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Zusammenfassende Meldung: Beispiele, Abgabe, Fristen und Grenzen
Wenn du als Selbstständiger Lieferungen oder Leistungen an Unternehmen in anderen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union (EU) erbringst, kommst du an der Zusammenfassenden Meldung (ZM) kaum vorbei. Sie gehört zu den steuerlichen Pflichten bei innergemeinschaftlichen Umsätzen und sorgt dafür, dass diese korrekt zwischen den EU-Staaten erfasst werden. Gerade bei Rechnungen ins europäische Gemeinschaftsgebiet lohnt es sich deshalb, die Regeln rund um die ZM genau zu kennen.
In diesem Artikel erfährst du, was hinter der ZM-Meldung steckt, wer sie abgeben muss, welche Fristen und Grenzen bei der Zusammenfassenden Meldung gelten und welche Angaben wichtig sind.
- Was ist die Zusammenfassende Meldung?
- Wieso gibt es die Zusammenfassende Meldung?
- Wer muss eine Zusammenfassende Meldung abgeben?
- Wann du eine Zusammenfassende Meldung machst: Beispiele
- Welche Angaben gehören in die Zusammenfassende Meldung?
- Wie musst du die Zusammenfassende Meldung abgeben?
- Fristen der Zusammenfassenden Meldung
- Welche Grenzen gelten für die Abgabe der Zusammenfassenden Meldung?
- Zusammenfassende Meldung vergessen oder zu spät abgegeben: Was nun?
- Kann man eine Zusammenfassende Meldung korrigieren?
- Zusammenfassende Meldung selber machen oder mit dem Steuerberater?
- Zusammenfassung
- Häufig gestellte Fragen zur Zusammenfassenden Meldung
Was ist die Zusammenfassende Meldung?
Die Zusammenfassende Meldung, kurz ZM, ist eine Pflichtmeldung an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Diese gibst du als Unternehmer ab, wenn du Waren oder Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern verkaufst und dafür keine Umsatzsteuer berechnest.
In der ZM listest du deine innergemeinschaftlichen Umsätze nach Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) der jeweiligen Empfänger auf. So kann geprüft werden, ob die Umsatzsteuer im Empfängerland korrekt abgeführt wird. Wenn du eine Zusammenfassende Meldung erstellen musst, sind daher vor allem vollständige und korrekte Angaben wichtig. Warum das für dich relevant ist, schauen wir uns gleich noch im Detail an.
Für einen schnellen Einstieg ins Thema kannst du dir in diesem Video die wichtigsten Infos zum Thema Zusammenfassende Meldung anschauen:
Wieso gibt es die Zusammenfassende Meldung?
Die ZM-Meldung ist eines der zentralen Kontrollelemente für die Umsatzsteuer innerhalb der EU. Sie hilft dabei, Umsatzsteuerbetrug zu verhindern und sicherzustellen, dass innergemeinschaftliche Umsätze bei der Besteuerung korrekt zwischen den Mitgliedsstaaten erfasst und im richtigen EU-Land abgeführt werden.
Bei Rechnungen an deutsche Unternehmen berechnest du die entsprechende Umsatzsteuer und führst diese zusammen mit deiner Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) an das Finanzamt ab. Verkaufst du allerdings Produkte oder Dienstleistungen an ein Unternehmen mit Sitz im EU-Ausland, stellst du deine Rechnung meist ohne Umsatzsteuer aus. In diesem Fall greift das „Reverse-Charge-Verfahren“ (Siehe auch § 13b Umsatzsteuergesetz (UStG)), bei dem dein Kunde die Umsatzsteuer an sein Finanzamt abführen muss. Damit dein Kunde weiß, dass er den Rechnungsbetrag versteuern und abführen muss, sollte auf deiner Rechnung ins EU-Ausland der Zusatz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ stehen. Mit der ZM kann dann sichergestellt werden, dass dein Kunde seiner Pflicht auch nachgekommen ist.
Hinweis: Das Reserve-Charge-Verfahren und die Zusammenfassende Meldung beziehen sich ausschließlich auf Unternehmenskunden, nicht jedoch auf Privatpersonen. Da diese über keine USt-IdNr. verfügen, schulden sie auch keine Umsatzsteuer.
Wer muss eine Zusammenfassende Meldung abgeben?
