Rechnung schreiben für Beratung: So berechnest du dein Honorar

Pflichtangaben in der Rechnung für Beratung

Um eine schnelle und effiziente Abrechnung mit deinen Kunden zu gewährleisten, musst du eine ordnungsgemäße Rechnung für Beratungsleistungen erstellen. Nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) und der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) müssen Rechnungen über Beratungsleistungen bestimmte Pflichtangaben enthalten, die du als Rechnungsaussteller aufführen musst. Dazu gehören:

• Vollständiger Vor- und Nachname, sowie deine Adresse (oder dein Firmenname und Adresse): Deine Identifizierung als Rechnungsaussteller ist erforderlich.
• Name und Adresse deines Kunden: Die Kontaktdaten des Rechnungsempfängers müssen korrekt sein.
• Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Sie ist wichtig für die steuerliche Erfassung deiner Einnahmen.
• Eine eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer: Jede Rechnung sollte eine eindeutige Nummer haben, um Verwechslungen der Rechnungsempfänger zu vermeiden.
• Das Rechnungsdatum: Es gibt an, wann die Rechnung ausgestellt wurde.
• Das Leistungsdatum oder der Zeitraum, in dem die Dienstleistung erbracht wurde: Dies kann das Datum der Beratung oder ein Zeitraum sein, in dem die Beratung erbracht wurde.
• Beschreibung der Leistung und des entsprechenden Honorars: Mache klare Angaben über die erbrachte Beratungsleistung und zur Rechnungssumme. (Achtung, die Angabe eines Pauschalhonorars reicht hier für den Vorsteuerabzug nicht aus.)
• Netto- und Bruttorechnungsbetrag: Hier ist der Nettobetrag (ohne Umsatzsteuer) und der Bruttobetrag (inklusive Umsatzsteuer) anzugeben.
• Höhe und Steuersatz der angefallenen Mehrwertsteuer: Falls Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt wird, muss der Steuersatz und der Mehrwertsteuerbetrag angegeben werden.

Nach § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) kann bei Rechnungen unter 250 Euro auf bestimmte Angaben verzichtet werden. Allerdings ist es auch bei kleineren Rechnungsbeträgen trotz der Erleichterungsvorschrift nicht verkehrt, diese Angaben in die Rechnung aufzunehmen, da sie heute Standard für jede Rechnung sind.

Auch bei der Abrechnung von Beratungsleistungen ist auf eine genaue Leistungsbeschreibung zu achten, wenn dein Kunde einen Vorsteuerabzug aus deiner Rechnung geltend machen will. Die Angabe eines Pauschalhonorars pro Tag ist für den Vorsteuerabzug keine ausreichende Leistungsbeschreibung, wenn die Art der Leistung nicht erkennbar ist.

Hinweis: Als Kleinunternehmer im Sinne des § 19 Umsatzsteuergesetzes (UStG) kannst du unter bestimmten Voraussetzungen von der Umsatzsteuer befreit sein. In diesem Fall entfällt die Angabe der Umsatzsteuer bei der Rechnungssumme auf deiner Beratungs-Rechnung.

Optionale Angaben für deine Rechnung für Beratungsleistungen 

Zusätzlich zu den gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben kannst du als Berater einige optionale Informationen in deine Rechnung aufnehmen, um die Kommunikation mit deinem Kunden oder Auftraggebern zu erleichtern. Diese können sein:

• Zahlungsfrist: Die Angabe einer Zahlungsfrist oder eines Zahlungsziels erleichtert deinem Kunden die Planung seiner Zahlungen.
• Kundennummer: Eine individuelle Kundennummer kann die Identifizierung deines Kunden erleichtern.
• Bankverbindung: Deine Bankverbindung ermöglicht es deinem Kunden, die Zahlung direkt zu überweisen.
• Kontaktdaten: Angabe deiner Telefonnummer oder E-Mail-Adresse für eventuelle Rückfragen.
• Zusätzliche Informationen: Hier kannst du weitere Informationen wie z.B. Hinweise auf deine Website oder aktuelle Angebote hinzufügen.
• Hinweise auf zusätzliche Leistungen oder Werbungskosten: Wenn du deinen Rechnungsempfängern bestimmte Kosten in Rechnung stellst, die sie vielleicht als Werbungskosten absetzen können, kannst du das auf deiner Rechnung aufschreiben. Beispielsweise können berufsbezogene Beratungen bei der Einkommensteuererklärung im Rahmen der Werbungskosten als Fortbildung geltend gemacht werden.

