Bilanzierung

Als Unternehmer musst du am Jahresende deine Bilanz erstellen. Das ist ein MUSS für alle Kaufleute, die nach dem Handelsgesetzbuch (§ 238 HGB / § 242 HGB) zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Denn dabei hast du deine Konten auf Soll- und Habenseite auszugleichen. Aber was genau musst du dafür tun? In diesem Artikel erfährst du alles, was du über die Bilanzierung wissen musst.

Das erwartet dich heute:

Was ist Bilanzierung?

Die Bilanzierung ist der Vorgang, mit dem du unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften des Handelsgesetzbuches (§ 242, §§ 246 ff HGB) deine Bilanz erstellst und damit die notwendige Jahresbilanz zum Ende des Geschäftsjahres. Der Vorgang, der dazu führt, diese Jahresbilanz zu erstellen, wird Bilanzierung genannt.

Dabei musst du alle deine Vermögens- und Kapitalgegenstände auflisten, die in das betreffende Geschäftsjahr gehören. Also alles, was du eingekauft oder wieder verkauft hast. Diese Auflistung wird nach einem bestimmten Kontenplan getrennt nach verschiedenen Konten und in verschiedenen Büchern gelistet. Zu diesem Inhalt und dem genauen Aufbau kommen wir im nächsten Abschnitt.

Bilanzierung Definition
Bilanzierung Definition

Inhalte und Aufbau der Bilanz

Die Bilanz ist in Soll und Haben unterteilt – fast wie dein Kontoauszug bei der Bank. In der Bilanz nennen sich diese Seiten jedoch Aktiva und Passiva. Auf diesen Seiten führst du das Jahr über genau auf, was du ein- und verkaufst. Also einen neuen Firmenwagen oder auch Büromaterial und Rohmaterial. Aber du verkaufst natürlich auch deine fertigen Produkte, vielleicht auch alte Maschinen aus deinem Bestand.

Aufgrund der beiden Seiten nennt sich das Ganze „Doppelte Buchführung“ und die beiden Seiten müssen am Ende des Jahres ausgeglichen sein. Dieser Ausgleich wird übrigens ebenfalls Bilanzierung genannt, nicht nur die Erstellung der Jahresbilanz.

In der Eröffnungsbilanz musst du zu Beginn des Geschäftsjahres bereits alle notwendigen Details, also deinen aktuellen IST-Zustand eintragen. Für diese gesamte Buchführung und Bilanzierung empfiehlt sich dringend eine elektronische Buchführung. Denn so etwas kann schnell sehr umfangreich und unübersichtlich werden. Was in der Bilanz zu stehen hat, ist in § 247 HGB vorgeschrieben. Was nicht aufgenommen werden darf (Bilanzierungsverbot) findest du in § 248 HGB.

Aktiva

Auf der Aktivseite buchst du dein Anlagevermögen und dein Umlaufvermögen. Zum Anlagevermögen gehören alle Sach- und Finanzeinlagen, also deine Gebäude, dein Fuhrpark, deine Maschinen. Hier buchst du außerdem – falls vorhanden – auch Patente und Lizenzen oder langfristige Wertpapiere.

Zum Umlaufvermögen zählt das Bargeld in deiner Kasse, deine Bankkonten, deine Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe oder dein Lagerbestand an fertiger Ware, aber auch die Forderungen an deine Kunden.

Aktiva und Passiva
Aufteilung der Bilanz in Aktiva und Passiva

Passiva

Auf der Passivseite buchst du dagegen dein Eigenkapital (wie Rücklagen oder Überschüsse und Fehlbeträge) sowie Fremdkapital (Rückstellungen und Verbindlichkeiten). Einige Verbindlichkeiten sind unter der Bilanz noch gesondert zu vermerken (§ 251 HGB).

Also im Prinzip alle deine Schulden oder anders gesagt die Gelder, die du dazu verwendest, deine Aktivseite zu finanzieren. Hier steht übrigens auch die Steuer.

Dazu kommen auf der Aktiv- und Passivseite noch die Rechnungsabgrenzungsposten (§ 250 HGB). Das sind alle Positionen, bei denen deine Einnahmen und Ausgaben (auch Ertrag und Aufwand) in zwei verschiedene Geschäftsjahre fallen und getrennt gebucht werden.

