Betriebsprüfung: Was du tun musst, wenn das Finanzamt kommt! [+Checkliste]

Sobald sich der Betriebsprüfer des Finanzamtes angekündigt hat, werden viele Unternehmer nervös – in der Regel allerdings zu Unrecht. Durch eine gute Vorbereitung kannst du der Prüfung gelassener entgegensehen. Wer bereits im Voraus weiß, was im Detail geprüft wird und worauf es ankommt, kann sich oftmals Stress und Hektik am Prüfungstermin ersparen. Dennoch hast vielleicht auch du noch diverse Fragen zur Betriebsprüfung, von denen wir nachfolgend möglichst viele beantworten möchten.

Den Beitrag kannst du hier auch anhören:

Termin und Ort der Betriebsprüfung

Die Betriebsprüfung ist zunächst eine reguläre Prüfung, von der jeder Unternehmer betroffen sein kann. Betriebsprüfer melden sich grundsätzlich schriftlich mit einem Termin zur Steuerprüfung an. In der Regel geschieht dies zwei bis vier Wochen vorher. In manchen Fällen informiert das Finanzamt allerdings nicht den Unternehmer selbst von der bevorstehenden Prüfung, sondern den beauftragten Steuerberater. Das ist meistens unter der Voraussetzung der Fall, dass der Steuerberater über eine entsprechende Empfangsvollmacht verfügt.

Der Termin in der Anmeldung des Betriebsprüfers lässt sich bei Bedarf verschieben. Deshalb ist es zunächst wichtig zu prüfen, ob dir und gegebenenfalls auch deinem Steuerberater der Termin passt. Sollte das nicht der Fall sein, so kannst du aus wichtigen Gründen einen neuen Termin vorschlagen. Dies stellt in der Regel kein Problem dar, denn die Finanzbehörden wissen, dass Unternehmen eine gewisse Vorbereitungszeit brauchen und auch während des Alltagsgeschäftes nicht immer ausreichend Zeit für eine Betriebsprüfung haben.

Dauer der Betriebsprüfung

Wie viel Zeit die eigentliche Betriebsprüfung in Anspruch nimmt, hängt insbesondere von der Betriebsgröße ab. Bei kleinen Selbstständigen reichen zumeist wenige Tage aus. Bei größeren Unternehmen kann sich die Prüfung hingegen auch schon einmal über mehrere Wochen hinziehen. Neben dem Prüfungstermin muss der Ort der Betriebsprüfung festgelegt werden. Dabei handelt es sich in der Regel um die Betriebsstätte. Allerdings gibt es auch Gründe, die Prüfung an einen anderen Ort zu verlegen, zum Beispiel in Räumlichkeiten des Steuerberaters oder des Finanzamtes. Wenn du zum Beispiel Geschäftsräume als Betriebsräume von der Steuer abgesetzt hast, dann schaut sich der Betriebsprüfer diese in der Regel an. Aber nicht alle Unternehmer verfügen über entsprechende Räumlichkeiten. Wer zum Beispiel hauptsächlich auswärtig tätig ist, nutzt vielleicht keine entsprechenden Räumlichkeiten. In solch einem Fall kann der Termin auf Wunsch auch im Finanzamt stattfinden.

Die verschiedenen Arten der Betriebsprüfung

Grundsätzlich kann es in Unternehmen verschiedene Arten von Betriebsprüfungen geben, wie auch die nachfolgende Grafik zeigt. In den weitaus meisten Fällen wird die Betriebsprüfung vom Finanzamt veranlasst, aber auch die Sozialversicherungs-Behörden können durchaus solche Prüfungen in Verdachtsfällen initiieren.

Betriebsprüfungen
Arten der Betriebsprüfung (Quelle: Lambert Schuster)

Prüfungen durch das Finanzamt lassen sich in Außenprüfungen mit Vorankündigung und in spezielle Prüfungen ohne vorherige Ankündigung unterteilen. In den Bereich der Außenprüfungen fallen Betriebsprüfungen zu allen Steuerarten, zur Lohn- und Umsatzsteuer. Bei speziellen Prüfungen handelt es sich in der Regel entweder um eine Nachschau oder um eine Prüfung durch die Steuerfahndung, der ein Anfangsverdacht zugrunde liegt.

