Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnung

Allgemeines zur E-Rechnung

Was genau ist eine E-Rechnung?  

Das neue Wachstumschancengesetz ändert die Definition der E-Rechnung. Ab dem 01.01.2025 müssen E-Rechnungen in einem strukturierten Format vorliegen, damit sie maschinell verarbeitet werden können. Diese E-Rechnungen sehen oft kompliziert aus, weil sie in XML formatiert sind, aber das macht die Bearbeitung durch Software einfacher. Ähnlich wie E-Mails müssen auch sie einem Standard folgen, damit alle Programme sie verstehen können. Im Grunde sind E-Rechnungen jetzt einfach Code, ohne Design. In Deutschland benutzt man vereinzelt schon Standards wie XRechnung und ZUGFeRD dafür. Ab 1. Januar 2025 muss fast jede Firma E-Rechnungen in B2B Geschäften verwenden, Papierrechnungen werden selten. Mehr Infos und Erklärungen dazu kannst du in unserem Ratgeber zur E-Rechnung nachlesen.

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht ab 2025?  

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Die Pflicht, E-Rechnungen zu schreiben, startet erst am 01.01.2027. Oder sogar am 01.01.2028, wenn dein Umsatz 2026 unter 800.000 Euro lag.

Was ändert sich ganz konkret ab dem 01.01.2025?  

Ab 2025 müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen können. Dies erfordert ein einfaches E-Mail-Postfach, in das E-Rechnungen in einem strukturierten Format (z.B. XRechnung oder ZUGFeRD) gesendet werden. Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt erst ab 2027 (bzw. 2028 für Unternehmen mit unter 800.000 Euro Umsatz).

Warum wird die E-Rechnungspflicht eingeführt?  

Die E-Rechnungspflicht soll die Digitalisierung des Rechnungswesens vorantreiben, Arbeitsprozesse effizienter gestalten und Fehler durch manuelle Erfassung von Rechnungsdaten vermeiden. Sie fördert eine medienbruchfreie Weiterverarbeitung und bietet Einsparpotenziale für Unternehmen. Außerdem soll so langfristig der Umsatzsteuerbetrug eingedämmt werden. Und das sogar EU-weit. Ab 2023 soll im Rahmen der ViDA-Intiative ein EU-weites Meldesystem eingeführt werden. E-Rechnungen bilden dafür die Grundlage. Die gute Nachricht: Die Zusammenfassende Meldung dürfte langfristig wegfallen.

Ändert sich jetzt grundsätzlich etwas an der Buchhaltung?

Nein. Die einzige Änderung ist, dass es für Rechnungen im B2B-Bereich jetzt ein vorgeschriebenes Format gibt. Wenn du schon mit einem Rechnungsprogramm oder einer Buchhaltungssoftware arbeitest, kannst du deine Abläufe beibehalten. Auch bei der Verbuchung und Archivierung ändert sich nichts.

Welche Vorteile habe ich durch E-Rechnungen?  

• Schneller: Die Rechnungen lassen sich automatisch verarbeiten.  
• Günstiger: Kein Papier, kein Porto – alles digital.  
• Weniger Fehler: Die Rechnung wird automatisch geprüft, weniger händische Fehler.  
• Sicher: Du erfüllst alle gesetzlichen Vorgaben, besonders wichtig ab 2025.  
• Umweltfreundlich: Weniger Papierverbrauch.  
• Frühere Zahlungen: Deine Kunden können die Rechnung schneller bearbeiten und zahlen.

Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?  

Bisherige Geschäfte mit Behörden (B2G) werden schon seit 2020 elektronisch im Format der XRechnung abgewickelt, hieran ändert sich auch nichts. Neu hinzu kommt mit dem Wachstumschancengesetz nun auch die E-Rechnungspflicht für B2B Geschäfte, also zwischen Unternehmen. Für jeden Auftrag muss zukünftig eine konforme E-Rechnung erstellt werden.

Ab wann muss ich E-Rechnungen erstellen?  

