Lohnbuchhaltung: Was du als Arbeitgeber zur Lohnabrechnung wissen solltest

Definition und Aufgaben der Lohnbuchhaltung

Wenn du Mitarbeiter beschäftigst, bist du verpflichtet, eine Lohnbuchhaltung anzufertigen. Dabei handelt es sich um einen Teilbereich der Finanzbuchhaltung. Die Lohnbuchführung beschäftigt sich mit allen Details rund um die Abrechnung und Verwaltung der Löhne und Gehälter deiner Mitarbeiter. Um die Personenstammdaten und Buchungsbelege zu verwalten und die Lohnkonten zu führen, kommt häufig Lohnsoftware zum Einsatz. 

Zu den wichtigsten Aufgaben der Lohnbuchhaltung zählen:

• Berechnung und Auszahlung der Löhne und Gehälter
• Durchführung der gesetzlich erforderlichen Meldungen
• korrekte und fristgerechte Abführung der Steuern und Sozialabgaben
• Verwaltung und Abrechnung von Zusatzleistungen (z. B. Überstunden, Boni, Prämien)
• Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften im Sozialversicherungs- und Lohnsteuerrecht
• Pflege der Personalstammdaten
• Führen der Jahreslohnkonten
• Bereitstellung der Unterlagen für Betriebsprüfungen

Möchtest du dir einen schnellen Überblick über die Lohnbuchhaltung verschaffen? Unser Video zeigt dir, wie eine Lohnabrechnung funktioniert:

Lohn vs. Gehalt: die Unterschiede

Ob Lohn oder Gehalt, die Entgeltabrechnung sieht im Ergebnis sehr ähnlich aus. Die größten Unterschiede zeigen sich bei der Berechnung des monatlichen Bruttoentgelts:

• Lohn: Du ermittelst den Bruttolohn deiner Mitarbeiter, indem du die tatsächlich gearbeiteten Stunden mit dem Stundenlohn multiplizierst. Die Lohnsumme schwankt in der Lohnbuchhaltung von Monat zu Monat.
• Gehalt: Mit Gehaltsempfängern vereinbarst du einen festen Betrag, der Monat für Monat ausgezahlt wird. Die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden wirken sich nicht auf die Gehaltshöhe aus.

Wer muss eine Lohnbuchhaltung durchführen?

Zur Lohnbuchführung ist jedes Unternehmen verpflichtet, das Mitarbeiter beschäftigt. Das gilt selbst dann, wenn du nur einen Minijobber eingestellt hast. Auch er hat ein Anrecht darauf, eine Lohnabrechnung und eine pünktliche Lohnzahlung zu bekommen und dass du seine Beiträge korrekt abführst.

Personalstammdaten in der Lohnbuchhaltung

Teil der Lohnbuchhaltung ist die Verwaltung der Personalstammdaten. Zu den Personenstammdaten gehören alle Informationen, die du für die korrekte Gehaltsbuchhaltung und die Abführung jeglicher Steuern und Beiträge benötigst. Zu nennen wären hier beispielsweise:

• Name und Anschrift
• Staatsangehörigkeit
• Kontaktdaten
• Personalnummer
• steuerliche Informationen und ELStAM-Merkmale (Steueridentifikationsnummer, Religion, Steuerklasse, Freibeträge)
• Informationen Krankenversicherung
• Sozialversicherungsnummer
• Zusammensetzung des Gehalts
• Bankverbindung
• Details zur Position (z. B. Funktion, Abteilung, Standort, Einstellungsdatum)
• Qualifikation

Am einfachsten führst du die Personalstammdaten mithilfe einer Lohnsoftware. So hast du immer den aktuellen Stand parat und kannst die Informationen auch gleich für deine Entgeltabrechnungen im Lohnabrechnungsprogramm nutzen. Einige Informationen (z. B. die Lohnsteuermerkmale) erfasst du gesondert im Lohnkonto deiner Mitarbeiter.

Meldepflichten in der Lohnbuchhaltung

Eine der Hauptaufgaben der Lohnbuchführung ist, alle Steuern und Sozialversicherungsbeiträge pünktlich beim Finanzamt bzw. beim Sozialversicherungsträger anzumelden und dorthin abzuführen. Zu den wichtigsten gesetzlichen Meldepflichten zählen:

• DEÜV-Meldungen an den Sozialversicherungsträger (z. B. An- und Abmeldungen, Jahresmeldungen, Unterbrechungsmeldungen)
• Beitragsnachweise für die einzelnen Abrechnungszeiträume an den Sozialversicherungsträger (Nachweis über die Höhe der abzuführenden Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile zur Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Rentenversicherung)
• Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt (Nachweis über die Höhe der Lohnsteuer, Kirchensteuer und des Solidaritätszuschlags, die du an das Finanzamt abführen musst)

Ob DEÜV-Meldung, Beitragsnachweis oder Lohnsteueranmeldung, eine gute Lohnsoftware kann die meisten Meldungen im Rahmen der Lohnbuchhaltung automatisiert erledigen. Bei einer Betriebsprüfung musst du den korrekten Abzug der Abgaben nachweisen. Dabei helfen dir die Lohnkonten deiner Mitarbeiter.

