Rechnung richtig schreiben als Kleinunternehmer

Das Wichtigste in Kürze: Grundlagen zu KU-Rechnungen

• Pflichtangaben: Auch als Kleinunternehmer bist du verpflichtet, bestimmte Angaben auf deinen Rechnungen zu machen – dazu gehören unter anderem dein Name und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer und der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG.
• Hinweis auf § 19 UStG: Da du keine Umsatzsteuer ausweist, musst du deutlich machen, dass du die Kleinunternehmerregelung nutzt. Ein kurzer Satz wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ reicht aus – er ist aber Pflicht.
• Keine Umsatzsteuer: Du darfst auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen – auch dann nicht, wenn dein Kunde ein Unternehmen ist oder im EU-Ausland sitzt. Ein falscher Ausweis kann teure Folgen haben und muss umgehend korrigiert werden.
• Rechnungsnummer & Format: Jede Rechnung braucht eine eindeutige, fortlaufende Nummer. Du kannst sie frei gestalten – z. B. mit Jahr, Monat oder Kürzel. Wichtig ist nur: Jede Nummer darf nur einmal vergeben werden und dein System muss nachvollziehbar sein.

Wie schreibst du eine Kleinunternehmer-Rechnung?

Wenn du eine Rechnung als Kleinunternehmer schreibst, gelten fast die gleichen Regeln wie für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen – mit zwei entscheidenden Unterschieden: Du weist keine Umsatzsteuer aus und ergänzt einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG.

Trotz Befreiung von dieser Steuer musst du (mit ein paar Ausnahmen, auf die wir gleich noch kommen) alle Pflichtangaben für die Rechnungsstellung beachten. Das heißt: Auch als Kleinunternehmer bist du dazu verpflichtet, bestimmte Angaben auf deiner Rechnung zu machen.

Diese Pflichtangaben gehören auf jede Kleinunternehmer-Rechnung:

• Vollständiger Name und Anschrift – sowohl von dir als auch vom Rechnungsempfänger
• Rechnungsdatum – also der Tag, an dem du die Rechnung erstellst
• Fortlaufende Rechnungsnummer – sie muss einmalig sein und darf nicht doppelt vergeben werden
• Menge und Art der gelieferten Produkte oder Leistungsbeschreibung
• Leistungs- oder Lieferdatum – wenn es mit dem Rechnungsdatum identisch ist, reicht ein Hinweis wie: „Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum“
• Deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Übrigens: Auch eine Rechnung ohne Steuernummer ist für Kleinunternehmer möglich, wenn stattdessen die USt-ID angegeben wird. Wichtig ist, dass mindestens eine der beiden Nummern enthalten ist.
• Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz (wie genau du den formulierst, zeigen wir dir im nächsten Abschnitt)

Wie formuliere ich den Hinweis zur Kleinunternehmerregelung auf meiner Rechnung?

Wenn du als Kleinunternehmer nach § 19 keine Umsatzsteuer berechnest, musst du das auf deiner Rechnung mit einem klaren Hinweis kommunizieren. So stellst du sicher, dass dein Kunde weiß, warum auf deiner Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist – und du erfüllst die Voraussetzungen, dass auch das Finanzamt die Rechnungen als ordnungsgemäß einstuft.

Der Hinweis für Kleinunternehmer auf der Rechnung muss nicht kompliziert sein – eine kurze Standardformulierung reicht völlig aus. Hier ein paar rechtssichere Beispiele, die du direkt übernehmen kannst:

• „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
• „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
• „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
• „Rechnungsstellung erfolgt ohne Ausweis der Umsatzsteuer nach §19 UStG.“
• „Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG.“
• „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
• „Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.“

Es spielt keine Rolle, ob du den Hinweis direkt unter der Leistungsbeschreibung, in der Fußzeile oder unterhalb des Rechnungsbetrags platzierst – Hauptsache, er ist deutlich sichtbar und inhaltlich korrekt.

Tipp: Du willst dir nochmal in Ruhe anschauen, wie eine korrekte Kleinunternehmer-Rechnung aussehen sollte – Schritt für Schritt und ganz einfach erklärt? Dann wirf einen Blick in unser Video. Dort zeigen wir dir anhand eines praktischen Beispiels, worauf du bei der Rechnungsstellung als Kleinunternehmer achten solltest – natürlich inklusive Hinweis auf § 19 Umsatzsteuergesetz und Pflichtangaben.

