Gesetzliche Pflichtangaben & Bestandteile einer Rechnung [+Checkliste]
Stell dir vor, du hast gerade eine erfolgreiche Lieferung oder Leistung an einen anderen Unternehmer abgeschlossen. Doch bevor du dich entspannt zurücklehnen kannst, musst du innerhalb von 6 Monaten eine Rechnung schreiben und diese an deinen Geschäftspartner schicken. Das klingt vielleicht etwas trocken, aber es ist der entscheidende Schritt, um erstens an dein Geld zu kommen und zweitens deine Buchhaltung korrekt zu halten. Und nicht zuletzt bist du sogar dazu verpflichtet. Aber wie muss so eine Rechnung eigentlich genau aussehen?
In diesem Artikel erfährst du, welche Pflichtangaben auf eine ordnungsgemäße Rechnung gehören, wie es sich mit Kleinbetragsrechnungen verhält und welche Sonderfälle du beachten musst. Außerdem gehen wir auf die Anforderungen bei E-Rechnungen, die gesetzliche Aufbewahrungspflicht und die Folgen einer fehlerhaften Rechnung ein.
Übrigens: Die gleichen Pflichtangaben gelten auch, wenn du Eingangsrechnungen prüfst. Sie zu kennen, ist also ein absolutes Muss.
Du willst nicht den ganzen Text lesen? Im folgenden Video erklären wir dir in Kürze das wichtigste zu den Bestandteilen einer Rechnung:
Erforderliche Pflichtangaben einer Rechnung
Die erforderlichen Pflichtangaben in einer Rechnung sind im § 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geregelt. Eine Rechnung über 250 Euro muss folgende Angaben enthalten:
- den vollständigen Namen, einschließlich Rechtsform und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens (Leistungserbringer)
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
- die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers
- das Ausstellungsdatum der Rechnung (Rechnungsdatum)
- eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer mit beliebig vielen Nummernkreisen
- die Menge und Bezeichnung der gelieferten Waren oder den Umfang und die Art der erbrachten Leistung
- den Zeitpunkt der Warenlieferung oder Leistungserbringung, sofern er vom Rechnungsdatum abweicht (Leistungsdatum – bzw. Leistungszeitpunkt oder -zeitraum)
- das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen oder einzelnen Steuerbefreiungen
- vereinbarte Entgeltminderungen wie Skonti oder Rabatte
- den geltenden Steuersatz
- den Steuerbetrag.
In der Regel schreibst du immer “Rechnung” oben auf dein Dokument. Erstellt jedoch dein Kunde (also der Leistungsempfänger) die Rechnung für dich, musst du gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe „Gutschrift” nutzen.
Um es noch einfacher zu machen, kannst du unsere Checkliste herunterladen, ausdrucken und jeden Punkt abhaken:
Ergänzende Hinweise auf Rechnungen
Erhebst du für deine erbrachte Leistung oder für die gelieferte Ware keine Steuer, musst du ausdrücklich darauf hinweisen, dass eine Steuerbefreiung gilt. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst, Ware in ein EU-Drittland lieferst oder dort eine Dienstleistung erbringst (Reverse Charge).
Die Schweiz ist als Nicht-EU-Land ein typischer Kandidat für eine solche Rechnungspflichtangabe. In dem Fall muss der schweizerische Warenempfänger die Umsatzsteuer in seinem Land und zu dem dort geltenden Steuersatz abführen. Sowohl auf die Kleinunternehmerregelung als auch auf das Reverse-Charge-Verfahren kommen wir aber später noch einmal im Detail zu sprechen.
Stellst du im Zusammenhang mit einem Grundstück eine Rechnung für eine umsatzsteuerpflichtige Werklieferung oder eine sonstige Leistung an eine Privatperson, muss sie einen Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht enthalten. Ein klassisches Beispiel wäre, wenn du als Dachdecker nach einem Sturm Reparaturen an einem Dach durchgeführt hast und anschließend eine Rechnung an den Eigenheimbesitzer ausstellst. Für bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 28 UStG, wie beispielsweise für Kreditvermittlung, Vermietung und Verpachtung, etc. entfällt die Verpflichtung zur Rechnungsstellung.
Eine korrekt ausgestellte Rechnung ist auch die Grundlage dafür, dass dein Kunde die Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen kann.
Optionale Rechnungsangaben
Eine Rechnung kann neben den ganzen verpflichtenden Angaben nach § 14 UStG auch optionale Rechnungsangaben enthalten. Dazu gehören zum Beispiel:
- ein Zahlungsziel
- deine Bankverbindung
- eine Anrede und Grußformel
- ein Dank für die Bestellung
- ein Hinweis auf Aktionen und Rabatte
- eine Abschiedsformel
- eine Unterschrift
- eine Bitte um Weiterempfehlung
- ein Hinweis auf die Zahlung
Das Hinzufügen eines Zahlungsziels hat den Vorteil, dass dein Kunde bei einer Nicht-Bezahlung direkt im Zahlungsverzug ist, ohne dass du eine Mahnung schicken musst.
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Sonderfälle bei Pflichtangaben
In einigen Fällen wirst du jedoch von diesem Standard abweichen (müssen). Nämlich dann, wenn du zum Beispiel Kleinbetragsrechnungen oder Kleinunternehmerrechnungen ausstellen musst. Bei diesen Ausnahmen musst du deine Rechnungsangaben anpassen. Im Folgenden erklären wir dir, worauf bei den jeweiligen Sonderfällen achten solltest.