Was ist die vorbereitende Lohnbuchhaltung

Die vorbereitende Lohnbuchhaltung ist der erste Schritt der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung und Abrechnung. Dazu gehören vor allem die Pflege von Personalstammdaten und die Erfssung von Arbeitszeiten, Krankheits- und Urlaubstagen uund weiteren Abwesenheiten.

Beispiel: Erledigt dein Steuerberater die Gehaltsbuchhaltung für dich? Das Steuerbüro kann deine Mitarbeiter nur dann richtig abrechnen, wenn du ihm vorab Informationen zu neuen Mitarbeitern, vereinbarten Gehaltserhöhungen oder Krankenkassenwechseln übermittelst – ansonsten stimmen die Ergebnisse der Gehaltsabrechnung nicht.

Diese Aufgaben gehören zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung

Im Bereich der vorbereitenden Lohnbuchhaltung fallen unter anderem diese Aufgaben an:

• Verwaltung der Personalstammdaten (z. B. Adresse, Staatsangehörigkeit, Kontaktdaten)
• Meldung von Änderungen an den Personaldaten an das gewählte Steuerbüro (z. B. Krankenkassenwechsel, neue Bankverbindung oder Anschrift)
• Erfassung von An- und Abwesenheiten sowie der genauen Arbeitsstunden deiner Mitarbeiter
• Erfassung der Personaldaten neuer Mitarbeiter und Weitergabe der Arbeitsverträge (für die Anmeldung beim Sozialversicherungsträger)
• Dokumentation von Veränderungen am Gehalt oder an den einzelvertraglichen Vereinbarungen mit deinen Arbeitnehmern

Bei der vorbereitenden Lohnbuchhaltung dreht sich also alles darum, die Personalstammdaten und die Lohndaten so zusammenzutragen, dass auf ihrer Basis anschließend eine korrekte Lohnabrechnung durchgeführt werden kann.

Lohnabrechnung erstellen

Die Lohnabrechnung dient dazu, ausgehend vom Brutto-Arbeitsentgelt die Höhe der Abzüge und den tatsächlichen Auszahlungsbetrag zu ermitteln. Außerdem bist du verpflichtet, deinen Mitarbeitern für jeden Abrechnungszeitraum einen Lohnzettel auszuhändigen, aus dem sich die wichtigsten Lohndaten und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts ergeben. Erfahre in unserem gesonderten Beitrag, wie du eine Lohnabrechnung erstellen kannst.

Aufbewahrungsfrist für Lohnabrechnungen

Lohnabrechnungen musst du als Arbeitgeber sechs Jahre lang aufbewahren. Dasselbe gilt für die Lohnkonten und Jahreslohnkonten deiner Mitarbeiter. Teilweise sind für Lohndaten sogar noch längere Aufbewahrungsfristen vorgeschrieben, etwa für Unterlagen und Buchungsbelege, die den Jahresabschluss oder die betriebliche Altersversorgung betreffen.

Korrektur der Lohnabrechnung 

Wenn dir ein Fehler unterlaufen ist, kannst du eine Gehaltsabrechnung natürlich korrigieren. Vorsichtig sein musst du in der Lohnbuchhaltung bei der Korrektur von Lohnsteuern und Sozialversicherungsbeiträgen. Hast du für den Abrechnungszeitraum bereits eine Lohnsteuerbescheinigung ausgestellt, lässt sich die Lohnsteuer nicht mehr ohne Weiteres korrigieren.

Eine Korrektur der Sozialversicherungsbeiträge ist nachträglich zwar möglich – die Arbeitnehmerbeiträge darfst du aber nur für drei Monate rückwirkend von deinen Mitarbeitern einfordern.

Urlaub auszahlen

Eigentlich darfst du deinen Mitarbeitern ihren Urlaub nicht auszahlen. Er dient dem Bundesurlaubsgesetz zufolge nämlich der Erholung. Es gibt allerdings ein paar Ausnahmen von dieser Regel. Dann darfst du den Gegenwert des Urlaubs auszahlen (z. B. wenn dein Mitarbeiter ausscheidet und seinen Urlaub vor dem Austritt nicht mehr nehmen kann). Wie das genau funktioniert und worauf du achten musst, erfährst du in unserem Beitrag zur Auszahlung des Urlaubs.

