Kleinunternehmer - alle wichtigen Infos

Was ist die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG?

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ist eine steuerliche Sonderregelung für Selbstständige mit geringen Umsätzen. Sie befreit dich von der Pflicht, Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen auszuweisen und ans Finanzamt abzuführen. Gleichzeitig kannst du aber auch keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen geltend machen. 

Doch wie funktioniert das genau?
Normalerweise musst du als Unternehmer auf deine Umsätze Umsatzsteuer berechnen, von deinen Kunden einziehen und regelmäßig an das Finanzamt melden. Für viele Gründer und kleine Betriebe kann das eine zusätzliche Hürde sein – besonders zu Beginn.

Die Kleinunternehmerregelung sorgt hier für spürbare Entlastung: Solange dein Jahresumsatz unter den gesetzlichen Umsatzgrenzen bleibt, kannst du dich als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen. Welche Voraussetzungen dafür gelten, schauen wir uns im nächsten Schritt an.

Wann bin ich Kleinunternehmer und welche Grenzen gelten im Jahr 2025?

Als Kleinunternehmer giltst du, wenn du zum Jahresende zwei Bedingungen erfüllst:

• Du hast im zurückliegenden Geschäftsjahr einen Umsatz erzielt, der die Umsatzgrenze von 25.000 Euro (Stand: 2025) nicht überschreitet.
• Du wirst im kommenden Geschäftsjahr nicht mehr als 100.000 Euro an Umsätzen erzielen.

Wenn du gerade erst startest, hast du natürlich noch kein Vorjahr. Dann zählt der hochgerechnete Umsatz für das erste Jahr (den du zum Beispiel in deinem Finanzplan ermittelt hast). Wichtig ist, dass du mit deinem erwarteten Umsatz unter der aktuellen Grenze bleibst – nur dann giltst du zum Start als Kleinunternehmer.

Am 01.01.2025 wurde die Umsatzgrenze für die Kleinunternehmerregelung angepasst. Wir haben dir eine Übersicht zusammengestellt, in der du die Grenzen bis und ab 2025 auf einen Blick sehen kannst:

Erklärung: Kleinunternehmer vs. Kleingewerbe – wo liegt der Unterschied?

Viele verwenden die Begriffe Kleinunternehmer und Kleingewerbe synonym, sie bezeichnen jedoch gänzlich unterschiedliche Sachverhalte:

• Als Kleinunternehmer zählst du, wenn du im vergangenen Kalenderjahr nicht mehr als 25.000 Euro Umsatz gemacht hast. Wichtig: Das ist eine umsatzsteuerliche Regelung – und gilt für alle, egal ob du ein Gewerbe hast oder freiberuflich arbeitest.
• Ein Kleingewerbe ist ein Unternehmen, das nicht im Handelsregister eingetragen ist und mit seinem Umsatz unterhalb der Grenze für die Buchführungspflicht ist (seit 2024: 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn). Das gilt nur für Gewerbetreibende – also nicht für Freiberufler.

Du kannst Kleinunternehmer sein und ein Kleingewerbe führen – das eine schließt das andere nicht aus. Ein Kleingewerbe ist aber nicht automatisch auch ein Kleinunternehmen.

Umsatz ist nicht gleich Gewinn – so berechnest du die Grenze als Kleinunternehmer richtig

Viele verwechseln Umsatz mit Gewinn. Um Licht ins Dunkel zu bringen, solltest du wissen: Für die Kleinunternehmerregelung zählt ausschließlich dein Bruttoumsatz. Also der Gesamtbetrag, den du deinen Kunden in Rechnung stellst. Dabei geht es um alle Einnahmen aus deiner selbstständigen Tätigkeit. Deine Betriebsausgaben spielen bei dieser Berechnung keine Rolle. Es zählt, was du einnimmst, nicht was am Ende übrig bleibt.

Welche Umsätze werden bei der Berechnung der Kleinunternehmergrenze nicht berücksichtigt?

Waren und Dienstleistungen, die umsatzsteuerfrei sind, werden gar nicht erst berücksichtigt, wenn es um die Ermittlung der Umsatzgrenze von Kleinunternehmern geht. In § 4 Nr. 11 bis 28 UStG findest du diese wichtigsten „Steuerbefreiungen bei Lieferungen und sonstigen Leistungen“.

