Rechnung mit Word schreiben: Wie geht das und ist das erlaubt?

Musst du überhaupt eine Rechnung schreiben?

Eine Rechnung schreibst du immer dann, wenn du als Unternehmer eine Leistung verkaufst oder eine Dienstleistung erbringst. Das gilt für Selbstständige genauso wie für Freiberufler. Besonders im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen ist die Rechnungserstellung ein fester Bestandteil, da Geschäftskunden eine Rechnung benötigen, um ihre Betriebsausgaben korrekt zu verbuchen und, wenn Umsatzsteuer ausgewiesen ist, die Vorsteuer geltend zu machen.

Führst du hingegen eine Dienstleistung für eine Privatperson aus oder verkaufst etwas an einen privaten Kunden, musst du nicht automatisch eine Rechnung schreiben, außer dein Kunde verlangt danach. Eine gesetzliche Pflicht zur Rechnungsstellung gegenüber Privatpersonen gibt es beispielsweise nur bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen rund um ein Grundstück, wie etwa Renovierungs- oder Gartenarbeiten.

Privatpersonen stellen dagegen keine Rechnung aus, sondern eine Quittung, zum Beispiel beim privaten Verkauf eines gebrauchten Gegenstands.

Wichtig ist: Sobald du unternehmerisch tätig bist, solltest du deine Rechnungen korrekt und fristgerecht erstellen. Spätestens sechs Monate nach erbrachter Leistung muss die Rechnung beim Kunden sein.

Schritt-für-Schritt-Anleitung für deine Rechnung in Word

Wenn du in Word Rechnungen erstellen willst, kommt es vor allem darauf an, dass alle Pflichtangaben enthalten sind. Wo genau du diese Angaben platzierst, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Ein klarer Aufbau hilft dir jedoch dabei, dass deine Rechnung übersichtlich strukturiert ist und dein Kunde alle Angaben schnell erfassen kann. Mit den folgenden vier Schritten erstellst du deine vollständige Rechnung.

Schritt 1: Wähle eine Rechnungsvorlage oder erstelle selbst eine

Um eine Rechnung in Word zu schreiben, hast du mehrere Möglichkeiten. Am einfachsten startest du mit einer fertigen Rechnungsvorlage, die bereits sinnvoll aufgebaut ist und alle wichtigen Bestandteile enthält. So sparst du Zeit und vermeidest typische Fehler direkt beim Schreiben deiner ersten Rechnung.

Am praktischsten ist hierfür die kostenlose Rechnungsvorlage von sevdesk. Sie bietet dir ein professionelles Layout in Word, enthält bereits alle Pflichtangaben und lässt sich leicht auf dein Unternehmen anpassen. Du ergänzt nur deine Unternehmensdaten, dein Logo (wenn vorhanden), den Leistungsempfänger und die konkreten Rechnungsdaten. Fertig ist die Grundlage für eine korrekte Rechnung, ohne dass du dir einen Kopf über Pflichtangaben, Anordnung und Gestaltung deiner Word-Rechnung machen musst.

Alternativ kannst du in Word direkt nach Vorlagen suchen: Öffne dazu ein neues Dokument und gib im Bereich „Neu“ den Begriff „Rechnung“ ein. Word zeigt dir nun verschiedene Vorlagen an, die du auswählen und bearbeiten kannst. Hier solltest du allerdings genau prüfen, ob wirklich alle Pflichtangaben enthalten sind. Nicht alle Vorlagen decken die steuerlichen Anforderungen vollständig ab.

Natürlich kannst du dir auch selbst eine eigene Vorlage bauen. Gerade am Anfang lohnt sich dieser Aufwand meist jedoch nicht: Layout, Tabellen, Pflichtangaben und Berechnungen kosten Zeit. Dabei willst du in erster Linie deine Leistung abrechnen und bezahlt werden. Eine fertige Vorlage bringt dich deshalb deutlich schneller ans Ziel.

