Steuererklärungen als Selbstständiger und Gewerbetreibender

Pflicht zur Steuererklärung für Selbstständige

Für Selbstständige besteht nach §25 EStG die Pflicht zur Abgabe von bestimmten Einkommensteuererklärungen. Welche weiteren Steuererklärungen für das jeweilige Steuerjahr abzugeben sind, hängt von verschiedenen Faktoren wie der Art und dem Umfang der Selbstständigkeit ab. Zu den klassischen Steuererklärungen gehört unter anderem die Einkommenssteuererklärung zur Ermittlung deiner Einkünfte als Selbstständiger oder Gewerbetreibender. Für Freiberufler ist die Anzahl der Steuererklärungen im Regelfall recht überschaubar und beläuft sich häufig nur auf die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) und die Umsatzsteuererklärung sowie entsprechende Umsatzsteuervoranmeldungen. Für Gewerbetreibende spielt wiederum die Gewerbesteuererklärung als klassische Pflichterklärung eine wichtige Rolle. Bei Kapitalgesellschaften wie beispielsweise einer GmbH oder UG kommen Steuern wie die Körperschaftsteuer und die Kapitalertragsteuer mit entsprechenden Steuererklärungen hinzu.

Steuererklärung als nebenberuflich Selbstständiger

Viele starten zunächst nebenberuflich in ihre Selbstständigkeit und sind hauptberuflich weiterhin angestellt. Doch auch, wenn du nur nebenberuflich selbstständig bist, besteht die Pflicht, Steuererklärungen für deine Selbstständigkeit abzugeben, um so die entsprechende Steuerlast ermitteln zu können. Welche genau das sind, hängt von dem Umfang und der Form deiner Selbstständigkeit ab.

Steuern für Selbstständige – diese Steuerarten fallen an

Je nach Umfang und Art deiner Selbstständigkeit fallen verschiedene Arten von Steuern an – und somit auch die Pflicht zur Erstellung und Abgabe entsprechender Steuererklärungen.

Zu den klassischen Steuern, die in Zusammenhang mit der Selbstständigkeit anfallen können, gehören:

• die Einkommenssteuer
• die Gewerbesteuer
• die Umsatzsteuer
• die Körperschaftsteuer
• die Kapitalertragsteuer.

Diese stellen sich je nach Art der Rechtsform wie folgt dar:

Einkommenssteuer

Wie bereits erwähnt, sind Selbstständige zur Abgabe einer jährlichen Einkommenssteuererklärung für ihre Einkünfte verpflichtet. Die Einkommenssteuerpflicht gilt gemäß § 1 Einkommensteuergesetz (EStG) für alle natürlichen Personen, die ihren Wohnsitz oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland haben. Dementsprechend sind auch die Gesellschafter von Kapitalgesellschaften wie einer GmbH oder Personengesellschaften wie einer GbR dazu verpflichtet, ihre Einkünfte im Rahmen ihrer privaten Einkommensteuererklärung zu deklarieren.

Einkommensteuerfreibeträge

Für die Einkommenssteuer gibt es einen steuerlichen Grundfreibetrag. Sofern die Einkünfte unter diesem Wert liegen, bleiben sie steuerfrei. Laut § 32a Abs. 1 S. 2 Nr. 1 EStG liegt der Grundfreibetrag derzeit in 2025 bei 12.096 Euro.

Gewerbesteuer

Für alle Gewerbetreibenden, deren Gewerbeerträge über dem Steuerfreibetrag liegen, besteht die Pflicht zur Zahlung einer Gewerbesteuer auf den Gewerbeertrag. Die Pflicht zur Abgabe einer entsprechenden Gewerbesteuererklärung besteht immer, unabhängig vom Steuerfreibetrag. Von der Gewerbesteuer ausgenommen sind Freiberufler sowie land- und forstwirtschaftliche Betriebe. Neben gewerbetreibenden Einzelunternehmern gelten auch Personen- sowie Kapitalgesellschaften als gewerbetreibend.

Gewerbesteuerfreibeträge

Die Höhe der Gewerbesteuer ist vom Gewerbeertrag abhängig. Gemäß § 11 Abs. 1 S. 3 Nr. 1 Gewerbesteuergesetz liegt der Freibetrag für die auf den Gewerbeertrag zu zahlende Gewerbesteuer bei natürlichen Personen und Personengesellschaften bei 24.500 Euro. Für Unternehmen im Sinne des § 2 Abs. 3 Gewerbesteuergesetz, § 3 Nr. 5, 6, 8, 9, 15, 17, 21, 26, 27, 28 und 29 Gewerbesteuergesetz sowie bei Unternehmen von juristischen Personen des öffentlichen Rechts gilt ein geringerer Steuerfreibetrag in Höhe von 5.000 Euro. Kapitalgesellschaften wie die GmbH oder die UG haben gar keinen Freibetrag.