Dazu gehören zum Beispiel:

• ärztliche Heilbehandlungen
• Vermietung und Verpachtung von Grundstücken
• Leistungen von Bausparkassen- und Versicherungsvertretern und Versicherungsmaklern
• Angebote allgemeinbildender oder berufsbildender Schulen bzw. Leistungen selbstständiger Lehrkräfte an solchen Einrichtungen

Wenn du als Kleinunternehmer Waren oder Dienstleistungen im Ausland kaufst oder anbietest, dann musst du in den meisten Fällen ebenfalls keine Umsatzsteuer berechnen, die Kleinunternehmerregelung kommt also auch hier zum Tragen. Alle Infos zu Auslandsumsätzen als Kleinunternehmer haben wir ausführlich auf der entsprechenden Ratgeberseite beschrieben.

Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung im Überblick

Damit du die Entscheidung leichter treffen kannst, haben wir dir die wichtigsten Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung übersichtlich zusammengestellt:

Für wen sich die Kleinunternehmerregelung eignet und wann du besser in die Regelbesteuerung wechselst, erfährst du im folgenden Abschnitt.

Für wen eignet sich die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung ist ideal, wenn du dein Business übersichtlich hältst und keine großen Investitionen planst. Besonders geeignet ist sie für Gründer, die:

• zum Start noch keinen hohen Umsatz erwarten
• sich nebenberuflich selbstständig machen
• hauptsächlich mit Privatkunden arbeiten (B2C)
• Dienstleistungen ohne hohe Materialkosten anbieten 
• bewusst ohne umfangreiche Buchhaltung starten möchten

Hingegen lohnt sie sich eher weniger, wenn du:

• hohe Investitionen planst, bei denen der Vorsteuerabzug von Vorteil sein könnte
• oft ins Ausland verkaufst oder dort einkaufst (das gilt z.B. auch schon bei Werbeanzeigen im Meta-Kosmos)

Du möchtest dich erstmal auf dein Business konzentrieren, ohne dich direkt mit Umsatzsteuervoranmeldungen und Steuerschlüsseln beschäftigen zu müssen? Dann könnte die Kleinunternehmerregelung genau dein Ding sein.

Steuern für Kleinunternehmer: Alles zu Umsatzsteuer & Einkommensteuer

Als Kleinunternehmer bist du von der Umsatzsteuer befreit. Das heißt, die Rechnungserstellung erfolgt ohne Umsatzsteuer und es müssen in der Regel auch keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgegeben werden. Das heißt aber nicht, dass du grundsätzlich keine Steuern zahlen musst. Schauen wir uns das einmal im Detail an.

„Kleinunternehmer müssen grundsätzlich keine Umsatzsteuervoranmeldung machen. Bis zum Jahr 2024 musste der Kleinunternehmer im Rahmen der Umsatzsteuerjahreserklärung seine Umsätze erklären, damit das Finanzamt die Grenzen prüfen konnte. Ab diesem Jahr ist er befreit, sofern er keine Reverse-Charge-Verfahren oder EU-Erwerbe hat.“ - Sonja Höppner, Steuerberaterin

Erleichterungen für dich als Kleinunternehmer bei der Umsatzsteuer

Wir haben bereits festgehalten, dass du als Kleinunternehmer nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen musst. Das heißt: Du musst keine Umsatzsteuer berechnen, abführen oder in regelmäßigen Abständen ans Finanzamt melden.

Dennoch kannst du auch als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) beantragen, etwa wenn du innerhalb der EU Geschäfte machst. Du bleibst trotzdem umsatzsteuerbefreit, solange du die Kleinunternehmerregelung nutzt.

