Als Kleinunternehmer Anschaffungen absetzen: Das musst du wissen

Was bedeutet „steuerlich absetzbar“?

Ist eine Anschaffung steuerlich absetzbar, gibst du die Kosten dafür als Betriebsausgabe an und senkst damit deinen zu versteuernden Gewinn. Je niedriger deine Einkünfte ausfallen, desto geringer ist am Ende deine Steuerlast. Das kann dazu führen, dass du weniger Steuern zahlst oder im Rahmen deiner Steuererklärung eine Rückerstattung erhältst.

Ein einfaches Beispiel: Kaufst du für dein Unternehmen einen Laptop, mindern die Anschaffungskosten deinen Gewinn – vorausgesetzt, du nutzt ihn tatsächlich für deine berufliche Tätigkeit. Absetzbar sind nur solche Ausgaben, die in einem nachvollziehbaren Zusammenhang mit deinem Unternehmen stehen. Alles, was du privat nutzt oder keinen klaren Bezug zu deinem Betrieb hat, zählt dagegen nicht zu den absetzbaren Kosten.

Auswirkungen der Kleinunternehmerregelung auf die Abschreibung

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) vereinfacht dir vor allem den Umgang mit der Umsatzsteuer. Du kannst sie beim Finanzamt beantragen, wenn dein Jahresumsatz im Vorjahr unter 25.000 Euro lag und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 100.000 Euro nicht überschreitet. Bleibst du unter diesen Umsatzgrenzen, entfällt für dich ein Teil des steuerlichen Aufwands, weil du, mit Ausnahme bestimmter Fälle, weder Umsatzsteuervoranmeldungen noch eine Umsatzsteuererklärung abgeben musst.

Als Kleinunternehmer weist du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus, erhebst somit keine Umsatzsteuer bei deinen Kunden und führst auch keine an das Finanzamt ab. Dadurch entspricht der Nettobetrag auf deiner Rechnung gleichzeitig dem Bruttobetrag.

Auf deine Anschaffungen wirkt sich diese Regelung ebenfalls aus. Als Kleinunternehmer kannst du keine Vorsteuer abziehen (wie in der Regelbesteuerung möglich) und trägst deshalb immer den vollständigen Kaufpreis inklusive Umsatzsteuer. Dafür kannst du den vollen Bruttobetrag als Betriebsausgabe ansetzen. Genau dieser Wert ist dann auch die Grundlage für die spätere Abschreibung.

Welche Betriebsausgaben kannst du als Kleinunternehmer absetzen?

Als Kleinunternehmer kannst du viele Ausgaben steuerlich geltend machen, wenn sie in einem klaren Zusammenhang mit deiner beruflichen Tätigkeit stehen. Entscheidend ist, dass die Anschaffung betrieblich veranlasst ist und du sie mit einem Beleg nachweisen kannst. Je nachvollziehbarer der betriebliche Nutzen ist, desto leichter lässt sich die Anschaffung als Betriebsausgabe ansetzen.

Hardware, Software und digitale Tools

Zu den typischen absetzbaren Anschaffungen gehören technische Arbeitsmittel wie Laptop oder Drucker und passendes Zubehör. Auch Software zählt dazu, zum Beispiel ein Buchhaltungsprogramm, CRM-Systeme, ein Bildbearbeitungsprogramm sowie kostenpflichtige Updates. Solche Ausgaben sind absetzbar, weil sie direkt für deine tägliche Arbeit benötigt werden. Wichtig ist, dass die Nutzung überwiegend betrieblich erfolgt. Nutzt du ein Gerät auch privat, solltest du den beruflichen Anteil nachvollziehbar dokumentieren.

Arbeitsmittel für Büro und Betrieb

Auch klassische Arbeitsmittel kannst du steuerlich berücksichtigen. Dazu zählen Büromaterialien wie Papier, Stifte oder Ordner, aber auch Büromöbel wie Schreibtisch, Bürostuhl oder Regale. Nutzt du Maschinen, Werkzeuge oder spezielle Berufskleidung für deine Tätigkeit, gehören auch diese Kosten zu den absetzbaren Betriebsausgaben für Kleinunternehmer.

