Fragebogen zur steuerlichen Erfassung richtig ausfüllen

Was ist der Fragebogen zu steuerlichen Erfassung?

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist ein Formular, in dem Informationen zu deiner geplanten Selbständigkeit abgefragt werden. Somit können die steuerlichen Pflichten anhand deiner Steuernummern korrekt zugeordnet werden und das Formular ist für die Besteuerung deiner selbständigen Tätigkeit relevant. Steuervorauszahlungen können anhand deiner erfassten Daten bspw. korrekt berechnet werden.

Der steuerliche Erfassungsbogen ist die Grundvoraussetzung für den Start in deine Selbständigkeit, und zwar unabhängig davon, ob du eine Gewerbeanmeldung vorgenommen hast oder einer freiberuflichen Tätigkeit nachgehen möchtest. Nachdem du den steuerlichen Erfassungsbogen eingereicht hast, wird die eine persönliche Steuernummer mitgeteilt. Diese benötigst du für deine Steuererklärung, vor allem aber für deine Ausgangsrechnungen. Ohne die Angabe der Steuernummer kannst du deine Leistungen offiziell nicht in Rechnung stellen.

Wichtig zu wissen: Häufig wird die Steuernummer mit der Steueridentifikationsnummer verwechselt. Die Steuernummer ist für Selbstständige und Gewerbetreibende eine gesetzliche Pflichtangabe auf Rechnungen, während die elfstellige Steueridentifikationsnummer eine persönliche, lebenslange Nummer ist, die du von Geburt an mitgeteilt bekommst.

Wer muss den steuerlichen Erfassungsbogen ausfüllen?

Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung füllen alle Personen bzw. Unternehmen aus, die sich steuerlich beim Finanzamt registrieren müssen – und zwar unabhängig von der Rechtsform. Ob Einzelunternehmer, Freiberufler oder GmbH – jeder, der eine selbständige Tätigkeit aufnimmt oder ein Unternehmen gründet, kommt um diesen steuerlichen Erfassungsbogen nicht herum.    
Die Meldepflicht beim Finanzamt gilt für:

• Gewerbetreibende: Jeder, der ein Gewerbe anmeldet – das gilt für Hauptgewerbe, Kleingewerbe und Nebengewerbe.
• Freiberufler: Personen, die eine freiberufliche Tätigkeit aufnehmen, wie z.B. Ärzte, Anwälte, Steuerberater etc.
• Selbstständige: Personen, die eine selbstständige Tätigkeit aufnehmen, unabhängig davon, ob diese gewerblich oder freiberuflich ist.
• Personengesellschaften: Gesellschaften wie die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), Offene Handelsgesellschaft (OHG) und Kommanditgesellschaft (KG).
• Kapitalgesellschaften: Juristische Personen wie die GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung), AG (Aktiengesellschaft), etc.
• Land- und Forstwirte: Personen, die eine land- oder forstwirtschaftliche Tätigkeit aufnehmen.
• Vereine: Vereine, die sich beim Finanzamt registrieren lassen müssen (z. B. wenn sie eine wirtschaftliche Tätigkeit ausüben).

Wann muss man den Erfassungsbogen einreichen?

Du hast es bereits gelesen: Damit du ordnungsmäßig Rechnungen schreiben kannst, benötigst du eine Steuernummer. Ohne steuerliche Registrierung wird dir keine Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erteilt. Daher solltest du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung idealerweise VOR Aufnahme deiner selbständigen Tätigkeiteinreichen. Gemäß § 138 der Abgabenordnung (AO) bist du dazu verpflichtet, dich innerhalb von vier Wochen nach der Anmeldung deines Gewerbes beim Gewerbeamt beim Finanzamt anzumelden. Für Freiberufler gilt: Spätestens vier Wochen nach Aufnahme der Tätigkeit muss der Erfassungsbogen ausgefüllt und übermittelt werden.  