Kleinbetragsrechnung für Kleinunternehmer

Wenn du als Kleinunternehmer kleinere Beträge in Rechnung stellst – etwa für einzelne Produkte oder Dienstleistungen – kannst du die sogenannte Kleinbetragsrechnung nutzen. Dein Vorteil? Hier gelten bei Summen unter 250 Euro vereinfachte Pflichtangaben. Die Vorgaben dafür findest du in § 33 UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung).

Eine Kleinbetragsrechnung darfst du verwenden, wenn:

• Der Rechnungsbetrag 250 Euro brutto nicht übersteigt
• Du eine vollständige Leistung erbracht hast (bedeutet: Du darfst deine Abrechnung nicht künstlich stückeln, um unter 250 Euro zu bleiben)
• Die Rechnung an einen Kunden innerhalb Deutschlands geht

Wichtig: Die Grenze von 250 Euro bezieht sich auf den Gesamtbetrag der Rechnung – also das, was dein Kunde am Ende zahlt. Dabei ist es ganz egal, ob du fünf Positionen à 49 Euro in Rechnung stellst oder eine einzelne à 239 Euro.

Damit das Finanzamt deine Kleinbetragsrechnung auch anerkennt, müssen folgende Angaben auf deiner enthalten sein:

• Dein vollständiger Name und deine Anschrift
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Leistungsbeschreibung (Art und Umfang der Leistung)
• Gesamtbetrag der Rechnung
• Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG

Im Gegensatz zur „normalen“ Rechnung können Kleinunternehmer bei Kleinbetragsrechnungen auf Rechnungsnummer, Steuernummer (oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) verzichten. Ebenso kannst du den Namen und die Anschrift des Rechnungsempfängers weglassen.

Kann ich als Kleinunternehmer Rechnungen ins EU-Ausland stellen?

Ja, das geht – auch als Kleinunternehmer kannst du Rechnungen an Kunden im EU-Ausland schreiben. Allerdings gilt: Die deutsche Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG greift nur innerhalb Deutschlands.

Wenn du regelmäßig an Kunden in anderen EU-Ländern verkaufst, kann die EU-Kleinunternehmerregelung interessant für dich sein. Damit kannst du Rechnungen ins Ausland schreiben, ohne dich in jedem Land extra für die Umsatzsteuer registrieren zu müssen. Damit du die EU-Regelung nutzen kannst, solltest du folgende Voraussetzungen erfüllen:

• Dein Gesamtumsatz in der EU lag im Vorjahr unter 100.000 Euro.
• Dein Umsatz im laufenden Jahr liegt ebenfalls unter 100.000 Euro.
• Du registrierst dich elektronisch beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und meldest, in welchen EU-Ländern du die Regelung anwenden willst.

Du willst mehr darüber wissen, wie du als Kleinunternehmer im Ausland abrechnest und was es dabei steuerlich zu beachten gibt? Dann schau in unseren ausführlichen Ratgeber zum Thema “Kleinunternehmer mit Auslandsumsätzen” an.

Kostenlose Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer

Wenn du deine Rechnungen schreibst, willst du nicht jedes Mal bei null anfangen, oder? Genau deshalb lohnt sich eine passende Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer, die bereits alle Pflichtangaben enthält, umso mehr: So sparst du Zeit, vermeidest Fehler und stellst sicher, dass deine Rechnungen Professionalität ausstrahlen.

Mit unserer Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer kannst du direkt loslegen:

• Die Vorlage ist kostenlos und schnell auszufüllen.
• Alle gesetzlichen Pflichtangaben sind bereits enthalten.
• Du kannst sie leicht personalisieren, zum Beispiel mit deinem Logo oder einer individuellen Fußzeile.
• Die fertige Rechnung ist ordentlich und professionell – das macht Eindruck bei deinen Kunden.
• Und das Beste: Du sparst dir viel Zeit und minimierst das Risiko formaler Fehler.

Du willst noch schneller sein? Dann nutze den Rechnungsgenerator für Kleinunternehmer. Der führt dich Schritt für Schritt durch die Eingabe – und am Ende erhältst du ein fertiges Dokument im PDF-Format.