Erfüllst du Aufträge für Behörden (B2G), musst du bereits seit 2020 E-Rechnungen stellen. Ab dem 01.01.2025 gilt die E-Rechnungspflicht auch für Geschäfte von Unternehmen zu Unternehmen (B2B). Dir bleibt aber noch eine Übergangsphase: Effektiv musst du frühestens ab dem 01.01.2027 E-Rechnungen schreiben und verschicken.

Wichtig zu wissen: Empfangen können musst du E-Rechnugen schon ab 2025. Hier gibt es keine Übergangsfrist.

Welche Übergangsregelungen gibt es?  

Du musst nicht direkt komplett auf die E-Rechnung umsteigen, sondern kannst Schritt für Schritt vorgehen:

Ab 01.01.2025:

• Du musst in der Lage sein, E‑Rechnungen von deinen Dienstleistern und / oder Lieferanten empfangen zu können. Dafür reicht aber erst einmal ein E-Mail Postfach aus.
• Zwar kein neues Gesetz, aber trotzdem wichtig: Du musst deine empfangenen E‑Rechnungen GoBD-konform archivieren können. Dazu kommen wir gleich noch.
• Du darfst nach Zustimmung des Empfängers noch Rechnungen in PDF oder Papierformat schreiben.

Ab 01.01.2027

• Du musst E‑Rechnungen erstellen können, wenn dein Umsatz 2026 über 800.000 Euro lag.
• Hast du weniger Umsatz gemacht, kannst du weiterhin PDF- oder Papierrechnungen nutzen.

Ab 01.01.2028

• Du musst unabhängig von deinem Umsatz E‑Rechnungen schreiben können.

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Was passiert, wenn ich ab 2025 keine E-Rechnung nutze?  

2025 und 2026 passiert erst einmal noch gar nichts, wenn du keine E‑Rechnungen erstellst. Ab 2027 verlieren deine Kunden den Vorsteuerabzug, wenn du ihnen keine E‑Rechnungen schickst. Denn ab dann ist eine Rechnung im PDF-Format oder auf Papier nicht mehr rechtskonform. Eine Ausnahmen bilden Kleinunternehmer-Rechnungen.

Welche Arten von Rechnungen fallen unter die E-Rechnungspflicht?  

Betroffen sind Rechnungen, die im B2B-Bereich gestellt werden. Dazu gehören neben Standardrechnungen auch:

• Abschlagsrechnungen
• Teilschlussrechnungen
• Schlussrechnungen
• Reverse-Charge-Rechnungen
• Differenzbesteuerungsrechnungen
• Gutschriften

Es reicht hier nicht mehr aus, Rechnungen per E-Mail als PDF zu verschicken – sie müssen in einem strukturierten, elektronischen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen.

Was ist, wenn ich nur Rechnungen an Privatpersonen erstelle?  

Die E-Rechnungspflicht gilt nur für den B2B-Bereich. Arbeitest du nur mit Privatkunden, musst du keine E-Rechnungen erstellen. Du musst aber ggf. in der Lage sein, E-Rechnungen von deinen Lieferanten und Dienstleistern aus Deutschland verarbeiten zu können.

Darf ich E-Rechnungen an Privatkunden schreiben?  

Ja, du kannst Rechnungen auch an Unternehmen senden, die nicht zur E-Rechnung verpflichtet sind. Solange beide Parteien damit einverstanden sind und die technischen Voraussetzungen erfüllt sind, ist der Versand von E-Rechnungen möglich. Mit dem ZUGFeRD-Standard geht das besonders einfach, da doch eine visuelle Komponente in Form einer PDF mit dabei ist. Wichtig ist nur, dass die Rechnung die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, auch wenn das Empfängerunternehmen nicht zur E-Rechnung verpflichtet ist.

Welche Ausnahmen gibt es von der E-Rechnungspflicht?  

Es gibt mehrere Ausnahmen, z.B. bei Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro), Fahrausweisen, bestimmten steuerfreien Umsätzen nach § 4und Rechnungen an nichtunternehmerische Organisationen wie viele Vereine. Außerdem wurden mit dem Jahressteuergesetz 2024 auch Kleinunternehmer von der E-Rechnungspflicht berfreit.