Schritt 2: Trage alle Pflichtangaben und weitere Rechnungsdaten ein

Damit deine Rechnung gültig ist, reicht ein sauberer Aufbau allein nicht aus. Entscheidend ist, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben einer Rechnung gemäß § 14 UStG Abs. 4 vollständig enthalten sind. Fehlt eine Angabe, kann es später bei der Buchhaltung oder beim Vorsteuerabzug Probleme geben, sowohl für dich als auch für deinen Kunden. Folgende Pflichtangaben musst du daher nennen:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift von dir als Leistungserbringer
• vollständiger Name und vollständige Anschrift deines Kunden (dem Leistungsempfänger)
• deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (nur eine der beiden Nummern ist verpflichtend; innerhalb Deutschlands reicht die Steuernummer, die USt-IdNr. brauchst du bei Geschäften mit Unternehmen im EU-Ausland)
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer
• genaue Beschreibung der gelieferten Ware (Menge und Art) oder erbrachten Dienstleistung (Art und Umfang)
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Netto-Betrag der Rechnung
• angewendeter Umsatzsteuersatz
• ausgewiesener Umsatzsteuerbetrag
• Brutto-Endbetrag
• im Voraus vereinbarte Preisnachlässe wie Skonti oder Rabatte
• bei Steuerbefreiungen oder Anwendung der Kleinunternehmerregelung ein entsprechender Hinweis auf der Rechnung (siehe weiter unten)

Neben den Pflichtangaben kannst du deine Rechnung um weitere Informationen ergänzen, die den Zahlungsprozess erleichtern und deinen Kunden adressieren. Dazu gehören zum Beispiel ein Zahlungsziel, deine Bankverbindung, eine kurze Anrede und ein Dank für die Zusammenarbeit. Besonders sinnvoll ist ein klar formuliertes Zahlungsziel. Wenn du zum Beispiel „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ auf deiner Rechnung angibst, gerät dein Kunde nach Ablauf dieser Frist automatisch in Zahlungsverzug. So schaffst du von Anfang an klare Bedingungen und musst nicht erst zusätzlich mahnen.

Schritt 3: Berechne die Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer zu berechnen ist grundsätzlich unkompliziert. Ausgangspunkt ist immer der Netto-Betrag deiner Leistung oder Ware. Auf diesen Betrag schlägst du den passenden Steuersatz auf. In den meisten Fällen sind das 19 %, bei bestimmten Produkten und Leistungen liegt dieser bei 7 % (ermäßigter Steuersatz). Die Formel dazu lautet: Netto-Betrag x 0,19 = Umsatzsteuerbetrag. Diesen Betrag addierst du anschließend zum Netto-Betrag hinzu. So erhältst du den Brutto-Betrag deiner Rechnung.

Der Netto-Betrag enthält somit keine Umsatzsteuer, der Brutto-Betrag ist immer inklusive Umsatzsteuer. Auf deiner Rechnung sollten beide Werte klar erkennbar sein, damit dein Kunde den jeweiligen Betrag nachvollziehen kann.

Wenn du die Berechnung im Detail und anhand verschiedener Beispiele nachvollziehen möchtest, hilft dir unser Ratgeber zum Berechnen der Umsatzsteuer weiter. Noch schneller geht die Berechnung hingegen mit unserem kostenlosen Online-Umsatzsteuerrechner von sevdesk: Hier gibst du einfach Netto-Betrag, Land und Steuersatz ein und erhältst sofort den Umsatzsteuer- und den Brutto-Betrag.

Schritt 4: Drucke die Rechnung aus oder speichere sie ab

Bevor du deine Rechnung verschickst, prüfst du sie am besten noch einmal gründlich. Sind Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Steuersatz und alle anderen Pflichtangaben korrekt? Wie du nun weißt, können schon kleine Fehler zu Rückfragen oder unnötigem Korrekturaufwand führen. Hat sich doch ein Fehler eingeschlichen zeigen wir dir in unserem Beitrag zur Rechnungskorrektur, wie du vorgehen solltest.

Nach deiner Rechnungsprüfung solltest du die Word-Datei immer als PDF speichern. Word-Dokumente können je nach Gerät, Programmversion oder Einstellungen unterschiedlich dargestellt werden. Mit einer PDF-Datei stellst du sicher, dass Layout, Beträge und Formatierungen beim Empfänger genauso ankommen, wie du es vorgesehen hast. Außerdem versendest du deine Rechnung in einem Format, das nicht aus Versehen verändert werden kann.

