Lohnsteuer als Arbeitgeber richtig berechnen und abführen: Das musst du wissen
Als Arbeitgeber musst du die Lohnsteuer von deinen Mitarbeitern einbehalten und an das Finanzamt abführen. Dafür ist allerdings zunächst anhand der Lohnsteuerabzugsmerkmale der richtige Betrag festzustellen und die Lohnsteuer beim Betriebsstättenfinanzamt anzumelden. Hier erfährst du, wie du die Lohnsteuer korrekt ermittelst, was es mit einer Nullmeldung auf sich hat und wie du die Lohnsteuerbescheinigung erstellst.
Definition: Was ist die Lohnsteuer?
Bei der Lohnsteuer handelt es sich um eine sogenannte Quellensteuer: Sie fällt auf das Einkommen von nicht selbstständig Beschäftigten an. Du zahlst deinen Arbeitnehmern nicht ihr vollständiges Bruttogehalt aus, sondern ziehst neben den Sozialabgaben auch die Lohnsteuer direkt am Ort der Entstehung ab. Anschließend überweist du sie direkt an das zuständige Finanzamt (§ 38 Abs. 3 Satz 1 EStG). So erhält die Finanzbehörde Monat für Monat sozusagen eine „Anzahlung“ auf die Jahreslohnsteuer.
Jeder Steuerpflichtige in Deutschland unterliegt der Einkommensteuer. Diese wird normalerweise einmal jährlich im Rahmen der Veranlagung (Steuererklärung) festgelegt. Je nach Höhe der Steuerschuld müssen monatliche, vierteljährliche oder jährliche Vorauszahlungen geleistet werden. Das kennst du sicherlich als Selbstständiger.
Nicht selbstständig Beschäftigte müssen diese Vorauszahlungen nicht leisten, weil sie durch die Abführung der Lohnsteuer über den Arbeitgeber ohnehin eine Art Vorauszahlung leisten. Reicht ein Arbeitnehmer eine Steuererklärung ein, ermittelt der Fiskus die gesamte Höhe der Einkommensteuer und rechnet die bereits gezahlte Lohnsteuer dagegen. Dabei kann es auch zu Erstattungen kommen. Grundsätzlich zahlen deine Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer erst dann Lohnsteuer, wenn ihr Einkommen den Grundfreibetrag übersteigt. Die Einkünfte von Teilzeitkräften oder Auszubildenden liegen häufig unter dem Grundfreibetrag.
Was es bei der Lohnsteuer zu berücksichtigen gibt
Die Höhe des Lohnsteuerabzugs unterscheidet sich von Mitarbeiter zu Mitarbeiter und orientiert sich an deren finanzieller Leistungsfähigkeit. Deshalb variiert der Einbehalt des Arbeitgebers in Abhängigkeit von diesen Faktoren:
- Höhe des Arbeitslohns
- Steuerklasse
- Kirchenzugehörigkeit
- Freibeträge
- Anzahl der Kinderfreibeträge
Du benötigst die Lohnsteuerabzugsmerkmale, die du über das ELStAM-Verfahren (ELStAM = elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) jederzeit online in der aktuellen Fassung abrufen kannst.
Lohnsteuer korrekt berechnen nach dem Lohnsteuerabzugsverfahren
Das wichtigste Hilfsmittel, um die Lohnsteuer zu berechnen, ist die Lohnsteuertabelle. Außerdem benötigst du für die Berechnung das Steuerbrutto des Arbeitnehmers (Gesamtbrutto abzüglich steuerfreier Zuschläge und pauschal versteuertem Arbeitslohn) und die ELStAM-Lohnsteuerabzugsmerkmale. So gehst du vor:
- Schritt: Wähle zunächst die richtige Lohnsteuertabelle aus. Für den monatlichen Lohnsteuerabzug ist die monatliche Tabelle relevant. Abhängig vom Anbieter stehen meist verschiedene Tabellen zur Verfügung, mit 8 bzw. 9 Prozent Kirchensteuer – wähle die richtige, je nachdem, in welchem Bundesland dein Unternehmen seinen Sitz hat.