Gehalt in Elternzeit und Mutterschutzlohn berechnen

Werdende Mütter genießen besonderen Schutz durch das Mutterschutzgesetz. Während der Mutterschutzfristen sechs Wochen vor der Geburt und acht Wochen danach musst du ihnen einen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld zahlen. Verordnet der Arzt ein Beschäftigungsverbot, musst du das Gehalt in Form des Mutterschutzlohns weiterzahlen.

Während der Elternzeit beziehen Mütter und Väter Elterngeld. Du zahlst nur dann ein Gehalt, wenn sie trotz Elternzeit in Teilzeit weiterarbeiten. Worauf du bei der Berechnung achten musst, erfährst du in unserem Beitrag zum Gehalt während Elternzeit und Mutterschutz.

Verdienstbescheinigung ausstellen

Wenn ein Mitarbeiter eine Verdienstbescheinigung für den Vermieter oder als Nachweis für eine Finanzierung bei der Bank braucht, musst du diese ausstellen. In dieser Aufstellung bescheinigst du das in den gewünschten Abrechnungszeiträumen gezahlte Arbeitsentgelt sowie die Zusammensetzung der Abzüge. Was genau in dieses Dokument gehört, erfährst du in unserem Beitrag zur Verdienstbescheinigung.

Lohnsteuer

Die Lohnsteuer ist eine Quellensteuer, die du sozusagen vertretungsweise für deine Mitarbeiter direkt an das Finanzamt abführst. Dazu ermittelst du mithilfe der amtlichen Lohnsteuertabellen jeden Monat die Höhe der Lohnsteuer, erstellst eine Lohnsteueranmeldung für das Finanzamt und überweist die angemeldeten Beträge spätestens bis zum zehnten Tag des Folgemonats.

Einmal jährlich erstellst du eine Lohnsteuerbescheinigung, in der du die gesamte Lohnsteuer des Jahres zusammenfasst und bescheinigst. Was es sonst noch zur Berechnung zu wissen gibt, erfährst du in unserem Artikel zur Lohnsteuer.

Lohnsteuerfreie Zuschläge berechnen

Grundsätzlich steht es dir immer frei, deinen Mitarbeitern als Belohnung für ihre Leistung Zuschläge und Zulagen zu zahlen. Einige davon darfst du sogar steuer- und sozialversicherungsfrei auszahlen, wenn du die Voraussetzungen erfüllst. Das gilt für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit. Lies jetzt in unserem Beitrag, wann du Zuschläge steuerfrei auszahlen darfst und wie du sie richtig berechnest.

Lohnsteuerjahresausgleich erstellen 

Der Lohnsteuerjahresausgleich hat nichts mit der Steuererklärung deiner Mitarbeiter zu tun. Vielmehr überprüfst du zum Jahresende, ob die Monat für Monat ermittelte Lohnsteuer auf das ganze Jahr über gesehen mit der Jahreslohnsteuer übereinstimmt. Kommt es zu Differenzen, darfst du deinen Arbeitnehmern diese erstatten. Wie das genau funktioniert, liest du in unserem Beitrag zum Lohnsteuerjahresausgleich.

Sachbezüge verbuchen

Sachbezüge und geldwerte Vorteile sind häufig bis zu einem gewissen Betrag steuerfrei – und damit eine schöne Möglichkeit, deinen Mitarbeitern einen kleinen Bonus zukommen zu lassen. Dazu zählen beispielsweise

• Personalrabatte
• Tankgutscheine
• vergünstigte Mahlzeiten 
• Dienstwagen
• Jobticket
• vergünstigte Arbeitgeberdarlehen
• Kindergartenzuschüsse
• Überlassung eines Firmenhandys oder von Arbeitskleidung
• Maßnahmen der Gesundheitsförderung

Personalkosten berechnen

Behalte als Arbeitgeber deine Personalkosten und Personalnebenkosten immer genau im Blick. Sie sind eine wichtige Grundlage für deine Kalkulation. Außerdem sind sie Basis von Personalkennzahlen und somit eine Chance, die Entwicklung deines Unternehmens anhand der Lohnbuchhaltung zu verfolgen. Erfahre in unserem Beitrag zur Berechnung der Personalkosten, welche Arten von Kosten dazugehören und wie sich das Arbeitgeberbrutto zusammensetzt.

Stundenlohn berechnen

Als Arbeitgeber solltest du in der Lage sein, den Stundenlohn deiner Mitarbeiter zu berechnen. Er ist nämlich ebenso wie die Personalkosten eine wichtige Grundlage der Kalkulation deiner Stundenverrechnungssätze. Dazu kann es nötig sein, aus einem Monats- oder Jahresgehalt den Stundenlohn zu ermitteln – oder umgekehrt. Wir zeigen dir mit einfachen Formeln, wie du das machst. Lies dazu unseren Beitrag zur Berechnung des Stundenlohns in der Lohnbuchhaltung.