Laufende Kosten im Betrieb

Beruflich veranlasste Telefon- und Internetkosten lassen sich ebenfalls absetzen. Gleiches gilt für Fortbildungskosten, Seminare und Fachliteratur, sofern sie fachlich zu deinem Unternehmen passen. Auch externe Dienstleister, etwa für Grafik, IT oder die Steuerberatung, zählen zu den laufenden betrieblichen Kosten, die du bei der Steuer angeben kannst.

Räume und Arbeitsplatz

Mietest du ein Büro, nutzt einen Co-Working-Space oder arbeitest im Homeoffice, kannst du auch diese Kosten steuerlich geltend machen. Je nach Situation kommen dabei tatsächliche Raumkosten oder die Homeoffice-Pauschale infrage. Dazu zählen neben der Miete unter anderem anteilige Nebenkosten wie Strom, Heizung oder Reinigung. Entscheidend ist, wie stark der Raum tatsächlich beruflich genutzt wird.

Mobilität im Geschäftsalltag

Auch Fahrtkosten, Reisekosten und Bewirtungskosten zählen zu den typischen Betriebsausgaben. Nutzt du für deine Tätigkeit einen Firmenwagen oder Anhänger, kannst du die entstehenden Kosten bei der Steuer berücksichtigen. Bei Geschäftsreisen zählen zum Beispiel auch Übernachtungskosten, Ausgaben für Geschäftsessen oder Parkgebühren dazu. Wichtig ist, dass du geschäftliche Anlässe immer nachvollziehbar dokumentierst.

Betriebliche Versicherungen

Zusätzlich sind betriebliche Versicherungen absetzbar, zum Beispiel eine Betriebs- oder Berufshaftpflichtversicherung. Sie schützen dein Unternehmen vor finanziellen Risiken und gelten deshalb als betrieblich veranlasste Ausgaben. Je nach Branche können auch weitere Versicherungen für Selbstständige sinnvoll sein, etwa eine Rechtsschutz- oder Betriebsunterbrechungsversicherung. Voraussetzung ist, dass die Versicherung klar deinem Unternehmen zugeordnet werden kann.

Was können Kleinunternehmer nicht von der Steuer absetzen?

Nicht jede Ausgabe rund um dein Unternehmen erkennt das Finanzamt automatisch als Betriebsausgabe an. Privatkosten gehören grundsätzlich nicht dazu, also zum Beispiel private Einkäufe, Alltagskleidung oder andere Ausgaben ohne erkennbaren Bezug zu deiner Tätigkeit. Auch gezahlte Steuern wie die Einkommen- oder Gewerbesteuer, Bußgelder, Verwarnungsgelder oder andere Strafen sind steuerlich nicht absetzbar. Entscheidend ist immer, dass die Ausgabe betrieblich veranlasst ist. Mehr dazu erfährst du in unserem Artikel zu den nicht abziehbaren Betriebsausgaben.

Können Kleinunternehmer Anschaffungen vor der Gründung absetzen?

Auch vor der offiziellen Gründung kannst du bestimmte Ausgaben bereits steuerlich berücksichtigen. Dazu zählen zum Beispiel ein Laptop, Büroausstattung, Software oder technisches Equipment, das du schon vor dem Start für deine spätere Selbstständigkeit oder Tätigkeit als Freiberufler anschaffst. Solche Kosten gelten als vorweggenommene Betriebsausgaben, wenn sie klar mit deiner geplanten Tätigkeit zusammenhängen.

Das gilt allerdings nicht nur für Anschaffungen, sondern auch für vorbereitende Ausgaben wie die Einrichtung von Geschäftsräumen, Weiterbildungen, Existenzgründer-Workshops, Beratungskosten, Eintrittsgelder für Gründermessen oder die Gebühren für die Gewerbeanmeldung. Voraussetzung ist immer, dass du die Ausgaben belegen kannst und der betriebliche Zweck nachvollziehbar ist.

Solche Kosten können bereits vor der offiziellen Gründung als vorweggenommene Betriebsausgaben berücksichtigt werden, wenn sie klar mit deiner geplanten selbstständigen Tätigkeit zusammenhängen und sich sauber belegen lassen. Wichtig ist deshalb, dass du Rechnungen und Belege von Anfang an sauber aufbewahrst, damit du sie später bei deiner Steuererklärung berücksichtigen kannst.