Wichtig: Befreit sind nur umsatzsteuerliche Kleinunternehmer. Kleingewerbetreibende mit einem Umsatz von unter 800.000 Euro müssen E-Rechnungen schreiben.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?  

Nein, Kleinunternehmer müssen KEINE E-Rechnungen schreiben. Die Pflicht war auch hier zunächst geplant, wurde aber mit dem Jahressteuergesetz 2024 wieder aufgehoben. Mehr dazu erfährst du in unserem Artikel "E-Rechnung bei Kleinunternehmern"

Werden E-Rechnungen für den Rechnungsversand in ein anderes EU-Land benötigt? Was gilt für die Schweiz?  

Die neue E-Rechnungspflicht gilt aktuell nur für Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B) innerhalb von Deutschland. Für andere EU-Länder oder Drittländer wie die Schweiz müssen daher keine E-Rechnungen ausgestellt werden. Nutzt du das Format ZUGFeRD mit der visuellen PDF-Komponente, kannst du aber auch für Geschäfte außerhalb von Deutschland die E-Rechnung nutzen.

Formate (ZUGFeRD & XRechnung)

Welche Formate bzw. Standards gibt es bei der E-Rechnung?

Die E-Rechnung muss ein strukturiertes, maschinenlesbares Format haben, das der Norm EN 16931 entspricht. Die gängigsten Formate sind XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1).  

In Deutschland gibt es hauptsächlich zwei Standards:  

• XRechnung: Ein Format, das besonders für öffentliche Aufträge wichtig ist und aus einer reinen XML-Datei besteht (was für den Menschen nicht wirklich lesbar ist).  
• ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das sowohl strukturierte, maschinenlesbare Daten (XML) als auch eine visuelle Darstellung (PDF) kombiniert. Es ist besonders geeignet für den Austausch zwischen Unternehmen.

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist ein spezielles, maschinenlesbares Format (XML), das vor allem bei öffentlichen Auftraggebern Pflicht ist. Ab 2025 brauchst du es auch für den B2B-Bereich. Die Rechnungsdaten sind hier so strukturiert, dass Software sie einfach automatisch verarbeiten kann. Für Menschen sieht das eher nach Buchstaben- und Zahlensalat und ist nur schwer lesbar. Man spricht hier manchmal auch ein einer XML-Rechnung.

Was ist eine ZUGFeRD Rechnung?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format, das sowohl eine PDF-Darstellung als auch eine XML-Datei enthält. So ist die ZUGFeRD-Rechnung für Menschen lesbar und kann gleichzeitig maschinell verarbeitet werden. Dieser Standard eignet sich für den Austausch zwischen Unternehmen (B2B) sowie für den Kontakt mit öffentlichen Auftraggebern. Du könntest es sogar für Rechnungen an Privatkunden (B2C) nutzen.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

Eine XRechnung ist eine reine textbasierte XML-Datei, in der alle Rechnungsdaten nach einem festen Standard strutkturiert aufgebaut sind. Sie sind für Menschen nur schwer lesbar ist. Eine ZUGFeRD-Rechnung beinhaltet ebenfalls eine XML-Datei, aber zusätzlich noch eine visuelle Darstellung als PDF. So können auch Menschen sie verarbeiten. Mehr zum Unterschied erfährst du in unserem Artikel "ZUGFeRD vs. XRechnung"

Was ist der Unterschied zwischen einer PDF-Rechnung und einer E-Rechnung?

Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im Sinne der neuen Regelungen, da sie nicht maschinenlesbar ist. Im Prinzip ist sie nur die digitale Version einer Papierrechnung und alle Rechnungsinformationen müssen über eine Texterkennungssoftware ausgelesen oder manuell eigetippt werden. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format vorliegen, das die automatische Verarbeitung ermöglicht, wie bei XRechnung oder ZUGFeRD.

E-Rechnungen erstellen und versenden

Muss ich schon ab 2025 E-Rechnungen erstellen?

Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen tritt für alle Unternehmen im B2B-Bereich nach der Übergangsfrist ab dem 1. Januar 2027 in Kraft. Kleinere Unternehmer und Selbstständige mit einem Umsatz unter 800.000 Euro müssen erst ab 2028 E-Rechnungen ausstellen.

