Eingangsrechnung
Eingangsrechnungen bezeichnen alle Rechnungen, die in das Unternehmen eingehen. Damit die Eingangsrechnungen von Unternehmen bezahlt werden können, müssen sie bestimmte Anforderungen erfüllen, sie müssen Mindestangaben enthalten und zudem korrekt gebucht werden. Was es hierbei und beim Rechnungseingang zu beachten gilt, erfährst du in diesem Beitrag:
Definition – Was ist eine Eingangsrechnung?
Eine Eingangsrechnung ist das Gegenteil einer Ausgangsrechnung, sie wird von Lieferanten und Dienstleistern an Unternehmen geschickt, um von den Unternehmen beglichen zu werden. Bei der Eingangsrechnung handelt es sich daher um eine Zahlungsanforderung also eine Verbindlichkeit gegenüber anderen Unternehmen. Die Eingangsrechnung folgt auf eine Warenlieferung oder Dienstleistung, in der Buchhaltung erhöht die Eingangsrechnung die Verbindlichkeiten gegenüber Gläubigern, die auch als Kreditoren bezeichnet werden.
Klingt kompliziert? In nachfolgender Tabelle ist der Sachverhalt nochmal einfach dargestellt:
Die Eingangsrechnung wird ausgeglichen, indem der Rechnungsbetrag überwiesen wird. Mit dem Ausgleich der Eingangsrechnung nehmen die Verbindlichkeiten wieder ab. Bevor sie Eingangsrechnung bezahlt werden kann, muss sie im Rahmen der Rechnungsprüfung geprüft werden. Mehr hierzu kannst du in unserem Ratgeber zum Thema Rechnungsprüfung nachlesen. Eine Eingangsrechnung ist ein gesetzlicher Buchhaltungsbeleg.
Keine Lust zu lesen? Alles Wichtige zum Thema Eingangsrechnungen haben wir dir in diesem Video zusammengefasst:
Die Pflichtangaben einer Eingangsrechnung
Die Eingangsrechnung muss bestimmte Angaben enthalten, damit sie bezahlt werden kann und zum Vorsteuerabzug berechtigt. Ist eine Eingangsrechnung fehlerhaft, kann sie nicht durch den Rechnungsempfänger, sondern nur durch den Aussteller korrigiert werden. Der Rechnungsempfänger muss die Rechnung an den Aussteller zurücksenden und ihn darum bitten, die Eingangsrechnung zu korrigieren. Im Umsatzsteuergesetz ist geregelt, welche Pflichtangaben in einer Eingangsrechnung enthalten sein müssen. In einer Eingangsrechnung müssen folgende Angaben enthalten sein:
- Name und Anschrift des Ausstellers
- Name und Anschrift des Empfängers
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung
- Anzahl und Bezeichnung der gelieferten Waren oder Art und Umfang der erbrachten Leistung
- Netto-Rechnungsbetrag
- Mehrwertsteuer
- Bruttobetrag
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Bankverbindung des Rechnungsstellers
Zusätzlich kann in der Eingangsrechnung die Zahlungsfrist aufgeführt werden. Ist die Bezahlung der Rechnung mit Skonto möglich, muss der Rechnungsaussteller das in der Eingangsrechnung angeben. Er muss den prozentualen Betrag des Skontos angeben. Die Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden, aus steuerlichen Gründen muss sie fortlaufend sein.
Eingangsrechnung buchen & kontieren
Eine Eingangsrechnung gibt an, dass du gegenüber deinem Gläubiger, Lieferant o.Ä. eine Verbindlichkeit hast. Ein Beleg dafür ist deine Rechnung auf dem Papier oder deine elektronische Eingangsrechnung. Merke dir immer: keine Buchung ohne Beleg!
Dasselbe ist zu beachten, wenn du für deine Kunden eine Rechnung erstellst. Solange die Rechnung noch nicht beglichen wurde, belegt dir die Rechnung eine offene Forderung. Jede Eingangsrechnung erhöht deine Verbindlichkeiten und jede Ausgangsrechnung erhöht deine Forderungen.
Um buchhalterisch alles richtig zu machen, musst du auf das Ausstellungsdatum und das Leistungsdatum achten. Das Leistungsdatum bestimmt welchem Monat der Rechnungsbetrag zugeordnet werden muss.
Beispiel: Eingangsrechnung Buchungssatz
Du erhältst deine bestellten Waren und der Lieferant lässt dir die entsprechende Rechnung zu kommen. Es sind also zwei Konten angesprochen: Die Eingangsrechnung & deine Verbindlichkeiten.
Dein Buchungssatz lautet somit: Eingangsrechnung an Verbindlichkeiten.
Es ist aber auch möglich, dass deine Eingangsrechnung mehrere Konten betrifft. Normalerweise wird nämlich bei jeder Verbuchung der Eingangsrechnung auch dein Vorsteuerkonto berührt.
Die Eingangsrechnung mit Skonto verbuchen
Deine Geschäftspartner freuen sich, wenn du die Eingangsrechnung besonders schnell zahlst. Die schnelle Zahlung ist ihnen sogar einiges wert und sie räumen dir einen Skonto ein. Dein Geschäftspartner gewährt dir, für deine schnelle Bezahlung 3% Skonto vom Kaufpreis abzuziehen. Dieses Skonto musst du aber buchhalterisch erfassen. Dabei darfst du auch nicht die Vorsteuer vergessen. Du erhältst beispielsweise eine Eingangsrechnung über 1000€ für deine bestellten Waren. Der Buchungssatz lautet:
Für deine schnelle Zahlung erhältst du einen Skonto von 3%. Der Buchungssatz lautet nun:
Aufbewahrungsfrist – Eingangsrechnungen verwalten
Mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt die Aufbewahrungsfrist. Ganz egal ob Eingangsrechnung oder Ausgangsrechnung, Rechnungen müssen 10 Jahre archiviert werden. Wichtig hierbei ist, dass man die Rechnungen so archiviert, dass sie in 10 Jahren noch lesbar sind.
