Kassenbericht
Damit du deine Bareinnahmen und Barausgaben korrekt festhalten kannst, benötigst duKassenberichte. Nur so kannst du einordnungsgemäßes Kassenbuchführen. Wichtig ist, sich über die besonderen Anforderungen der Kassenführung bewusst zu sein, um folgenschwere Fehler zu vermeiden. Erfahre, wie ein Kassenbericht erstellt wird und welche Pflichten gelten.
Was ist ein Kassenbericht?
Der Kassenbericht dokumentiert sämtliche Bareinnahmen und Barausgaben innerhalb eines Geschäftstages. Aus dem Bericht sollte klar hervorgehen, wie viel Geld an diesem Tag eingenommen (Tageseinnahmen) wurde. Das Ergebnis wird auch als Tageslosung bezeichnet.
Um hier eine rechtliche Grundlage zum Thema Kassenbericht zu finden, müssen Unternehmer einen Blick in das Steuerrecht werfen. Überwiegend eine Rolle spielt dabei die Umsatzsteuer. Somit wird gerne der Umsatz eines Unternehmens niedrig gehalten, um die Steuer auf den Umsatz zu umgehen. Dieses Vorgehen nennt sich auch Steuerhinterziehung und dürfte jedem Unternehmer ein Begriff sein. Im Bezug auf den Kassenbericht sind folgende zwei Paragrafen aus dem Steuergesetz essentiell:
- 22 Abs. 1 Satz 1 UStG: Der Unternehmer ist verpflichtet, zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Berechnung Aufzeichnungen zu machen.
- 146 Abs. 1 Satz 2 AO: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden.
Kassenbericht vs. Kassenbuch
Kassenberichte sind natürlich ein wichtiger Bestandteil des Kassenbuches, allerdings gibt es noch weitere Unterschiede zwischen den einzelnen Begriffen:
Weitere Infos und Tipps findest du hier:
Wer muss einen Kassenbericht erstellen?
Generell gilt, dass Kassenbücher einen festen Bestandteil in der Buchführung oder Buchhaltung darstellen. Das heißt: Wer der Bilanzierungspflicht unterliegt, der muss ein Kassenbuch führen.
Selbstverständlich musst du auch dann keine Berichte erstellen oder ein Kassenbuch führen, wenn deine Geschäfte ohne Bargeldzahlungen ablaufen. Sobald du allerdings eine Ladenkasse oder Registrierkasse besitzt und Buchführung betreiben musst, gilt auch für dich die Kassenberichtpflicht.
Folgende Übersicht zeigt dir, ob du auch Kassenberichte erstellen musst:
Kassenbericht für Freiberufler
Freiberufler unterliegen keiner Buchführungspflicht. Sie müssen automatisch kein Kassenbuch führen oder Kassenberichte schreiben. Auch dann nicht, wenn sie hin und wieder Barzahlungen erhalten.
Trotzdem heißt das nicht, dass sie keine Nachweispflicht zu erfüllen haben. Wer möchte, der kann ein freiwilliges und einfaches Kassenberichtsbuch führen. Solltest du beispielsweise sehr viele Bargeschäfte abwickeln, so empfiehlt sich dieser Schritt sogar.
Aufzeichnungspflichten im Rahmen des Kassenberichts
Laut dem § 146 AO sollten die Einnahmen und Ausgaben der Kasse täglich festgehalten werden. Hierbei handelt es sich lediglich um eine Empfehlung und keine zwingende Vorschrift.
Aber heißt das, dass Unternehmer eigentlich gar nicht zur Aufzeichnung ihrer Bareinnahmen oder Barausgaben verpflichtet sind?
Tatsächlich lässt hier das Gesetz einen gewissen Spielraum. Allerdings nur dann, wenn die Kassengeschäfte nur nebenbei getätigt werden. Also nicht täglich und routiniert passieren. Oder aber, wenn diverse Ereignisse eine Buchung am gleichen Tag unmöglich machen. In allen anderen Fällen unterliegen also alle Unternehmer, die mit Bargeld Geschäfte tätigen, der Aufzeichnungspflicht.