Am einfachsten speicherst du die Word-Rechnung direkt über „Speichern unter“ oder „Exportieren“ als PDF ab. Danach kannst du sie per E-Mail versenden oder bei Bedarf ausdrucken und per Post verschicken. Im Geschäftsalltag ist der Versand per E-Mail heute Standard, weil dein Kunde die Rechnung sofort erhält und du den Versand leichter dokumentieren kannst.

Wichtig ist außerdem, dass du die fertige Rechnung sauber archiviert aufbewahrst, damit du sie später jederzeit wiederfindest. Dazu kommen wir gleich noch im Detail.

ABER: Ist es überhaupt erlaubt, Rechnungen mit Word zu erstellen?

Grundsätzlich darfst du Rechnungen mit Word erstellen. Der Gesetzgeber schreibt dir nicht vor, welches Programm du zur Rechnungserstellung nutzen darfst. Ob Word, Excel, eine Vorlage oder ein anderes Tool wie unser Rechnungsgenerator, entscheidend ist allein, dass alle Pflichtangaben vollständig enthalten sind.

Trotzdem gibt es einen wichtigen Haken: Sobald du Rechnungen digital erstellst und speicherst, gelten automatisch die Anforderungen der GoBD. Die Abkürzung steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“. Diese Regeln legen fest, dass steuerrelevante Dokumente wie Rechnungen und Geschäftsbriefe revisionssicher, vollständig und nachvollziehbar archiviert werden müssen. Sie müssen also dauerhaft in ihrer ursprünglichen Form erhalten bleiben um vom Finanzamt überprüft werden zu können.

Genau hier wird Word im Alltag schnell problematisch. Denn eine Word-Datei kann jederzeit nachträglich überschrieben werden, ohne dass diese Änderungen automatisch nachvollziehbar dokumentiert werden. Revisionssicher zu arbeiten ist zwar möglich, erfordert aber konsequente manuelle Abläufe.

Hinzu kommt, dass du bei Word selbst den Überblick behalten musst, welche Rechnungen bereits erstellt, verschickt oder bezahlt wurden und wann die Zahlungsfristen ablaufen. Geht eine Zahlung verspätet ein, musst du offene Beträge manuell prüfen und Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen eigenständig vorbereiten. Auch die Rechnungsnummern vergibst du von Hand, weil Word keine automatisierte Fortschreibung bietet.

Und schon kleine Änderungen im Dokument können außerdem dazu führen, dass Tabellen verrutschen, Abstände nicht mehr stimmen oder Beträge an der falschen Stelle stehen. Gerade wenn du Rechnungen häufiger anpasst, passieren solche Formatierungsfehler schneller als gedacht.

Mit jeder weiteren Rechnung wächst deshalb der manuelle Aufwand: Beträge prüfen, Nummern anpassen, Dokumente abspeichern und korrekt ablegen, erledigst du in Word von Hand. Sobald du regelmäßig viele Rechnungen schreibst, wird die Rechnungserstellung nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Deshalb ist eine Software, die diese Anforderungen direkt erfüllt, wesentlich oft die deutlich praktischere Lösung.

„Rechnungen in Word oder Excel waren nie erlaubt – sie sind veränderbar, bzw. sind Veränderungen nicht nachvollziehbar. Man spricht davon, dass diese nicht revisionssicher sind. Hinzukommt, dass es kein automatisches Rechnungsjournal gibt. Alles in allem sind Word- und Excel-Rechnungen nicht im Einklang mit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung.

Dass die Finanzverwaltung das lange toleriert hat, macht es nicht besser: Für Empfänger wirkten solche Rechnungen unprofessionell und sie waren überdurchschnittlich oft fehlerhaft. Wer seriös auftreten will, verlässt sich nicht auf Bastellösungen.“

Daniel Kiriakou, Steuerberater

Kann man Word-Rechnungen GoBD-konform machen?