Wichtige Unterlagen sortieren und bereithalten

Bevor der Termin der Betriebsprüfung ansteht und nachdem sich der Betriebsprüfer angemeldet hat, sollten alle Unterlagen auf dem aktuellen Stand sein und gut sortiert werden. Allerdings sind für den Betriebsprüfer nicht alle Unterlagen relevant. Welche Dokumente du im Detail vorlegen musst, hängt von deinem Unternehmen ab. Zu den Unterlagen, die in der Regel geprüft werden können, zählen zum Beispiel:

  • Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV)
  • Bilanzen
  • Handelsbücher
  • Sitzungsprotokolle
  • alle betrieblichen Bankunterlagen wie Sparbücher, Bank- und Depotbücher
  • Rechnungen
  • Fahrtenbücher
  • betriebliche Dienstverträge
  • Organisationspläne
  • Dienstanweisungen

Nachdem du alle relevanten Unterlagen zusammengestellt und sortiert hast, kann es sinnvoll sein, diese nochmals zu überprüfen. Dabei kann dir bei Bedarf auch dein Steuerberater helfen. Wurden zum Beispiel die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung nicht eingehalten, kann es sein, dass der Betriebsprüfer die Unterlagen ablehnt. Alle Unterlagen müssen nämlich so vollständig und ordentlich sein, dass der Prüfer anhand dieser alle Sachverhalte nachvollziehen kann.

Eine Überprüfung der Daten im EDV-System ist ebenfalls möglich

Neben den oben genannten Unterlagen in Papierform ist es wichtig zu wissen, dass Betriebsprüfer des Finanzamtes das Recht haben, die EDV zu durchforsten. Dies betrifft alle steuerrelevanten Daten, beispielsweise Daten der…

Dementsprechend ist es wichtig, vor dem anstehenden Termin die Daten des EDV-Systems zu ordnen. Eine klare Struktur von betrieblich relevanten Daten und solchen, die nicht zum Unternehmen zählen, kann den Ablauf erleichtern. Der Betriebsprüfer wird allerdings nicht alle steuerlich relevanten Unterlagen und Daten des Unternehmens überprüfen, denn die Prüfung erstreckt sich in der Regel über einen festgelegten Prüfungszeitraum. Bei kleinen und mittleren Betrieben sind häufig Unterlagen der letzten drei Jahre vorzulegen. Bei Großbetrieben kann der Zeitraum entsprechend länger ausfallen.

Ablauf der Betriebsprüfung

Die Betriebsprüfung beginnt am vereinbarten Termin mit Übergabe der Unterlagen und einem kurzen Einführungsgespräch. Anschließend wird der Prüfer die Unterlagen sichten und kontrollieren. Bei Unstimmigkeiten oder fehlenden Dokumenten kann sich der Prüfer mit Fragen an den Steuerpflichtigen wenden. Damit du alle Fragen ordnungsgemäß beantworten kannst, ist es hilfreich, dass der Steuerberater während des gesamten Prüfungsverfahrens erreichbar ist. Du musst alle Angaben zugleich durch entsprechende Belege beweisen können.

Wer an dieser Stelle weiß, welche Daten geprüft werden, der kann sich besser auf etwaige Rückfragen vorbereiten. In vielen Fällen werden folgende Sachverhalte schwerpunktmäßig überprüft:

  • Kleinbetragrechnungen
  • Vorsteuerabzug
  • Umsatzsteuer
  • Investitionsabzugsbeträge
  • Sonderabschreibungen
  • Schuldzinsen
  • private Nutzung von Firmenwagen, Privatkonten und Telefon
  • Betriebsausgaben
  • Abgaben zu der Krankenversicherung, der Sozialversicherung, der Pflegeversicherung, der Rentenversicherung, der Arbeitslosenversicherung und der Unfallversicherung

Zudem kann im Rahmen der Betriebsprüfung auch der Status eines Freiberuflers überprüft werden. Wird die Tätigkeit durch die Prüfung zum Beispiel schwerpunktmäßig als gewerblich eingestuft, dann können auf den Steuerzahler Nachforderungen in Form der Gewerbesteuer zukommen.

Tipp:

Nutze unseren kostenlosen Gewerbesteuer-Rechner um vorab zu klären, wie hoch deine Gewerbesteuer sein wird.

