E-Rechnungen empfangen & lesen – So gehst du ab 2025 vor
Ab 2025 gilt die neue Rechnungspflicht, und dafür musst du als Selbstständiger pünktlich bereit sein. Und das heißt: ab dem 01.01.2025. Denn ab diesem Tag musst du E-Rechnungen empfangen können.
Aber was bedeutet das genau? Und wie kannst du E-Rechnungen überhaupt empfangen und lesen? Wir erklären es dir Schritt für Schritt in diesem Artikel.
Definition: Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat erstellt und übermittelt wird. Anders als herkömmliche Papierrechnungen oder Rechnungen als PDF enthalten E-Rechnungen Daten, die direkt von Systemen ausgelesen und weiterverarbeitet werden können. Das spart Zeit und minimiert Fehler im Rechnungswesen.
E-Rechnungen müssen dabei die EU-Norm EN 16931 erfüllen. Nach diesem Standard ist klar vorgegeben, wo genau welche Information auf einer E-Rechnung steht. So ist gewährleistet, dass auch unterschiedliche Systeme E-Rechnungen aller Rechnungsaussteller problemlos auslesen können. Das sieht dann zum Beispiel so aus:
Du brauchst erst einmal einen Überblick zur E-Rechnungspflicht? Dann lies jetzt unseren allgemeinen Artikel zur E-Rechnung.
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Wichtige E-Rechnungsformate
In Deutschland haben sich zwei E-Rechnungsformate etabliert: XRechnung und ZUGFeRD.
- XRechnungen basieren auf einem reinen XML-basierten Format – bestehend aus einem Code aus Zahlen und Buchstaben. Für das ungeschulte Auge ist dieser kaum lesbar, für Maschinen aber umso besser. Die XRechnung wird speziell für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Stellen wie der Bundesverwaltung, Gemeinden und Behörden genutzt. Sie wird aber auch vielfach bei B2B-Geschäften eingesetzt. Weitere Infos im Beitrag XRechnung.
- ZUGFeRD ist eine Alternative zur XRechnung. Es kombiniert eine maschinenlesbare XML-Datei mit einem PDF. Damit lässt sich dieses E-Rechnungsformat sowohl digital von Maschinen als auch manuell lesen und verarbeiten. Mehr dazu im Artikel ZUGFeRD.
Lass uns jetzt schauen, ab wann genau du E-Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern empfangen können musst.
Wann musst du E-Rechnungen empfangen und versenden können?
Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes 2024 wurde beschlossen, dass die neue E-Rechnung-Pflicht am 1. Januar 2025 in Kraft tritt. Und genau ab diesem Datum musst du E-Rechnungen auch empfangen können. Einen Aufschub bzw. Übergangsregelungen gibt es für den Empfang nicht.
Für die Erstellungen und das Versenden von ZUGFeRD- bzw. XRechnungen sieht es etwas anders aus. Übergangsregelungen gewähren etwas Spielraum für die Umstellung:
- Unternehmen wie Kleinunternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro können bis Ende 2027 weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen senden. Der Kunde muss dem jedoch zustimmen.
- Ab 2028 ist die Erstellung von E-Rechnungen für alle Unternehmen verpflichtend, unabhängig von Größe oder Vorjahresumsatz. Diese Frist gilt auch, weil bis 2028 dann auch das EU-weit geplante Meldesystem zur Umsatzsteuer starten soll. Lese hierzu auch unseren Beitrag zur E-Rechnung & Umsatzsteuer.
Besonders wichtig ist: Die neue Regelung gilt für jeden Geschäftsverkehr, also für alle Unternehmen im B2B-Bereich, unabhängig von Unternehmensgröße oder Umsatz. Auch als Kleinunternehmer musst du deine Prozesse also auf E-Rechnungen umstellen.
Du bist dir unsicher, ob die Pflicht dich wirklich betrifft? Dann mach jetzt den Test:
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Gilt die E-Rechnungspflicht denn ausnahmslos für alle Rechnungen? Nein. In bestimmten Fällen sind herkömmliche Rechnungen, etwa in Papierform, auch nach 2028 noch erlaubt:
- Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro
- Fahrausweise wie Zugtickets oder Taxiquittungen
- Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
- Rechnungen an Endverbraucher (B2C-Geschäfte)
Ein paar Beispiele dazu?
Du kaufst im Blumenladen einen üppigen Strauß über 50 Euro als Kundengeschenk. Du erwirbst einen neuen Drucker für 249 Euro beim Elektrogroßhändler. Oder du buchst für eine Fachtagung ein Zugticket nach München und fährst vom Bahnhof per Taxi zum Kongresszentrum.
In allen drei Beispielszenarien von Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweisen genügen nach wie vor herkömmliche Rechnungsformate.
Was genau bedeutet es, E-Rechnungen zu empfangen?
Ab dem 1. Januar 2025 können dir deine Dienstleister und Lieferanten E-Rechnungen im Format ZUGFeRD und/oder XRechnung zusenden. Die gute Nachricht: Das ist weniger kompliziert, als es vielleicht klingt. Laut Beschluss der Bundesregierung vom 11. September 2024 genügt zum Empfang dieser Rechnungen ein E-Mail-Postfach. Doch der bloße Eingang im Postfach allein reicht nicht aus. E-Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden. Auch das hat die Bundesregierung betont. Konkret heißt das:
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) verlangen, dass jede eingehende E-Rechnung geprüft, verbucht und ordnungsgemäß archiviert wird.