Sachlich und rechnerisch die Eingangsrechnung prüfen
Damit eine Eingangsrechnung bezahlt werden kann, muss sie sachlich und rechnerisch geprüft werden.
Sachliche Prüfung:
Zur sachlichen Prüfung gehört der Vergleich der Rechnung mit dem Lieferschein oder, wenn kein Lieferschein vorhanden ist, mit der gelieferten Ware. Wurde die Rechnung auf eine Dienstleistung ausgestellt, wird geprüft, ob die Dienstleistung ordnungsgemäß und ohne Verzug ausgeführt wurde.
Rechnerische Prüfung:
Zusätzlich wird die Eingangsrechnung rechnerisch geprüft, also mögliche Rechnungsfehler im Rahmen der Rechnungs- und Steuerbeträge untersucht.
Ist die Eingangsrechnung sachlich und rechnerisch richtig, kann sie zur Zahlung freigegeben werden.
Der Aussteller der Eingangsrechnung stellt dem Empfänger eine Zahlungsfrist, in der Regel vier Wochen oder 14 Tage. Der Aussteller der Eingangsrechnung kann dem Empfänger für die kurzfristige Bezahlung der Eingangsrechnung Skonto gewähren; in diesem Fall müssen Skontobetrag oder der Prozentsatz für Skonto auf der Rechnung ausgewiesen sein.
- Sachliche Prüfung: Vergleich der Eingangsrechnung mit dem Lieferschein, Vergleich der Eingangsrechnung mit der gelieferten Ware.
- Rechnerische Prüfung: Überprüfung der Beträge auf Rechenfehler.
- Rechtliche Prüfung: Überprüfung, ob alle Pflichtangaben gemäß §§14, 14a UStG enhalten sind sowie Prüfung, ob weitere rechtliche Aspekte (Verrechnung mit anderen Forderungen, Rechnungsverjährung etc.) beachtet wurden.
Du willst noch mehr Details? Dann lies jetzt unseren Ratgeber-Artikel zur Rechnungsprüfung.
Was du bei einer fehlerhaften Eingangsrechnung tun solltest
Als Unternehmer und Unternehmerin trägst du die Verantwortung, korrekte Ausgangsrechnungen zu erstellen. Gleichzeitig hast du als Rechnungsempfänger das Recht, fehlerfreie Eingangsrechnungen zu erhalten. Sollte dies einmal nicht der Fall sein und du entdeckst einen Fehler in einer erhaltenen Rechnung solltest du unbedingt aktiv werden. Folgendes ist dabei wichtig:
- Prüfe deine Rechnungen immer gründlich auf alle Pflichtangaben, bevor du sie buchst. So machen eventuelle Fehler am wenigsten Probleme.
- Egal, ob du die Rechnung schon gebucht und / oder bezahlt hast, weise deinen Geschäftspartner direkt darauf hin, wenn du einen Fehler entdeckst. Denn eine fehlerhafte Rechnung kann zu Ärger mit dem Finanzamt führen.
- Korrigiere deine Eingangsrechnungen niemals selbst. Rechnungen müssen immer vom Ersteller korrigiert werden.
- Lass dir bei einer falsch ausgestellten Rechnung eine Rechnungskorrektur bzw. Stornorechnung vom Rechnungsaussteller zuschicken.
- Zahle, wenn möglich, erst nach dem Erhalt einer korrekten Rechnung
Die Eingangsrechnung als Abschlagsrechnung
Bei großen Projekten, beispielsweise bei der Erbringung von Bauleistungen, kann die Eingangsrechnung als Abschlagsrechnung ausgestellt werden, sie wird dann als Abschlagsrechnung gekennzeichnet. Diese Abschlagsrechnung wird erstellt, wenn ein Teil der Leistung erbracht wurde. In der kumulierten Abschlagsrechnung muss der Gesamtbetrag der bereits erbrachten Leistung aufgeführt werden; wurden bereits Abschlagsrechnungen bezahlt, wird aufgeführt, welchen Betrag der Kunde bereits bezahlt hat. Wurde die gesamte Leistung erbracht, erhält der Kunde eine Schlussrechnung. In dieser werden alle bisherigen Abschlagsrechnungen aufgeführt.
Bedeutung der Eingangsrechnung für die Buchhaltung
In der Buchhaltung hat die Eingangsrechnung eine große Bedeutung, aus der Eingangsrechnung muss ersichtlich sein, welches Konto berührt wird. Wichtig ist daher, dass angegeben wird, um welche Art von Waren oder Dienstleistungen es sich handelt. Eine Eingangsrechnung kann mehrere Konten berühren. Die Eingangsrechnung wird in einem Rechnungseingangsjournal erfasst, zusätzlich wird sie auf dem betroffenen Konto verbucht. In der Bilanz werden Eingangsrechnungen als Verbindlichkeiten gegenüber den Kreditoren erfasst. Die Mehrwertsteuer, in der Buchhaltung als Vorsteuer bezeichnet, wird auf einem besonderen Konto ausgewiesen, dem Vorsteuerkonto, das ist für den Vorsteuerabzug von Bedeutung.
