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Buchungsbelege: Das gibt es zu beachten!

Aktualisiert am
31
.
01
.
2024

Für die Buchhaltung im Rahmen deiner unternehmerischen Tätigkeit bedarf es als Nachweis für einen Geschäftsvorfall stets auch der Zuordnung eines entsprechenden Belegs, auch „Buchungsbeleg“ genannt. In diesem Beitrag findet du wichtige Informationen zu den klassischen Arten von Buchungsbelegen und erfährst, was es beim Umgang mit diesen zu beachten gibt.

Was ist ein Buchungsbeleg?

Buchungsbelege sind ein wichtiger Bestandteil im Rahmen der Buchführung, beispielsweise für die Kontierung. Nicht umsonst gibt es in der Buchhaltung den Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“, denn laut HGB bedarf jede Buchung auch eines zugehörigen Belegs. Dieser dient als Nachweis, zum Beispiel dafür dass eine bestimmte Buchung korrekt ist oder dafür, dass die Transaktion eines Geldbetrags auch wirklich stattgefunden hat.

Ein Buchungsbeleg kann zum Beispiel Folgendes sein:

und vieles mehr.

Früher gab es Belege nur in Papierform, heute werden Buchungsbelege hingegen häufig elektronisch ausgestellt. Dies vereinfacht auch die Buchhaltung. Besonders leicht wird es mit einem Online-Rechnungsprogramm wie sevdesk.

Welche Arten von Buchungsbelegen gibt es?

Es gibt viele verschiedene Arten von Belegen wie Kassenbelege, Bankbelege, Gehaltslisten oder Rechnungen. Grundlegend lassen sich Buchungsbelege allerdings zunächst in interne und externe Belege unterteilen. Während ein interner Beleg von dir als Unternehmer selbst ausgestellt wird, handelt es sich bei externen Belegen um solche, die von Externen wie Dienstleistern, Lieferanten, Kunden o.ä. erstellt werden.

Hier einige Beispiele für die Zuordnung von Belegen nach internen und externen:

Beispiele für einen internen Buchungsbeleg Beispiele für einen externen Buchungsbeleg
Ausgangsrechnung Eingangsrechnung
Entnahmebeleg Gutschrift
Beleg für eine Stornierung Steuerbescheid
Quittungsdurchschrift Quittung
Notbeleg beziehungsweise Ersatzbeleg Bankbeleg

Darüber hinaus bestehen noch mehr Unterkategorien und Arten von Belegen. Zu diesen zählen beispielsweise Fremdbelege oder Eigenbelege. Unter letztere fallen wiederum auch Notbelege beziehungsweise Ersatzbelege. Mehr zu diesem Thema erfährst du in unserem Beitrag zu den verschiedenen Belegarten.

Wichtig: Arbeite bei der Verwaltung deiner Belege stets sorgfältig!

Das Finanzamt prüft Ersatz- beziehungsweise Notbelege besonders sorgfältig. Daher sollten diese eine absolute Ausnahme in deiner Buchhaltung bleiben. Deshalb ist es wichtig, dass du alle deine Buchungsbelege ordnungsgemäß aufbewahrst. Hier bietet dir eine Buchhaltungssoftware wie sevdesk optimale Unterstützung.

Mehr zu sevdesk

GoBD-konforme Buchungsbelege

Die Buchführung in Papierform wurde inzwischen weitgehend durch die digitale Buchhaltung ersetzt. Für letztere gelten seit 2015 die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“).

Daher sind alle Buchungsbelege GoBD-konform aufzubewahren. Ein Online-Rechnungsprogramm wie sevdesk hilft dir dabei. Mit sevdesk kannst du ganz leicht alle deine Buchungsbelege erfassen, digitalisieren und verwalten – auch die in Papierform. Zudem bietet sevdesk dir zahlreiche weitere nützliche Funktionen.

Wie du Belege in sevdesk erfasst, zeigt dir unter anderem folgendes Video.

Pflichtangaben von Buchungsbelegen

Egal, ob klassische Rechnung, Kassenbeleg, Bewirtungsbeleg oder Quittung – für jeden Beleg gibt es konkrete Pflichtangaben. Diese sind unbedingt einzuhalten, da es sonst zu Problemen kommen kann, falls ein Buchungsbeleg vom Finanzamt nicht anerkannt wird.

Welche exakten Pflichtangaben ein Buchungsbeleg enthalten muss, ist dabei abhängig von der jeweiligen Belegart. So unterscheiden sich die Pflichtangaben für eine Rechnung beispielsweise von denen für eine Kleinbetragsrechnung.

Aufbewahrungsfristen von Buchungsbelegen

Für alle Geschäftsunterlagen – und somit auch für Buchungsbelege – bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten und -fristen. Je nach Beleg liegt die Aufbewahrungsfrist bei 6 oder 10 Jahren. Im Rahmen der Aufbewahrungspflicht gilt die Frist von 6 Jahren beispielsweise für Darlehensunterlagen nach Ablauf eines Vertrages oder für Geschenknachweise. Eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren ist zum Beispiel für Buchungsbelege wie Rechnungen oder Lohnbelege einzuhalten.

Buchungsbeleg verloren oder nicht mehr auffindbar: Das kannst du tun!

Im Rahmen einer ordnungsgemäßen Buchhaltung ist es wichtig, dass deine Belege vollständig sind und du diese ordnungsgemäß aufbewahrst. Dennoch kann es mal passieren, dass ein Originalbeleg als Nachweis für einen Geschäftsvorfall fehlt. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn ein Fremdbeleg wie eine Quittung verloren gegangen oder vernichtet worden ist.

Da es keine Buchung ohne Beleg geben darf, muss dann ein entsprechender Not- oder Ersatzbeleg erstellt werden, um den Geschäftsvorfall zu dokumentieren. Bei Notbelegen beziehungsweise Ersatzbelegen handelt es sich wie erwähnt um von dir als Unternehmer selbst zu erstellende Belege, also Eigenbelege.

Tipp: Eigenbelege schnell und einfach erstellen

Du brauchst für deine Buchung einen Eigen- bzw. Ersatzbeleg? Dann nutze unseren kostenlosen Eigenbeleg-Generator. Fülle einfach nur die Felder aus und schon hast du deinen Eigenbeleg als PDF. Teste es gleich aus!

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Häufig gestellte Fragen zum Thema

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