Kleinbetragsrechnung
Erbringst du eine Lieferung oder Leistung im Wert von maximal 250 Euro brutto, musst du zwar eine Rechnung schreiben, es gelten dafür jedoch vereinfachte Regeln.
Die Behandlung von sogenannten Kleinbetragsrechnungen ist in § 33 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) geregelt. Rechnungen, deren Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer 250 Euro nicht übersteigt, müssen lediglich folgende Mindestangaben enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des Lieferanten / Leistungserbringers
- Ausstellungsdatum
- Art und Menge der gelieferten Ware / Art und Umfang der Dienstleistung
- Rechnungsbetrag: Nettobetrag, Steuersatz und Bruttobetrag
- Hinweis auf eine eventuelle Steuerbefreiung
Bei einer Rechnung über einen Kleinbetrag sind folgende Angaben nicht erforderlich: der Name des Leistungsempfängers, die Steuernummer des Rechnungsstellers, die Rechnungsnummer und der Leistungszeitraum. Du kannst auch einfach ein kostenloses Kleinbetragsrechnungs-Muster verwenden, um sicherzustellen, dass die richtigen Pflichtangaben enthalten sind.
Kleinunternehmerrechnung
Neben der gerade genannten Kleinbetragsrechnung gibt es noch einen weiteren Sonderfall, den wir etwas ausführlicher besprechen: die Rechnung eines Kleinunternehmers.
Wenn du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG für dich in Anspruch nimmst, darfst du in deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Dadurch entfallen für dich die Angaben zum Steuerausweis. Allerdings hat das keinen Einfluss auf die restlichen Angaben. Du musst auch weiterhin:
- den vollständigen Namen und die Anschrift des Leistungserbringers und des Leistungsempfängers
- die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- das Ausstellungsdatum der Rechnung
- eine fortlaufende Rechnungsnummer
- die Menge und Art der Lieferung bzw. den Umfang und die Art der Leistung
- den Lieferzeitpunkt
- das Entgelt sowie
- Entgeltminderungen
in deiner Rechnung aufführen. Die vereinfachte Rechnungslegung bei Rechnungsbeträgen unter 250 Euro gilt natürlich auch hier.
Allerdings solltest du deiner Rechnung einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung hinzufügen, um Zahlungsverzögerungen und Beanstandungen deiner Rechnungen aufgrund eines fehlenden Steuerausweises zu vermeiden. Dieser könnte lauten: „Kein Ausweis der Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG.“
Weitere Sonderfälle
Es gibt darüber hinaus auch noch ein paar weitere Sonderfälle, bei denen du deine Rechnungsangaben um ein paar Formulierungen und Bestandteile ergänzen musst. Dazu gehören:
- das Reverse-Charge-Verfahren: Hierbei musst du auf deiner Rechnung auf die Umkehr der Steuerschuld mit folgender Formulierung hinweisen: Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Vergisst du diesen Zusatz, bist automatisch du für das Abführen der Umsatzsteuer verantwortlich, selbst, wenn es anders vereinbart war.
- innergemeinschaftliche Lieferungen neuer Fahrzeuge: In einer entsprechenden Rechnung musst du Angaben über die Größe des Fahrzeuges und die bisherige Nutzungsdauer machen.
- die Differenzbesteuerung: Wendest du die Differenzbesteuerung an, musst du die Anwendung der Sonderregelung kenntlich machen, z. B. durch folgende Aussagen: „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“ oder „Kunstgegenstände/Sonderregelung“.
Was ändert sich mit der E-Rechnungspflicht bei den Pflichtangaben
Die meisten Rechnungen werden bisher in Papierform oder als PDF erstellt und per Post bzw. E-Mail an den Rechnungsempfänger geschickt. Du kannst deine Rechnungen jedoch auch z. B. mit einem Rechnungsprogramm in elektronischer Form als strukturiertes elektronisches Datenformat (E-Rechnung) übermitteln. Dem Empfang einer E-Rechnung muss der Rechnungsempfänger jedoch aktuell noch zustimmen.
Ab Januar 2025 ändert sich das: Mit dem beschlossenen Wachstumschancengesetz wird die elektronische Rechnung im B2B-Umfeld zur Pflicht und ersetzt damit Papier- bzw. PDF-Rechnungen. Die E-Rechnung muss dann in einem maschinell lesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD übermittelt werden. Dabei gelten grundsätzlich die gleichen Regelungen wie bei einer regulären Rechnung, denn alle Pflichtangaben bleiben bestehen. Der Unterschied ist jedoch, dass die Rechnungsangaben in einem strukturierten Format vorliegen, um die automatische Verarbeitung zu ermöglichen. Mehr zu XRechnung vs. ZUGFeRD erfäghrst du hier.
Arbeitest du mit öffentlichen Einrichtungen und musst in diesem Zusammenhang E-Rechnungen schreiben, gelten zusätzlich folgende Pflichtangaben:
- Leitweg-ID
- Bankverbindung
- Zahlungsbedingungen
- Eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
- Lieferantennummer (wenn übermittelt)
- Bestellnummer (wenn übermittelt)
Bei der Übermittlung einer elektronischen Rechnung spielen zusätzliche Angaben und Sicherungsmechanismen eine wichtige Rolle. Neben den üblichen Pflichtangaben müssen auch besondere Anforderungen zur Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhaltes und Lesbarkeit der Rechnung erfüllt werden.
