Quittung oder Rechnung: Welcher Beleg kommt wann zum Einsatz?
Quittung, Rechnung, Kassenbon – wenn es um die Dokumentation deiner Leistung und erfolgter Zahlungen geht, kennen wir in Deutschland ziemlich viele verschiedene Belege. In diesem Beitrag zeigen wir dir, wann du Quittung oder Rechnung ausstellst, was die Unterschiede sind und welche Pflichtangaben sie enthalten sollten.
Was ist der Unterschied zwischen einer Quittung und einer Rechnung?
Quittung oder Rechnung – sicherlich fragst du dich, was die beiden Arten von Belegen eigentlich unterscheidet. Obwohl sie sich inhaltlich ähneln, werden sie doch für gänzlich andere Vorgänge eingesetzt. Wir skizzieren die wichtigsten Unterschiede.
Rechnung: Definition und Pflichtangaben
Eine Rechnung stellst du aus, wenn du deinem Kunden über eine Lieferung oder erbrachte Leistung eine Abrechnung stellen willst. Du darfst sie zwar optisch frei gestalten. Es ist aber gesetzlich vorgeschrieben, welche Pflichtangaben sie enthalten muss (§ 14 Abs. 4 UStG):
- Name und Anschrift von Leistungserbringer und Leistungsempfänger
- deine Steuernummer (oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer)
- einmalige Rechnungsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Menge und Art der Lieferung oder Leistung
- Leistungszeitpunkt oder -zeitraum
- die vereinbarte Vergütung und der Rechnungsbetrag
- der Steuersatz und der Steuerbetrag (ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung)
Wenn du eine Rechnung mit einem Bruttobetrag unter 250 Euro ausstellst (Kleinbetragsrechnung), gelten vereinfachte Vorgaben. Du musst dann nur Name und Anschrift, Ausstellungsdatum, Menge, Art und Vergütung der Leistung sowie Steuersatz und Steuerbetrag angeben. Was du sonst noch dazu wissen musst, erfährst du in unserem Ratgeber zu den Pflichtangaben einer Rechnung.
Übrigens bist du verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen. Das gilt allerdings nur für Geschäfte mit Unternehmern, die sie für den Vorsteuerabzug brauchen. Sind deine Schuldner Privatpersonen, bist du dazu theoretisch nicht verpflichtet. Empfehlenswert ist das aber trotzdem, denn so weiß der Kunde, wie viel er zu zahlen hat und hat einen Beleg für seine Gewährleistungsansprüche.
Quittung: Definition und Pflichtangaben
Eine Quittung dokumentiert eine empfangene Leistung. Entweder bestätigt der Kunde damit, von dir eine Lieferung (oder eine Dienstleistung) bekommen zu haben. Oder du bestätigst, dass er die dafür fällige Zahlung geleistet hat (Zahlungsbeleg). Quittungen werden häufig anstelle einer Kleinbetragsrechnung bei Bargeschäften ausgestellt. Geregelt sind sie in § 368 BGB. Der Zahlungsbeleg muss diese Pflichtangaben enthalten:
- Name und Anschrift des Leistungserbringers
- Ausstellungsdatum
- Art und Menge der Ware oder Dienstleistung
- Entgeltbetrag (Brutto) sowie den enthaltenen Steuersatz
- handschriftliche Unterschrift
Eine Quittung muss immer dann ausgestellt werden, wenn dein Kunde eine Bestätigung über seine Zahlung braucht oder du dokumentieren möchtest, dass du eine bestimmte Leistung erbracht hast. Was du dazu sonst noch wissen musst, liest du in unserem Ratgeber zur Quittung.
Quittung oder Rechnung: die Unterschiede im Überblick
Der Hauptunterschied zwischen Quittung und Rechnung besteht in der Funktion. Die Rechnung dokumentiert, wie viel der Kunde noch zu zahlen hat. Eine Quittung hingegen zeigt, dass der Schuldner bereits einen bestimmten Betrag gezahlt hat. Sie ist ein Zahlungsbeleg, ähnlich wie ein Kontoauszug.
Die folgende Übersicht zeigt dir die wichtigsten Unterschiede zwischen Quittung und Rechnung im Überblick:
Wann reicht eine Quittung aus und wann brauche ich eine Rechnung?
Wie schon erwähnt: Eine Rechnung musst du ausstellen, wenn du Geschäfte mit Unternehmern tätigst oder auch wenn bestimmte Arten von Geschäften (z. B. Immobiliengeschäfte) vorliegen.
Eine Quittung kannst du insbesondere dann ausstellen, wenn es sich um eine Kleinbetragsrechnung handelt – sie kommt nämlich wie die Quittung mit weniger Angaben aus als eine richtige Rechnung. Ab Beträgen über 250 Euro kannst du immer noch eine Quittung ausstellen – du musst dann aber die weiteren Pflichtangaben einer Rechnung ergänzen, die auf der Quittung fehlen dürfen (z. B. eine Rechnungsnummer).
Wann wird eine Quittung zur Rechnung?
Eine Quittung geht gleichzeitig als Rechnung durch, wenn sie die nach § 14 Abs. 4 UStG vorgeschriebenen Pflichtangaben einhält. Bei Rechnungen unter 250 Euro Bruttobetrag reicht es, wenn die Anforderungen an eine Kleinbetragsrechnung erfüllt sind.
Andersherum kann auch eine Rechnung als Quittung fungieren (z. B. wenn du einem Kunden eine Rechnung ausstellst und er sie bei dir im Geschäft bar bezahlt). Dazu vermerkst du einfach auf der Rechnung, wann der Betrag bezahlt worden ist und unterschreibst als Empfänger der Zahlung. Man spricht dann von einer „quittierten“ Rechnung.
Quittung oder doch Rechnung? – Beispiele aus der Praxis & typische Fehler
Wann du eine Rechnung ausstellen musst, weißt du jetzt. Die folgenden Beispiele zeigen dir, was sich in welcher Situation eignet:
Insgesamt lässt sich festhalten, dass die meisten Unternehmer Quittungen eher über kleinere Beträge ausstellen. Viele entscheiden sich (unabhängig vom Betrag) für die Rechnung, da sich diese mit modernen Rechnungsprogrammen wie sevdesk ohnehin stark automatisiert erstellen lässt.
Zusammenfassung: Quittung oder Rechnung?
Ob du eine Quittung oder eine Rechnung schreibst, bleibt in vielen Fällen dir selbst überlassen. Quittungen haben den Charme, dass der Quittungsblock schnell zur Hand ist und eben handschriftlich ausgefüllt werden kann. Im professionellen unternehmerischen Umgang lohnt es sich aber, Rechnungen zu schreiben. Zum einen bist du damit rechtlich auf der sicheren Seite, wenn alle Pflichtangaben enthalten sind. Außerdem wirkt ein am Computer ausgestelltes Dokument einfach professioneller.