E-Rechnungspflicht für Berater

Ab 2025 tritt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmer (auch Kleinunternehmer), die in Deutschland ansässig und im B2B-Bereich tätig sind, in Kraft. Somit ist das Thema evtl. auch für dich als Berater relevant. Bei der E-Rechnung handelt es sich um ein Rechnungsformat, mit dem Rechnungen elektronisch übermittelt, empfangen und verarbeitet werden können. Dabei steht vor allem die Konformität mit der EU-Norm EN 16931 im Vordergrund. Das verschafft nicht nur dem Rechnungssteller, sondern auch dem Rechnungsempfänger enorme Vorteile in der Buchhaltung.

Wichtig zu wissen: Reine PDF- oder Papierrechnungen sind mit der neuen Pflicht nicht mehr gültig!

Du willst mehr Details? Dann lies jetzt unseren ausführlichen Ratgeber zur E-Rechnung.

Das Besondere an der E-Rechnung ist das strukturierte Format, durch das die automatisierte Verarbeitung ermöglicht wird. Die gängigsten anerkannten Formate sind ZUGFeRD oder XRechnung.  

• XRechnung ist komplett XML-basiert und entspricht den EU-Richtlinien für elektronische Rechnungen. Es ist etwas technisch und durch die Code-ähnliche Struktur schwer lesbar. Jedoch ist sie sehr effizient für den automatisierten Datenaustausch. ‍
• ZUGFeRD ist ein Hybridformat. Das bedeutet, es kombiniert eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. So kannst du die Rechnung wie gewohnt lesen, aber die Daten können auch maschinell ausgelesen werden.  

Mehr zu XRechnung vs. ZUGFeRD erfäghrst du hier.

In der Wahl des Formats bist du dabei vollkommen frei, sofern alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden.

Um dir den Umstieg zu erleichtern, gelten für die Umstellung verschiedene Fristen, innerhalb derer du deine Rechnungsstellung und deinen Rechnungsempfang langsam auf die Nutzung der E-Rechnung vorbereiten kannst. Am einfachsten fällt dir der Umstieg mit der Nutzung einer E-Rechnungssoftware wie sevdesk, da du hier deine E-Rechnung voll automatisiert und deutlich weniger fehleranfällig erstellen kannst.

Was du als Berater bei der Rechnungsstellung beachten solltest

Wenn du als Berater arbeitest, ist das Schreiben von Rechnungen ein wichtiger Teil deiner Arbeit. Schließlich möchtest du dein Beratungshonorar erhalten. Mit einer ordnungsgemäßen und korrekten Rechnung dokumentierst du als Unternehmer nicht nur deine Leistungen gegenüber deinen Kunden, sondern auch gegenüber dem Finanzamt. Beachte daher folgende Tipps:

• Anpassung der Rechnungsvorlage: Wenn du eine Rechnungsvorlage verwendest, passe sie optisch an dein Unternehmen an, indem du z. B. dein Logo und deine Unternehmensfarben hinzufügst.
• Versandweg der Rechnung: Du kannst Rechnungen per E-Mail versenden, das ist rechtlich zulässig.
• Aufbewahrungspflicht: Bewahre alle Rechnungen zehn Jahre lang auf, da sie für deinen Jahresabschluss relevant sind.
• Zahlungserinnerungen und Mahnungen: Bei ausbleibenden Zahlungen solltest du rechtzeitig Zahlungserinnerungen und Mahnungen verschicken.
• Korrekter Ausweis der Umsatzsteuer: Achte darauf, dass die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen und der Mehrwertsteuerbetrag abgeführt wird und der ausgewiesene Umsatzsteuerbetrag abzüglich der Vorsteuer an das Finanzamt abzuführen ist.

Kostenlose Rechnungsvorlage für Beratung

Um dir die Rechnungsstellung zu erleichtern, bieten wir eine kostenlose Rechnungsvorlage für Beratungsleistungen an. Diese Vorlage enthält bereits das grundlegende Layout deiner Rechnung. Du musst lediglich die notwendigen Informationen wie Adressdaten, Bankverbindung, Rechnungsnummer, Leistungsdatum und Leistungsbeschreibung sowie Preise manuell eintragen. Alternativ kannst du zur Rechnungserstellung auch unseren Rechnungsgenerator nutzen.

Wichtig

Achte darauf, dass du keine Fehler in deinen Angaben machst, damit deine Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und du Ärger mit dem Finanzamt umgehst. Viele Berater verwenden daher ein professionelles Rechnungsprogramm, um Fehler zu vermeiden. Alternativ kannst du auch den Rechnungsgenerator nutzen.