Umsatzsteuer und Vorsteuer

Alle Selbstständigen und Unternehmen, die keine Kleinunternehmer sind, müssen je nach Art der von ihnen erbrachten Leistung oder Lieferung eine entsprechende Umsatzsteuer in Höhe von 7 % oder 19 % auf ihren Nettopreis aufschlagen – die sich daraus ergebende Summe bildet dann den Bruttopreis. Die vom Selbstständigen vereinnahmte Umsatzsteuer abzüglich der abziehbaren Vorsteuer ist dann im Rahmen der monatlichen oder quartalsweisen Umsatzsteuervoranmeldung als Steuerlast an das zuständige Finanzamt abzuführen – spätestens jedoch in Zusammenhang mit der jährlichen Umsatzsteuererklärung. Dies gilt logischerweise nicht bei umsatzsteuerfreien Umsätzen.

Umsatzsteuerbefreiung

Kleinunternehmer sind von der Vereinnahmung der Umsatzsteuer und der damit verbundenen Pflicht, Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben, befreit. Doch auch für Kleinunternehmer besteht die Pflicht, eine Umsatzsteuererklärung für das Jahr abzugeben. Dies dient vor allem als Nachweis dafür, dass die Kleinunternehmerregelung weiterhin gilt.

Körperschaftsteuer

Gemäß § 1 Abs. 1 Nr. 1 bis 6 Körperschaftsteuergesetz unterliegen der Körperschaftsteuerpflicht folgende Körperschaften, Personenvereinigungen und Vermögensmassen, die ihre Geschäftsleitung oder ihren Sitz in Deutschland haben:

• Kapitalgesellschaften wie beispielsweise eine GmbH, UG oder AG
• Genossenschaften (einschließlich der europäischen Genossenschaften)
• Versicherungs- und Pensionsfondsvereine auf Gegenseitigkeit
• sonstige juristische Personen des privaten Rechts
• nichtrechtsfähige Vereine, Anstalten, Stiftungen und andere Zweckvermögen des privaten Rechts
• Betriebe gewerblicher Art von juristischen Personen des öffentlichen Rechts.

Personengesellschaften wie die GbR sind wiederum nicht körperschaftsteuerpflichtig.

Kapitalertragsteuer

Jeder, der Einkünfte aus Kapitalvermögen und Geldanlagen erzielt und den Freibetrag überschreitet, muss Kapitalertragsteuer zahlen – auch Selbstständige. Die Deklaration der Kapitalertragsteuer ist Teil der Einkommensteuererklärung, dafür gibt es die Anlage KAP. Gemäß § 43a Abs. 1 S. 1 Nr. 1 bis 2. EStG beträgt die Kapitalertragsteuer 25 % der Kapitalerträge sowie in einigen Fällen 15 % des Kapitalbetrags. Die Kapitalertragsteuer fällt für Erträge aus Zinsen und Dividenden sowie Veräußerungsgewinne aus beispielsweise Beteiligungen oder Wertpapieren an. Die vom Schuldner zu zahlende Kapitalertragsteuer wird direkt von der auszahlenden Stelle an das Finanzamt abgeführt. Daher wird die für Gesellschafter anfallende Kapitalertragsteuer bei Kapitalgesellschaften wie einer GmbH oder UG direkt von dieser einbehalten – bei Privatpersonen hingegen beispielsweise von der verantwortlichen Bank.

Steuervorauszahlungen

Werden bestimmte Schwellenbeträge überschritten, so fallen für Selbstständige Steuervorauszahlungen an für Steuerarten wie:

• Einkommensteuer
• Körperschaftsteuer
• Gewerbesteuer
• Umsatzsteuer.

Hierfür erlässt das zuständige Finanzamt einen entsprechenden Feststellungsbescheid mit Angaben zur Höhe der Steuervorauszahlung und dazu, wann die Steuervorauszahlungen zu leisten sind. Die konkrete Höhe der Steuervorauszahlung wird dabei anhand einer Schätzung der zu erwartenden Steuern vom zuständigen Finanzamt festgelegt.