Die Herausforderung liegt darin, dass die entscheidenden Daten im XML-Format vorliegen und nicht im lesbaren PDF. Du musst entsprechend in der Lage sein, auf die XML-Daten von ZUGFeRD- und XRechnungen zuzugreifen, sie zu öffnen, zu lesen bzw. zu „verstehen“ und GoBD-konform weiterzuverarbeiten. Dafür ist eine geeignete Softwarelösung erforderlich.
Was brauchst du, um eine E-Rechnung zu empfangen?
Eine der uns zurzeit am häufigsten gestellten Fragen ist: Was brauche ich, um ab 2025 eine E-Rechnung zu empfangen? Dass das E-Mail-Postfach eine Option ist, haben wir gerade schon erwähnt. Jedoch gibt es noch weitere gängige Übertragungswege. Einige davon sind kostenlos, manche erfordern eine eigene IT-Abteilung. Wir stellen dir drei Optionen vor:
- E-Mail-Postfach: Ein separates E-Mail-Postfach wie rechnungen@unternehmensname.de ist ein einfacher und kostengünstiger Weg. Es sorgt für Übersichtlichkeit und erleichtert die Organisation eingehender E-Rechnungen.
- Kundenportal des Lieferanten: Viele Lieferanten bieten E-Rechnungen im Kundenportal zum Download an.
- Rechnungsplattformen und Netzwerke: Spezielle Rechnungsplattformen und Netzwerke wie Peppol unterstützen den schnellen und sicheren Austausch von E-Rechnungen. APIs und Schnittstellen ermöglichen es, Rechnungen automatisiert zu empfangen und an das eigene System weiterzuleiten.
- Externe Software: Spezialisierte Lösungen wie sevdesk bieten eine einfache, rechtskonforme Möglichkeit, E-Rechnungen (indirekt) zu empfangen, zu verarbeiten und sicher zu archivieren. Rechnungen können hochgeladen, per E-Mail eingespielt oder automatisiert über Schnittstellen integriert werden. Diese Komplettlösungen sparen Zeit und erleichtern den sicheren Umgang mit E-Rechnungen – ideal für Selbstständige und kleine Unternehmen.
Gerade für kleine Unternehmen bietet es sich also an, auf die Postfach-Lösung zu setzen. Sprich aber am besten vorher einmal mit deinen Lieferanten und Dienstleistern, um zu besprechen, wie der Workflow am einfachsten funktioniert.
Du bist selbstständig und fragst dich, was die E-Rechnungspflicht ab 2025 für dich bedeutet? Dann schau dir jetzt die Aufzeichnung unseres E-Rechnung Webinars an. Darin lernst du von einem Steuerberater alles rund um die neue Pflicht, was du jetzt tun solltest und wie du mit sevdesk sicher auf E-Rechnungen umstellen kannst.
E-Rechnungen empfangen Schritt für Schritt erklärt
Lass uns jetzt ansehen, wie du als Rechnungsempfänger genau vorgehst – vom Rechnungseingang bis zur Archivierung.
Schritt 1: E-Rechnung erhalten
Zunächst ändert sich nicht viel. Der Lieferant oder Dienstleister stellt dir eine Rechnung aus. Sie landet – wie auch herkömmliche Rechnungen – in deinem E-Mail-Postfach, du lädst sie im Kundenportal herunter oder du erhältst sie über eine Schnittstelle bzw. Software. Wirklich spannender wird erst der nächste Schritt.
Schritt 2: E-Rechnung validieren & lesbar machen
Die E-Rechnung ist eingegangen – meist im Rechnungsformat ZUGFeRD oder XRechnung. Bevor du sie im nächsten Schritt weiterverarbeiten kannst, steht ihre Validierung des XML-Datensatzes der E-Rechnung an. Denn wie du schon weißt, muss dieser der Norm EN 16931 entsprechen.
Aber wie kannst du prüfen, ob alle Zahlen und Ziffern im Code die richtigen Informationen enthalten, wenn dieser ja Menschen kaum zu entschlüsseln ist.
Du hast zwei Möglichkeiten:
- E-Rechnung Viewer: Mit speziellen und oft kostenlosen Viewern für XML-Dateien lassen sich E-Rechnungen öffnen und die Daten lesen. Beachte jedoch: Jede einzelne Rechnung mit allen Rechnungsdaten von dir und deinen Lieferanten lädst du auf eine externe Seite hoch. Möchtest du diesen Weg gehen, informiere dich am besten darüber, wie der einzelne Anbieter den Datenschutz löst.
- E-Rechnungssoftware wie sevdesk: Hier lädst du deine ZUGFeRD- oder XRechnung sicher in deinen persönlichen Account. Die Software übernimmt das Entschlüsseln und Aufbereiten der Daten und zeigt sie dir direkt in einer übersichtlichen Maske an. Mit einer E-Rechnungssoftware wie sevdesk kannst du auch den Validierungsprozess automatisiert ablaufen lassen. Die Software prüft dabei eingehende E-Rechnungen nach den Vorgaben des EN 16931-Standards.