Beachte aber, dass Vorlagen und kostenlose Generatoren oft nicht GoBD-konform sind, weil die Archivierung etwas mehr sein muss als die Datei nur abzuspeichern. Willst du auf Nummer sicher gehen, kannst du dich zum Beispiel für ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer entscheiden.

Fehler und Korrekturen bei der Kleinunternehmer-Rechnung

Auch wenn du alles richtig machen willst – bei der Rechnungsstellung als Kleinunternehmer können sich schnell Fehler einschleichen. Und das kann teuer werden: Besonders, wenn du versehentlich Umsatzsteuer ausweist. Schauen wir uns einmal die typischen Stolpersteine an.

Umsatzsteuer auf der Kleinunternehmer-Rechnung ausgewiesen – was jetzt?

Als Kleinunternehmer darfst du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen – denn du bist laut § 19 Abs. 1 UStG von der Umsatzsteuerpflicht befreit. Trotzdem kann es passieren, dass versehentlich ein Umsatzsteuerbetrag auf der Rechnung auftaucht.

Was passiert, wenn du den Fehler nicht korrigierst?

• Du darfst den Betrag nicht behalten – sondern musst ihn in der Regel in voller Höhe an das Finanzamt abführen.
• Das gilt selbst dann, wenn dein Kunde nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist.
• Der Fehler kann für deinen Kunden bedeuten, dass er den Betrag nicht als Vorsteuer geltend machen kann – was zu Rückfragen oder Beschwerden führen kann.
• Noch schlimmer: Wenn du die eingenommene Umsatzsteuer nicht weiterleitest, kann dir das als Steuerhinterziehung oder sogar Betrug ausgelegt werden – mit möglichen Geld- oder Freiheitsstrafen.

Weitere Fälle, in denen du deine Rechnung korrigieren solltest

Eine Rechnung solltest du immer dann korrigieren, wenn:

• Pflichtangaben fehlen (z. B. Leistungsdatum, Rechnungsnummer oder Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung)
• Angaben inhaltlich falsch sind (z. B. ein falscher Betrag oder Kundenname)

Tippfehler oder kleinere formale Ungenauigkeiten musst du in der Regel nur dann berichtigen, wenn der Sinn der Rechnung dadurch nicht mehr eindeutig ist.

Im nächsten Abschnitt zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du eine fehlerhafte Kleinunternehmer-Rechnung korrekt korrigierst – je nachdem, ob sie bereits verbucht wurde oder nicht.

So korrigierst du eine fehlerhafte Kleinunternehmer-Rechnung richtig

Wie du eine fehlerhafte Rechnung korrigierst, hängt davon ab, ob sie bereits verbucht wurde oder nicht. In beiden Fällen gilt: Du solltest zügig handeln, um Missverständnisse mit deinen Kunden oder dem Finanzamt zu vermeiden.

Rechnung wurde noch nicht verbucht

Wenn deine Rechnung zwar verschickt, aber noch nicht verbucht wurde (weder bei dir noch beim Kunden), hast du zwei Möglichkeiten:

1. Schreibe eine neue Rechnung mit der gleichen Rechnungsnummer wie beim fehlerhaften Original. Dafür lässt du dir die alte Rechnung zurückgeben.
2. Erstelle ein Berichtigungsdokument – also ein separates Dokument, in dem du den oder die Fehler beschreibst und dich klar auf die Originalrechnung (Nummer & Datum) beziehst.

Rechnung wurde bereits verbucht

Ist die fehlerhafte Rechnung schon gebucht oder bezahlt, gehst du formell anders vor:

1. Storniere die fehlerhafte Rechnung. Dafür erstellst du eine Rechnungskorrektur mit negativem Rechnungsbetrag (sogenannte Stornorechnung).
2. Gib unbedingt die Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum der Originalrechnung in der Korrektur an.
3. Danach erstellst du eine neue, korrekte Rechnung mit neuer Rechnungsnummer und schickst diese an den Kunden.