Jeder Unternehmer, der in Deutschland nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) steuerpflichtig ist und innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen an Unternehmen im europäischen Gemeinschaftsgebiet erbringt, muss eine ZM erstellen. Das betrifft unter anderem Selbstständige, Freiberufler, Gewerbetreibende sowie Forst- und Landwirte. Kleinunternehmer müssen daher keine ZM-Meldung abgeben, da sie von der Umsatzsteuer befreit sind und diese Steuer nicht erheben bzw. abführen.
Konkret fällt die ZM-Meldung für folgende Arten von Umsätzen an:
- Innergemeinschaftliche Lieferungen (grenzüberschreitender Warenverkehr zwischen EU-Ländern)
- Innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte (wenn drei Unternehmer aus verschiedenen EU-Ländern an einem Geschäft beteiligt sind)
- Erbringung einer steuerpflichtigen sonstigen Leistung an ein Unternehmen im EU-Ausland (zum Beispiel Dienstleistungen nach dem Reverse-Charge-Verfahren)
Das bedeutet, dass jegliche Waren und Leistungen, die an im EU-Ausland ansässige Unternehmen verkauft werden,in der ZM-Meldung aufgeführt werden müssen, sofern für diese keine Umsatzsteuer in Deutschland erhoben wird. Damit wird sichergestellt, dass die geschuldete Umsatzsteuer im richtigen EU-Land erfasst und korrekt zwischen den involvierten EU-Ländern verrechnet wird.
Wann du eine Zusammenfassende Meldung machst: Beispiele
Ob ein Umsatz in die Zusammenfassende Meldung gehört, lässt sich mit konkreten Beispielen oft am besten verstehen. Die folgenden Fälle zeigen dir, wann eine ZM erforderlich ist und wann nicht.
Beispiele für innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen mit ZM-Meldepflicht:
Beispiel 1:
Du bist Büromaterialhersteller mit Sitz in Deutschland und verkaufst 100 Schreibblöcke an ein Unternehmen in Frankreich. Diesen Umsatz musst du in deiner ZM angeben. Die Rechnung stellst du ohne deutsche Umsatzsteuer aus und ergänzt den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.
Beispiel 2:
Du bist Webdesigner mit Sitz in Deutschland und erstellst eine Website für einen Unternehmenskunden in Österreich. Auch diese Leistung gehört in deine Zusammenfassenden Meldung. Die Rechnung schreibst du ebenfalls ohne deutsche Umsatzsteuer und mit demselben Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren.
Beispiele für Lieferungen und Leistungen ohne ZM-Meldepflicht:
Beispiel 1:
Du bist Büromaterialhersteller mit Sitz in Deutschland und verkaufst 100 Schreibblöcke an ein Unternehmen in der Schweiz. Dieser Umsatz gehört nicht in deine ZM, da die Schweiz kein EU-Mitgliedstaat ist. Auf der Rechnung gelten die Regeln für Ausfuhren in ein Drittland.
Beispiel 2:
Du bist Webdesigner mit Sitz in Deutschland und erstellst eine Website für einen Unternehmenskunden in den USA. Auch diese Leistung meldest du aus demselben Grund nicht in deiner Zusammenfassenden Meldung. Allerdings musst du auf deiner Rechnung den Zusatz "Steuerfreie Ausfuhrlieferung" ergänzen.
Beispiel 3:
Du hast ein Maler-Unternehmen mit Sitz in Deutschland und streichst die Büroräume eines Unternehmens in Köln. Dieser Umsatz gehört ebenfalls nicht in die Zusammenfassende Meldung, weil die Leistung in Deutschland erbracht wird. Auf deiner Rechnung weist du daher ganz normal die deutsche Umsatzsteuer aus.
Welche Angaben gehören in die Zusammenfassende Meldung?
Um deine Umsätze den einzelnen Empfängern korrekt zuordnen zu können, muss die Zusammenfassende Meldung neben deiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer immer auch die deines Kunden enthalten. Hier bist du in der Pflicht, vorab zu prüfen, ob die USt-IdNr. deines Kunden auch korrekt ist. Ist sie es nämlich nicht, musst du die Umsatzsteuerschuld begleichen.