- Schritt: In der Lohnsteuertabelle gibt es stets eine Einteilung in Gehaltsbereiche von mehreren Euro. Hat dein Arbeitnehmer ein Steuerbrutto von 2.941 Euro, läge er hier im Bereich von 2.940,00 bis 2.942,99 Euro.
- Schritt: In jeder Lohnsteuertabelle gibt es nun die Unterscheidung in die Steuerklassen I bis VI. Hätte unser Arbeitnehmer im Beispiel die Lohnsteuerklasse IV, würde die Lohnsteuer 309,16 Euro betragen.
- Schritt: In den nachfolgenden Spalten liest du je nach Anzahl der Kinderfreibeträge des Mitarbeiters die Höhe der Kirchensteuer ab. Unser Arbeitnehmer mit Steuerklasse IV hat zwei Kinder (zwei halbe Kinderfreibeträge = ein Kinderfreibetrag). Seine Kirchensteuer beträgt 16,38 Euro. Solidaritätszuschlag fällt bei dieser Einkommenshöhe noch nicht an. Ansonsten würdest du ihn analog in der vorherigen Spalte ablesen.
- Schritt: Nun kannst du die gesamte Steuerschuld berechnen. Du führst an das Finanzamt (309,16 Euro + 16,38 Euro =) 325,54 Euro ab.
Vereinfachung der Lohnsteuerberechnung
Natürlich musst du die Lohnsteuer für Arbeitgeber nicht jedes Mal mühselig aus den Lohnsteuertabellen heraussuchen. Nutzt du eine Lohnsoftware, sind die amtlichen Tabellen für das betreffende Kalenderjahr im Regelfall bereits hinterlegt. Das Programm ermittelt dann automatisch anhand der Lohnsteuerabzugsmerkmale, welche Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag zu berechnen sind.
Alternativ kannst du auch Online-Lohnsteuertabellen oder Nettolohnrechner verwenden, um als Arbeitgeber die Lohnsteuer zu ermitteln.
Lohnsteueranmeldung und Nullmeldung
Als Arbeitgeber musst du jeden Monat beim Betriebsstättenfinanzamt eine Lohnsteueranmeldung einreichen. Damit meldest du an, welche Beträge du einbehalten hast und demnächst an das Finanzamt abführen wirst. Fällig ist die Lohnsteueranmeldung immer zum zehnten Tag des Folgemonats. Du erledigst sie ganz einfach über die ELSTER-Schnittstelle oder den Vordruck in ELSTER Online. Wie das genau funktioniert, zeigen wir dir in unserem Beitrag zur Lohnsteueranmeldung.
Hast du in einem Monat einmal keine Mitarbeiter beschäftigt oder keine Löhne gezahlt, musst du eine sogenannte Nullmeldung abgeben. Dabei gehst du ebenso vor wie bei einer normalen Lohnsteueranmeldung – nur dass du anstelle der Beträge in die entsprechenden Felder eine Null einträgst.
Lohnsteuer für Minijob berechnen
Deutlich einfacher funktioniert die Berechnung der Lohnsteuer für ein Dienstverhältnis, das du als Minijob abrechnest. Dabei fällt nämlich eine von der Steuerklasse unabhängige Pauschalsteuer in Höhe von 2 Prozent an. Beschäftigst du also einen Mitarbeiter mit einem Gehalt von 538 Euro, beträgt die Lohnsteuer (538 Euro x 2 Prozent =) 10,76 Euro.