Wenn dein Kunde die fehlerhafte Rechnung bereits bezahlt hat und darauf fälschlich Umsatzsteuer ausgewiesen war, musst du diesen Betrag in der Regel an das Finanzamt abführen – auch wenn du als Kleinunternehmer eigentlich keine Umsatzsteuer erheben darfst. Du kannst das nur vermeiden, wenn du die Rechnung korrigierst und deinem Kunden den zu viel gezahlten Betrag erstattest. Wichtig ist: Die Korrektur und Erstattung müssen nachvollziehbar dokumentiert sein – idealerweise mit Rücküberweisung und schriftlicher Kommunikation.

Tipp: Wenn du ein Rechnungsprogramm nutzt, kann die Stornofunktion automatisch diese Schritte für dich übernehmen – so vermeidest du zusätzliche Fehler bei der Korrektur.

Kleinunternehmer-Rechnung versenden

Rechnungen müssen in der Regel längst nicht mehr per Post verschickt werden – auch als Kleinunternehmer kannst du deine Rechnungen digital versenden, zum Beispiel als PDF per E-Mail. Das spart Zeit, Papier und macht die Buchhaltung deutlich einfacher.

Alternativ ist natürlich auch der klassische Weg per Post oder sogar per Fax weiterhin erlaubt. Wichtig ist nur: Egal auf welchem Weg du deine Rechnung verschickst, sie sollte bestimmte Anforderungen erfüllen, um als rechtlich gültig zu gelten. Dazu gehören:

• Die Rechnung sollte echt sein – sie muss also die Identität des Rechnungsstellers unzweifelhaft wiedergeben.

• Die Rechnung sollte unversehrt sein – sie darf also nachträglich nicht verändert werden.
• Der Empfänger sollte die Rechnung lesen können.

Hinweis: Ab 2025 gilt in Deutschland eine neue E-Rechnungspflicht. Kleinunternehmer sind zwar nicht verpflichtet, selbst E-Rechnungen zu verschicken, sollten aber in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen und archivieren zu können. Weitere Informationen findest du in unserem Ratgeber zu E‑Rechnungen für Kleinunternehmer.

Aufbewahrungsfristen für Rechnungen – das gilt für Kleinunternehmer

Rechnungen einfach irgendwo hinlegen und vergessen? Leider nein. Auch als Kleinunternehmer solltest du ein paar Spielregeln beachten, wenn es um die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen geht. Diese Pflicht gilt für alle Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe oder Umsatzhöhe.

Laut § 14b UStG beträgt die Frist:

• 8 Jahre für Ausgangsrechnungen – also Rechnungen, die du an deine Kunden stellst
• 8 Jahre für Eingangsrechnungen – also Rechnungen, die du von Lieferanten oder Dienstleistern bekommst

Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Heißt konkret: Eine Rechnung aus dem Jahr 2025 solltest du bis Ende 2033 aufbewahren.

Achtung – auch digital archivieren heißt: ordentlich archivieren! Wenn du deine Rechnungen digital speicherst, gelten dieselben Regeln wie für die Papierform. Du solltest dich an eine ordnungsgemäße Buchführung halten und sicherstellen, dass deine Buchhaltung GoBD-konform ist – das bedeutet: nachvollziehbar, unveränderbar und jederzeit abrufbar.

Übrigens: Wenn du Papierrechnungen digitalisierst, gelten auch hier bestimmte Anforderungen – was du dabei beachten musst, erklären wir dir im Detail in unserem Ratgeber zu “Rechnungen digitalisieren”.

Zusammenfassung

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG hast du es bei der Buchhaltung deutlich einfacher – aber beim Rechnung schreiben gelten trotzdem klare Regeln. Und genau die solltest du kennen, damit deine Rechnung rechtskonform und professionell ist. Das Wichtigste:

• Keine Umsatzsteuer ausweisen
• Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG auf der Rechnung
• Alle Pflichtangaben vollständig und korrekt aufführen

Gerade als Gründer oder Selbstständiger mit geringem Umsatz willst du dich auf dein Business konzentrieren – und nicht auf komplizierte Vorgaben. Deshalb lohnt es sich, mit einer guten Vorlage oder einem Rechnungsprogramm zu arbeiten, das dir die Arbeit abnimmt und rechtssichere Kleinunternehmer-Rechnungen garantiert.

Häufige Fragen zur Kleinunternehmer-Rechnung