E-Rechnungen empfangen & lesen – alles zur Pflicht 2025 inkl. Lösungen
Seit 2025 gilt die neue Rechnungspflicht, und dafür musst du als Selbstständiger bereit sein. Und das heißt: Seit ab diesem Tag musst du E-Rechnungen empfangen können.
Aber was bedeutet das genau? Und wie kannst du überhaupt E-Rechnungen empfangen und lesen? Wir erklären es dir Schritt für Schritt in diesem Artikel und nennen dir optimale Lösungen für die neue Pflicht seit 2025.
Definition: Was ist eine E-Rechnung?
Bevor wir über den Empfang von E-Rechnungen sprechen, möchten wir erst nochmal einen Schritt zurück machen und den Begriff erklären. Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat erstellt und übermittelt wird. Anders als herkömmliche Papierrechnungen oder Rechnungen als PDF enthalten E-Rechnungen Daten, die direkt von Systemen ausgelesen und weiterverarbeitet werden können. Das spart Zeit und minimiert Fehler im Rechnungswesen.
E-Rechnungen müssen dabei die EU-Norm EN 16931 erfüllen. Nach diesem Standard ist klar vorgegeben, wo genau welche Information auf einer E-Rechnung steht. So ist gewährleistet, dass auch unterschiedliche Systeme E-Rechnungen aller Rechnungsaussteller problemlos auslesen können. Das sieht dann zum Beispiel so aus:
Du brauchst erst einmal einen Überblick zur E-Rechnungspflicht? Dann lies jetzt unseren allgemeinen Artikel zur E-Rechnung.
Mit unserem kostenlosen E‑Rechnung-Viewer kannst du E‑Rechnungen im Format XRechnung in wenigen Sekunden und ohne Anmeldung lesbar machen! Einfach XML-Datei hochladen und schon bekommst du alle Rechnungsdaten übersichtlich angezeigt!
Wichtige E-Rechnungsformate
In Deutschland haben sich zwei E-Rechnungsformate etabliert: XRechnung und ZUGFeRD. Wennes darum geht E-Rechnungen zu empfangen, gibt es einen entscheidenen Unterscheid bei den beiden Formaten.
- ZUGFeRD ist eine Alternative zur XRechnung. Es kombiniert eine maschinenlesbare XML-Datei mit einem PDF. Damit lässt sich dieses E-Rechnungsformat sowohl digital von Maschinen als auch manuell lesen und verarbeiten. Diese E-Rechnungen zu empfangen ist also jedem möglich, da das PDF gelesen werden kann und bei Bedarf auch der maschinenlesbare Satz zurVerfügung steht. Mehr dazu im Artikel ZUGFeRD.
- XRechnungen basieren auf einem reinen XML-basierten Format – bestehend aus einem Code aus Zahlen und Buchstaben. Für das ungeschulte Auge ist dieser kaum lesbar, für Maschinen aber umso besser. Die XRechnung wird speziell für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Stellen wie der Bundesverwaltung, Gemeinden und Behörden genutzt. Sie wird aber auch vielfach bei B2B-Geschäften eingesetzt. Diese E-Rechnung zu empfangen und lesen geht tatsächlich nur mit einem passenden E-Rechnungsprogramm. Weitere Infos im Beitrag XRechnung.
Lass uns jetzt schauen, ab wann genau du E-Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern empfangen können musst.
Wann musst du E-Rechnungen empfangen und versenden können?
Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes 2024 wurde beschlossen, dass die neue E-Rechnung-Pflicht am 1. Januar 2025 in Kraft tritt.
- Wer?: Sie gilt mit wenigen Ausnahmen für steuerbare Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmern im Inland (B2B). Kurz gesagt: Fast alle Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B) werden mit E-Rechnungen abgerechnet und als Unternehmer musst du entsprechend auch E-Rechnungen empfangen können. Alle Ausnahmen findest du weiter unten im Beitrag.
- Seit wann genau?: Seit Inkrafttreten des Wachstumschancengesetzes musst du auch E-Rechnungen empfangen können. Einen Aufschub bzw. Übergangsregelungen gibt es für den Empfang nicht. Kurz gesagt: Seit dem 01.01.2025 musst du in der Lage sein E-Rechnungen zu empfangen.
