Computer, Maschinen)
• Geleistete Anzahlungen
• Telefon- und Internetkosten
• Fahrtkosten, Reisekosten und Verpflegungspauschalen
• Fort- und Weiterbildungskosten
• Werbung und Marketing (z. B. Website, Flyer, Google Ads)
• Bürobedarf und Fachliteratur
• Beratungskosten, z. B. Steuerberater, Anwalt
• Versicherungsbeiträge, z. B. Betriebshaftpflicht
• Zinsen und Bankgebühren
• Beiträge zu Berufsverbänden oder Kammern
• Bewirtungskosten und Geschenke
• Kosten für Homeoffice oder Arbeitszimmer (anteilig)

Besonderheit: Wenn du ein Darlehen zurückzahlst, zählt das nicht als Betriebsausgabe – denn du gibst damit nur Geld zurück, das dir vorher geliehen wurde.

Abschreibungen auf Anlagegüter

Anschaffungen wie Maschinen, Firmenwagen, Computer oder Gebäude zählen zum sogenannten abnutzbaren Anlagevermögen. Sie werden über mehrere Jahre hinweg abgeschrieben – das heißt: Der volle Kaufpreis fließt nicht auf einmal, sondern stückweise als jährlicher Betrag in die EÜR ein. So wird der Wertverlust eines Gegenstands über die Nutzungsdauer verteilt.

Solche abnutzbaren Anlagevermögen müssen in ein Anlageverzeichnis aufgenommen werden – mit Angaben zu Anschaffungsdatum, -kosten, Nutzungsdauer und dem jährlichen Abschreibungsbetrag. Nur der jährliche Abschreibungsbetrag fließt in die EÜR als Betriebsausgabe ein und muss zudem in die Anlage AVEÜR eingetragen werden.

Auch nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter wie Grundstücke gehören ins Anlageverzeichnis – sie werden allerdings nicht abgeschrieben und wirken sich daher nicht auf den Gewinn aus.

Zwar gilt bei der EÜR eine Abschreibungspflicht für alle Wirtschaftsgüter ab einem Wert von mehr als 250 Euro, geringwertige Wirtschaftsgüter wie ein Schreibtisch oder Drucker unter 800 Euro netto kannst du jedoch sofort komplett als Betriebsausgabe absetzen.

Mehr zur korrekten Abschreibung erfährst du in unserem Ratgeber.

Schritt 4: Gewinn ermitteln

Um deinen Gewinn bzw. Verlust zu ermitteln, rechnest du alle Einnahmen sowie alle Ausgaben zusammen. Danach ziehst du die Ausgaben von den Einnahmen ab. Ist das Ergebnis positiv, hast du einen Überschuss und damit einen Gewinn erzielt. Bei einem negativen Ergebnis liegt ein Verlust in diesem Geschäftsjahr vor.

Einnahmen - Ausgaben = Gewinn / Verlust

Aber: Damit ist die Gewinnermittlung noch nicht ganz abgeschlossen. In den weiteren Abschnitten der Anlage EÜR werden zusätzlich noch besondere Posten erfasst – zum Beispiel private Nutzungsanteile, nicht abziehbare Betriebsausgaben oder steuerfreie Einnahmen, die dein Ergebnis ebenfalls beeinflussen können. Erst nach diesen Korrekturen ergibt sich dein tatsächlicher steuerlicher Gewinn, den du ans Finanzamt übermittelst. Auch hier hilft dir unsere Ausfüllhilfe im Artikel zur Anlage EÜR weiter. Bei komplexeren Fällen hältst du am besten Rücksprache mit einem Steuerberater.

‍Schritt 5: EÜR an das Finanzamt übermitteln

Sobald deine EÜR vollständig ist und du deinen Gewinn ermittelt hast, kannst du ihn in der Steuererklärung an das Finanzamt übermitteln. Dies erfolgt in der Regel elektronisch über die Plattform ELSTER. Neben der Anlage EÜR können noch weitere Anlagen zur EÜR wichtig sein.

Wann und wie wird die EÜR eingereicht?

Wann und wie wird die EÜR eingereicht?

Für die Einnahmenüberschussrechnung gelten dieselben Fristen wie für die Steuererklärung – denn du reichst beides zusammen beim Finanzamt ein. In der Regel endet die Abgabefrist der EÜR am 31. Juli des Folgejahres. Dieser Stichtag gilt zumindest dann, wenn du die EÜR selbst erstellen möchtest. Übernimmt ein Steuerberater deine Buchhaltung, verschiebt sich die Frist für die EÜR auf den 28. Februar des übernächsten Jahres.

Wichtig: Um die EÜR beim Finanzamt einzureichen, füllst du die Anlage EÜR deiner Steuererklärung aus. Das entsprechende Formular kannst du online im Steuerverwaltungsportal ELSTER ausfüllen und an das Finanzamt übermitteln – oder du überlässt deine Buchhaltung deinem Steuerberater. Dieser leitet die EÜR an das Finanzamt weiter.

Deine Steuererklärung sollte spätestens am Stichtag beim Finanzamt eingehen, um Verspätungszuschläge zu vermeiden. Es zählt dabei der Tag, an dem die EÜR beim Finanzamt eingegangen ist, nicht der, an dem du sie losgeschickt hast. Durch die elektronische Übermittlung kommt die EÜR jedoch in der Regel am selben Tag beim Finanzamt an.

Weißt du bereits frühzeitig, dass du die Frist zur Abgabe der EÜR nicht einhalten kannst, hast du die Möglichkeit, eine Fristverlängerung zu beantragen. Der Aufschub kann bis zum 31. Dezember des Folgejahres reichen. Jedoch gibt es keine Garantie, ob und bis wann dir das Finanzamt eine Fristverlängerung gewährt.

Übrigens: Es gibt noch mehr Termine, die du als Selbstständiger im Blick haben solltest. Welche das sind, zeigen wir dir hier: Steuertermine 2025.

Zusammenfassung

Die Einnahmenüberschussrechnung ist deine Form der Gewinnermittlung, die vor allem kleinere Unternehmen nutzen dürfen. Du brauchst keine aufwendige Bilanz, sondern stellst lediglich Einnahmen und Ausgaben gegenüber. Die Rechnung ist schnell erklärt:

Einnahmen – Ausgaben = Gewinn (oder Verlust)

Wenn du nicht zur Buchführung verpflichtet bist – also zum Beispiel als Freiberufler arbeitest, ein Kleingewerbe führst oder unter bestimmten Umsatz- und Gewinngrenzen bleibst – kannst (und musst) du die EÜR nutzen (§ 4 Abs. 3 EStG).

Wichtig ist nur: Belege gut aufbewahren, regelmäßig erfassen und am besten gleich digitalisieren – z. B. mit sevdesk. Mit unserer Software hast du nicht nur alles im Blick, sondern kannst deine EÜR mit wenigen Klicks erstellen.