Doch welche Erleichterungen gelten für dich als Kleinunternehmer konkret in Sachen Umsatzsteuer? Wir haben die größten Erleichterungen für dich zusammengefasst:

• du musst keine unterschiedlichen Umsatzsteuersätze recherchieren oder anwenden
• deine Rechnungen bleiben einfach – ohne Umsatzsteuerberechnung oder separate Ausweisung
• du musst keine komplexen Rechnungsvorschriften erfüllen, die für den Vorsteuerabzug deiner Kunden entscheidend sind
• du brauchst dich nicht darum zu kümmern, Umsatzsteuerbeträge einzuziehen und zu verwalten
• du musst keine Vorsteuer aus deinen Ausgaben ermitteln oder dokumentieren
• du sparst dir die monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt
• es ist keine regelmäßige Überweisung der Umsatzsteuer an das Finanzamt nötig
• du musst keine umfassende Jahres-Umsatzsteuererklärung mit Abschlusszahlung abgeben

Muss ich als Kleinunternehmer Einkommensteuer zahlen?

Auch wenn du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer abführen musst, zahlst du dennoch Einkommensteuer. Das passiert mit deiner Einkommensteuererklärung. Dafür gibst du je nach Tätigkeit die Anlage S (für Freiberufler) oder G (für Gewerbetreibende) sowie die Anlage zur Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ab. 

Im ersten Jahr zahlst du deine Einkommensteuer oft noch einmalig nach Abgabe der Steuererklärung. Je nach Umsatz bzw. Steuerlast, wird dich das Finanzamt aber in den folgenden Jahren dazu auffordern, Einkommensteuervorauszahlungen zu leisten. Die orientieren sich immer an der Steuer des Vorjahres und funktionieren ähnlich wie die Umsatzsteuervoranmeldung. Vorteil auch für dich: Du zahlst die Steuer schon übers Jahr verteilt und musst nicht die gesamte Summe auf einmal aufbringen.

Müssen Kleinunternehmer eine Steuererklärung machen?

Ja, auch als Kleinunternehmer gibst du eine Steuererklärung ab, nämlich die Einkommensteuererklärung:

• Einkommensteuererklärung: Hier trägst du deine Gewinne über die Anlage EÜR ein.

Wichtig: Markiere deinen Kleinunternehmerstatus korrekt in den Formularen. Die Anlage EÜR brauchst du, um deinen Jahresüberschuss für die Einkommensteuer zu ermitteln. Dafür ziehst du deine betrieblichen Ausgaben von den Einnahmen ab. Zu diesen Ausgaben zählen einerseits belegbare Kosten wie Reisekosten oder Büromaterial, andererseits auch sogenannte buchhalterische Ausgaben.

Dazu gehören Abschreibungen, also größere Anschaffungen, die du nicht sofort komplett absetzen darfst. Das betrifft zum Beispiel Computer, Büromöbel oder beruflich genutzte Fahrzeuge, deren Wert du über mehrere Jahre hinweg steuerlich geltend machst.

Du fragst dich, was mit der Erklärung der Umsatz- und Gewerbesteuer ist?

• Umsatzsteuererklärung: Diese entfällt für dich, solange du von der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG Gebrauch machst. Bis zum Steuerjahr 2023 musstest du noch eine sogenannte Nullmeldung machen, aber die fällt mittlerweile weg.
  
  
• Gewerbesteuererklärung: Diese ist nur relevant, wenn du ein Gewerbe betreibst und dein Gewinn über dem Freibetrag liegt (Stand 2025: 24.500 Euro).

Was genau in die Steuererklärung gehört, zeigen wir dir Schritt für Schritt im Ratgeber zur Kleinunternehmer Steuererklärung.

Wie schreibt man als Kleinunternehmer eine Rechnung?

Üblicherweise wird die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) auf der Rechnung ausgewiesen. Wenn du allerdings beim Finanzamt erfolgreich die Kleinunternehmerregelung beantragst, darfst du nach § 19 (1) UStG anschließend keine Umsatzsteuer mehr ausweisen. 

Zusätzlich muss er auf der Rechnung durch einen geeigneten Zusatz darauf hinweisen. Beispielsweise mit dem Satz: „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“. Das gilt sowohl für Standardrechnungen als auch für Kleinbetragsrechnungen und andere Rechnungsarten.

Wir haben alles Wichtige im Beitrag Kleinunternehmer Rechnung für dich zusammengefasst. Wenn du nach einer Vorlage zur Rechnungsstellung suchst, wirst du auf unserer Seite unter Rechnungsvorlage Kleinunternehmer fündig. Oder du erstellst kostenlos deine Rechnung direkt als PDF mit unserem Rechnungsgenerator für Kleinunternehmer.

