Quittung schreiben: So machst du es richtig
Durch den Online-Handel geraten klassische Quittungen immer mehr in Vergessenheit. Doch gerade bei Bargeldgeschäften sind sie nach wie vor unverzichtbar, da es hier keinen digitalen Zahlungsnachweis (Link setzen) gibt. In diesem Fall ist die Quittungen das Mittel der Wahl, das dir sowohl bei Betriebsprüfungen als auch in Streitfällen wichtige rechtliche Sicherheit gibt.
In diesem Artikel erfährst du, was eine Quittung ist, welche Funktionen sie hat und was der Unterschied zur klassischen Rechnung ist. Darüber hinaus lernst du, wie du Quittungen richtig ausfüllst und welche Pflichtangaben du dabei berücksichtigen musst.
Was ist eine Quittung?
Bei einer Quittung handelt es sich um eine schriftliche Empfangsbestätigung für Waren und erbrachte (Dienst-)Leistungen. Sie wird häufig als Zahlungsnachweis für Geldleistungen verwendet. Dabei kommt meist der klassische Quittungsblock zum Einsatz, den du noch handschriftlich ausfüllen und unterschreiben musst. Insbesondere Handwerker, Taxifahrer oder Kleinunternehmer arbeiten häufig noch auf diese Weise.
Wichtig: Jeder Kunde hat gegenüber dir als Verkäufer das Recht auf die Ausstellung einer ordnungsgemäßen Quittung. So kann er als Schuldner nämlich belegen, dass er deine Forderung bezahlt hat. Die genauen Bestimmungen zur Erstellung und Nutzung von Quittungen sind in §368 BGB geregelt.
Welche Sonderformen der Quittung gibt es?
Es gibt einige Sonderformen, die von einer üblichen Quittung abweichen. Welche das sind und welchen Zweck sie erfüllen, siehst du in folgender Übersicht:
Welche Funktion bietet dir eine Quittung?
Eine Quittung bekommst du vor allem bei Bargeldgeschäften. Da du bei einer Barzahlung jedoch nicht wie bei einer Überweisung auf Kontoauszüge zurückgreifen kannst, musst du dir als Schuldner deine Bezahlung per Quittung bestätigen lassen. Sie ist sozusagen der offizielle Beleg dafür, dass du die Forderung gegen dich bezahlt hast.
Das ausgestellte Quittungsformular hilft dir außerdem dabei, dass dir bei deinem Barkauf der Vorsteuerabzug nicht entgeht. Schließlich hast du mit der Quittung nun ein Dokument, das dir diesen Geschäftsvorfall eindeutig belegt, wie es ein Kontoauszug bei Überweisungen macht.
Gegenüber dem Finanzamt nehmen Quittungen daher einen hohen Stellenwert ein. Nicht zuletzt haben Käufer selbst bei einem Privatverkauf das Recht, eine Quittung zu verlangen.
Welche Pflichtangaben muss eine Quittung enthalten?
Damit eine Quittung überhaupt gültig ist und vom Finanzamt akzeptiert wird, musst du sie vollständig und richtig ausfüllen. Im Vergleich zu einer Rechnung fallen Quittungen zwar knapper aus, dennoch sollte deine Quittung immer die folgenden Informationen enthalten:
- Die Bezeichnung des Dokuments als „Quittung“
- Name des Quittungsempfängers
- (Firmen-)Name des Zahlungsempfängers
- Ausstellungsdatum und -ort
- Verwendungszweck bzw. Quittungsgrund
- Art des Produkts/ der Dienstleistung
- Menge des Produkts/ der Dienstleistung
- Steuerbetrag und Steuersatz (7 % oder 19 %, entfällt bei Kleinunternehmern)
- Bruttopreis (Quittungsbetrag) in Zahlen und Worten
- Unterschrift des Zahlungsempfängers
Bei diesen Angaben handelt es sich um Mindestangaben. Du kannst also weitere Informationen aufführen und zusätzliche Vermerke auf der Quittung machen. Bei mehreren Belegen empfiehlt es sich außerdem, diese mit einer Belegnummer fortlaufend zu kennzeichnen, damit sich die Quittungen später eindeutig den Geschäftsvorfällen zuordnen lassen.
Achte zudem darauf, dass du bei den Pflichtangaben immer die folgenden beiden Stolpersteine im Auge behältst:
Um es dir leichter zu machen, kannst du aber auch unsere kostenlose Quittungsvorlage für Word oder Excel nutzen, die bereits alle Pflichtangaben enthält. Diese kannst du direkt digital ausfüllen. Dadurch sparst du dir eine Menge Zeit:
Wie stellst du eine Quittung richtig aus?
Wenn du eine Quittung erstellen willst, hast du die Wahl, ob du diese handschriftlich oder elektronisch erstellen möchtest. Entscheidest du dich für die altbewährte handschriftliche Variante, kannst du im Schreibwarenhandel oder online einfach einen Quittungsblock kaufen, der dir das Quittung schreiben enorm erleichtert.