Bedenke auch, dass die Bearbeitung deines Fragebogens Zeit in Anspruch nimmt. Grundsätzlich dauert die Erfassung deiner steuerlichen Angaben erfahrungsgemäß 2 bis 4 Wochen. Das ist abhängig von der Arbeitsauslastung deines zuständigen Finanzamtes.

Wo bekommst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung?

Wenn du eine gewerbliche Selbständigkeit anstrebst, kommt dein zuständiges Finanzamt nach der Gewerbeanmeldung automatisch mit dem steuerlichen Erfassungsbogen auf dich zu. Deine Daten werden mit der Gewerbeanzeige an dein zuständiges Finanzamt weitergeleitet.  
Bei einer freiberuflichen Selbständigkeit erfährt das Finanzamt zunächst nichts von deiner geplanten Selbständigkeit. Du musst selbst aktiv werden und dir den steuerlichen Erfassungsbogen besorgen. Erst wenn du diesen ausgefüllt eingereicht hast, erhältst du deine Steuernummer und kannst offiziell als Freiberufler tätig werden.

Seit dem Jahr 2021 akzeptiert das Finanzamt den Fragebogen nicht mehr in Papierform oder als PDF, sondern nur noch digital über das Dienstleistungsportal der Steuerverwaltung ELSTER. Nur in absoluten Ausnahmefällen werden noch Fragebögen id Papierform akzeptiert. Über das Dienstleistungsportal stehen dir sämtliche steuerrelevante Vordrucke zur Verfügung – darunter der steuerliche Erfassungsbogen. ELSTER steht für "Elektronische Steuererklärung" und dient hauptsächlich dazu, Steuerdaten papierlos und einfach an das Finanzamt zu übermitteln. Um den Erfassungsbogen auszufüllen, musst du zunächst ein Benutzerkonto unter www.elster.de anlegen, das kostenlos genutzt werden kann.  

Für das Benutzerkonto bei ELSTER ist eine Verifizierung erforderlich. Dafür stehen dir diese Optionen zur Auswahl:  

• Zertifikatsdatei: Du bekommst innerhalb von vierzehn Tagen die notwendige Zertifikatsdatei mit den Aktivierungsdaten per E-Mail und Post.
• Personalausweis: Du benötigst ein entsprechendes Lesegerät und die Ausweis-App.
• Sicherheitsstick: Du benötigst einen Stick, um die Anmeldedaten sicher zu verschlüsseln.
• Signaturkarte: Du verwendest eine von Banken oder Trustcentern herausgegebene Karte mit einem Kartenlesegerät.

Die gängigste Methode ist die Zertifikatsdatei. Nachdem du dein Benutzerkonto angelegt hast, kannst du unter „Formulare und Leistungen“ den passenden Erfassungsbogen online ausfüllen und in digitaler Form an das Finanzamt übermitteln. Deine Steuernummer erhältst du anschließend per Post.

Auswahl des richtigen Formulars zur steuerlichen Erfassung

Nachdem du dein Benutzerkonto bei ELSTER erfolgreich angelegt hast, findest du hier verschiedene Ausführungen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung, die sich nach der Unternehmensart bzw. Rechtsform richten. Welcher Erfassungsbogen für dein Vorhaben der richtige ist, haben wir dir in einer übersichtlichen Tabelle kompakt zusammengefasst.

Wichtige Entscheidungen im steuerlichen Erfassungsbogen

Jetzt kommt der spannende Teil – oder auch der herausfordernde: das Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung. Bevor du damit beginnst, solltest dir bewusst sein, dass einige Angaben im Fragebogen weitreichende Auswirkungen auf deine Selbständigkeit haben können. Dabei geht es vor allem um steuerliche Aspekte und buchhalterische Pflichten. Damit du eine gut durchdachte Entscheidung treffen kannst, haben wir dir die wichtigsten Punkte zusammengefasst.  

Kleinunternehmerregelung – ja oder nein?

Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung begegnest du der sogenannten „Kleinunternehmerregelung“. Gerade zu Beginn deiner Selbständigkeit kann diese Regelung vorteilhaft sein, denn sie verschafft dir bestimmte steuerliche Vergünstigungen. Entscheidest du dich dafür, musst du z. B. keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen. Somit ersparst du dir einiges an bürokratischen Aufwand und kannst deinen Gewinn durch eine unkomplizierte Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln. Im Gegenzug musst du dich an eine bestimmte Einkommensgrenze halten.

Soll- oder Ist-Versteuerung?

Bei der Soll- oder Ist-Versteuerung geht es darum, wie du deine Umsatzsteuer abführen möchtest. Entscheidest du dich für die Soll-Versteuerung, zahlst du die Umsatzsteuer bereits mit der Rechnungsstellung. Bei der Ist-Versteuerung zahlst du erst dann, wenn deine Kunden die Rechnung bezahlt haben. Allerdings steht die Entscheidung der Ist-Versteuerung und der Soll-Versteuerung nicht allen Unternehmen uneingeschränkt zur Verfügung.

Einkünfte schätzen

Das Finanzamt möchte vorab wissen, welchen Umsatz du mit deiner Selbständigkeit anstrebst. Im Erfassungsbogen musst du eine Einschätzung deiner voraussichtlichen Einkünfte angeben. Ja, das kann eine ganz schöne Herausforderung sein. Vor allem, wenn du erstmalig in eine Selbständigkeit startest und keinen Plan davon hast, was du monatlich verdienen kannst. Um die Einkünfte für den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung einzuschätzen, kannst du Prognose für zukünftige Einnahmen machen und deine möglichen Kosten und Ausgaben berücksichtigen. Eine sorgfältige Finanzplanung ist für die Einschätzung wichtig. Unsere kostenlosen Vorlagen zum Finanzplan und Businessplan können dich dabei unterstützen. Behalte für die Einschätzung deiner Einkünfte unbedingt folgendes im Hinterkopf: Schätzt du deine Einkünfte zu hoch ein, fällt auch deine Vorauszahlung hoch aus. Schätzt du sie zu niedrig ein, kann eine Steuernachzahlung fällig werden.

Unser Tipp: Falls du dir bei der Einschätzung unsicher bist, kannst du dir Rat bei einem erfahrenen Steuerberater holen. Dieser kann helfen, mögliche Stolpersteine zu erkennen und eine realistische Einschätzung vorzunehmen.

So füllst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus

Du weißt es bereits: Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung kannst du mittlerweile nur noch elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Nachdem du dir ein Benutzerkonto angelegt hast, stehen dir verschiedene Vordrucke des Erfassungsbogens zur Verfügung.
Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung gibt es bei ELSTER in mehreren Ausführungen. Mit unserer Ausfüllhilfe kannst du sicherstellen, dass du alles verstehst und keine wichtigen Details übersiehst.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Personengesellschaften
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Kapitalgesellschaften

Ausfüllhilfe für Einzelunternehmer

Wenn du dich mit einem Kleingewerbe (Solo-Unternehmer), als eingetragener Kaufmann (e.K.) oder Freiberufler selbständig machen möchtest, benötigst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmer. Dieser gilt ebenfalls für Betriebe der Land- und Forstwirtschaft.

Insgesamt besteht der Fragebogen aus 8 Seiten. Klingt umfangreich, oder? Lass dich davon nicht abschrecken – viele Angaben sind selbsterklärend und einfach zu beantworten. Unsere strukturierte Ausfüllhilfe führt dich Schritt für Schritt durch den Fragebogen.