Wie kann ich E-Rechnungen erstellen?

Um eine E-Rechnung zu erstellen, brauchst du in der Regel ein Tool, das dir den kryptischen XML-Code erstellt. Du kannst hierfür sowohl kostenlose Tools (wie unseren E-Rechnungsgenerator) nutzen als auch eine E-Rechnung Software.

Bei kostenlosen Generatoren solltest du sicherstellen, dass du deine Rechnungen GoBD-konform archivierst. Eine Software übernimmt das direkt für dich.

Wie stelle ich sicher, dass meine E-Rechnung alle Pflichtangaben erfüllt?

Wenn du die E-Rechnung Software von sevdesk benutzt, stellt das Programm sicher, dass alle Pflichtangaben auf der Rechnungen vorhanden sind. Dazu gehören sowohl die vorgeschriebenen Angaben aus dem UStG als auch die Anforderungen an elektronische Rechnungen nach der EU-Norm EN 16931.

Ohne Software musst du selbst dafür sorgen, dass nichts Wichtiges fehlt.

Muss ich auf meinen E-Rechnungen eine Leitweg-ID haben?

Eine Leitweg-ID ist nur erforderlich, wenn die E-Rechnung an eine Behörde gesendet wird. Für B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen ist sie nicht notwendig.

Muss ich jetzt eine teure Software für die Erstellung von E-Rechnungen kaufen?

Nein, unsere E-Rechnungssoftware ist in allen Tarifen integriert und es entstehen keine Extrakosten. Alternativ kannst du auch kostenlos unseren E-Rechnungsgenerator nutzen.

E-Rechnungen empfangen und archivieren

Was bedeutet es, E-Rechnungen zu empfangen?

Es bedeutet, dass ein Unternehmen in der Lage sein muss, E-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format zu empfangen. Dies erfordert im einfachsten Fall eine E-Mail-Adresse, die für den Empfang genutzt wird. Was außerdem wichtig ist bzw. wie du eine XML-Datei dann auch ausliest, erfährst du in unserem Artikel "E-Rechnungen empfangen".

Aber Vorsicht: Die GoBD verlangen, dass Rechnungen zeitnah verarbeitet und über 10 Jahre hinweg jederzeit abrufbar archiviert werden. Das musst du bei jeder Eingangsrechnung sicherstellen.

Muss ich eine spezielle Software haben, um E-Rechnungen zu empfangen?

Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Es ist jedoch ratsam, eine Software zu nutzen, die die Rechnungen korrekt ausliest und in die Buchhaltung integriert.

Was passiert, wenn mir ein Lieferant eine PDF-Rechnung schickt?

Eine einfache PDF ist keine E-Rechnung im Sinne der neuen Regelungen. Bis 2027 bzw. 2028 kann dein Lieferant aber weiterhin PDF- oder Papierrechnungen schreiben. Darüber hinaus sind E-Rechnungen im strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD Pflicht. Erhältst du dann weiter “traditionelle” Rechnungen, verlierst du deinen Vorsteuerabzug.

Muss ich E-Rechnungen auch physisch archivieren?

Nein, E-Rechnungen müssen gemäß den GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) elektronisch archiviert werden, wobei der strukturierte Teil der Rechnung unverändert und maschinenlesbar aufbewahrt werden muss. Mehr Infos dazu bekommst du in unserem Artikel "E-Rechnung archivieren".

E-Rechnung Software

Was benötige ich, um E-Rechnungen empfangen und versenden zu können?

Um E-Rechnungen zu empfangen, verarbeiten und versenden, brauchst du:  

• Separate E-Mail Adresse (z.B. rechnungen@deinefirma.de) oder Plattform  
• Buchhaltungssoftware wie sevdesk, um XML-Dateien auszulesen und konforme E-Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD zu erstellen.

Was ist ein E-Rechnungsprogramm?