Wann macht das Finanzamt eine Betriebsprüfung?

Das Finanzamt veranlasst immer dann eine Betriebsprüfung, wenn es den Eindruck hat, dass du als Steuerzahler oder Unternehmer deine Buchführung oder Steuerzahlungen nicht im Griff hast. Das Finanzamt tritt in der Regel erst bei Auffälligkeiten auf den Plan und wird unter anderem in den folgenden Fällen eine Betriebsprüfung veranlassen:

  • Die Steuerklärung weist Lücken auf.
  • Du zahlst deine Steuern verspätet.
  • Die Gewinne deines Unternehmens schwanken sehr stark.
  • Du musstest schon hohe Steuernachzahlungen leisten.
  • Du reichst deine Steuererklärung oft zu spät ein.

Wer eine Betriebsprüfung vermeiden möchte, sollte daher unbedingt auf eine lückenlose und gründliche Buchführung sowie auf eine korrekte Steuererklärung achten. Viele Unternehmen können aber auch in einem Zeitraum von rund vier Jahren mit einer derartigen Prüfung rechnen, wobei diese Spanne durchaus auch von der Unternehmensgröße und der Gewinnhöhe abhängig ist.

Was prüft das Finanzamt bei der Betriebsprüfung?

Das Finanzamt überprüft im Rahmen der Betriebsprüfung, die richtigerweise als Außenprüfung zu bezeichnen ist, ob die Buchführung deines Unternehmens korrekt ist. Eine solche Außenprüfung kann aber auch Privatpersonen treffen.
Das Finanzamt überprüft bei einer Betriebsprüfung, ob die steuerlichen Verhältnisse der betreffenden Person oder eines Unternehmens korrekt sind. Zur Prüfung kommt eine festgelegte Person, wobei sich der Prüfer anmelden und dir einen festen Zeitraum (meist zwei Wochen) zur Vorbereitung geben muss.
Geprüft werden verschiedene Steuerarten und Zeiträume einer Besteuerung, bestimmte Sachverhalte oder Teilbereiche aus der Buchhaltung. Zu Letzterem zählt die Umsatzsteuer-Sonderprüfung, auch eine Lohnsteuerprüfung ist möglich. Umsatz- und Vorsteuer sind von der Betriebsprüfung jedoch am häufigsten betroffen und geben meist Anlass zu Diskussionen – schnell schleichen sich dabei Fehler ein, die von den Finanzbeamten geprüft werden.

Betriebsprüfung endet mit Prüfungsfeststellung oder Schlussbesprechung

Wurden alle Unterlagen und Daten geprüft, endet die Prüfung entweder mit einer Prüfungsfeststellung oder mit einer Schlussbesprechung. Mit der Prüfungsfeststellung wird dem Steuerpflichtigen das Ergebnis der Prüfung bekannt gegeben. Das bedeutet auch, dass alle Fragen geklärt werden können und es keine Unklarheiten gibt. Im Rahmen der Prüfungsfeststellung kann sich im besten Fall herausstellen, dass alle Steuern korrekt abgeführt wurden. Daneben ist es noch möglich, dass eine Feststellung zulasten oder zugunsten des Unternehmers erfolgt. In diesen Fällen wird eine nachträgliche Änderung der Steuerbescheide vorgenommen. Gegen Änderungen kann Einspruch eingelegt werden. Eine anschließende Klage ist bei Uneinigkeit auch beim Finanzgericht und letztendlich sogar vor dem Bundesfinanzhof möglich. Wer vor dem Klageweg eine Einigung mit dem Finanzamt erzielt, kann sich allerdings viel Zeit und Kosten ersparen.

Konnte der Betriebsprüfer nicht alle Sachverhalte klar nachvollziehen und sind Fragen offengeblieben, dann endet die Prüfung mit einer Schlussbesprechung. Dein Steuerberater und bei Bedarf auch der Rechtsanwalt können dir bei diesem Gespräch zur Seite stehen.