Ausfüllhilfe für Personengesellschaften

Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Personengesellschaften nutzt du bei folgenden Rechtsformen:

• GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts)
• OHG (Offene Handelsgesellschaft)
• KG (Kommanditgesellschaft)
• PartG (Partnerschaftsgesellschaft)
• GmbH & Co. KG (Kommanditgesellschaft mit einer GmbH als Komplementärin)
• Grundstücksgemeinschaft
• Erbengemeinschaft
• Atypisch stille Gesellschaft

Der Erfassungsbogen für Personengesellschaften besteht aus 9 Seiten und unterscheidet sich in einigen Punkten von den Formularen für Einzelunternehmen oder Kapitalgesellschaften. Mit unserer Ausfüllhilfe hast du den steuerlichen Erfassungsbogen schnell ausgefüllt.

Ausfüllhilfe für Kapitalgesellschaften

Möchtest du eine GmbH, AG oder eine UG (haftungsbeschränkt) gründen, ist in diesem Fall der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Kapitalgesellschaften das richtige Formular.
Mit unserer detaillieren Ausfüllhilfe hast du den Erfassungsbogen schnell ausgefüllt.

Extra-Tipp: Eröffne ein Geschäftskonto

Eine Bankverbindung gehört zu den Pflichtangaben in jedem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Als selbständiger Einzelunternehmer oder Freiberufler bist du in Deutschland gesetzlich nicht dazu verpflichtet, ein separates Geschäftskonto für die Einnahmen aus deiner Selbständigkeit zu eröffnen. Du kannst die Einnahmen und Ausgaben über dein normales Giro-Konto laufen lassen. Wenn du dir das Durcheinander deiner privaten und beruflichen Einkommens- und Ausgabenströme ersparen möchtest, ist ein separates Geschäftskonto mehr als hilfreich. Es bietet dir eine maximale Transparenz und klare Trennung deiner geschäftlichen und privaten Finanzen. Zudem kannst du von einem Geschäftskonto in der Regel deine Buchungssätze direkt an deinen Steuerberater übermitteln. Übrigens: Wenn du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllst, kannst du gleichzeitig ein SEPA Lastschriftmandat erteilen. So kannst du künftige Steuerzahlungen, wie bspw. Steuervorauszahlung, automatisch von deinem Konto abbuchen lassen. Den Vordruck dafür findest du auf der Website deines zuständigen Finanzamtes.
Wir haben dir weitere Vorteile und Details in unserem Lexikon-Artikel zum Geschäftskonto zusammengefasst.

Zusammenfassung zum Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Als Unternehmensgründer, egal ob gewerblich oder freiberuflich, kommst du am Fragebogen zur steuerlichen Erfassung nicht vorbei. Er dient der Erfassung deiner steuerlichen Verhältnisse und ist relevant für die Besteuerung deiner selbständigen Tätigkeit. Der Fragebogen muss digital an das Finanzamt übermittelt werden. Das kannst du bequem über ELSTER, dem Dienstleistungsportal der Steuerverwaltung, erledigen. Dort stehen dir verschiedene Fragebögen zur Verfügung, die du papierlos an das Finanzamt übermitteln kannst. Grundsätzlich wird bei den Fragebögen nach Rechtsform unterschieden. Es gibt unterschiedliche Ausführungen für Einzelunternehmer, Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften und Körperschaften nach ausländischem Recht. ‍

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist der wesentliche Grundstein für deine steuerliche Behandlung und deine Buchhaltungspflichten. Von der Entscheidung über die Kleinunternehmerregelung bis hin zur Entscheidung zwischen der Soll- und Ist-Versteuerung und der Daten für die Berechnung deiner Vorauszahlungen – deine Angaben haben erhebliche Auswirkungen auf deine Selbstständigkeit. Um Verzögerungen bei der Vergabe deiner Steuernummer zu vermeiden, solltest du den Fragebogen rechtzeitig ausfüllen und vollständig an das Finanzamt übermitteln.  

Mit diesen Informationen bist du bestens gerüstet, um den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ohne Schwierigkeiten auszufüllen und deine Selbstständigkeit erfolgreich anzumelden.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Fragebogen zur steuerlichen Erfassung