Die Aufbewahrungspflicht von einer Dauer von 10 Jahren gilt für alle Dokumente der Kassenführung.
Pflichtangaben des Kassenberichts
Kassenberichte unterscheiden sich natürlich voneinander, jedoch müssen sie in jedem Fall immer die Pflichtangaben enthalten. Ein täglicher Kassenbericht sollte folgende Angaben enthalten:
- Datum und fortlaufende Nummer
- Kassenbestand nach Geschäftsschluss
- Ausgaben im Laufe des Tages (Nettobetrag + Angabe der Vorsteuer in % und Euro)
- Kassenbestand des Vortages (wird abgezogen)
- Kasseneingang
- Bareinnahmen (Tageslosung)
- Unterschrift des Kassenzählers
Unter Ausgaben fallen z.B.:
- Wareneinkäufe und Warennebenkosten
- Geschäftsausgaben
- Privatentnahmen (nur mit Eigenbeleg)
- Sonstige Ausgaben (Bankeinzahlungen etc.)
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Kassenbericht erstellen
Eigentlich kannst du gar nicht viel falsch machen, sofern zu verstanden hast, was der Unterschied zwischen einem Kassenbericht, einem Kassenbuch und einem Zählprotokoll ist. Zwei Schritte sind wichtig, bei der Erstellung eines Kassenberichtes:
- Kasse zählen mithilfe eines Zählprotokolls
- Ermittlung der Tageslosung (= Ergebnis des Kassenberichts)
Nimm dir täglich die Zeit, um in Ruhe deinen Kassenbestand zu zählen. Protokolliere den Bestand auf den Cent genau und vergiss wichtige Formangaben nicht.
Hier ist ein Beispiel eines Kassenberichts:
Zählprotokoll als Nachweis für die geldmäßige Kassenführung
Ein Zählprotokoll zählt als Nachweis für die korrekte Kassenführung. Hieraus geht deutlich hervor, wie sich der Kassenbestand zusammensetzt. Ein Zählprotokoll ist somit der Beleg für den täglichen Kassenbestand. Es spielt an dieser Stelle keine Rolle, welche Art von Ladenkasse du verwendest.
Das Zählprotokoll zeichnet den Kasseninhalt nach Kassenschluss auf. Aufgeteilt auf Scheine und Münzen. Um hier korrekt vorzugehen, wird auf den Cent genau gezählt und das Ergebnis in das Protokoll eingetragen. Bei größeren Kassenbeständen empfiehlt sich übrigens eine Geldzählmaschine. Sie erleichtert den täglichen Aufwand der Zählung nach Ladenschluss.
Was bedeutet retrograder Kassenbericht?
Die oben erwähnte Vorgehensweise und Formel stellt einen retrograden Kassenbericht dar. Zunächst ermittelst du den Kassenbestand und rechnest dann zurück. Um das Ergebnis zu überprüfen, kannst du schließlich den progressiven Kassenbericht durchführen.
Gründe für den Kassenbericht
Kassenberichte sind die Grundlage für ein ordnungsgemäßes Kassenbuch und vor allem für den Staat und dessen Steuereinnahmen wichtig. Das Finanzamt ist berechtig, Einsicht in deine Kassenbücher zu nehmen. Aus diesem Grund musst du sie auch eine Zeit lang aufbewahren. Fehler in den Berichten können erhebliche Folgen haben. So kann es zu Geldbußen kommen, aber auch zu Freiheitsstrafen, wenn nachweislich Steuerhinterziehung vorliegt. Weiterhin könnte dir die Gewerbeerlaubnis entzogen werden.
Vorteile von Kassenberichten
Wenn du von der Pflicht Kassenberichte zu führen betroffen bist, können sich auch für dich als Unternehmer einige Vorteile ergeben:
- Kassenberichte geben Aufschluss über die täglichen und tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben im Betrieb.
- Dies ist natürlich auch für dich und deine Unternehmensentwicklung interessant.
- Es ermöglicht dir im Nachhinein eine bessere Planung, beispielsweise kannst du deine umsatzstarken Tage noch besser durch entsprechende Werbemaßnahmen unterstützen.
