Kleinunternehmerregelung 2026: Wann bist du Kleinunternehmer?

Was ist die Klein­unternehmer­regelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG)?

Die Klein­unternehmer­regelung nach § 19 UStG ist eine steuerliche Sonderregelung aus dem Umsatzsteuerrecht für Selbstständige wie Freiberufler, Einzelunternehmer und Gewerbetreibende mit geringen Umsätzen. Nimmst du sie in Anspruch, befreit sie dich von der Pflicht, Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen auszuweisen und ans Finanzamt abzuführen. Gleichzeitig kannst du aber auch keine Umsatzsteuer, die du selbst bezahlen musst, als Vorsteuer aus deinen Eingangsrechnungen geltend machen. Seit 2024 bist du zudem nicht mehr verpflichtet, eine Umsatzsteuerjahreserklärung abzugeben.

Doch wie funktioniert das genau?
Normalerweise musst du als Unternehmer auf deine Umsätze Umsatzsteuer berechnen, von deinen Kunden einziehen und regelmäßig per Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt melden. Für viele Gründer und kleine Gewerbebetriebe kann das eine zusätzliche Hürde sein – besonders zu Beginn.

Die Klein­unternehmer­regelung sorgt hier für spürbare Entlastung. Solange dein Jahresumsatz unter den gesetzlichen Umsatzgrenzen bleibt, kannst du dich als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen. Deine Umsätze sind dadurch umsatzsteuerfrei. Welche Voraussetzungen dafür gelten, schauen wir uns gleich noch genauer an.

Welche Umsatzgrenzen gelten für Kleinunternehmer im Jahr 2026?

Als Kleinunternehmer giltst du, wenn du zum Jahresende folgende zwei Bedingungen erfüllst:

• Du hast im vorangegangenen Kalenderjahr einen Gesamtumsatz erzielt, der die Umsatzgrenze von 25.000 Euro (Stand: 2026) nicht überschreitet.
• Du wirst im kommenden Kalenderjahr nicht mehr als 100.000 Euro an Umsätzen erzielen.

Überschreitest du eine der Grenzen, kannst du die Regelung ab diesem Zeitpunkt nicht mehr in Anspruch nehmen und wirst sofort zum Regelunternehmer, teilweise sogar während des Jahres. Dann musst du die Umsatzsteuer bereits bei der nächsten Rechnung ausweisen. Aus diesem Grund solltest du deine Umsätze immer im Blick haben.

Wenn du gerade erst startest, hast du natürlich noch kein Vorjahr als Referenz. Dann zählt der auf das ganze Kalenderjahr hochgerechnete Umsatz für das erste Jahr (den du zum Beispiel in deinem Finanzplan ermittelt hast). Wichtig ist, dass du mit deinem erwarteten Umsatz unter der aktuellen Grenze bleibst, denn nur dann giltst du zum Start als Kleinunternehmer. Das heißt: Wenn du beispielsweise zum 01. Juli gründest und 12.000 Euro Umsatz im restlichen Jahr erzielst, bleibst du gerade so innerhalb der Grenzen für Kleinunternehmer. Dein hochgerechneter Jahresumsatz beträgt dann nämlich 24.000 Euro.

Zum 01.01.2025 wurde die Umsatzgrenze für die Klein­unternehmer­regelung zuletzt angepasst. Wir haben dir daher eine Übersicht zusammengestellt, in der du die vorangegangenen Grenzen bis und für 2026 auf einen Blick sehen kannst:

Erklärung: Kleinunternehmer vs. Kleingewerbe – wo liegt der Unterschied?

Viele verwenden die Begriffe Kleinunternehmer und Kleingewerbe synonym, sie bezeichnen jedoch gänzlich unterschiedliche Sachverhalte:

• Als Kleinunternehmer zählst du, wenn du im vergangenen Kalenderjahr nicht mehr als 25.000 Euro Umsatz gemacht hast. Wichtig: Das ist eine umsatzsteuerliche Regelung – und gilt für alle, egal ob du ein Gewerbe hast oder freiberuflich arbeitest.
• Ein Kleingewerbe ist ein Unternehmen, das nicht im Handelsregister eingetragen ist und mit seinem Umsatz unterhalb der Grenze für die Buchführungspflicht ist (seit 2024: 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn). Das gilt nur für Gewerbetreibende – also nicht für Freiberufler.