Gut zu wissen - hier gelten allerdings Übergangsfristen:
Für die Erstellungen und das Versenden von ZUGFeRD- bzw. XRechnungen sieht es etwas anders aus. Übergangsregelungen gewähren etwas Spielraum für die Umstellung:
- Unternehmen wie Kleinunternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro können bis Ende 2027 weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen senden. Der Kunde muss dem jedoch zustimmen.
- Ab 2028 ist die Erstellung von E-Rechnungen für alle Unternehmen verpflichtend, unabhängig von Größe oder Vorjahresumsatz. Diese Frist gilt auch, weil bis 2028 dann auch das EU-weit geplante Meldesystem zur Umsatzsteuer starten soll. Lese hierzu auch unseren Beitrag zur E-Rechnung & Umsatzsteuer.
Besonders wichtig ist: Die neue Regelung gilt für jeden Geschäftsverkehr, also für alle Unternehmen im B2B-Bereich, unabhängig von Unternehmensgröße oder Umsatz. Auch als Kleinunternehmer musst du deine Prozesse also auf E-Rechnungen umstellen.
Du bist dir unsicher, ob die Pflicht dich wirklich betrifft? Dann mach jetzt den Test:
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Gilt die E-Rechnungspflicht denn ausnahmslos für alle Rechnungen? Nein. In bestimmten Fällen sind herkömmliche Rechnungen, etwa in Papierform, auch nach 2028 noch erlaubt:
- Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro
- Fahrausweise wie Zugtickets oder Taxiquittungen
- Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
- Rechnungen an Endverbraucher (B2C-Geschäfte)
Ein paar Beispiele dazu?
Du kaufst im Blumenladen einen üppigen Strauß über 50 Euro als Kundengeschenk. Du erwirbst einen neuen Drucker für 249 Euro beim Elektrogroßhändler. Oder du buchst für eine Fachtagung ein Zugticket nach München und fährst vom Bahnhof per Taxi zum Kongresszentrum.
In allen drei Beispielszenarien von Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweisen genügen nach wie vor herkömmliche Rechnungsformate.
Was genau bedeutet es, E-Rechnungen zu empfangen?
Seit dem 1. Januar 2025 können dir deine Dienstleister und Lieferanten E-Rechnungen im Format ZUGFeRD und/oder XRechnung zusenden. Die gute Nachricht: Das ist weniger kompliziert, als es vielleicht klingt. Laut Beschluss der Bundesregierung vom 11. September 2024 genügt zum Empfang dieser Rechnungen ein E-Mail-Postfach. Doch der bloße Eingang im Postfach allein reicht nicht aus. E-Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden. Auch das hat die Bundesregierung betont. Konkret heißt das:
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) verlangen, dass jede eingehende E-Rechnung geprüft, verbucht und ordnungsgemäß archiviert wird.
Die Herausforderung liegt darin, dass die entscheidenden Daten im XML-Format vorliegen und nicht im lesbaren PDF. Du musst entsprechend in der Lage sein, auf die XML-Daten von ZUGFeRD- und XRechnungen zuzugreifen, sie zu öffnen, zu lesen bzw. zu „verstehen“ und GoBD-konform weiterzuverarbeiten. Dafür ist eine geeignete Softwarelösung wie das Rechnungsprogramm sevdesk erforderlich. Mit sevdesk kanst du E-Rechnungen empfangen und lesen (in beiden Formaten), sie selbst mit wenigen Klicks erstellen und versenden und außerdem auch GoBD-konform archivieren. Überzeugt? Erfahre mehr zur E-Rechnungsfunktion von sevdesk und teste sie ganz einfach 14-Tage kostenlos und unverbindlich.
Was brauchst du, um eine E-Rechnung zu empfangen?
Eine der uns zurzeit am häufigsten gestellten Fragen ist: Was brauche ich, um eine E-Rechnung zu empfangen? Dass das E-Mail-Postfach eine Option ist, haben wir gerade schon erwähnt. Jedoch gibt es noch weitere gängige Übertragungswege. Einige davon sind kostenlos, manche erfordern eine eigene IT-Abteilung. Wir stellen dir drei Optionen vor:
- E-Mail-Postfach: Ein separates E-Mail-Postfach wie rechnungen@unternehmensname.de ist ein einfacher und kostengünstiger Weg. Es sorgt für Übersichtlichkeit und erleichtert die Organisation eingehender E-Rechnungen.