Lohnsteuerbescheinigung erstellen: So geht’s
Auf der Basis des Lohnkontos deiner Mitarbeiter musst du einmal jährlich die wesentlichen Daten zum Lohnsteuerabzug in einer elektronischen Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamt übermitteln (§ 41b Abs. 1 Satz 2 EStG). Darin informierst du unter anderem über diese Daten:
- ELStAM-Merkmale
- Dauer des Dienstverhältnisses
- Art und Höhe des Arbeitslohns
- Art und Höhe der einbehaltenen Lohnsteuer, Kirchensteuer und des Solidaritätszuschlags
- Beiträge zur Sozialversicherung
- Zuschüsse zu Entgeltersatzleistungen
Stichtag dafür ist der 28. Februar des Jahres, das auf den Abschluss des Lohnkontos folgt. Und auch dem Mitarbeiter musst du bis zu diesem Datum eine Kopie der Lohnsteuerbescheinigung aushändigen.
Wenn du mit einer Lohnsoftware arbeitest, kannst du die Lohnsteuerbescheinigung mit etwas Glück sogar auf Knopfdruck aus dem Programm heraus verschicken. Ist das nicht der Fall, nutzt du ELSTER Online. Hier findest du im Bereich der Lohnsteuer-Formulare den entsprechenden Vordruck.
Lohnsteuerfreie Zuschläge richtig abrechnen
Das Einkommensteuergesetz erlaubt dir, Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschläge bis zu einer gewissen Höhe steuerfrei auszuzahlen. Du musst für den Betrag also keine Lohnsteuer abführen. Wie das genau funktioniert und worauf du bei der richtigen Abrechnung solcher Einkünfte achten musst, erfährst du in unserem Beitrag zu den steuerfreien Zuschlägen.
Lohnsteuerjahresausgleich durchführen
Wenn sich das Gehalt deiner Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Laufe des Jahres ändert, kann es passieren, dass du zu viel Lohnsteuer an das Finanzamt abführst. Deshalb sind Unternehmen ab zehn Mitarbeitern verpflichtet, zum Jahresende einen Lohnsteuerjahresausgleich durchzuführen. Dabei vergleichst du den tatsächlichen Lohnsteuerabzug im Kalenderjahr mit der Jahreslohnsteuer. Hast du zu viel Lohnsteuer abgeführt, darfst du deinen Mitarbeitern die Differenz erstatten. Wie das genau funktioniert, erfährst du in unserem Beitrag zum Lohnsteuerjahresausgleich.
Lohnsteuerprüfung
Die Finanzbehörden wollen sichergehen, dass du als Arbeitgeber die Lohnsteuer immer pünktlich und korrekt abführst. Dafür haben sie mit der Lohnsteuer-Außenprüfung ein mächtiges Werkzeug an der Hand. Der Betriebsprüfer meldet sich mit einigen Wochen Vorlaufzeit an und darf dann deine gesamte Lohnbuchhaltung auf Fehler durchforsten.
Noch etwas mehr Stresspotenzial bringt möglicherweise eine Lohnsteuer-Nachschau mit sich. Sie erfolgt nämlich völlig ohne Vorankündigung, einfach während deiner Geschäftszeiten. Auch hier darf sich der Prüfer alle Unterlagen rund um die Lohnsteuer genauer ansehen.
Davon abzugrenzen ist die Betriebsprüfung der Rentenversicherung. Sie interessiert sich weniger für die Abführung der Lohnsteuer durch den Arbeitgeber, wohl aber für die korrekte Berechnung und Abführung der Sozialabgaben der betreffenden Kalenderjahre.
Zusammenfassung zum Thema Lohnsteuer für Arbeitgeber
Musst du als Arbeitgeber die Lohnsteuer abführen, kommt auf dich ziemlich viel Papierkram zu. Am einfachsten machst du es dir, wenn du dir Hilfe von einer professionellen Lohnsoftware holst oder einen Online-Rechner verwendest. Alternativ kannst du die Höhe der Lohnsteuer anhand der Einkünfte, aber auch manuell mit den Lohnsteuertabellen ermitteln. Daneben musst du monatlich die Lohnsteueranmeldung erledigen, jährlich eine Lohnsteuerbescheinigung erstellen, den Lohnsteuerjahresausgleich für das Kalenderjahr durchführen und das Lohnkonto abschließen.