Bilanzierungsvorschriften des HGB

Die Gliederung der Bilanz ist haargenau in § 266 HGB festgelegt. Dort ist genau aufgeführt, welche Positionen wo zu buchen sind.

Darüber hinaus findest du auch alle weiteren Vorschriften über den Umgang mit der Bilanz sowie die Grundsätze für die Bilanzierung im Handelsgesetzbuch. Dazu gehören beispielsweise folgende Grundsätze:

  • Vollständigkeit und Verrechnungsverbot nach § 246 HGB
  • Übersichtlichkeit, Klarheit, Aufstellung nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung und rechtzeitig nach § 243 HGB
  • Aufstellung in deutscher Sprache und in Euro nach § 244 HGB
  • Unterzeichnungspflicht nach § 245 HGB
  • Allgemeine Bewertungsgrundsätze nach § 252 HGB wie der Grundsatz nach Unternehmensfortführung, der Grundsatz der Darstellungsstetigkeit, der Bilanzidentität oder der vorsichtigen Bewertung und der Periodenabgrenzung
  • Grundsatz der formalen Bilanzkontinuität
  • Grundsatz der Wesentlichkeit (§§ 285, 265, 268, 267 HGB)
  • Der Jahresabschluss der Kapitalgesellschaft hat unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Kapitalgesellschaft zu vermitteln (§ 264 (2) HGB)

Ab wann bin ich bilanzierungspflichtig und warum?

Als Kaufmann bist du durch das HGB zu einer Buchführung und einer Bilanzierung verpflichtet.

Diese Zahlen sind für dich intern wichtig, weil du stets einen Überblick über deine Finanzen haben musst, um deine Ausgaben und Projektierungen sinnvoll zu planen. Extern sind sie ebenfalls wichtig, besonders für deine Banken oder andere Gläubiger. Auch deine Lieferanten möchten auf der sicheren Seite sein. Kurz gesagt sollen durch die Bilanz und die Offenlegungspflicht auch alle Dritten geschützt werden, die mit dir in Geschäftsbeziehung stehen.

Tipp!

Als Selbstständiger hast du die Möglichkeit, eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu machen. Eine Ausnahme von der Bilanz ergibt sich für dich aus den Wertgrenzen, die in § 241 a HGB genannt werden. Demnach sind „Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 600.000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 60.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen“ von der Buchführung und Erstellung eines Inventars befreit.

Welche Bilanzierungsrichtlinien muss ich dabei beachten?

Damit du in deinem Unternehmen eine korrekte Bilanzierung hinbekommst, musst du verschiedene gesetzliche Vorschriften und Grundsätze beachten. Dazu kommen eine Reihe interner Arbeits- oder Verfahrensanweisungen, die sicherstellen sollen, dass du oder die mit der Bilanzierung betrauten Personen auch alles korrekt abwickeln. Dafür wird meist ein Bilanzierungshandbuch zugrunde gelegt.

In einem solchen Handbuch werden alle einheitlichen Richtlinien für das Unternehmen aufgenommen, die die Bilanzierung und Unternehmensbewertung betreffen. Also auch die vorhin aufgezählten gesetzlichen Vorgaben aus dem HGB oder solche, die sich durch die IFRS ergeben.

Wenn du dir unsicher bist, wie du solche Richtlinien erstellen sollst, kannst du dir externe Hilfe bei speziellen Anbietern suchen.

Bilanzierung und Jahresabschluss

Deine Bücher und Konten musst du das Jahr über bereits gut pflegen, damit du am Jahresende bzw. am Ende des Geschäftsjahres alle notwendigen Daten für den Jahresabschluss vorliegen hast.

Dieser Jahresabschluss, der üblicherweise am letzten Geschäftstag des Jahres oder danach erfolgt, setzt sich dann aus deiner Bilanz und deiner GUV-Rechnung zusammen.

Für diese Gewinn-und-Verlust-Rechnung musst du ebenfalls klare Gliederungen beachten. Bei elektronischen Buchhaltungsprogrammen ist dies jedoch kein Problem, da diese selbstverständlich die Vorgaben einhalten.

