Endlich Klarheit für deine Buchhaltung? Starte jetzt und sichere dir deinen Vorteil!
Rechnung mit Excel erstellen: So geht’s richtig l sevdesk
Es ist soweit: Der erste Auftrag ist abgeschlossen, du stehst vor der Rechnungserstellung und möchtest aus den ganzen Daten eine Excel Rechnung erstellen. Also schnell eine Tabelle anlegen, Beträge eintragen, Umsatzsteuer berechnen. Fertig, oder?
Fast. Denn plötzlich stellst du fest: Es fehlt eine Rechnungsnummer, die Summen stimmen nicht ganz und irgendwo musst du die Rechnung noch als PDF speichern.
Genau so starten viele Selbstständige, wenn sie ihre erste Rechnung mit Excel erstellen. Denn eine Excel Rechnung erstellen klingt erstmal simpel und flexibel, ist jedoch fehleranfällig und aufwändig. Es gibt einen einfacheren Weg: Ein Rechnungsprogramm erledigt viele Schritte automatisiert, ist GOBD-konform und erfüllt die E-Rechnungspflicht.
Wir zeigen dir Schritt für Schritt, wie du eine Rechnung in Excel erstellen kannst, worauf du achten musst, damit alles korrekt und rechtssicher ist – und wie es noch einfacher geht.
- Musst du überhaupt eine Rechnung schreiben?
- Schritt-für-Schritt-Anleitung für deine Rechnung mit Excel
- ABER: Dürfen Rechnungen überhaupt mit Excel erstellt werden?
- Die bessere Alternative: Ein Rechnungsprogramm
- Excel vs. Rechnungsprogramm im Vergleich
- Zusammenfassung
- Häufig gestellte Fragen zu Excel als Rechnungsprogramm
Musst du überhaupt eine Rechnung schreiben?
Wenn du als Unternehmer anderen Unternehmen (B2B) etwas verkaufst, bist du gesetzlich verpflichtet, eine Rechnung zu stellen. Zu Unternehmern zählen Gewerbetreibende ebenso wie Selbstständige und Freiberufler ohne Gewerbeschein.
Wenn du als Unternehmer einer Privatperson etwas verkaufst, musst du nur in zwei Fällen eine Rechnung stellen:
- Wenn die Person eine Rechnung verlangt
- Wenn du Leistungen rund um ein Grundstück oder eine Immobilie erbringst (z.B. Handwerksarbeiten)
Die Rechnung ist Grundlage für den Zahlungsfluss, Basis für deine Buchhaltung und sorgt für klare Verhältnisse.
Laut Gesetz darfst du dir für die Rechnungsstellung bis zu sechs Monate Zeit nehmen. Danach drohen laut § 26a Abs. 2 des Umsatzsteuergesetzes Bußgelder.
Verkaufst du als Privatperson gelegentlich ein Produkt oder eine Dienstleistung, reicht in der Regel eine Quittung. Laut § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) dürfen Rechnungen grundsätzlich nur von Unternehmern ausgestellt werden.
Schritt-für-Schritt-Anleitung für deine Rechnung mit Excel
Wenn du eine Excel Rechnung erstellen möchtest, musst du einige grundlegende Anforderungen beachten. Dazu gehören Pflichtangaben wie deine Unternehmensdaten, die Kundendaten, eine fortlaufende Rechnungsnummer sowie korrekt berechnete Beträge und Umsatzsteuer.
Eine Excel Rechnung zu erstellen ist vor allem dann sinnvoll, wenn du nur wenige Rechnungen pro Monat schreibst und dein Angebot sich selten ändert.
Damit deine Rechnung professionell wirkt und für deine Buchhaltung verwendbar ist, müssen alle Angaben vollständig und nachvollziehbar sein. In der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigen wir dir, wie du eine Rechnung in Excel richtig aufbaust.
Schritt 1: Rechnungsvorlage auswählen
Als Unternehmer hast du meist wenig Zeit. Dein Excel-Programm ist aber meistens eh geöffnet, deshalb ist der naheliegendste Weg, selbst eine Excel-Datei anzulegen und mit deiner ersten Rechnung zu starten.
Um keine Pflichtangaben zu vergessen und dir den Start zu erleichtern, empfehlen wir dir aber, mit einer übersichtlichen Excel Vorlagen Rechnung zu starten.