Zwar kannst du auch auf einem normalen Blatt Papier eine Quittung ausstellen, allerdings enthält ein solcher Block bereits einen Quittungsvordruck mit allen in Deutschland notwendigen Pflichtangaben. So vergisst du keine wichtigen Angaben oder Details.
Quittungsblöcke sind inklusive, ohne oder mit extra ausgewiesener Mehrwertsteuer erhältlich, sodass du immer die für dich richtige Variante zur Hand hast.
Der Quittungsbeleg ist zudem selbstdurchschreibend. Das bedeutet, dass du deinem Kunden (dem Leistungsempfänger) die Originalquittung geben kannst, während du als Aussteller und Zahlungsempfänger direkt eine Kopie (den sogenannten Durchschlag) für deine eigene Buchhaltung erhältst. Diesen heftest du dann ganz normal ab, da er für deine Steuererklärung relevant ist.
Kleinunternehmer-Quittung
Kleinunternehmer sind nach dem Steuerrecht von der Umsatzsteuer befreit. Wenn du jedoch die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst, darfst du deinen Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Somit dürfen deine Quittungen ebenfalls keinen Mehrwertsteuerbetrag ausweisen. Demzufolge ist die Angabe des Nettobetrags ausreichend.
Auf der Quittung musst du dann den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach §19 Umsatzsteuergesetz ergänzen. Dadurch teilst du deinem Kunden mit, dass du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer erhebst. Haben dein Quittungsblock oder deine Quittungsvorlage ein Feld für den Steuersatz, streichst du dieses entweder durch oder lässt es frei.
Unterschied zwischen Quittung und Rechnung
Auch, wenn die Begriffe “Quittung” und “Rechnung” im Sprachgebrauch häufig synonym verwendet werden, ist das nicht ganz korrekt. Denn: Eine Rechnung hat höhere Anforderungen zu erfüllen und enthält im Vergleich zu einer Quittung mehr Informationen wie etwa eine Kunden- und Rechnungsnummer, vollständige Namen und Adressen von Käufer und Verkäufer, Zahlungshinweise und deine Steuernummer. Im Wesentlichen erfüllen sie jedoch folgenden Zweck:
Eine Rechnung kann jedoch zur Quittung werden, wenn du auf der Rechnung mit deiner Unterschrift und dem Zahlungsdatum bestätigst, dass sie bereits bezahlt wurde. Man spricht dann auch von einer “quittierten Rechnung”.
Quittung als Rechnungsersatz
Da eine Quittung nicht alle Angaben einer Rechnung enthält, wird diese offiziell auch nicht als Rechnungsersatz anerkannt. Enthält die Quittung jedoch alle Bestandteile einer ordnungsgemäßen Rechnung, so werden beide Dokumente gleich behandelt. Nur in diesem Fall kann deine Quittung also eine Rechnung ersetzen.
Wenn du statt einer Quittung gleich eine Rechnung ausstellen willst, zeigen wir dir in unserem Ratgeber-Artikel, wie du eine Rechnung schreibst.
So gehst du bei einer verlorenen Quittung vor
Wenn du eine Quittung erstellt hast, diese aber nicht mehr findest, ist das kein Beinbruch. Im Falle einer verlorenen Quittung besteht dennoch die Chance, diesen Betrag steuerlich geltend zu machen. Das ist wie folgt möglich:
- Ausstellung einer Ersatzquittung inkl. aller Mindestangaben
- Ausstellung eines Eigenbelegs (bei kleinen Rechnungssummen)
Letzterer kann handschriftlich und formlos erfolgen. Lediglich die üblichen Angaben einer Quittung müssen enthalten sein. Von dieser Möglichkeit solltest du allerdings ausschließlich in Notfällen Gebrauch machen, ansonsten könnte dein Betriebsausgabenabzug gekürzt werden.
Quittung verbuchen
Alle Quittungen, die sich auf die Steuer deines Unternehmens auswirken, sind in deiner Buchhaltung zu erfassen. Zur eindeutigen Zuordnung der einzelnen Geschäftsvorfälle ist es hilfreich:
- wenn du jede Quittung mit einer eigenen Nummer kennzeichnest und
- sie anschließend nach einzelnen Sachgebieten und Steuersätzen ordnest.
Danach steht der Buchung der einzelnen Quittungen nichts mehr im Wege.
Zusammenfassung
Auch wenn aufgrund des Online-Handels immer weniger Quittungen geschrieben werden, sind sie für dich und deine Kunden nach wie vor steuerlich relevant. Insbesondere bei deinen Barkäufen gelten sie als wichtiger Nachweis, dass du die Forderung beglichen hast und dadurch den Vorsteuerabzug geltend machen kannst.
Und wenn du einmal selbst eine Quittungen ausstellst, solltest du darauf achten, keine Pflichtangaben zu vergessen. Denn sonst ist die Quittung ungültig und deine Kunden können ihrerseits keine Vorsteuer ziehen. Doch wenn du die Punkte in diesem Artikel berücksichtigst, bist du stets auf der sicheren Seite.
