Umsatzsteuer in Rechnungen ausweisen: Welcher Steuersatz ist richtig?
Mit dem Thema Umsatzsteuer muss sich jeder Unternehmer beschäftigen. Auch du musst dir zu Beginn deiner Selbstständigkeit die Frage stellen, ob du in Rechnungen die Umsatzsteuer ausweisen musst und wenn ja, in welcher Höhe. In unserem Ratgeber verraten wir dir, wann du Umsatzsteuer in Rechnungen ausweisen musst, wann welcher Steuersatz passt und wie du eine falsch angegebene Umsatzsteuer korrigierst.
Was ist die Umsatzsteuer?
Bei der Umsatzsteuer handelt es sich um eine Steuer, die auf alle in Umlauf gebrachten Waren und Dienstleistungen erhoben wird. Als Unternehmer musst du sie von deinen Kunden einfordern und anschließend an das Finanzamt abführen. Dieser Betrag gehört nämlich nicht dir, sondern dem Fiskus. Wie die Steuer genau funktioniert, erfährst du in unserem Ratgeber zur Umsatzsteuer.
Sicherlich kennst du auch die Begriffe Mehrwertsteuer und Vorsteuer, die mit der Umsatzsteuer Hand in Hand gehen. Sie bezeichnen alle dieselbe Art von Steuer, jedoch aus unterschiedlichen Blickwinkeln:
- Mehrwertsteuer ist der Oberbegriff zu Umsatzsteuer und Vorsteuer.
- Umsatzsteuer erhebst du auf deine verkauften Produkte oder Dienstleistungen.
- Als Vorsteuer bezeichnet man die in deinen Eingangsrechnungen ausgewiesene Mehrwertsteuer deiner Lieferanten. Du darfst sie von deiner Steuerschuld aus der Umsatzsteuer abziehen.
Wer muss die Umsatzsteuer in Rechnungen angeben?
Zunächst einmal muss jeder Unternehmer Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Von dieser Regel gibt es nur wenige Ausnahmen:
- Kleinunternehmer: Hattest du im Vorjahr höchstens 25.000 Euro Umsatz und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 100.000 Euro, kannst du die Kleinunternehmerregelung nutzen. Du bist dann von der Umsatzsteuerpflicht befreit und musst als Rechnungsaussteller keine Umsatzsteuer ausweisen.
- Umsatzsteuerfreie Leistungen: Es gibt Leistungen, die nicht steuerbar sind, da sie von vornherein nicht unter den Anwendungsbereich des Umsatzsteuerrechts fallen (z. B. in einem Drittland erbrachte Leistungen). Wenn du solche erbracht hast, musst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Außerdem gibt es steuerbefreite Leistungen, die zwar grundsätzlich der Umsatzsteuer unterliegen, für die aber durch ein Gesetz eine Steuerbefreiung besteht (z. B. medizinische Leistungen).
- Freiberufler: Für Freiberufler gibt es in Hinblick auf die Umsatzsteuer zunächst keine Sonderregelungen. Erbringen sie eine steuerbare Leistung, müssen sie den Steuerbetrag auf ihrer Rechnung ausweisen. Ausnahmen gibt es für einige Berufe, etwa für künstlerische oder journalistische Berufe, Ärzte, Rechtsanwälte oder im Bildungssektor Tätige. Teilweise gilt für diese Umsätze sogar eine Steuerbefreiung.
Schon gewusst? Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, musst du monatlich, vierteljährlich oder jährlich beim Finanzamt eine Umsatzsteuervoranmeldung einreichen. Wie das funktioniert, liest du in unserem Ratgeber zur Umsatzsteuervoranmeldung. Oder du nutzt direkt sevdesk als Online-Rechnungsprogramm. Deine Umsatzsteuervoranmeldung verschickst du damit einfach auf Knopfdruck und bereitest die Umsatzsteuererklärung ganz nebenbei mit vor. Jetzt Umsatzsteuervoranmeldung-Software kostenlos testen!
Wie hoch ist die Umsatzsteuer?
Die Höhe der Umsatzsteuer variiert in Deutschland, je nachdem, welche Leistungen du erbracht hast und ob du selbst umsatzsteuerpflichtig bist.
Regelsteuersatz von 19 Prozent in der Rechnung ausweisen
Der Regelsteuersatz beträgt in Deutschland 19 Prozent. Diesen musst du für die meisten Waren und Dienstleistungen berechnen. Daneben gibt es noch einen ermäßigten Steuersatz für bestimmte Leistungen und einige Leistungen sind, wie bereits angesprochen, von der Umsatzsteuer befreit.