Folgende Angaben gehören daher in die ZM-Meldung:
- Angaben zu dir und deinem Unternehmen (Name, Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)
- Meldezeitraum (Kalenderjahr sowie Kalendermonat beziehungsweise Quartal)
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deines Kunden
- Rechnungsbetrag der Leistungen und Lieferungen an den Kunden (Summe der Bemessungsgrundlage)
- Art des Umsatzes
Diese Angaben machst du für jeden Kunden einzeln. Wichtig ist außerdem, dass die Angaben aus deiner Zusammenfassenden Meldung mit den Werten aus deiner Umsatzsteuererklärung beziehungsweise -voranmeldung (UStVA) übereinstimmen. Kommt es zu Abweichungen, meldet sich das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und fordert eine entsprechende Berichtigung an.
Wie musst du die Zusammenfassende Meldung abgeben?
Die Zusammenfassende Meldung übermittelst du auf elektronischem Wege über das Steuerportal ELSTER oder das BZSt-Online-Portal (BOP). Für beide Wege brauchst du zunächst ein Benutzerkonto und ein gültiges Zertifikat zur Authentifizierung. So gehst du vor:
- Registriere dich einmalig bei dem entsprechenden Portal.
- Nach der Anmeldung erhältst du dein elektronisches Sicherheitszertifikat zur Authentifizierung. Die Ausstellung kann einige Zeit dauern.
- Nach der Authentifizierung bekommst du deine Zugangsdaten per Post zugeschickt.
- Sobald dein Zugang freigeschaltet ist, kannst du die Zusammenfassende Meldung im jeweiligen Formular online übermitteln.
Hierfür gibt es beispielsweise in ELSTER das entsprechende Formular für die Zusammenfassende Meldung in ElsterOnline oder beim BZSt-Online-Portal das Formular für die Zusammenfassende Meldung in BOP.
Wichtig: Achte später immer darauf, dass dein Zertifikat noch aktuell ist, damit du deine Meldung fristgerecht einreichen kannst.
Wie du beim Ausfüllen der ZM genau vorgehen musst, erfährst du in der Ausfüllhilfe zum ZM-Formular.
Fristen der Zusammenfassenden Meldung
Die Fristen für die Abgabe der Zusammenfassenden Meldung richten sich danach, welche Umsätze du meldest und wie hoch dein innergemeinschaftlicher Umsatz ist.
Grundsätzlich endet die Abgabefrist immer am 25. Tag nach Ablauf des jeweiligen Meldezeitraums, also nach Kalendermonat, Quartal oder Kalenderjahr. Diese Frist gilt unabhängig davon, ob du deine Umsatzsteuervoranmeldung monatlich oder vierteljährlich abgeben musst oder ob du sogar nur eine Umsatzsteuerjahreserklärung machen musst.
Wichtig ist außerdem: Je nach Art des Umsatzes gilt ein anderer Zeitpunkt für die Zuordnung zum Meldezeitraum:
- Zusammenfassenden Meldung bei innergemeinschaftlichen Warenlieferungen: Hier zählt in der Regel der Zeitpunkt, zu dem die Rechnung ausgestellt wird, spätestens jedoch am Ende des Monats, der auf den Monat der Ausführung der Lieferung folgt.
- ZM-Meldung bei sonstigen Leistungen und innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften: Hier zählt nicht der Zeitpunkt der Rechnungsstellung, sondern der Zeitpunkt, zu dem die Leistungen oder Lieferungen tatsächlich erbracht wurden.
Ob du deine Zusammenfassende Meldung monatlich, quartalsweise oder jährlich abgeben musst, hängt hingegen davon ab, wie hoch der Umsatz deiner innergemeinschaftlichen Geschäfte ist und ob es sich um Lieferungen, Leistungen oder Dreiecksgeschäfte handelt. Die genauen Grenzen schauen wir uns im nächsten Abschnitt an.
Gibt es eine Möglichkeit einer Fristverlängerung bei der Zusammenfassenden Meldung?
Für die Zusammenfassende Meldung gibt es keine Dauerfristverlängerung, wie du sie von der Umsatzsteuervoranmeldung vielleicht kennst. Die Meldung ist grundsätzlich immer bis zum 25. nach Ablauf des Meldezeitraums fällig.