Wichtige Formulare in der Steuererklärung für Selbstständige

Für deine Einkommenssteuererklärung, Umsatzsteuererklärung, Gewerbesteuererklärung und andere Steuererklärungen in Zusammenhang mit deiner Selbstständigkeit gibt es unterschiedliche relevante Formulare wie den Mantelbogen, der das Hauptformular der Steuererklärung bildet.

Je nach Rechtsform, Art und Umfang deiner Selbstständigkeit gehören zu den wichtigsten Formularen in Zusammenhang mit der Steuererklärung für Selbstständige:

• der Mantelbogen – auch Hauptvordruck genannt
• das Formular für die Gewerbesteuererklärung
• das Formular für die Umsatzsteuererklärung
• die Anlage S – für Einkünfte aus selbstständiger Arbeit
• die Anlage G – für Einkünfte aus Gewerbebetrieb
• die Anlage für die EÜR – zur Gewinnermittlung bei Selbstständigen, die nicht der Buchführungspflicht (doppelte Buchhaltung inklusive Erstellung einer Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung) unterliegen.
• die Anlage N für Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit
• die Anlage KAP für Kapitalerträge wie Zinsen, Dividenden oder Veräußerungsgewinne aus Beteiligungen oder Wertpapieren.

und gegebenenfalls weitere Formulare. Mehr zu diesem Thema erfährst du in den einzelnen Beiträgen zu den verschiedenen Rechtsformen.

Selbstständig und verheiratet – Auswirkungen auf die Steuererklärung

Verheiratete Paare oder Paare in einer eingetragenen Lebenspartnerschaft können ihre Einkommenssteuererklärung mit Zusammenveranlagung, auch Ehegattensplitting genannt, einreichen. Die Entscheidung für oder gegen eine Zusammenveranlagung kann für jedes Steuerjahr und somit auch jede Einkommensteuererklärung neu getroffen werden. Der Unterschied zur Einzelveranlagung liegt unter anderem darin, dass verheiratete Paare andere Freibeträge erhalten. Zudem gelten andere Höchstgrenzen beispielsweise bei der Altersvorsorge. Eine steuerliche Zusammenveranlagung ist meist dann sinnvoll, wenn die Einkünfte beider Partner stark voneinander abweichen. In anderen Fällen kann eine getrennte Veranlagung sinnvoller sein. Letztendlich kommt es jedoch stets auf den konkreten Einzelfall an.

Auch verheiratete Selbstständige können ihre Einkommensteuererklärung wie auch Angestellte mit oder ohne Zusammenveranlagung erstellen.

Gut zu wissen: Bei Zusammenveranlagung gibt es zur Abgabe der Einkommensteuererklärung genau eine gemeinsame Steuernummer für das Paar. Diese unterscheidet sich von der Steuernummer für die Selbstständigkeit. Das zuständige Finanzamt für die Einkommenssteuererklärung und jegliche Steuererklärungen in Zusammenhang mit der Selbstständigkeit ist dann jenes, in dessen Bezirk der Selbstständige seinen Unternehmenssitz hat – und kann sich somit auch vom Bezirk, in dem das Paar seinen Wohnsitz hat, unterscheiden.

Steuern sparen als Selbstständiger

Beim Erstellen deiner Einkommensteuererklärung sowie weiteren Steuererklärungen in Verbindung mit deiner Selbstständigkeit lohnt es sich oft, genau hinzuschauen – denn:
Mit vollkommen legalen Steuertricks kannst du hier als Selbstständiger hervorragend Steuern sparen.

E-Book: 14 Legale Steuertricks für Selbstständige

Steuersparen leicht gemacht: sevDesk verrät dir 14 absolut legale Steuertricks für Selbstständige zu Themen wie:

• Fahrtkosten
• Firmenwagen
• Arbeitszimmer
• Arbeitsmitteln
• Telefon und Internet
• Fachliteratur, Zeitschriften & Fortbildungskosten
• Webseite
• Spenden und Sponsoring
• Geschenken, Zuwendungen und Provisionen
• Gewinnverschiebung

und vielem mehr. Diese findest du im E-Book „Steuerspartipps für Selbstständige“.

Freibeträge als Selbstständiger beachten  

Je nach Art und Umfang der Selbstständigkeit bestehen unterschiedliche Freibeträge für die verschiedenen Steuerarten. So gibt es beispielsweise den bereits genannten Grundfreibetrag für die Einkommenssteuer oder den Gewerbesteuerfreibetrag für die Steuer auf Gewerbeerträge. Mehr dazu erfährst du im Beitrag zu Steuerfreibeträgen für Selbstständige.