Du kannst Kleinunternehmer sein und ein Kleingewerbe führen – das eine schließt das andere nicht aus. Ein Kleingewerbe ist aber nicht automatisch auch ein Kleinunternehmen.

Wenn du mehr über die Unterschiede zwischen Kleingewerbetreibenden und Kleinunternehmern erfahren willst, solltest du unseren Ratgeberartikel dazu lesen.

So berechnest du die Grenze als Kleinunternehmer richtig

Viele verwechseln außerdem Umsatz mit Gewinn. Für die Klein­unternehmer­regelung zählt allerdings ausschließlich dein Gesamtumsatz. Also der Gesamtbetrag, den du deinen Kunden in Rechnung stellst. Dabei geht es um alle Einnahmen aus deiner selbstständigen Tätigkeit. Deine Betriebsausgaben spielen bei dieser Berechnung keine Rolle. Es zählt, was du einnimmst, nicht, was am Ende übrig bleibt.

Beispiel 1a:
Max hat im Jahr 2025 einen Umsatz von 24.000 Euro erzielt. Im Folgejahr erreicht er einen Gesamtumsatz von 98.000 Euro. Da Max die Grenze von 100.000 Euro im Jahr 2026 nicht überschreitet, bleibt er das gesamte Jahr Kleinunternehmer. Ab 2027 wird er dann zum Regelunternehmer, weil er im Vorjahr (2026) mehr als 25.000 Euro Umsatz gemacht hat.

Beispiel 1b:
Das Jahr 2026 läuft besser als gedacht und Max überschreitet bereits am 16.10.2026 die Umsatzgrenze von 100.000 Euro. Ab diesem Moment kann er die Klein­unternehmer­regelung nicht mehr nutzen und muss dann in die Regelbesteuerung wechseln. Das bedeutet: Er muss ab diesem Zeitpunkt Umsatzsteuer auf seinen Rechnungen ausweisen und ans Finanzamt abführen.

Beispiel 2:
Lisa hat im Jahr 2025 einen Umsatz von 28.000 Euro erzielt. Für das Jahr 2026 plant sie einen Umsatz von 24.000 Euro. Da sie bereits die Grenze im Vorjahr überschritten hat, kann sie die Kleinunternehmerregelung 2026 nicht in Anspruch nehmen. Auch dann nicht, wenn sie im aktuellen Jahr unter dem Grenzwert von 25.000 Euro bleibt.

Welche Umsätze werden bei der Berechnung der Kleinunternehmergrenze nicht berücksichtigt?

Waren und Dienstleistungen, die umsatzsteuerfrei sind, werden gar nicht erst berücksichtigt, wenn es um die Ermittlung der Umsatzgrenze von Kleinunternehmern geht. In § 4 Nr. 11 bis 28 UStG findest du diese wichtigsten „Steuerbefreiungen bei Lieferungen und sonstigen Leistungen“.

Dazu gehören zum Beispiel:

• ärztliche Heilbehandlungen
• Vermietung und Verpachtung von Grundstücken
• Leistungen von Bausparkassen- und Versicherungsvertretern und Versicherungsmaklern
• Angebote allgemeinbildender oder berufsbildender Schulen bzw. Leistungen selbstständiger Lehrkräfte an solchen Einrichtungen

Wenn du als Kleinunternehmer Waren oder Dienstleistungen im Ausland kaufst oder anbietest, dann musst du in den meisten Fällen ebenfalls keine Umsatzsteuer berechnen, die Kleinunternehmerregelung kommt also auch hier zum Tragen. Alle Infos zu Auslandsumsätzen als Kleinunternehmer haben wir ausführlich auf der entsprechenden Ratgeberseite beschrieben.

Tipp: Prüfe deinen Kleinunternehmer-Status mit dem Kleinunternehmer-Rechner

Du bist unsicher, ob du noch als Kleinunternehmer giltst? Dann probiere gleich unseren kostenlosen Kleinunternehmer-Rechner aus. Gib einfach deinen Umsatz aus dem Vorjahr und deine Schätzung für das laufende Jahr ein – schon siehst du, ob du die Grenzen nach § 19 UStG einhältst und die Regelung weiter nutzen kannst.

Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung im Überblick

Damit du die Entscheidung leichter treffen kannst, haben wir dir die wichtigsten Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung übersichtlich zusammengestellt:

Für wen sich die Kleinunternehmerregelung eignet und wann du besser in die Regelbesteuerung wechselst, erfährst du im folgenden Abschnitt.