Egal was du für ein Unternehmen führst, sevdesk hat die passende Excel Vorlage. Wähle aus verschiedenen Designs und profitiere von der Ausfüllhilfe. Jetzt mit unserer kostenlosen Rechnungsvorlage starten.
Statt jede Rechnung neu aufzubauen, arbeitest du mit einer festen Struktur, die du einfach anpasst. Eine Vorlage für deine Excel Rechnung bringt mehrere Vorteile:
- Du sparst Zeit im Alltag
Du musst nur noch Kundendaten, Leistungen und Beträge eintragen, statt alles neu zu formatieren. - Du vergisst keine wichtigen Pflichtangaben
Daten wie Rechnungsnummer, Datum, Unternehmensdaten und Leistungsbeschreibung müssen in der Rechnung enthalten sein. - Deine Rechnungen wirken professionell und einheitlich
Ein sauberes Erscheinungsbild schafft Vertrauen bei Kunden. - Weniger Fehler bei Berechnungen
Durch automatische Berechnungen werden Rechenfehler reduziert. - Du behältst leichter den Überblick
Wenn alle Rechnungen gleich aufgebaut sind, findest du dich schneller zurecht – zum Beispiel bei Rückfragen oder für deine Buchhaltung.
Unsere Vorlage kann universell eingesetzt werden und hilft dir, deine Rechnungen mit Excel im Griff zu haben. Wir stellen dir auch eine Rechnungsvorlage auf englisch zur Verfügung, falls du Rechnungen an internationale Kunden versendest.
Schritt 2: Rechnungsdaten eintragen
Jetzt kommt der Hauptteil deiner Arbeit: Du notierst alle wichtigen Infos zu deinem Unternehmen, deinem Kunden und den Produkten / Dienstleistungen in der Excel. Prüfe trotz guter Vorlage die Vollständigkeit der Pflichtangaben.
Damit du keine Pflichtangabe vergisst, hier ein kurzer Überblick:
- Dein vollständiger Name und deine Anschrift
- Name und Anschrift deines Kunden
- Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Beschreibung deiner Leistung oder der verkauften Produkte (inklusive Umfang bzw. Menge und Maßeinheit bei Güterlieferungen)
- Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
- Nettobetrag (ohne Umsatzsteuer)
- Rabatte oder Preisnachlässe (falls vereinbart)
- Angewendeter Umsatzsteuersatz
- Umsatzsteuerbetrag
- Gesamtbetrag (Bruttobetrag)
- Hinweis auf Steuerbefreiung oder besondere Regelungen (falls zutreffend)
In unserem Ratgeber findest du detaillierte Informationen zu den Pflichtangaben auf Rechnungen.
Schritt 3: Umsatzsteuer berechnen
Excel bietet dir tausende Möglichkeiten für Berechnungen. Mach dir das auch bei der Berechnung der Umsatzsteuer zunutze, sodass der Taschenrechner aus bleiben kann.
Die generelle Formel lautet:
- Bruttopreis= Nettopreis + Umsatzsteuerbetrag
bzw.
- Bruttopreis= Nettopreis + (Nettopreis × Umsatzsteuersatz)
Du kannst eine Formel in deiner Excel Vorlagen Rechnung hinterlegen, die den Betrag automatisch kalkuliert. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
Da der Regelsteuersatz in Deutschland 19 Prozent beträgt, nutzen wir ihn auch im Beispiel. Trage zuerst den Nettobetrag in eine Zelle ein, zum Beispiel in Zelle B2. In der danebenliegenden Zelle kannst du dann den Bruttopreis mit einer Formel berechnen:
=B2*19%
Noch flexibler bist du, wenn du den Steuersatz in einer eigenen Zelle hinterlegst, zum Beispiel in Zelle B1 mit dem Wert „19 %“. Die Formel lautet dann:
=B2*B1
Den Steuersatz kannst du natürlich auch anpassen, beispielsweise wenn der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent zum Tragen kommt.
Wichtig für Kleinunternehmer:
Wenn du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist du keine Umsatzsteuer aus. In diesem Fall entspricht der Rechnungsbetrag dem Nettobetrag. Ergänze einen entsprechenden Hinweis auf deiner Rechnung, zum Beispiel:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Schritt 4: Rechnung speichern und drucken oder versenden
Du hast alle Felder ausgefüllt und bist vermeintlich bereit für den Versand? Dann vergiss die wichtigsten Schritte nicht: die Rechnungsprüfung und dann die Umwandlung deiner Excel Rechnung in eine PDF.