Kleinunternehmen anmelden: Wann ist der passende Zeitpunkt?

Immer wieder taucht die Frage auf, wann es sich für einen lohnen kann, ein Kleinunternehmen anzumelden. Die Antwort: Du hast mehrere Optionen:

• Direkt bei der Gründung:
  Wenn du dein Business neu startest, gibst du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen willst. Das ist der ideale Zeitpunkt, um dich bewusst für oder gegen diese Regelung zu entscheiden – abhängig davon, wie viel Umsatz du erwartest und ob du z. B. große Investitionen planst.
• Späterer Wechsel zur Kleinunternehmerregelung:
  Du hast dich bei der Gründung für die Regelbesteuerung entschieden – etwa weil du Vorsteuer abziehen wolltest? Dann bist du fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden. Nach Ablauf dieser Zeit kannst du zur Kleinunternehmerregelung wechseln. Voraussetzung: Dein tatsächlicher Umsatz im Vorjahr und der voraussichtliche Umsatz im laufenden Jahr liegen unter den gesetzlich festgelegten Grenzen.

Wie die Anmeldung konkret aussieht und unter welchen Bedingungen der Kleinunternehmerstatus sinnvoll ist, das erfährst du in unseren Artikeln Kleinunternehmen gründen und Kleinunternehmen anmelden.

Wechsel vom Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung: Ist das möglich?

Du weißt jetzt schon: Sobald du die Umsatzgrenzen überschreitest, musst du direkt zur Regelbesteuerung wechseln. Und zwar eigenständig. Du kannst als Kleinunternehmer aber auch freiwillig auf die Regelbesteuerung umsteigen. Zum Beispiel, weil du höhere Investitionen planst und den Vorsteuerabzug nutzen willst. Oder weil du merkst, dass du doch häufiger im Ausland einkaufst oder Umsatz machst.

Ist das der Fall, musst du dem Finanzamt gegenüber den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung formlos erklären. Das Schreiben kann beispielsweise als „Widerruf des Verzichts auf Anwendung der Kleinunternehmerregelung“ bezeichnet werden. Gleichzeitig solltest du spätestens dann auch deine Umsatzsteuer-ID beantragen (wenn du noch keine hast).

Mehr dazu kannst du in unserem Ratgeber über den Wechsel vom Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung (und zurück) erfahren.

Buchhaltung für Kleinunternehmer – einfach, aber wichtig

Auch wenn du als Kleinunternehmer einiges an Bürokratie sparst: Ganz ohne Buchhaltung geht’s nicht. Du musst deine Einnahmen und Ausgaben sauber dokumentieren – schon allein für deine Steuererklärung. Eine einfache Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) reicht in der Regel aus. Wie du als Kleinunternehmer deine Buchhaltung richtig aufsetzt, erfährst du in unserem ausführlichen Ratgeber zur Buchhaltung für Kleinunternehmer.

Mit sevdesk wird’s noch einfacher: Unsere Buchhaltungssoftware unterstützt dich dabei, Belege zu digitalisieren oder Angebote und Rechnungen im Handumdrehen zu erstellen. So behältst du den Überblick und hast mehr Zeit für dein Business.

Zusammenfassung

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ist eine Sonderregelung bei der Umsatzsteuer und ideal für alle, die ihr Business schlank halten wollen, ganz gleich ob haupt- oder nebenberuflich. Du musst keine Umsatzsteuer berechnen, keine Voranmeldungen abgeben und keine Zahllast ans Finanzamt überweisen. Damit sparst du dir nicht nur viel Aufwand, sondern behältst von Anfang an den Überblick. 

Als Faustregel kannst du dir merken: Wenn du hauptsächlich an Privatkunden verkaufst und deine Ausgaben überschaubar sind, kann die Anwendung des Kleinunternehmerstatus ideal für dich sein. Bei größeren Investitionen oder vielen Geschäftspartnern im Ausland lohnt sich hingegen ein genauer Blick auf die Regelbesteuerung.

Wichtig ist: Für die Regelung gelten klare Umsatzgrenzen und sobald du diese überschreitest, musst du umgehend und selbstständig zur Regelbesteuerung wechseln.

Häufig gestellte Fragen zum Thema