Anschaffungen richtig absetzen: Sofortabschreibung, GWG oder AfA-Abschreibung?

Nicht jede betriebliche Anschaffung wird steuerlich gleich behandelt. Entscheidend sind vor allem der Kaufpreis und die Frage, ob du den Gegenstand sofort vollständig absetzen darfst oder die Kosten über mehrere Jahre verteilen musst. Gerade für Kleinunternehmer lohnt sich hier ein genauer Blick, weil bei der Bewertung immer der Bruttobetrag zählt. Die folgende Übersicht zeigt dir, welche Abschreibungsart in welchem Fall infrage kommt.

Sofortabschreibung für Kleinstanschaffungen

Kleine Anschaffungen mit Kosten von unter 250 Euro netto kannst du sofort im Jahr des Kaufs als einfache Betriebsausgabe absetzen. Das gilt auch dann, wenn der Gegenstand grundsätzlich als geringwertiges Wirtschaftsgut eingestuft werden könnte. Eine gesonderte Aufnahme in ein Anlageverzeichnis ist in diesem Fall nicht zwingend erforderlich.

Der volle Betrag wird direkt als Betriebsausgabe verbucht und mindert damit sofort deinen Gewinn. Typische Beispiele sind ein Locher, Druckerpapier, Kabel oder andere kleinere Arbeitsmittel, die du laufend im Geschäftsalltag brauchst.

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)

Als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) gelten abnutzbare, bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die selbstständig nutzbar sind. Das bedeutet, dass der jeweilige Gegenstand eigenständig funktionieren muss und nicht zwingend auf ein anderes Gerät angewiesen sein darf.

Grundsätzlich liegt die GWG-Grenze zwischen 250,01 und 800 Euro netto. Für Kleinunternehmer gilt jedoch die Bruttogrenze von 952 Euro, weil sie keine Vorsteuer abziehen können. So werden sie gegenüber umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen nicht benachteiligt.

Solche Anschaffungen kannst du vollständig im Jahr der Anschaffung absetzen. Alternativ ist auch eine Poolabschreibung der GWG über einen Sammelposten möglich.

Sammelposten für Wirtschaftsgüter

Für Anschaffungen mit Kosten zwischen 250,01 und 1.000 Euro netto kannst du statt der Sofortabschreibung einen Sammelposten bilden. Dabei werden alle entsprechenden Wirtschaftsgüter eines Geschäftsjahres zusammengefasst und gleichmäßig über fünf Jahre abgeschrieben.

Entscheidest du dich für diese Methode, gilt sie für alle Wirtschaftsgüter in diesem Wertbereich, die du im selben Steuerjahr anschaffst. Eine einzelne Auswahl ist dann nicht möglich. Alternativ kannst du die reguläre Abschreibung über die jeweilige Nutzungsdauer nach AfA-Tabelle wählen. Welche Variante günstiger ist, hängt oft von deiner Investitionsplanung ab.

Reguläre Abschreibung (AfA)

Anschaffungen mit Kosten über 800 Euro netto bzw. 952 Euro brutto bei Kleinunternehmern schreibst du regulär über mehrere Jahre ab. Grundlage dafür ist die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer laut AfA-Tabelle des Finanzamts.

Dabei nutzt du in der Regel die lineare Abschreibung. Das bedeutet, dass du die Kosten in gleichbleibenden Beträgen auf die gesamte Nutzungsdauer verteilst. Eine Sofortabschreibung als GWG ist in diesem Fall nicht möglich.

Wenn du unsicher bist, wie das mit der linearen Abschreibung genau funktioniert, hilft dir unser AfA-Rechner. Damit erstellst du für dein Wirtschaftsgut einen individuellen Abschreibungsplan und siehst direkt die jährlichen Abschreibungsbeträge.

Praxistipps zum Absetzen von Anschaffungen für Kleinunternehmer

Damit Anschaffungen steuerlich sauber berücksichtigt werden, kommt es nicht nur auf die richtige Abschreibung an, sondern auch auf eine gute Vorbereitung im Alltag. Schon kleine Fehler bei Belegen oder der Zuordnung können später unnötige Rückfragen vom Finanzamt auslösen. Mit ein paar einfachen Grundregeln behältst du von Anfang an den Überblick.