Für wen eignet sich die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung ist ideal, wenn du dein Business übersichtlich hältst und keine großen Investitionen planst. Besonders geeignet ist sie für Gründer, die:

• zum Start noch keinen hohen Umsatz erwarten
• sich nebenberuflich selbstständig machen
• hauptsächlich mit Privatkunden arbeiten (B2C)
• Dienstleistungen ohne hohe Materialkosten anbieten 
• bewusst ohne umfangreiche Buchhaltung starten möchten

Hingegen lohnt sie sich eher weniger, wenn du:

• hohe (ANfangs-)Investitionen planst, bei denen der Vorsteuerabzug von Vorteil sein könnte
• oft ins Ausland verkaufst oder dort einkaufst (das gilt z.B. auch schon bei Werbeanzeigen im Meta-Kosmos)

Du möchtest dich erstmal auf dein Business konzentrieren, ohne dich direkt mit Umsatzsteuervoranmeldungen und Steuerschlüsseln beschäftigen zu müssen? Dann könnte die Kleinunternehmerregelung genau dein Ding sein.

Steuern für Kleinunternehmer: Alles zu Umsatzsteuer, Einkommensteuer und Gewerbesteuer

Als Kleinunternehmer bist du von der Umsatzsteuer befreit. Das heißt, die Rechnungserstellung erfolgt ohne Umsatzsteuer und es müssen in der Regel auch keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgegeben werden. Das heißt aber nicht, dass du grundsätzlich keine Steuern zahlen musst. Schauen wir uns das einmal im Detail an.

„Kleinunternehmer müssen grundsätzlich keine Umsatzsteuervoranmeldung machen. Bis zum Jahr 2024 musste der Kleinunternehmer im Rahmen der Umsatzsteuerjahreserklärung seine Umsätze erklären, damit das Finanzamt die Grenzen prüfen konnte. Ab diesem Jahr ist er befreit, sofern er keine Reverse-Charge-Verfahren oder EU-Erwerbe hat.“ - Sonja Höppner, Steuerberaterin

Erleichterungen für dich als Kleinunternehmer bei der Umsatzsteuer

Wir haben bereits festgehalten, dass du als Kleinunternehmer nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen musst. Das heißt: Du musst keine Umsatzsteuer berechnen, abführen oder in regelmäßigen Abständen ans Finanzamt melden.

Dennoch kannst du auch als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) beantragen, etwa wenn du innerhalb der EU Geschäfte machst. Du bleibst trotzdem umsatzsteuerbefreit, solange du die Kleinunternehmerregelung nutzt.

Doch welche Erleichterungen gelten für dich als Kleinunternehmer konkret in Sachen Umsatzsteuer? Wir haben die größten Erleichterungen für dich zusammengefasst:

• du musst keine unterschiedlichen Umsatzsteuersätze recherchieren oder anwenden
• deine Rechnungen bleiben einfach – ohne Umsatzsteuerberechnung oder separate Ausweisung
• du musst keine komplexen Rechnungsvorschriften erfüllen, die für den Vorsteuerabzug deiner Kunden entscheidend sind
• du brauchst dich nicht darum zu kümmern, Umsatzsteuerbeträge einzuziehen und zu verwalten
• du musst keine Vorsteuer aus deinen Ausgaben ermitteln oder dokumentieren
• du sparst dir die monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt
• es ist keine regelmäßige Überweisung der Umsatzsteuer an das Finanzamt nötig
• du musst keine umfassende Jahres-Umsatzsteuererklärung mit Abschlusszahlung abgeben

Muss ich als Kleinunternehmer Einkommensteuer zahlen?

Auch wenn du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer abführen musst, zahlst du dennoch Einkommensteuer. Das passiert mit deiner Einkommensteuererklärung. Dafür gibst du je nach Tätigkeit die Anlage S (für Freiberufler) oder G (für Gewerbetreibende) sowie die Anlage zur Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ab. 

Im ersten Jahr zahlst du deine Einkommensteuer oft noch einmalig nach Abgabe der Steuererklärung. Je nach Umsatz bzw. Steuerlast, wird dich das Finanzamt aber in den folgenden Jahren dazu auffordern, Einkommensteuervorauszahlungen zu leisten. Die orientieren sich immer an der Steuer des Vorjahres und funktionieren ähnlich wie die Umsatzsteuervoranmeldung. Vorteil auch für dich: Du zahlst die Steuer schon übers Jahr verteilt und musst nicht die gesamte Summe auf einmal aufbringen.