Absetzbare Betriebsausgaben für Selbstständige wie Gewerbetreibende

Im Rahmen deiner Selbstständigkeit kannst du deine abzugsfähigen Betriebsausgaben steuerlich absetzten.

Zu den abzugsfähigen Betriebsausgaben gehören unter anderem:

• Abschreibungen (AfA)
• Anwaltskosten
• Beiträge für Berufsverbände
• Beratungskosten für beispielsweise den Steuerberater
• Betriebssteuern
• Bürokosten wie Miete oder Reinigung
• Fachzeitschriften und -bücher
• Finanzierungskosten
• Fortbildungs- und Schulungskosten
• Geschäftsreisen sowie Informationsreisen
• Kraftfahrzeugkosten
• Personalkosten
• Umzugskosten
• betrieblich bedingte Versicherungsbeiträge
• Werbeaufwendungen.

Allerdings gibt es auch einige Betriebsausgaben, die nicht abzugsfähig sind wie beispielsweise Aufwendungen für Geschenke, deren Wert 50 Euro übersteigt.

Steuererklärung selbst machen oder auslagern?

Die Entscheidung, ob du als Selbstständiger deine Steuererklärungen wie deine Einkommensteuererklärung, deine Umsatzsteuererklärung und weitere Steuererklärungen selber erledigst oder einen Steuerberater damit beauftragst, hängt von verschiedenen Faktoren ab. So spielt es zum Beispiel ganz allgemein eine Rolle, ob dir das Thema liegt und du die nötige Zeit dafür aufbringen kannst und willst. Andererseits ist die Rechtsform relevant, da diese auch den Komplexitätsgrad und Aufwand beeinflusst. Während du als Freiberufler im Regelfall nur deine Umsatzsteuererklärung und entsprechenden Voranmeldungen sowie eine EÜR und eine Einkommenssteuererklärung erstellen musst, kommen bei Kapitalgesellschaften wie einer UG oder GmbH der deutlich aufwändigere Jahresabschluss, die Gewinn- und Verslustrechnung und die Körperschaftsteuererklärung hinzu. Dementsprechend gibt es auch viel mehr Aspekte und Details zu beachten.

Kosten der Steuererklärung beim Steuerberater

Wenn du auf der Suche nach einem Steuerberater bist, kann es durchaus sinnvoll sein, einen kleinen Preisvergleich zu machen. Grundsätzlich muss sich ein Steuerberater an die sogenannte Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) halten. Bei dieser gibt es jedoch unter anderem durch eine Mindest-, Mittel- und Höchstgebühr einen gewissen Spielraum bei der Kostenberechnung. Hierfür spielt zum Beispiel der Aufwand für deine Einkommenssteuererklärung, Umsatzsteuerjahreserklärung oder andere Steuererklärungen in Verbindung mit deiner Selbstständigkeit eine Rolle.

Zudem beeinflusst der Gegenstandswert die Kosten für deinen Steuerberater. Dieser richtet sich nach Faktoren wie Umsatz, Summe der Einkünfte etc.

Mehr dazu erfährst du im Beitrag zum Thema „Steuerberater Kosten“.

Steuererklärung als Selbstständiger richtig vorbereiten für den Steuerberater

Auch, wenn du deine Steuererklärungen als Selbstständiger nicht selber machst, sondern einen Steuerberater damit beauftragst, muss alles gut vorbereitet werden. Hier gilt es unter anderem, alle erforderlichen Belege zur Hand zu haben und rechtzeitig an den Steuerberater zu übermitteln.

Zu den buchungsrelevanten Belegen zählen beispielsweise jegliche:

• Eingangsbelege wie Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Kontoauszüge, Gutschriften, Quittungen oder Kassenbons
• Ausgangsbelege wie von dir gestellte Rechnungen (Ausgangsrechnungen)
• Bewirtungsbelege
• Eigenbelege wie Notbelege

und weitere.

Checkliste: Steuererklärung als Selbstständiger selber machen

Wenn du deine Steuererklärung als Selbstständiger selber erstellst, solltest du unbedingt folgende Punkte beachten:

1. Ordnungsgemäßer Umgang mit Belegen: Alle Belege müssen ordnungsgemäß erstellt beziehungsweise erfasst und GoBD-konform archiviert werden.
2. Fristen beachten: Für alle Steuererklärungen wie deine Einkommensteuererklärung, EÜR, Umsatzsteuererklärung und auch für deine Umsatzsteuervoranmeldungen gibt es feste Fristen. Diese müssen unbedingt eingehalten werden. Ist dies einmal nicht möglich, ist beim Finanzamt eine entsprechende Fristverlängerung zu beantragen. Darüber hinaus besteht bei den Umsatzsteuervoranmeldungen die Möglichkeit zur Dauerfristverlängerung.