Wann du den ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent nutzt
Für bestimmte Waren gilt ein ermäßigter Steuersatz von 7 Prozent. Diese Ausnahmen sind im Umsatzsteuergesetz (§ 12 Abs. 2 UStG) geregelt. Beispiele dafür sind etwa:
- Nahrungsmittel des Grundbedarfs
- Zucht, Aufzucht und Haltung von Vieh
- Pflanzenzucht
- Zahntechnik und Zahnarztleistungen
- Tickets für Theater, Konzerte, Museen und ähnliche Darbietungen
- Filmverleih und -vorführungen
- Zirkusvorführungen
- Rechte aus Urheberrechten
- gemeinnützige und mildtätige Leistungen
- Schwimmbäder
- Personenbeförderung und ÖPNV
- Hotelübernachtungen
Hier gibt es oft sehr differenzierte Regelungen. So kann es bei Speisen aus einem Restaurant bei der Umsatzsteuer schon einen Unterschied machen, ob du sie im Restaurant isst oder zum Mitnehmen bestellst.
Rechnungen mit 19 und 7 Prozent Umsatzsteuer
Es kann passieren, dass du zwei verschiedene Umsatzsteuersätze in einer Rechnung ausweisen musst. Du kennst das vielleicht aus dem Supermarkt: Nur Nahrungsmittel des Grundbedarfs werden mit 7 Prozent besteuert, mindestens genauso viele Artikel im Supermarkt aber mit 19 Prozent.
Das funktioniert recht einfach: Du ermittelst zunächst die Summe der Artikel mit 19 Prozent und der mit 7 Prozent Umsatzsteuer und weist dann die Steuerbeträge einzeln aus.
Rechnungsbetrag brutto: 26,50 €
Umsatz 7% (netto): 7,14 €
Umsatz 19% (netto): 15,13 €
Steuerbetrag 7%: 1,36 €
Steuerbetrag 19%: 2,87 €
Tipp: Nutze die sevdesk-Buchhaltungssoftware und schreibe Rechnungen mit gemischten Steuersätzen ganz simpel. Für jede Position kannst du auf Wunsch einen abweichenden Steuersatz festlegen (oder auch global für all deine Rechnungen). Jetzt kostenlos testen!
Rechnung ohne Umsatzsteuer (Steuerbefreiung)
Ebenfalls im Umsatzsteuergesetz sind einige Fälle genannt, in denen überhaupt keine Umsatzsteuer berechnet wird. Dazu gehören etwa:
- Gesundheitsleistungen und medizinische Leistungen
- Finanz-, Kredit- und Versicherungsleistungen sowie -dienstleistungen
- künstlerische Darbietungen
- Vermietung und Verpachtung von Grundstücken sowie deren Verkauf
- Gewinne aus Glücksspielen
- Leistungen im Bildungssektor
Du kannst in diesen Fällen bei der Rechnungsstellung die Umsatzsteuer weglassen. Allerdings muss auf deiner Rechnung ein Hinweis darauf stehen, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, beispielsweise der Hinweis „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
Tipp: Glücklicherweise musst du dafür nicht an deinem Rechnungsformular herumbasteln. Nutze einfach unsere kostenlose Vorlage für die Rechnung ohne Umsatzsteuer.
Besonderheiten bei Rechnungen ins Ausland
Wenn du für eine Lieferung eine Rechnung an einen Leistungsempfänger im Ausland schicken musst, kommen meist einige Fragen auf. Welcher Steuersatz gehört auf die Rechnung? Die deutschen 19 Prozent oder möglicherweise der Steuersatz des Leistungsempfängers (z. B. Österreich 20 Prozent, Schweiz 7,7 Prozent)? Oder trägt vielleicht sogar der Empfänger bei innergemeinschaftlichen Lieferungen die Steuerschuld? Wir zeigen dir, was du dazu wissen musst.
Rechnungen ins EU-Ausland: Reverse Charge
Ob du bei innergemeinschaftlichen Lieferungen Umsatzsteuer in Rechnung stellen musst, hängt davon ab, ob der Leistungsempfänger Privatperson oder Unternehmer ist und ob du der Umsatzsteuerpflicht unterliegst:
Ist der Leistungsempfänger ebenfalls ein Unternehmen, greift das Reverse-Charge-Verfahren. Dabei weist der Rechnungsaussteller auf seiner Rechnung keine Umsatzsteuer aus. Die Steuerschuld geht auf den Leistungsempfänger über, der sie in seinem Heimatland abführt. Möglich wird das, wenn du die Umsatzsteueridentifikationsnummern beider Parteien auf der Rechnung angibst. Deine Nummer bekommst du vom Bundeszentralamt für Steuern.
Wie EU-Auslandsrechnungen genau funktionieren, liest du in unserem Ratgeber zu Reverse Charge und zu innergemeinschaftlichen Rechnungen innerhalb der EU.