Müssen Kleinunternehmer eine Steuererklärung machen?

Ja, auch als Kleinunternehmer gibst du eine Steuererklärung ab, nämlich die Einkommensteuererklärung:

• Einkommensteuererklärung: Hier trägst du deine Gewinne über die Anlage EÜR ein.

Wichtig: Markiere deinen Kleinunternehmerstatus korrekt in den Formularen. Die Anlage EÜR brauchst du, um deinen Jahresüberschuss für die Einkommensteuer zu ermitteln. Dafür ziehst du deine betrieblichen Ausgaben von den Einnahmen ab. Zu diesen Ausgaben zählen einerseits belegbare Kosten wie Reisekosten oder Büromaterial, andererseits auch sogenannte buchhalterische Ausgaben.

Dazu gehören Abschreibungen, also größere Anschaffungen, die du nicht sofort komplett absetzen darfst. Das betrifft zum Beispiel Computer, Büromöbel oder beruflich genutzte Fahrzeuge, deren Wert du über mehrere Jahre hinweg steuerlich geltend machst.

Was genau in die Steuererklärung gehört, zeigen wir dir Schritt für Schritt im Ratgeber zur Kleinunternehmer Steuererklärung.

Fallen Kleinunternehmer unter die Gewerbesteuer?

Die Gewerbesteuer besteuert deinen erzielten Gewerbeertrag, unabhängig davon, ob du Kleinunternehmer oder Regelunternehmer bist. Da Einzelunternehmer und Personengesellschaften einen Freibetrag von 24.500 Euro pro Jahr genießen, spielt die Gewerbesteuer für Kleinunternehmer, die nicht mehr als 25.000 Euro Umsatz pro Jahr erzielen, meist keine Rolle.

Wie schreibt man als Kleinunternehmer eine Rechnung?

In der Regel weist ein Gewerbetreibender die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) auf der Rechnung an einen Kunden separat aus. Wenn du allerdings beim Finanzamt erfolgreich die Klein­unternehmer­regelung beantragst, darfst du nach § 19 (1) UStG anschließend keine Umsatzsteuer mehr ausweisen. Es darf also nur der Nettowert auf der Rechnung stehen. Weist du dennoch (unberechtigterweise) Umsatzsteuer aus, musst du diese auch abführen.

Zusätzlich musst du auf der Rechnung durch einen geeigneten Zusatz darauf hinweisen. Beispielsweise mit dem Satz: „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“ oder auch „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“, wenn du nicht explizit auf deinen Kleinunternehmerstatus hinweisen willst. Das gilt sowohl für Standardrechnungen als auch für Kleinbetragsrechnungen und andere Rechnungsarten.

Abgesehen von diesen beiden Punkten, musst du die gleichen Pflichtangaben bei deinen Rechnungen machen wie Regelunternehmer. Wir haben alles Wichtige im Beitrag Kleinunternehmer-Rechnung für dich zusammengefasst. Wenn du nach einer Vorlage zur Rechnungsstellung suchst, wirst du auf unserer Seite unter Rechnungsvorlage Kleinunternehmer fündig. Oder du erstellst kostenlos deine Rechnung direkt als PDF mit unserem Rechnungsgenerator für Kleinunternehmer.

Kleinunternehmen anmelden: Wann ist der passende Zeitpunkt?

Immer wieder taucht die Frage auf, wann es sich für einen lohnen kann, ein Kleinunternehmen anzumelden. Die Antwort: Du hast mehrere Optionen:

• Direkt bei der Gründung:
  Wenn du dein Business neu startest, gibst du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen willst. Das ist der ideale Zeitpunkt, um dich bewusst für oder gegen diese Regelung zu entscheiden – abhängig davon, wie viel Umsatz du erwartest und ob du z. B. große Investitionen planst.
• Späterer Wechsel zur Kleinunternehmerregelung:
  Du hast dich bei der Gründung für die Regelbesteuerung entschieden – etwa weil du Vorsteuer abziehen wolltest? Dann bist du fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden. Nach Ablauf dieser Zeit kannst du zur Kleinunternehmerregelung wechseln. Voraussetzung: Dein tatsächlicher Umsatz im Vorjahr und der voraussichtliche Umsatz im laufenden Jahr liegen unter den gesetzlich festgelegten Grenzen.