Sollte es dir jedoch einmal nicht möglich sein, deine ZM fristgerecht einzureichen, solltest du dich umgehend und vor Ablauf der Abgabefrist an das Bundeszentralamt für Steuern wenden. In Ausnahmefällen kannst du dort eine Verlängerung der Abgabefrist beantragen. Den Antrag musst du allerdings nachvollziehbar begründen können.
Welche Grenzen gelten für die Abgabe der Zusammenfassenden Meldung?
Für die Abgabe der Zusammenfassenden Meldung gilt eine feste Umsatzgrenze, die das Bundeszentralamt für Steuern vorgibt. Sie entscheidet darüber, in welchem Turnus du deine Meldung einreichen musst. Sobald du diesen Grenzwert überschreitest, ändert sich auch dein Abgabezeitraum. Zur besseren Übersicht haben wir dir folgende Tabelle erstellt.
Kriterien für die monatliche Abgabe der Zusammenfassenden Meldung
Du gibst die Zusammenfassende Meldung monatlich ab, wenn deine Umsätze aus innergemeinschaftlichen Warenlieferungen oder Dreiecksgeschäften im laufenden Kalendervierteljahr (oder in einem der vier vorangegangenen Kalendervierteljahre) die Grenze von 50.000 Euro, die sogenannte Bagatellgrenze, überschreiten. Dann ist deine Meldung immer bis zum 25. Tag des Folgemonats fällig.
Beispiel zur Überschreitung der Bagatellgrenze: Konsequenz zur Abgabe der ZM
Du verkaufst regelmäßig Kaffeetassen an Unternehmen im EU-Ausland und gibst deine ZM-Meldung bisher alle 3 Monate ab. Im April und Mai 2025 liegen deine Umsätze aus dem europäischen Gemeinschaftsgebiets jedoch bereits bei insgesamt 52.000 Euro. Damit überschreitest du die Grenze von 50.000 Euro und musst nun bis zum 25. Juni (statt zum 25. Juli) deine ZM für die Kalendermonate April und Mai 2025 einreichen. Anschließend bist du zur monatlichen Abgabe deiner Zusammenfassenden Meldungen verpflichtet. Die ZM für Juni reichst du also bis zum 25. Juli ein, die für Juli bis zum 25. August und so weiter.
Kriterien für die quartalsweise Abgabe der Zusammenfassenden Meldung
Wenn deine innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfte oder Warenlieferungen den Wert von 50.000 Euro für die letzten vier Kalendervierteljahre bzw. das laufende Kalendervierteljahr nicht übersteigen, reicht eine quartalsweise Abgabe der Zusammenfassenden Meldung. Die Abgabefrist deiner Zusammenfassenden Meldung endet dann jeweils zum 25. April, 25. Juli, 25. Oktober und 25. Januar. Überschreitest du die Grenze später doch, wechselst du ab diesem Zeitpunkt zur monatlichen Abgabe.
Kriterien für die jährliche Abgabe der Zusammenfassenden Meldung
Die jährliche Abgabe der Zusammenfassende Meldung ist nur dann möglich, wenn:
- du von der Abgabe der Voranmeldung und der Leistung der Umsatzsteuervorauszahlungen befreit bist.
- die von dir erbrachten innergemeinschaftlichen Warenlieferungen keine Neuwagenlieferungen an Unternehmenskunden enthalten
- die Summe deiner Lieferungen und sonstigen Leistungen im vorangegangenen Kalenderjahr maximal 200.000 Euro betragen hat und diesen Wert im laufenden Jahr voraussichtlich nicht überschreiten wird
- die Summe deiner innergemeinschaftlichen Warenlieferungen oder innergemeinschaftlichen sonstigen Leistungen im vorangegangenen Kalenderjahr bei maximal 15.000 Euro lag und diesen Wert im laufenden Jahr voraussichtlich nicht überschreiten wird
Zusammenfassende Meldung vergessen oder zu spät abgegeben: Was nun?
Wenn du deine Zusammenfassende Meldung nicht fristgerecht abgibst, obwohl du zur Abgabe verpflichtet bist, gilt dies als Ordnungswidrigkeit. In diesem Fall bekommst du zunächst ein Schreiben vom zuständigen Finanzamt oder BZSt, deine ZM-Meldung nachzureichen.
