Jahresbilanz erstellen: Darauf solltest du achten
Als Unternehmerin oder Unternehmer bist du verpflichtet, für das abgelaufene Geschäftsjahr in der Schlussbilanz deinen Gewinn oder Verlust zu ermitteln. Ein wichtiger Bestandteil ist neben der Gewinn- und Verlustrechnung die Jahresbilanz, die dein Eigenkapital und Fremdkapital ausweist. In diesem Beitrag erfährst du, was die Jahresbilanz ist, welche Angaben du machen musst und wie du sie erstellst.
Definition und Funktion einer Jahresbilanz
Nach § 242 Absatz 1 Handelsgesetzbuch (HGB) muss jeder Kaufmann zum Jahresende eine Jahresbilanz erstellen. Die Jahresbilanz wird in der Regel in Form einer Eröffnungsbilanz zu Beginn des Geschäftsjahres erstellt und dann als Schlussbilanz am Ende des Wirtschaftsjahres aktualisiert. Zwischen diesen beiden Bilanzen werden alle Geschäftsvorfälle des Unternehmens erfasst, um Veränderungen in den Vermögensgegenständen, Schulden und Eigenkapitalpositionen aufzuzeigen.
Es gibt verschiedene Arten von Jahresbilanzen, die je nach rechtlichen Anforderungen und Bedürfnissen des Unternehmens erstellt werden. In Deutschland sind beispielsweise folgende relevant:
- Steuerbilanz
- Handelsbilanz
Für bestimmte Unternehmen ist außerdem eine Publizitätspflicht vorgeschrieben; sie müssen ihre Bilanz im Bundesanzeiger hinterlegen. Einzelkaufleute sind gesetzlich dazu verpflichtet, eine Jahresbilanz zu erstellen und offenzulegen, wenn der jährliche Umsatz mehr als 800.000 Euro oder der Jahresgewinn mehr als 80.000 Euro beträgt.
Inhalte deiner Bilanz
Die Jahresbilanz ist in zwei Teile unterteilt: die Aktivseite und die Passivseite. Auf der Aktivseite werden die Vermögensgegenstände des Unternehmens aufgeführt, wie zum Beispiel Bargeld, Forderungen gegenüber Kunden, Vorräte und Sachanlagen. Auf der Passivseite werden die Schulden und das Eigenkapital des Unternehmens dargestellt, einschließlich Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten, Bankkredite und Eigenkapitalpositionen wie Kapitalrücklagen.
Was deine Bilanz enthalten muss, definiert der Gesetzgeber in den §§ 246, 247 HGB. Zu den zwingenden Angaben gehören:
Auf der Aktivseite
Auf der Passivseite
- das gezeichnete Kapital
- deine Schulden
- Rechnungsabgrenzungsposten
Gestaltungsmöglichkeiten in der Bilanz
Du hast über die Jahresbilanz die Chance, deine Steuerbelastung zu beeinflussen. Dabei helfen dir insbesondere Rückstellungen. Du weißt bereits, dass du im kommenden Geschäftsjahr Ausgaben hast (z. B. infolge eines erlittenen Wasserschadens)? Bilde dafür Rückstellungen und mindere damit deinen Gewinn in der Schlussbilanz des Wirtschaftsjahres. Zudem solltest du immer darauf achten, deine Möglichkeiten im Bereich der Abschreibungen auszuschöpfen.
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So erstellst du deine Jahresbilanz
Ehe du deine Jahresbilanz erstellen kannst, musst du das betreffende Buchhaltungsjahr abschließen. Dafür sind einige vorbereitende Jahresabschlussarbeiten zu erledigen. Dazu gehören beispielsweise:
- Vorbereitung der nötigen Unterlagen wie Gesellschafterverträge, Rechnungen, Miet- und Pachtverträge
- Durchführung der Inventur und Erstellung des Inventars
- Verbuchen der Abschreibungen
- Ermittlung und Aktivierung von Eigenleistungen
- vollständige Verbuchung aller vorliegenden Belege
- Prüfung von Forderungen auf ihre Einbringlichkeit und ggf. Buchung von Einzelwertberichtigungen
- Einstellung von Kapitalrücklagen
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Rechtliche Vorgaben für eine Jahresbilanz
Die rechtlichen Vorgaben für die Bilanz ergeben sich aus den §§ 266 bis 274a HGB, wobei diese teilweise auch auf die GuV eingehen. Dort findest du Informationen dazu, wie du die Jahresbilanz gliedern musst, wer sie erstellen muss und wie das Eigenkapital auszuweisen ist. Zu diesen Vorgaben gehört beispielsweise:
- Die Bilanz ist gegliedert wie ein T-Konto.
- Auf der Soll-Seite (links) befindet sich deine Aktiva. Das sind deine Vermögensgegenstände wie Anlage- und Umlaufvermögen sowie Rechnungsabgrenzungsposten.
- Auf der Haben-Seite (rechts) ist die Passiva angesiedelt. Hier listest du das gezeichnete Kapital und die Schulden des Unternehmens auf, ebenso wie Rückstellungen und Gewinnrücklagen.
Erkenntnisse aus der Jahresbilanz
Die Bilanz hat vor allem einen Informationszweck. Du erfährst nach Buchung aller Geschäftsvorfälle, wie es um die Ertragslage deines Unternehmens steht und wie sich Vermögen und Finanzen zueinander verhalten. Du ersiehst aus der Schlussbilanz, wie die Mittel im Vorjahr aus der Eröffnungsbilanz verwendet wurden und wie sich die wirtschaftliche Lage entwickelt hat. Dieser Informationszweck ist auch für andere Zielgruppen wichtig, beispielsweise für Gläubiger, Banken oder Eigentümer von Anteilen an deinem Unternehmen.
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Steuerliche Auswirkungen der Jahresbilanz
Die Jahresbilanz dient zugleich der steuerlichen Ergebnisrechnung. Am Ende ergibt sich aus dem Jahresabschluss ein Überschuss oder ein Fehlbetrag. Diesen musst du entweder persönlich (Kaufleute und Personengesellschaften) versteuern, oder das Unternehmen (Kapitalgesellschaften) ist dazu verpflichtet.
Häufige Fehler in der Jahresbilanz
Vermeide bei der Erstellung deiner Jahresbilanz für ein Geschäftsjahr möglichst diese Fehler:
- Unternehmensgröße falsch bewerten (und deshalb falsche Entscheidung über die Bilanzierungspflicht)
- vorgeschriebene Publizitätspflicht übersehen
- Aufbewahrungspflicht für die Bilanz nicht erfüllen
- Feststellung des Jahresabschlusses vergessen (Weiterleitung an alle Gesellschafter)
- Bilanzpositionen miteinander verrechnen (Aktiva und Passiva dürfen nicht miteinander verrechnet werden)