Auch in der GUV stellst du deine Einnahmen und Ausgaben einander gegenüber und musst den Gewinn oder Verlust, der sich dabei ergibt, in die Bilanz übernehmen. Das GUV-Konto wird über das Konto Eigenkapital abgeschlossen, welches am Schluss dann als Konto in der Bilanz auftaucht.

Geschäftsjahr, Wirtschaftsjahr und Rumpfgeschäftsjahr

Man unterscheidet übrigens zwischen einem Geschäftsjahr und einem Wirtschaftsjahr. Die Namen bezeichnen dasselbe, allerdings wird der Begriff Geschäftsjahr im HBG verwendet und das Wirtschaftsjahr im Steuerrecht.

Das Geschäftsjahr ist in § 240 (2) HGB genau beziffert mit 12 Monaten. Ein Jahr hat eigentlich immer 12 Monate, daher ist es zunächst vielleicht verwunderlich, dass das HGB es ausdrücklich erwähnt. Das liegt daran, dass es hierzu eine Ausnahme gibt. Denn wenn du dein Geschäft erst in der Mitte oder gegen Ende des Kalenderjahres gründest, verbleiben dir bis zum 31.12. keine 12 Monate mehr. Was übrig bleibt, ist dein Rumpfgeschäftsjahr. Dein erstes Geschäftsjahr ist also etwas kürzer als die Folgenden, die dann regulär am 1. Januar beginnen.

Dein Geschäfts- oder Wirtschaftsjahr kann aber auch aus anderen Gründen abweichen, wenn du beispielsweise in der Landwirtschaft tätig bist. Denn dann bist du aus saisonalen Gründen an andere Abläufe gebunden. Du kannst aber auch aufgrund der Zugehörigkeit zu einem ausländischen Unternehmen anderen Geschäftsjahren unterworfen sein, die dort gelten.

Wenn du dauerhaft dein Wirtschaftsjahr an andere Zeiten anpassen musst, dann ist es zwingend erforderlich, dass du das beim Finanzamt beantragst und dieses auch zustimmt!

Anhang und Erläuterungen

Zum Jahresabschluss gibt es noch einen Anhang, der aus verschiedenen zusätzlichen Erläuterungen besteht. § 284 HGB erklärt es so:
„In den Anhang sind diejenigen Angaben aufzunehmen, die zu den einzelnen Posten der Bilanz oder der Gewinn-und-Verlust-Rechnung vorgeschrieben sind; sie sind in der Reihenfolge der einzelnen Posten der Bilanz und der Gewinn-und-Verlust-Rechnung darzustellen. Im Anhang sind auch die Angaben zu machen, die in Ausübung eines Wahlrechts nicht in die Bilanz oder in die Gewinn-und-Verlust-Rechnung aufgenommen wurden.“

§ 285 HGB erklärt alle Positionen einzeln, die dabei aufzunehmen sind und § 286 HGB führt alle auf, die du nicht berücksichtigen musst. § 288 HGB erklärt dazu alle Ausnahmen für kleine und mittelgroße Kapitalgesellschaften.

Bilanzanalyse

Wie oben schon kurz erwähnt, haben deine Gläubiger großes Interesse an deiner Bilanz, weil sie dann genau sehen können, wie dein Unternehmen dasteht. Und natürlich möchte auch das Finanzamt wissen, wie es um dein Vermögen bestellt ist. Nicht zuletzt willst du ja selbst wissen, wie du am Ende des Jahres abgeschnitten hast und das kannst du am besten mit einer Bilanzanalyse machen.

Es gibt sehr viele betriebswirtschaftliche Kennzahlen, die du zur Analyse (Quantitative Bilanzanalyse) heranziehen kannst. Außerdem gibt es auch verschiedene Anforderungen und Methoden. Es kommt ganz darauf, was du herausfinden und auswerten willst. Beispielsweise kannst du eine Analyse der Bilanzierung vornehmen, um zu sehen, wie du gegenüber dem Vorjahr gewirtschaftet hast.