Bei der Rechnungsprüfung untersuchst du deine Rechnung auf Formfehler (z.B. “Sind alle Pflichtangaben enthalten?”), Inhaltsfehler (z.B. “Stimmt die Artikelbezeichnung?”) oder Rechenfehler (z.B. “Sind die Steuerberechnungen korrekt?”). Eine korrekte Rechnung spart dir und deinem Kunden Aufwand. Denn eine nicht ordnungsgemäße Rechnung kann dazu führen, dass dein Kunde keine Vorsteuer ziehen kann.
Weil Excel kein wirklich sicheres Format ist und unterschiedliche Versionen oft zu unschönen Formatierungen führen, erstellst du nun eine PDF-Datei. Um eine Excel-Rechnung als PDF zu speichern, klicke auf „Datei“ → „Speichern unter“ und wähle im Dateiformat PDF aus. Anschließend speicherst du die Datei, sodass deine Rechnung unveränderbar ist und ihren professionellen Eindruck behält.
ABER: Dürfen Rechnungen überhaupt mit Excel erstellt werden?
Zuerst die guten Nachrichten: Es ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, mit welchem Programm du Rechnungen anlegst. Du kannst auch eine Excel Rechnung erstellen, denn entscheidend ist hier nicht das Tool, sondern das Ergebnis.
Allerdings gibt es einen wichtigen Haken: Die GoBD müssen eingehalten werden. Diese schreiben unter anderem vor, dass Rechnungen unveränderbar, nachvollziehbar und vollständig archiviert werden müssen.
Diese Grundsätze einzuhalten, ist mit Excel in der Regel nicht möglich. Excel-Dateien lassen sich jederzeit bearbeiten, überschreiben oder löschen – ohne dass diese Änderungen automatisch dokumentiert werden. Nachvollziehbarkeit oder Unveränderbarkeit? Keine Chance!
„Rechnungen in Word oder Excel waren nie erlaubt – sie sind veränderbar, bzw. sind Veränderungen nicht nachvollziehbar. Man spricht davon, dass diese nicht revisionssicher sind. Hinzukommt, dass es kein automatisches Rechnungsjournal gibt. Alles in allem sind Word- und Excel-Rechnungen nicht im Einklang mit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung.
Dass die Finanzverwaltung das lange toleriert hat, macht es nicht besser: Für Empfänger wirkten solche Rechnungen unprofessionell und sie waren überdurchschnittlich oft fehlerhaft. Wer seriös auftreten will, verlässt sich nicht auf Bastellösungen.“
Daniel Kiriakou, Steuerberater
Die Fehleranfälligkeit ist groß, besonders bei der manuellen Vergabe von Rechnungsnummern. Jede Rechnungsnummer darf laut Gesetz nur einmal vergeben werden und muss eindeutig sein. Schon ein Tippfehler oder eine doppelt vergebene Nummer kann später zu Problemen in der Buchhaltung führen.
Damit das nicht passiert, brauchst du eine klare und lückenlose Übersicht über alle vergebenen Rechnungsnummern. In Excel bedeutet das meist zusätzlichen manuellen Aufwand, da du selbst sicherstellen musst, dass keine Nummer doppelt vergeben wird oder in der Reihenfolge fehlt.
Außerdem fehlt dir in Excel ein automatischer Überblick über deine Rechnungen. Du siehst nicht auf einen Blick, welche Rechnungen bereits bezahlt wurden und welche noch offen sind. Mahnungen oder Zahlungserinnerungen musst du selbst erstellen und verwalten.
Bei der Erstellung einer Rechnung in Excel fehlen also wichtige Funktionen für rechtssichere und effiziente Prozesse.
Kann man Excel-Rechnungen GoBD-konform machen?
Grundsätzlich ist Excel allein nicht dafür geeignet, GoBD-konforme Rechnungen zu erstellen.
So reicht zum Beispiel auch das einfache Speichern einer Excel-Rechnung als PDF dafür nicht aus. Denn: PDF-Dateien lassen sich mit entsprechenden Programmen bearbeiten. Entscheidend ist daher nicht nur das Dateiformat, sondern vor allem eine revisionssichere Archivierung, bei der Änderungen nachvollziehbar oder ausgeschlossen sind.