- Kundenportal des Lieferanten: Viele Lieferanten bieten E-Rechnungen im Kundenportal zum Download an.
- Rechnungsplattformen und Netzwerke: Spezielle Rechnungsplattformen und Netzwerke wie Peppol unterstützen den schnellen und sicheren Austausch von E-Rechnungen. APIs und Schnittstellen ermöglichen es, Rechnungen automatisiert zu empfangen und an das eigene System weiterzuleiten.
- Passende Buchhaltungssoftware: Programme wie sevdesk bieten die einfachste, sicherste und vor allem rechtskonforme Möglichkeit, E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und sicher zu archivieren. Rechnungen können hochgeladen, per E-Mail eingespielt oder automatisiert über Schnittstellen integriert werden. Diese Komplettlösungen sparen Zeit und erleichtern den sicheren Umgang mit E-Rechnungen – ideal für Selbstständige und kleine Unternehmen. Sieh die jetzt die E-Rechnungsfunktion von sevdesk an.
Du willst dich noch mehr mit dem Thema E-Rechnung befassen? Unser kostenfreies eBook hilft dir dabei, den Umstieg mit allen wichtigen Infos, Checklisten und FAQs problemlos zu meistern.
E-Rechnungen empfangen – Schritt für Schritt erklärt
Lass uns jetzt ansehen, wie du als Rechnungsempfänger genau vorgehst – vom Rechnungseingang bis zur Archivierung.
Schritt 1: E-Rechnung erhalten
Zunächst ändert sich nicht viel. Der Lieferant oder Dienstleister stellt dir eine Rechnung aus. Sie landet – wie auch herkömmliche Rechnungen – in deinem E-Mail-Postfach, du lädst sie im Kundenportal herunter oder du erhältst sie über eine Schnittstelle bzw. Software. Wirklich spannender wird erst der nächste Schritt. Wenn du unter die E-Rechnungspflicht fällst,darf eine reine Papierrechnung in der Regel (mit wenigen Ausnahmen) nicht mehr von deinen Lieferanten gestellt werden.
Schritt 2: E-Rechnung validieren & lesbar machen
Die E-Rechnung ist eingegangen – meist im Rechnungsformat ZUGFeRD oder XRechnung. Bevor du sie im nächsten Schritt weiterverarbeiten kannst, steht ihre Validierung des XML-Datensatzes der E-Rechnung an. Denn wie du schon weißt, muss dieser der Norm EN 16931 entsprechen.
Aber wie kannst du prüfen, ob alle Zahlen und Ziffern im Code die richtigen Informationen enthalten, wenn dieser ja Menschen kaum zu entschlüsseln ist?
Du hast eigentlich nur zwei Möglichkeiten:
- E-Rechnung Viewer: Mit unserem kostenlosen E-Rechnung-Viewer für XML-Dateien lassen sich E-Rechnungen öffnen und die Daten lesen. Beachte jedoch: Jede einzelne Rechnung mit allen Rechnungsdaten von dir und deinen Lieferanten lädst du auf eine externe Seite hoch. Möchtest du diesen Weg gehen, informiere dich am besten darüber, wie der einzelne Anbieter den Datenschutz löst.
- E-Rechnungssoftware wie sevdesk: Hier lädst du deine ZUGFeRD- oder XRechnung sicher in deinen persönlichen Account. Die Software übernimmt das Entschlüsseln und Aufbereiten der Daten und zeigt sie dir direkt in einer übersichtlichen Maske an. Mit einer E-Rechnungssoftware wie sevdesk kannst du auch den Validierungsprozess automatisiert ablaufen lassen. Die Software prüft dabei eingehende E-Rechnungen nach den Vorgaben des EN 16931-Standards.
Auch bei ZUGFeRD-Rechnungen ist der XML-Datensatz ausschlaggebend und du solltest ihn daher unbedingt auslesen. Denn theoretisch könnten die Daten in der XML-Datei und in der PDF voneinander abweichen.
Schritt 3: E-Rechnung inhaltlich prüfen
Nach der formalen Prüfung des XML-Codes lohnt es sich, die inhaltlichen Details der Rechnung genau anzuschauen. Dazu gehört zu prüfen, ob z. B. der Rechnungsbetrag, der Steuersatz und der Steuerbetrag korrekt angegeben sind.