Lohnnebenkosten des Arbeitgebers kalkulieren

Zu den Lohnnebenkosten des Arbeitgebers gehören unter anderem die Arbeitgeberbeiträge zu den Sozialabgaben, die du jeden Monat an den Sozialversicherungsträger überweist. Daneben zahlst du auch noch bestimmte Umlagen sowie freiwillige Sozialleistungen und Personalnebenkosten wie Weiterbildungskosten, Zuschüsse zur Verpflegung oder Sachbezüge. Wie du die zzPersonalnebenkosten in der Lohnbuchhaltung kalkulierst, erfährst du in unserem Artikel zu den Lohnnebenkosten des Arbeitgebers.

Lohnarten in der Lohnbuchhaltung unterscheiden

In der Entgeltabrechnung spielt eine Vielzahl von Lohnarten eine Rolle. Wir differenzieren nicht nur – wie eingangs erwähnt – nach Lohn und Gehalt. Auch der Zeitlohn und der Leistungslohn werden unterschiedlich behandelt. Erfahre in unserem Beitrag zu den Lohnarten, was es mit Begriffen wie Brutto- und Nettolohn, Statistiklohn und steuerfreien Lohnarten auf sich hat.

Lohnbuchhaltung auslagern: die Vor- und Nachteile von Outsourcing

Bist du dir noch nicht sicher, ob du die Lohnbuchhaltung auslagern oder doch lieber selbst erledigen möchtest? Wir helfen dir, abzuwägen, welche Variante für dich am besten ist.

Vorteile des Outsourcings der Lohnbuchhaltung

Das Outsourcing der Lohnbuchhaltung kann sich prinzipiell für jede Unternehmensgröße lohnen, denn es hat einige wesentliche Vorteile:

Nachteile des Outsourcings der Lohnbuchhaltung

Es gibt aber auch die Kehrseite der Medaille. Das Outsourcing der Lohnbuchhaltung kann ebenso Nachteile haben:

Je nach der individuellen Konstellation kann es sich für dich also durchaus lohnen, die Gehaltsbuchhaltung selbst zu erledigen.

Lohnabrechnung an Steuerberater oder Lohnbüro abgeben?

Ob du deine Lohnabrechnung an einen Steuerberater oder ein Lohnbüro mit externen Lohnbuchhaltern auslagerst, ist auf den ersten Blick egal. Beide erledigen deine Lohnbuchführung, unter anderem mit diesen Aufgaben:

• Pflege der Personaldaten
• Abruf von Krankmeldungen
• Bescheinigungswesen
• Versand der Beitragsnachweise an die Sozialversicherungsträger
• An- und Abmeldungen sowie Sofortmeldungen an die Sozialversicherungsträger
• Führen der Arbeitszeitkonten (An- und Abwesenheiten)

Einen wesentlichen Unterschied gibt es allerdings doch: Lohnbüros sind nicht zur Steuerberatung berechtigt, dürfen dir also bei steuerlichen Fragestellungen oder Problemen nicht weiterhelfen.

Eine Steuerkanzlei hingegen kann dich bei allen Schritten der Lohnbuchführung unterstützen, bis hin zur Steuerberatung und schließlich sogar bei der Anfertigung des Jahresabschlusses. Du bekommst also nicht nur die Lohnbuchhaltung, sondern bei Bedarf die komplette Buchführung aus einer Hand. Allerdings zahlst du dafür im Regelfall deutlich mehr als für ein Lohnbüro.

Fazit zur Lohnbuchhaltung

Wahrscheinlich zählt die Lohnbuchhaltung nicht zu deinen Lieblingsaufgaben. Die gute Nachricht ist aber: Hast du dich in die Materie erst einmal eingelesen, ist es oft gar nicht mehr so schwierig. Mit der richtigen Unterstützung und einer guten Buchhaltungssoftware erledigst du die Lohnbuchhaltung fast wie nebenbei.

Gerade zu Beginn deiner Selbstständigkeit ist es sinnvoll, die Gehaltsabrechnung selbst zu erledigen. So sparst du Kosten und behältst den Überblick über deine Gehaltsbuchhaltung. Lagerst du die Lohnbuchhaltung hingegen an ein Lohnbüro oder eine Steuerkanzlei aus, führt der Dienstleister auch deine Lohnkonten und begleitet dich bei Betriebsprüfungen.

Häufig gestellte Fragen zur Lohnbuchhaltung