Mit zusätzlichen Maßnahmen gibt es dennoch zwei Möglichkeiten, wie eine Excel Rechnung GoBD-konform archiviert werden kann:
- Archivierung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) speichert deine Rechnungen sicher und unveränderbar. Nachdem du die Excel Rechnung als PDF exportiert hast, wird sie dort archiviert und bleibt jederzeit nachvollziehbar und GoBD-konform. - Druck der Excel Rechnung und Archivierung in Papierform
Alternativ kannst du die Rechnung ausdrucken und per Post versenden. Die gedruckte Version gilt dann als Original und muss vollständig und geordnet aufbewahrt werden, während keine bearbeitbare Version als finale Rechnung gespeichert wird.
Mit klaren Prozessen lässt sich Excel zwar grundsätzlich für die Rechnungserstellung nutzen. Trotzdem ist es auf Dauer deutlich aufwendiger, die GoBD-Anforderungen manuell einzuhalten, als eine spezialisierte Rechnungssoftware zu verwenden.
Die bessere Alternative: Ein Rechnungsprogramm
Als Unternehmer ist Zeit Geld und jede manuelle Tätigkeiten frisst Zeit. Deswegen heißt auch bei Rechnungen die Lösung: Automatisierung.
Wir von sevdesk haben ein Rechnungsprogramm entwickelt, das dich in deinem Alltag unterstützt. Du findest hier alles, was du brauchst und das ohne “Beamtendeutsch”.
Viele wichtige Aufgaben laufen bei sevdesk automatisch im Hintergrund:
- Automatische Rechnungsnummern
Jede Rechnung wird fortlaufend und korrekt nummeriert. - Unterstützung für Umsatzsteuer und Kleinunternehmerregelung
sevdesk berücksichtigt automatisch den richtigen Steuersatz oder den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung. - Rechnungen direkt als PDF erstellen und versenden
Deine Rechnungen können mit wenigen Klicks als PDF erstellt und / oder direkt auf der Software an Kunden verschickt werden. - Integrierte Kundenverwaltung
Kundendaten werden gespeichert und können so einfach wiederverwendet werden. - GoBD-konform und rechtssicher
Rechnungen werden unveränderbar archiviert und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. - Spart Zeit und reduziert Fehler
Automatische Berechnungen und gespeicherte Daten vermeiden manuelle Fehler und beschleunigen den Prozess. - Verbindung mit Buchhaltung und Banking
Deine Rechnungen sind direkt mit deiner Buchhaltung verknüpft und Zahlungseingänge können nachvollzogen werden.
So kannst du deine Rechnungen schneller erstellen und behältst den Überblick über deine Finanzen.
Teste jetzt die kostenlose Version unseres Rechungsprogramms – das sogar nach der Testphase in einem kostenlosen Tarif deine Rechnungen vereinfacht und optimiert.
Excel vs. Rechnungsprogramm im Vergleich
Ob du eine Excel Rechnung erstellen möchtest oder ein Rechnungsprogramm nutzt, ist natürlich dir überlassen. Unsere Gegenüberstellung dient dir als Entscheidungshilfe.
Zusammenfassung
Eine Excel Rechnung zu erstellen wirkt auf den ersten Blick wie eine einfache und flexible Lösung. Mit einer Vorlage kannst du schnell starten, doch in der Praxis ist die Rechnungserstellung mit Excel oft fehleranfällig und mit zusätzlichem Aufwand verbunden.
Beim Rechnung schreiben mit Excel musst du selbst darauf achten, dass alle Pflichtangaben enthalten sind, Rechnungsnummern korrekt vergeben werden und die Anforderungen der GoBD eingehalten werden. Genau diese Punkte lassen sich mit Excel nur schwer zuverlässig umsetzen. Spätestens mit der schrittweisen Einführung der E-Rechnungspflicht wird deutlich, dass Excel für die Rechnungsstellung keine zukunftssichere Lösung ist.
Rechnungsprogramme unterstützen dich dabei, Rechnungen schnell, einfach und rechtssicher zu erstellen. So behältst du den Überblick über deine Einnahmen und deine Buchhaltung wird deutlich effizienter und entspannter.