Besonders relevant für dich als Empfänger: Wenn auf der Rechnung wichtige Pflichtangaben fehlen, kann dies den Vorsteuerabzug beeinflussen. In diesem Fall besteht das Risiko, dass du die Vorsteuer nicht abziehen kannst und dadurch finanzielle Einbußen entstehen.
Wie du bereits weißt, liest eine E-Rechnungssoftware wie sevdesk die relevanten Rechnungsdaten automatisch aus, selbst wenn diese nur im XML-Datensatz hinterlegt sind. Alle Inhalte liegen dir damit verständlich aufbereitet vor. Wie bei klassischen PDF- und Papierrechnungen kannst du auch die E-Rechnungen unkompliziert auf Vollständigkeit und Richtigkeit prüfen.
Lies mehr dazu im Beitrag Rechnungsprüfung.
Merkst du bei der Validierung und Prüfung, dass die (elektronische) Rechnung Fehler enthält, solltest du direkt den Empfänger kontaktieren und die Rechnung gar nicht erst verbuchen. Denn mit einer fehlerhaften Rechnung kannst du dir nicht die Vorsteuer zurückholen.
Mehr dazu erfährst du in unserem Artikel zur Rechnungskorrektur.
Schritt 4: E-Rechnung verbuchen
Hast du als Leistungsempfänger die E-Rechnung deiner Lieferanten geprüft, geht es an die Verbuchung. Das heißt, du musst sie in dein (virtuelles) Kassenbuch eintragen.
Auch hier steht dir eine E-Rechnungs-Software wie sevdesk zur Seite: Entsprechend den ausgelesenen Daten macht sie automatisiert einen Verbuchungsvorschlag. Ist dein Bank- oder PayPal-Konto mit der sevdesk verknüpft? Dann kannst du direkt aus der Software offene Rechnungsbeträge überweisen. Das erspart dir die manuelle Eingabe und minimiert das Fehlerrisiko in der Buchhaltung.
E-Rechnung empfangen und dann? E-Rechnungen revisionssicher archivieren!
Nach dem du die E-Rechnung empfangen hast und die Prüfung und Verbuchung erfolgreich war, kommt nun der letzte und sehr wichtige Schritt: die GoBD-konforme Archivierung. Die Anforderungen sind dabei recht hoch.
Hier sind die wichtigsten Punkte der Archivierung zusammengefasst:
- Originalformat und Unveränderbarkeit: E-Rechnungen musst du in genau dem Format archivieren, in dem du sie empfangen hast. Veränderungen und Bearbeitungen sind nicht zulässig. Andernfalls verlieren Rechnungen ihre Gültigkeit.
- Langfristige Lesbarkeit und maschinelle Auswertung: Der Fiskus muss die archivierten Daten maschinell lesen können, weshalb die Struktur der XML-Datei zu erhalten ist. Lesbarkeit und Zugriff auf die E-Rechnungen müssen für die Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren gewährleistet sein.
- Doppelte Aufbewahrung bei konvertiertem Format: Wird eine E-Rechnung in ein anderes Format umgewandelt, müssen das Original und die neue Version archiviert werden – jeweils mit der korrekten Kennzeichnung.
Mehr dazu erfährst du in unserem Ratgeber zum Thema E-Rechnung archivieren. Weitere Informationen zu den sogenannten Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung liest du in unserem Artikel zu den GoBD.
Es ist in jedem Fall einiges zu berücksichtigen und nicht damit getan, eingehende Rechnungen beispielsweise in einem separaten Ordner auf deiner Festplatte abzulegen.
E-Rechnungen empfangen leicht gemacht mit sevdesk
Puh, das mit dem Empfang von E-Rechnungen klingt nach ganz schön viel Arbeit? Um als Rechnungsempfänger alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, kannst du dir natürlich viele einzelne Lösungen zusammenstellen: jeweils eine für den Empfang, Lesbarkeit, Verarbeitung, Prüfung und Archivierung.
Deutlich einfacher und rechtssicherer wird es aber mit einer Komplettlösung. In unserer sevdesk E-Rechnungssoftware sind alle notwendigen Schritte geplant, erprobt und GoBD-konform gelöst. Das heißt, du kannst direkt loslegen, E-Rechnungen zu empfangen und zu erstellen, ohne die Sorge, etwas falsch zu machen.
sevdesk unterstützt dich rund um E‑Rechnungen mit verschiedenen Tarifen, aus denen du frei nach deinem Bedarf wählen kannst. Da die ersten 14 Tage kostenfrei sind, teste doch direkt heute noch alle Funktionen rund um Rechnungsempfang und -Erstellung?