Steuerprogramm ElsterOnline: Jegliche Steuererklärungen, die du als Selbstständiger und Gewerbetreibender erstellst, sind auf elektronischem Wege über das Portal ElsterOnline an das Finanzamt zu übermitteln. Hierfür benötigst du für die Authentifizierung ein elektronisches Sicherheitszertifikat. Dieses kannst du unter www.elsteronline.de beantragen. Dein Passwort bekommst du dann per Post, dies kann allerdings etwas dauern. Daher solltest du die Anmeldung frühzeitig vornehmen und stets darauf achten, dass dein Sicherheitszertifikat noch aktuell ist.

Übersicht der wichtigsten Abgabefristen für deine Steuererklärungen als Selbstständiger

Die Abgabefristen für deine Steuererklärungen, Steuervorauszahlungen und Voranmeldungen hängen von der entsprechenden Steuerart sowie von weiteren Faktoren ab. So spielt es beispielsweise eine Rolle, ob eine Fristverlängerung beantragt wurde und ob die Steuererklärung selbst erstellt wird oder mit Hilfe eines Steuerberaters. Für die Einkommenssteuer erfolgt die Steuererklärung für das Steuerjahr üblicherweise im Laufe des Folgejahres.

Konkret sehen die Abgabefristen für

• die Einkommensteuererklärung
• die Körperschaftsteuererklärung
• die Gewerbesteuererklärung
• die Umsatzsteuererklärung

derzeit wie folgt aus:

Ab dem Veranlagungsjahr 2024 ist die Abgabefrist für die vorgenannten Steuererklärungen ohne Steuerberater nach aktuellem Stand einheitlich der 31. Juli des Folgejahres. Bei beratenen Steuerpflichtigen gelten hingegen erst ab dem Veranlagungszeitraum 2025 wieder die regulären Abgabefristen und somit spätestens der letzte Tag im Februar des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres.

Gut zu wissen: Regulär gilt für die Abgabefrist immer der letzte Tag des entsprechenden Abgabefrist-Monats und somit für das Steuerjahr 2022 ohne Steuerberater eigentlich eine Abgabefrist im Folgejahr am 30.09.2023. Da dies jedoch ein Wochenendtag ist, verschiebt sich die Abgabefrist entsprechend auf den nächsten Werktag. Analog verhält es sich bei den Abgabefristen mir Steuerberater.

Weitere Informationen dazu findest du im Beitrag über Steuertermine für Selbstständige oder in den einzelnen Beiträgen zu den unterschiedlichen Rechtsformen.

Dauerfristverlängerung als Selbstständiger beantragen

Prinzipiell sind jegliche Umsatzsteuervoranmeldungen innerhalb von 10 Tagen nach Ablauf des Voranmeldezeitraums abzugeben. Durch Beantragung einer Dauerfristverlängerung kannst du diesen Abgabetermin dauerhaft um einen Monat verschieben lassen. Für alle, die ihre Umsatzsteuervoranmeldung monatlich vornehmen müssen, ist diese dauerhafte Fristverlängerung allerdings mit einer Sondervorauszahlung verbunden. Diese liegt üblicherweise bei 1/11 des Betrages der gesamten Umsatzsteuervoranmeldungen des Vorjahres.

Zusammenfassung

Mit einer guten Vorbereitung, einem klaren Blick auf Fristen und Pflichten sowie digitaler Unterstützung durch Buchhaltungssoftware meisterst du deine Steuererklärung als Selbstständiger oder Gewerbetreibender ganz entspannt. Sammle alle relevanten Belege, beachte die richtigen Formulare für deine Rechtsform und nutze legale Steuerspartipps, um deine Steuerlast zu optimieren. Ob du die Steuererklärung selbst machst oder an den Steuerberater auslagerst – Hauptsache, du behältst den Überblick und gibst rechtzeitig ab. So bleibt mehr Zeit für dein eigentliches Business und du kannst dich voll auf deinen Unternehmenserfolg konzentrieren!

Häufig gestellte Fragen zum Thema Steuererklärung als Selbstständiger und Gewerbetreibender