Zur Jahresabschlussanalyse gehören:

  • Qualitative Bilanzanalyse
  • Bilanzierung prüfen
  • Zusatzinformationen prüfen
  • Syntaktische Analyse
  • Semantische Analyse
  • Aufbereitungsmaßnahmen zur Verbesserung der Ertragskraft
  • Quantitative Bilanzanalyse (Rentabilitätsanalysen, Liquiditätsanalysen, Vermögens- und Finanzierungsanalysen sowie Ergebnisanalysen)

Nachteil oder auch Grenze der Analyse ist das Problem, dass es sich dabei um alte Daten aus dem vergangenen Jahr handelt, die keine Rückschlüsse auf deinen aktuellen, momentanen Stand erlauben. Daten aus deiner aktuellen Buchhaltung fehlen dabei völlig.

Bewertung der Bilanz

Bei der Bewertung gibt es einen gewissen Spielraum, der sich aus dem Bewertungswahlrecht ergibt. Denn nach dem viel zitierten HGB gilt der Grundsatz der vernünftigen kaufmännischen Beurteilung. Und die ist bei zwei Varianten gegeben. Dadurch kannst du wählen zwischen dem Methodenwahlrecht und dem Wertansatzwahlrecht.

Das Methodenwahlrecht erlaubt dir die Wahl zwischen verschiedenen Bewertungs- und Abschreibungsmethoden. Das Wertansatzwahlrecht erlaubt dir die Wahl zwischen verschiedenen Wertansätzen bei der Auf- und Abwertung von Vermögensgegenständen. Das entscheidet also über die Werthöhe der Gegenstände.

Alle einschlägigen Vorschriften dazu haben wir schon an ein paar Stellen gestreift, diese findest du in den §§ 240, 252 – 256 HGB. Wichtig für dich ist, dass es auch Einzelregelungen für Vermögensgegenstände und auch Schulden gibt. Dabei musst du nach der ersten Bewertung (Zugangsbewertung) und den anschließenden Folgebewertungen entscheiden. Dies ergibt sich aus § 253 HGB, nach dem du maximal die Anschaffungs- und Herstellungskosten abzüglich der planmäßigen Abschreibungen ansetzt. Verbindlichkeiten zu ihrem Rückzahlungsbetrag.

Aufbewahrungspflicht

Für alle Dokumente, die im Unternehmen anfallen, gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen nach dem HGB und der Abgabenordnung (AO). Dazu zählt auch die Bilanz. Nach § 257 HGB und § 147 AO gibt es zwei wichtige Fristen für dich:

  • 10 Jahre gelten unter anderem für die Aufbewahrung von Handelsbüchern, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen und Inventaren.
  • 6 Jahre gelten für deine Korrespondenz und alle sonstigen Unterlagen.

Wofür sich das Finanzamt interessiert

Das Finanzamt interessiert sich natürlich immer für dein Geld. Bei der Bilanz achtet es aber vor allem darauf, dass du alle Anschaffungskosten und Herstellungskosten richtig angegeben hast und auch mit den richtigen Abschreibungen und Investitionen gerechnet hast.

Die IFRS-Bilanzierung in Deutschland

Zum Abschluss solltest du auf jeden Fall noch den Begriff IFRS oder auch „International Financial Reporting Standards“ einmal gehört haben. Dabei handelt es sich um „internationale Rechnungslegungsvorschriften für Unternehmen“. Diese Vorschriften werden von den meisten Unternehmen genutzt, um im internationalen Vergleich zu bestehen.

Denn vor allem für kapitalmarktorientierte Firmen sind diese IFRS-Regularien sogar vorgeschrieben! (laut EU-Verordnung Nr. 1606/2002 (sog. IAS-Verordnung) und seit 2009 auch für Unternehmen, die sich noch im Zulassungsprozess zum Wertpapierhandel befinden, § 264 d HGB).

Allerdings darfst du sogar nach den Regeln von § 315 a HGB freiwillig deinen Konzernabschluss nach der IFRS-Bilanzierung erstellen. Die Regeln stehen auch nicht in Konkurrenz zu den einzelnen Rechtsvorschriften der Länder. Sie sollen lediglich den weltweiten Unternehmensvergleich erleichtern und den Schutz der Anleger in diesen Kapitalmarktunternehmen verbessern. Außerdem tragen sie dazu bei – oder haben es sich als Ziel gesetzt, grenzüberschreitende Geschäfte und internationale Börsengänge zu erleichtern.

Wenn du in dieser Liga mitspielst, dann kommst du nicht drum herum, deine Bilanz auch nach diesen Richtlinien zu erstellen.