Eine E-Rechnungssoftware wie sevdesk bietet alle Funktionen, um E-Rechnungen einfach, schnell und rechtssicher zu erstellen und zu verarbeiten. Mit einem E-Rechnungsprogramm entsprechen deine E-Rechnungen stets den gesetzlichen Anforderungen der GoBD, du kannst Kontaktinformationen und Artikelpositionen speichern sowie wiederverwenden und deine Rechnungsnummer wird fortlaufend erstellt. Du hast jederzeit einen Überblick über deine Ausgaben und Einnahmen. Die Beträge und Summen der Ein- und Ausgangsrechnungen werden direkt in Auswertungen wie EÜR oder UStVA übernommen.

Kann ich mit sevdesk E-Rechnungen erstellen und verarbeiten?

Ja, mit sevdesk kannst du problemlos E-Rechnungen erstellen und verarbeiten. Die Software unterstützt dich dabei sowohl das XRechnung als auch ZUGFeRD online zu erstellen und alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Du kannst Rechnungen direkt digital versenden und sicherstellen, dass deine E-Rechnungen den Standards entsprechen, die ab 2025 im B2B-Bereich vorgeschrieben sind. Entdecke jetzt unsere E-Rechnung Funktion.

Kann ich sevdesk zentral so einstellen, dass alle Rechnungen als ZUGFeRD erstellt werden?

Ja, du wirst später deine Präferenz als Standard in den Einstellungen festlegen können.

Wie verschicke ich eine E-Rechnung aus sevdesk?

Du kannst deine E-Rechnung entweder herunterladen und eigenständig per E-Mail versenden, oder du schickst die Rechnung direkt aus sevdesk an deinen Kunden. Du kannst außerdem auch deine eigene E-Mail-Adresse als Absender hinterlegen.

Was muss ich tun, wenn ich eine Rechnung erstellt habe, aber eigentlich eine E-Rechnung erstellen musste?

Eine Rechnung, die festgeschrieben ist, kann nicht mehr verändert oder umgewandelt werden. Achte daher beim Schreiben darauf, dass du die E-Rechnung aktivierst. In der sevdesk E-Rechnung Software geht das über einen kleinen Regler im oberen Bereich.

Wie kann ich in sevdesk überprüfen, ob ich die E-Rechnung richtig erhalten habe?

Beim Erfassen deiner E-Rechnung als Beleg in sevdesk, überprüft die Software, ob die XML-Datei den Standards nach EN16931 entspricht.

Wie kann man Eingangsrechnungen in sevdesk verbuchen und braucht man eine eigene Mailadresse für die E-Rechnung?

Grundsätzlich brauchst du zum Empfangen von E-Rechnungen in der Regel eine E-Mail-Adresse. Um deine E-Rechnung zu verarbeiten, benötigst du aber keine separate E-Mail-Adresse. Die E-Rechnung kann zukünftig genau wie bisher Bild- oder PDF-Dateien einfach in sevdesk hochgeladen werden.  

sevdesk erkennt, wenn es sich um eine ZUGFeRD oder XRechnung handelt und verarbeitet den Beleg wie gewohnt. Dank der maschinenlesbaren Struktur wird die Belegerkennung sogar nahezu 100% zuverlässig. Unseren Integrationspartnern werden wir als bald auch die nötige Schnittstelle zur Verfügung stellen, sodass E-Rechnungen auch per Integration verbucht werden können.

Wie archiviere ich E-Rechnungen in sevdesk, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen?

Die E-Rechnung wird wie deine Bild- und PDF-Belege sicher und GoBD-konform bei sevdesk verwahrt.

Wie sicher sind meine Daten bei der Verwendung von sevdesk für den Versand und Empfang von E-Rechnungen?

Die Datensicherheit ist im gleichen Umfang wie vor der Umstellung auf E-Rechnung bei der Nutzung von sevdesk gewährleistet.

Wie integriere ich sevdesk mit meiner bestehenden ERP- oder CRM-Software für den E-Rechnungsaustausch?

Mit Veröffentlichung unserer E-Rechnungslösung werden wir zeitnah auch unseren Integrationspartnern und Kunden, die die API-Schnittstelle verwenden, die nötige Schnittstelle geben, um E-Rechnungen zu übermitteln. Bitte beachte, dass die Entwicklung der einzelnen Schnittstellen zum Teil in Händen unserer Partner liegen.