• Plane größere Anschaffungen ein: Je nach Kaufzeitpunkt kann sich die steuerliche Wirkung noch im laufenden Jahr auswirken.‍
• Achte auf den betrieblichen Nutzungsanteil: Nutzt du ein Gerät auch privat, darfst du nur den beruflichen Anteil steuerlich ansetzen.‍
• Bewahre Rechnungen und Belege sauber auf: Ohne Nachweis erkennt das Finanzamt Ausgaben in der Regel nicht an.‍
• Trenne private und betriebliche Konten: Ein separates Geschäftskonto macht die Zuordnung der Betriebsausgaben deutlich einfacher.‍
• Prüfe vor dem Kauf die passende Abschreibungsart: Gerade bei teureren Anschaffungen lohnt sich ein kurzer Blick auf GWG-Grenzen oder AfA-Regeln.

Besonders einfach wird es, wenn du deine Buchhaltung digital organisierst. Mit sevdesk ordnest du Ausgaben direkt richtig zu, behältst Abschreibungen im Blick und hast alle Belege an einem Ort.

Wie erleichtert sevdesk dir als Kleinunternehmer das Absetzen von Betriebsausgaben?

Gerade bei regelmäßigen Anschaffungen hilft es, wenn deine Buchhaltung von Anfang an sauber strukturiert ist. Sevdesk unterstützt dich dabei, Belege automatisch zu erfassen und Ausgaben direkt den passenden Kategorien zuzuordnen. So musst du Rechnungen nicht manuell sortieren und behältst jederzeit den Überblick.

Auch Betriebsausgaben und Abschreibungen lassen sich mit unserer Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer einfach verwalten: sevdesk verbucht Abschreibungsbeträge automatisch korrekt, zeigt dir Anschaffungspreise und Restbuchwerte an und berücksichtigt dabei die lineare Abschreibung nach den aktuellen gesetzlichen Vorgaben.

Das spart nicht nur Zeit im Alltag, sondern gibt dir auch Sicherheit bei der laufenden Buchhaltung. Gerade wenn du mehrere Wirtschaftsgüter gleichzeitig abschreibst, vermeidest du so typische Fehler bei Berechnung und Zuordnung.

Wann ist ein Steuerberater für Kleinunternehmer sinnvoll?

Auch wenn du viele Aufgaben selbst übernehmen kannst, gibt es Situationen, in denen ein Steuerberater sinnvoll wird. Das gilt zum Beispiel, wenn

• steuerliche Fragen komplexer werden,
• du internationale Geschäfte tätigst,
• dir wichtiges Buchhaltungswissen fehlt oder dir
• im Alltag schlicht keine Zeit für Buchhaltung bleibt.

Besonders beim Wechsel von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung lohnt sich fachliche Unterstützung, weil dann Umsatzsteuer, Vorsteuerabzug und neue Pflichten gleichzeitig berücksichtigt werden müssen.

Eine Buchhaltungssoftware wie sevdesk nimmt dir viele Routineaufgaben ab: Belege erfassen, Ausgaben verbuchen, Abschreibungen berechnen und Fristen im Blick behalten. Individuelle steuerliche Beratung, rechtliche Sonderfälle oder strategische Entscheidungen ersetzt sie aber nicht. In vielen Fällen ist deshalb die Kombination aus Software für den Alltag und punktueller Beratung die effizienteste Lösung.

Zusammenfassung

Als Kleinunternehmer kannst du viele betriebliche Anschaffungen steuerlich geltend machen, zum Beispiel Hardware, Arbeitsmittel oder laufende Betriebskosten. Entscheidend ist immer, dass die Ausgabe betrieblich veranlasst ist und du sie sauber dokumentierst.

Welche Abschreibungsart gilt, hängt vor allem vom Kaufpreis ab. Anschaffungen bis 800 Euro netto bzw. 952 Euro brutto setzt du als GWG sofort ab, größere über mehrere Jahre. Da für Kleinunternehmer immer der Bruttobetrag zählt, lohnt sich ein genauer Blick auf die jeweiligen Wertgrenzen.

Mit einer sauberen Buchhaltung, vollständigen Belegen und der passenden Software wie sevdesk behältst du auch bei mehreren Anschaffungen den Überblick und vermeidest typische Fehler bei der Steuer.

Häufig gestellte Fragen zu Absetzungen bei Kleinunternehmern