Rechnungen ins Drittland
Das Reverse-Charge-Verfahren greift zwar bei Rechnungen in ein Drittland nicht. Dennoch sind die Regelungen ähnlich: Gegenüber Privatpersonen weist du die Umsatzsteuer in der Rechnung aus, gegenüber Unternehmern nicht. Und Kleinunternehmer weisen überhaupt keine Umsatzsteuer aus. Wer die Steuer schuldet und wie du genau vorgehst, erfährst du in unserem Ratgeber zu Rechnungen in ein Drittland.
Umsatzsteuer in Rechnungen richtig ausweisen: Darauf musst du achten
Du weißt inzwischen, wie viel Umsatzsteuer du als leistendes Unternehmen in Rechnungen ausweisen musst. Damit es weder bei dir noch beim Leistungsempfänger Probleme mit dem Finanzamt gibt, solltest du diese Punkte und häufigen Stolperfallen beachten:
- Aus deiner Rechnung muss hervorgehen, wie du die Umsatzsteuer berechnet hast. Du musst daher neben dem eigentlichen Steuerbetrag auch den Steuersatz sowie den Netto- und Bruttobetrag angeben.
- Außerdem musst du deine Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern ausgestellte Umsatzsteueridentifikationsnummer angeben.
- Nach § 14 UStG sind außerdem weitere Inhalte verpflichtend notwendig. Mehr dazu erfährst du in unserem Ratgeber zu den Pflichtangaben auf Rechnungen.
- Bist du zum Ausweisen der Umsatzsteuer in Rechnungen verpflichtet, musst du diese innerhalb von sechs Monaten ab der vollendeten Leistung oder Werklieferung ausstellen.
- Stelle sicher, dass du den richtigen Umsatzsteuersatz nutzt.
- Du musst rechtzeitig jeweils bis zum 10. Tag des Folgemonats deine Umsatzsteuervoranmeldung einreichen und einmal jährlich die Umsatzsteuererklärung.
Versehentlich (falsche) Umsatzsteuer in Rechnung gestellt?
Fehler bei der Umsatzsteuer können passieren. Ein Kleinunternehmer stellt versehentlich Umsatzsteuer in Rechnung oder verwendet einen falschen Steuersatz. Zwar kannst du als Rechnungsaussteller in den meisten Fällen eine Rechnungskorrektur vornehmen (der Leistungsempfänger darf das nicht). Die Folgen variieren jedoch je nach Situation:
Szenario 1: Du hast eine zu hohe Umsatzsteuer ausgewiesen (z. B. 19 statt 7 Prozent).
Du musst die richtige Umsatzsteuer plus den eingenommenen Mehrbetrag an das Finanzamt überweisen. Der Rechnungsempfänger jedoch kann nur den korrekten Steuerbetrag als Vorsteuer absetzen. Die Differenz kann er von dir zurückverlangen. Du zahlst also im schlimmsten Fall doppelt. Eine Rechnungsberichtigung ist möglich.
Szenario 2: Du hast einen zu niedrigen Steuersatz genutzt (z. B. 7 statt 19 Prozent).
Der Rechnungsaussteller schuldet dem Finanzamt den richtigen Steuerbetrag, obwohl er vom Rechnungsempfänger nur den zu niedrigen Betrag erhalten hat. Er kann wiederum nur den zu niedrig angesetzten (und tatsächlich gezahlten) Steuerbetrag als Vorsteuer geltend machen. Auch in diesem Szenario ist eine Berichtigung der Rechnung erlaubt.
Szenario 3: Du hast Umsatzsteuer unberechtigt ausgewiesen.
Das ist der Fall, wenn ein Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer ausweist oder etwa eine Privatperson bei einem Privatverkauf eine Rechnung mit Umsatzsteuer ausstellt. Der Rechnungsaussteller muss die volle Umsatzsteuer zahlen. Dabei hat er keine Möglichkeit einer Rechnungskorrektur.
Möchtest du mehr dazu wissen? Lies unseren Ratgeber zur Rechnungskorrektur.
Zusammenfassung
Wenn du nicht gerade Kleinunternehmer bist, kommst du um das Thema Umsatzsteuer nicht herum. Nutze unsere Tipps, um die Umsatzsteuer in Rechnungen richtig auszuweisen. Für eine falsch ausgewiesene Umsatzsteuer haftest im Zweifelsfall du – mit den entsprechenden finanziellen Konsequenzen. Bist du unsicher, welcher Steuersatz für dich der richtige ist? Halte am besten Rücksprache mit einem Steuerberater oder dem für dich zuständigen Finanzamt, um eine fehlerhafte Rechnung zu vermeiden.