Ganz ausgeschlossen ist es nicht, als Freiberufler oder Selbstständiger Word-Rechnungen GoBD-konform zu nutzen. Der Aufwand ist allerdings deutlich höher als bei einer spezialisierten Rechnungssoftware. Entscheidend ist, dass die fertigen Dokumente so gespeichert werden, dass sie nachträglich nicht unbemerkt verändert werden können und jede Änderung nachvollziehbar bleibt.

Diese zwei Möglichkeiten hast du:

• Ein geeignetes Dokumenten-Management-System (DMS) nutzen: Laut BMF-Schreiben genügt ein gewöhnlicher Dateiordner den GoBD-Anforderungen nicht, weil dort keine unveränderbare Archivierung sichergestellt ist. Ein GoBD-konformes DMS speichert deine Rechnungen revisionssicher, versioniert Änderungen und archiviert alle Dokumente nachvollziehbar. Solche Lösungen gibt es als Software oder Cloud-Anwendung. Wenn du unsicher bist, frag direkt beim Anbieter nach, ob die Lösung rechtskonform arbeitet.‍
• Die Rechnung nur als Papierrechnung verwenden: Du kannst deine Rechnungen in Word erstellen, ausdrucken und per Post versenden, ohne die fertige Datei digital zu speichern. Dann gilt sie als Papierrechnung und muss auch in Papierform aufbewahrt werden. Die verwendete Word-Datei dient in diesem Fall nur als Vorlage. Sobald du die Rechnung jedoch digital irgendwo speicherst, greifen wieder die GoBD-Vorgaben.

Die bessere Alternative: Ein Rechnungsprogramm

Sowohl ein Dokumenten-Management-System als auch der manuelle Weg über Ausdruck, Postversand und Papierablage funktionieren in der Theorie. Im Alltag sind beide Lösungen aber unnötig umständlich. Gerade wenn du regelmäßig Rechnungen schreibst, kostet dich das Zeit und erhöht das Risiko für Fehler.

Ein Rechnungsprogramm erleichtert dir diese Abläufe. Du erstellst deine Rechnungen rechtskonform, speicherst sie automatisch korrekt ab und hast alle Dokumente jederzeit an einem Ort verfügbar. Das ist nicht nur im Tagesgeschäft praktisch, sondern gibt dir auch bei einer Betriebsprüfung deutlich mehr Sicherheit.

Mit sevdesk profitierst du dabei von mehreren Vorteilen:

• automatische Vergabe fortlaufender Rechnungsnummern
• korrekte Berücksichtigung von Umsatzsteuer oder Kleinunternehmerregelung
• direkter PDF-Versand per E-Mail
• zentrale Kundenverwaltung für wiederkehrende Rechnungen
• GoBD-konforme und rechtssichere Archivierung
• weniger manueller Aufwand und geringeres Fehlerrisiko
• Verbindung mit Buchhaltung und Banking für durchgängige Prozesse

Word vs. Rechnungsprogramm im Vergleich

Spätestens wenn du regelmäßig Rechnungen schreibst, zeigen sich schnell Unterschiede bei Aufwand, Sicherheit und Alltagstauglichkeit. Ein direkter Vergleich mit dem Rechnungsprogramm von sevdesk macht sichtbar, welche Lösung langfristig besser zu deinem Arbeitsalltag passt.

Zusammenfassung

Wenn du nur gelegentlich eine Rechnung schreibst, kannst du dafür grundsätzlich auch Word nutzen. Im Alltag bringt Word jedoch einige Nachteile mit sich: Rechnungsnummern und -details musst du von Hand eintragen, Zahlungseingänge und Mahnungen musst du selbst im Blick behalten und Änderungen können überschrieben werden. Dadurch kannst du diese nicht nachvollziehbar dokumentieren und die GoBD-Anforderungen lassen sich nur mit erheblichem Aufwand erfüllen. Spätestens mit der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich wird Word zudem unpraktisch. Ein Rechnungsprogramm wie sevdesk ist deshalb die deutlich einfachere und praktischere Lösung: Du arbeitest rechtssicher, sparst Zeit und verwaltest deine Rechnungen zentral an einem Ort.

Häufig gestellte Fragen zu Rechnungen mit Word