Wie die Anmeldung konkret aussieht und unter welchen Bedingungen der Kleinunternehmerstatus sinnvoll ist, das erfährst du in unseren Artikeln Kleinunternehmen gründen und Kleinunternehmen anmelden.

Wechsel vom Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung: Ist das möglich?

Du weißt jetzt schon: Sobald du die Umsatzgrenzen überschreitest, musst du direkt zur Regelbesteuerung wechseln. Und zwar eigenständig. Du kannst als Kleinunternehmer aber auch freiwillig auf die Regelbesteuerung umsteigen. Zum Beispiel, weil du höhere Investitionen planst und den Vorsteuerabzug nutzen willst. Oder weil du merkst, dass du doch häufiger im Ausland einkaufst oder Umsatz machst.

Ist das der Fall, musst du dem Finanzamt gegenüber den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung formlos erklären. Das Schreiben kann beispielsweise als „Widerruf des Verzichts auf Anwendung der Kleinunternehmerregelung“ bezeichnet werden. Gleichzeitig solltest du spätestens dann auch deine Umsatzsteuer-ID beantragen (wenn du noch keine hast).

Sei dir jedoch bewusst, dass du dann fünf Jahre lang an die Regelung gebunden bist und deine Umsätze den Regeln des Umsatzsteuerrechtes unterliegen.

Mehr dazu kannst du in unserem Ratgeber über den Wechsel vom Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung (und zurück) erfahren.

Buchhaltung für Kleinunternehmer – einfach, aber wichtig

Auch wenn du als Kleinunternehmer einiges an Bürokratie sparst, ganz ohne Buchhaltung geht’s nicht. Du solltest deine Einnahmen und Ausgaben sauber dokumentieren und alle Belege aufbewahren, spätestens für die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) und deine Steuererklärung. Wie du als Kleinunternehmer deine Buchhaltung richtig organisierst, erfährst du in unserem ausführlichen Ratgeber zur Buchhaltung für Kleinunternehmer.

Mit sevdesk behältst du deine Finanzen von Anfang an im Griff. Die Buchhaltungssoftware berücksichtigt die Kleinunternehmerregelung automatisch und unterstützt dich bei deiner täglichen Buchhaltung:

• Rechnungen in weniger als zwei Minuten erstellen (auf Wunsch auch als E-Rechnung)
• Automatische Berücksichtigung der Kleinunternehmerregelung inklusive Hinweis nach § 19 UStG
• Einnahmen, Ausgaben und Abschreibungen jederzeit im Blick
• Belege bequem per Drag-and-Drop oder App-Scan erfassen
• EÜR mit wenigen Klicks vorbereiten
• DATEV-Export für die Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater
• Individuelle Rechnungslayouts für einen professionellen Auftritt

So erledigst du deine Buchhaltung nicht nur schneller, sondern einfacher und behältst jederzeit den Überblick über dein Geschäft.

Zusammenfassung

Die Klein­unternehmer­regelung nach § 19 UStG ist eine Sonderregelung bei der Umsatzsteuer und ideal für alle, die ihr Business schlank halten wollen, ganz gleich ob haupt- oder nebenberuflich. Du musst keine Umsatzsteuer berechnen, keine Voranmeldungen abgeben und keine Zahllast ans Finanzamt überweisen. Damit sparst du dir nicht nur viel Aufwand, sondern hältst deine Buchhaltung einfacher.

Als Faustregel kannst du dir merken: Wenn du hauptsächlich an Privatkunden verkaufst und deine Ausgaben überschaubar sind, kann die Anwendung des Kleinunternehmerstatus ideal für dich sein. Bei größeren Investitionen inklusive Vorsteuerabzug oder vielen Geschäftspartnern im Ausland lohnt sich hingegen ein genauer Blick auf die Regelbesteuerung.

Wichtig ist, die Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer (25.000 Euro im vorangegangenen Jahr und 100.000 Euro im Folgejahr) zu berücksichtigen. Sobald du diese überschreitest, musst du umgehend und selbstständig zur Regelbesteuerung wechseln und künftig Umsatzsteuer berechnen und abführen.

Häufig gestellte Fragen zum Thema