Fehler sollten möglichst vermieden werden

Selbst wenn alle Steuern korrekt abgeführt wurden und die Buchhaltung ordnungsgemäß geführt wurde, sind viele Selbstständige und Freiberufler nervös. Wer die folgenden gängigsten Fehler kennt, kann diese jedoch ganz gezielt vermeiden und kann während der gesamten Prüfung daher selbstsicherer auftreten:

Smalltalk mit dem Betriebsprüfer

Durch unbedachte Äußerungen und Fangfragen kann sich das Gespräch schnell in eine nicht beabsichtigte Richtung entwickeln und zu Missverständnissen führen. Selbst private Fragen zu Urlaub oder Fahrzeugen können bereits Teil der Betriebsprüfung sein.

Unordentliche Buchhaltung

Wer dem Prüfer nicht alle geforderten Unterlagen aushändigen kann, muss mit Konsequenzen rechnen. So kann der Prüfer bei Bedarf Schätzungen vornehmen, Betriebsausgaben und Vorsteuerabzüge kürzen oder auch ein Verzögerungsgeld in nicht unerheblicher Höhe festlegen.

Tipp!

Achte darauf, dass du alle steuerrelevanten Daten GoBD-konform erfasst und archivierst. Somit stellst du eine ordnungsgemäße Buchhaltung sicher und musst keine negativen Konsequenzen durch den Betriebsprüfer befürchten.

Honorar-Obergrenze mit dem Steuerberater vereinbaren

Erfolgt die Prüfung mit Unterstützung des Steuerberaters, ist es ratsam, zuvor eine Obergrenze des Honorars festzulegen. Damit lassen sich überhöhte Rechnungen vermeiden.

Fragen übereilt beantworten

Alle Nachfragen des Betriebsprüfers können auch schriftlich gestellt werden. Wird ihm ein Ansprechpartner wie beispielsweise der Steuerberater mitgeteilt, dann kann er sich mit Fragen auch direkt an die Kontaktperson wenden.

Mitwirkungspflicht beachten

Nach § 200 AO bzw. § 8 BpO treffen dich als Steuerpflichtigen einige Mitwirkungspflichten: So bist zu unter anderem dazu verpflichtet Auskünfte zu erteilen und alle entsprechenden Dokumente vorzulegen (Bücher, Aufzeichnungen oder andere Unterlagen). Tust du das nicht, kann dich im schlimmsten Fall ein Verzögerungsgeld als Strafe treffen.

Einladung zum Essen

Einen kleinen Snack, Kaffee oder Wasser anbieten, stellt in der Regel kein Problem dar. Eine Einladung zum Mittagessen oder Ähnliches kann allerdings bereits als Bestechungsversuch angesehen werden.

Unkooperatives Verhalten

Es ist stets ratsam, sich dem Betriebsprüfer gegenüber freundlich und respektvoll zu verhalten. Kooperatives Verhalten kann die Prüfung erleichtern. Sollte der Prüfer zum Beispiel Kopien wünschen, dann bist du dazu nicht verpflichtet, diese anzufertigen und auszuhändigen. Allerdings kann dies dazu führen, dass der Prüfer die Unterlagen mitnimmt und im Finanzamt kopiert. Dadurch können Unternehmer schnell den Überblick über die Unterlagen verlieren.

Nicht zuletzt ist es ratsam, Mitarbeiter anzuweisen, dass sie dem Betriebsprüfer keine Auskunft geben dürfen. Dadurch lassen sich Missverständnisse vermeiden. Grundsätzlich ist es dem Betriebsprüfer ohnehin nicht gestattet, sich frei im Unternehmen zu bewegen. Im besten Fall wird dem Betriebsprüfer direkt zu Beginn mitgeteilt, wer Auskunft geben kann.

Checkliste zum kostenlosen Download

Um ideal auf die Betriebsprüfung vorbereitet zu sein, kannst du unsere Checkliste herunterladen, ausdrucken und jeden Punkt abhaken
Checkliste Betriebsprüfung

Der Autor:

Oliver Schoch ist als gelernter Bankkaufmann über 10 Jahre in verschiedenen Bankbereichen tätig gewesen. Seit 2007 ist er als Fachredakteur freiberuflich tätig und hat sich auf die Themen Wirtschaft, Finanzen, Immobilien, Versicherungen und Steuern spezialisiert.

Peter Sutter

Head of Marketing und bei den neusten Marketingstrends up to date. Peter kennt die Kunden von sevDesk genau und weiß daher um die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen. Auf unserem Blog teilt er sein Wissen mit dir!

Weitere Artikel