Zum Rechnungsgenerator

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So schreiben Berater eine Rechnung als Kleinunternehmer 

Wenn du als Berater die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch nimmst, musst du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Dabei musst du aber auf der Rechnung auf die Steuerbefreiung als Kleinunternehmer hinzuweisen. Ein solcher Hinweis könnte lauten: "Der Rechnungsbetrag enthält gemäß § 19 Abs. 1 UStG keine Umsatzsteuer (Kleinunternehmerregelung)".

Die inhaltlichen Angaben auf deiner Rechnung bleiben jedoch unverändert, unabhängig davon, ob du ein Kleinunternehmer bist oder in der Umsatzsteuer der Regelbesteuerung unterliegst.

Mehr zum Thema Rechnungserstellung (egal ob Kleinunternehmer oder Regelbesteuerer) mithilfe der sevdesk Buchhaltungssoftware erfährst du in diesem Video:

Sonderfall: die Kleinbetragsrechnung bei Beratung

Als Berater kann es auch vorkommen, dass du Rechnungen mit einem geringeren Honorar ausstellst. Wenn der Betrag nicht mehr als 250 Euro brutto beträgt, kannst du eine sogenannte Kleinbetragsrechnung an den Rechnungsempfänger ausstellen. Diese hat weniger Pflichtangaben und muss nur deinen Namen, deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, die Leistungsbeschreibung und den Honorarbetrag enthalten. Zusätzlich musst du den angewendeten Steuersatz oder den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung angeben.

Häufig gemachte Fehler bei der Rechnungserstellung für Beratung

Unabhängig von der Art der Beratungsleistung gibt es einige häufige Fehler, die bei der Rechnungsstellung vermieden werden sollten:

• Vergessene Pflichtangaben: Achte darauf, dass du keine Pflichtangaben wie das Ausstellungsdatum vergisst.
• Doppelte Vergabe von Rechnungsnummern: Vermeide die doppelte Vergabe von Rechnungsnummern, um Verwechslungen zu vermeiden.
• Rechtschreibfehler in der Kundenadresse: Prüfe die Kundendaten auf Rechtschreibfehler, um Zustellprobleme zu vermeiden.
• Rechenfehler bei der Berechnung des Honorars und des Steuerbetrags: Stelle sicher, dass die Berechnungen der Rechnungssumme korrekt sind.
• Falsch ausgewiesene Umsatzsteuer: Wenn du Umsatzsteuerpflichtig bist, muss diese korrekt ausgewiesen werden.
• Fehlender Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung: Falls zutreffend, weise auf die Steuerbefreiung als Kleinunternehmer hin.

Gerade bei Auftraggebern, die deine Rechnungen zum Beispiel als Werbungskosten steuerlich geltend machen wollen, ist es wichtig, dass die Rechnungen korrekt ausgestellt sind, um rechtliche Probleme zu vermeiden.

Rechnung für Beratung mit Rechnungsprogramm erstellen und versenden

Eine Buchhaltungssoftware, mit der man auch seine Rechnungen automatisch erstellt, hat viele Vorteile. Die wichtigsten haben wir dir hier im Überblick zusammengestellt:

• Einfache und schnelle Rechnungserstellung: Mit einem Rechnungsprogramm können Rechnungen schnell und unkompliziert erstellt werden.
• Rechtssicherheit: Das Programm garantiert die Einhaltung aller Pflichtangaben und gesetzlichen Anforderungen.
• Wiederkehrende Rechnungen: Wiederkehrende Rechnungen können einfach erstellt werden.
• Übersichtliche Rechnungsverwaltung: Alle deine Rechnungen sind organisiert und leicht zugänglich.
• Individuelles Rechnungslayout: Du kannst das Layout deiner Rechnungen an deine Marke anpassen, indem du dein Logo und Design integrierst.
• Einfacher Rechnungsversand: Du kannst Rechnungen direkt aus der Software per E-Mail versenden.

Weitere Beispiele für Rechnungen schreiben 

Wenn du nicht in der Beratung tätig bist, aber dennoch Hilfe bei der Rechnungserstellung benötigst, bietet dir sevdesk zahlreiche Beispiele für andere Berufsgruppen und Dienstleistungen. So kannst du die richtige Vorlage für deine Branche finden und deine Rechnungen problemlos erstellen.

• Rechnung schreiben als Grafikdesigner
• Rechnung schreiben als Webdesigner
• Rechnung schreiben als Influencer
• Rechnung schreiben für Künstler
• Rechnung schreiben für Djs
• Rechnung schreiben für Maler
• Rechnung schreiben für Ferienwohnungen
• Rechnung schreiben für Reinigung
• Rechnung schreiben für Yogalehrer
• Rechnung schreiben für Coaching
• Rechnung schreiben für Fotograf