Produkttour - so empfängst du E-Rechnungen mit sevdesk
So einfach können E-Rechnungen mit der neuen E-Rechnungssoftware von sevdesk sein. Überzeuge dich selbst!
Du möchtest dir dieses und die anderen Features der E-Rechnung Software sevdesk noch genauer ansehen? Dann schau dir direkt unser Anleitungsvideo zum Tool an:
E-Rechnungen kostenlos empfangen
Du bist von der E-Rechnungspflicht betroffen und fragst dich, ob es Optionen gibt, mit denen du E-Rechnungen kostenlos empfangen kannst? Grundsätzlich gilt: ja, du kannst E-Rechnungen kostenlos empfangen! Es ist unter Umständen nur etwas komplexer und aufwändiger. Lass uns nochmal einen Schritt zurück gehen, um das besser zu verstehen: Wie bereits oben geschrieben, brauchst du für den reinen Empfang beispielsweise lediglich einen Email Account. Den kannst du bei den gängigen Anbietern recht schnell und einfach einrichten. Die Schwierigkeit liegt eher in den Schritten nach dem Empfangen der E-Rechnung, nämlich dem Lesen, Prüfen und der rechtssicheren Archivierung der E-Rechnung.
- E-Rechnung lesen und prüfen: Da es sich bei E-Rechnungen um kryptische XML Dateien handelt, ist es sehr kompliziert diese zu lesen und deren Richtigkeit entsprechend auch prüfen zu können. Selbst wenn ZUGFeRD Rechnungen auch zusätzlich als PDF verfügbar sind, können Unterschiede im XML Datensatz vorliegen, die du dir im Rahmen der Rechnungsprüfung zwingend anschauen musst.
- E-Rechnung rechtssicher archivieren: Du bist als Unternehmer gesetzlich dazu verpflichtet die Rechnungen revisionssicher zu archivieren. Das bedeutet du musst sie so aufbewahren und abspeichern, dass sie vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar sind. Sie müssen außerdem jederzeit in ihrer Originalform verfügbar sein und nicht manipuliert werden können. Festplatten oder USB Sticks können beschädigt werden und zudem könnten Rechnungsdaten unbemerkt von Dritten geändert werden. Dasselbe gilt für deine eigenen privaten Cloud-Speicher wie über Google-Drive. Eine Lösung ist hier eine passende Archivierungssoftware oder eine Buchhaltungssoftware wie sevdesk, mit der du natürlich noch weitere Buchhaltungsprozesse vereinfachen kannst.
Du bist dir sicher, dass du mit deiner aktuellen Lösung E-Rechnungen rechtssicher archivieren kannst und brauchst nur eine Lösung um E-Rechnungen kostenlos empfangen beziehungsweise lesen zu können? Dafür gibt es online sogenannte E-Rechnungsviewer, die dir helfen die Datensätze lesbar zu machen. sevdesk bietet hier selbst in Kürze eine kostenlose Option für alle, die noch keine Kunden sind und damit noch nicht von den umfassenden E-Rechnungsfunktionen profitieren. Bis dahin kannst du auch die Folgenden nutzen:
https://www.elster.de/eportal/e-rechnung
http://www.erechnung.elster.de
http://www.e-rechnung.elster.de
Zusammenfassung
Seit 2025 ist die elektronische Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend. Dann musst du E-Rechnungen im Geschäftsverkehr nicht nur erstellen und empfangen, sondern auch korrekt prüfen, verbuchen und GoBD-konform archivieren.
Da es für den Rechnungsempfang keine Übergangsregelungen gibt, musst du dich mit einer rechtskonformen Lösung pünktlich zum 1. Januar 2025 aufgestellt haben. Mit dem richtigen Tool erfüllst du alle gesetzlichen Auflagen und das Thema E-Rechnung wird für dich zum Kinderspiel.
Häufig gestellte Fragen zum Thema E-Rechnung empfangen
Tipp: Noch mehr Fragen und Antworten bekommst du in unserem umfangreichen E-Rechnung FAQ.