Zudem können ein Verspätungszuschlag von bis zu 2.500 Euro sowie ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro anfallen. Wenn du der Aufforderung weiterhin nicht nachkommst, musst du mit einem Zwangsgeld in Höhe von bis zu 25.000 Euro rechnen. Die ZM musst du trotzdem nachreichen, auch mit Verspätungszuschlag, Bußgeld und Zwangsgeld. Sonst drohen weitere Konsequenzen und das Erstellen der Zusammenfassenden Meldung kann erzwungen werden.
Wie du bei einer verspäteten Abgabe konkret vorgehst, erfährst du im Beitrag „Zusammenfassende Meldung: verspätete Abgabe“.
Kann man eine Zusammenfassende Meldung korrigieren?
Wenn sich die Bemessungsgrundlage, also der Umfang der im Meldezeitraum von dir erbrachten innergemeinschaftlichen Warenlieferungen, nicht steuerbaren sonstigen Leistungen oder Dreiecksgeschäfte, deiner ZM-Meldung im Nachhinein ändert, musst du die ZM berichtigen. Gleiches gilt, wenn du nach Abgabe deiner Zusammenfassenden Meldung feststellst, dass diese fehlerhaft oder unvollständig war.
Fall 1: Die Bemessungsgrundlage deiner ZM ändert sich
Wenn es zum Beispiel aufgrund von
- gewährten Rabatten, Skonti oder Boni
- uneinbringlichen Forderungen (der Kunde begleicht die Rechnung mit Sicherheit nicht mehr) oder
- Rechnungsstornierungen
zu Änderungen der Bemessungsgrundlage deiner ZM kommt, musst du in dem Meldezeitraum, in dem die Änderung eingetreten ist, eine korrigierte Zusammenfassende Meldung abgeben. Das natürlich auch elektronisch über ELSTER oder BOP.
Fall 2: Deine ZM-Meldung war unvollständig oder fehlerhaft
Wenn du nach Abgabe deiner Zusammenfassenden Meldung feststellst, dass diese fehlerhaft oder unvollständig war, so gibt es hierfür eine spezielle Berichtigungspflicht.
Tritt dieser Fall ein, zum Beispiel, weil du eine falsche USt-IdNr. deines Kunden angegeben hast oder ein Wert dem falschen Zeitraum zugeordnet wurde, so musst du die betroffene ZM-Meldung gemäß § 18a Abs. 10 Umsatzsteuergesetz (UStG) innerhalb eines Monats korrigieren. Die Frist beginnt mit dem Zeitpunkt, an dem du den Fehler erkennst.
Zusammenfassende Meldung selber machen oder mit dem Steuerberater?
Ob du selbst deine Zusammenfassende Meldung erstellen oder lieber von einem Steuerberater anfertigen lassen möchtest, kannst du frei entscheiden. Bei besonders komplexen und herausfordernden Fällen empfiehlt sich der Besuch beim Steuerberater. Bei unkomplizierten ZM-Meldungen kannst du deine Zusammenfassende Meldung auch einfach selber erstellen. Wie das geht, erfährst du in unserer Ausfüllhilfe für die Zusammenfassende Meldung.
Zusammenfassung
Die Zusammenfassende Meldung (ZM) ist für Unternehmen wichtig, die Lieferungen oder Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern erbringen. Sie listet die umsatzsteuerfrei verkauften Waren und Dienstleistungen (innergemeinschaftliche Umsätze) auf, damit diese steuerlich korrekt erfasst und über das Reverse-Charge-Verfahren im Empfängerland versteuert werden können.
Je nach Umsatzhöhe gibst du die ZM monatlich, pro Kalendervierteljahr oder in bestimmten Fällen jährlich ab, allerdings immer elektronisch und spätestens bis zum 25. Tag nach Ablauf des jeweiligen Meldezeitraums.
Wichtig sind dabei vollständige Angaben zu dir, deinen Kunden (insbesondere die korrekte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) und den gemeldeten Umsätzen. Falls dir nachträglich ein Fehler auffällt, kannst du deine Meldung innerhalb eines Monats korrigieren.
Keine ZM brauchst du hingegen, wenn du keine innergemeinschaftlichen Umsätze erzielst oder unter die Kleinunternehmerregelung fällst.
