Jahresabschluss einer GmbH aufstellen: So gehst du vor

Was ist ein GmbH-Jahresabschluss?

Der GmbH-Jahresabschluss zeigt, in welcher finanziellen Lage sich dein Unternehmen befindet und wie sich die Geschäfte entwickeln. Dabei handelt es sich um eine formelle, gesetzlich vorgeschriebene Zusammenfassung aller Zahlen, jeweils bewertet zum Ende des Geschäftsjahrs.

Je nach Größe des Unternehmens besteht der GmbH-Jahresabschluss wenigstens aus einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie gegebenenfalls einem Anhang und einem Lagebericht. Die Rechtsgrundlagen finden sich im Handelsgesetzbuch (insbesondere §§ 242, 264, 267 HGB) und im GmbH-Gesetz (§ 42a GmbHG).

Der Jahresabschluss einer Kapitalgesellschaft erfüllt mehrere Ziele:

• Einhaltung deiner steuerlichen Verpflichtungen (Steuererklärungen für Körperschafts- und Gewerbesteuer)
• mehr Transparenz über die wirtschaftliche Situation deines Unternehmens
• wichtige Informationsquelle für Stakeholder und auch für dich (etwa für geschäftliche Entscheidungen)
• Erfüllen der Pflicht zur Offenlegung des Jahresabschlusses im Bundesanzeiger

Pflicht für GmbHs: Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?

Jede Kapitalgesellschaft ist verpflichtet, einen Jahresabschluss zu erstellen – unabhängig von Größe und Umsatz. Dennoch gibt es Unterschiede, wie weit deine Verpflichtungen reichen. Ausschlaggebend ist dafür die Unternehmensgröße:

Tipp: Fragst du dich, was „Offenlegung“ bedeutet? Je nach Unternehmensgröße musst du Auszüge aus deinem GmbH-Jahresabschluss oder sogar den kompletten Konzernabschluss im Bundesanzeiger veröffentlichen.

Vereinfachungen für kleine Unternehmen

Einen vollständigen Jahresabschluss zu erstellen, kann ziemlich aufwändig sein. Deshalb gibt es für kleine Kapitalgesellschaften Vereinfachungen. Du darfst einen vereinfachten Jahresabschluss ohne Anhang und ohne Lagebericht erstellen und für die Bilanz und die GuV eine vereinfachte Gliederung verwenden. Du musst also weniger ins Detail gehen. Außerdem musst du nur die Bilanz veröffentlichen, nicht aber die Gewinn- und Verlustrechnung. Ferner besteht keine Pflicht zur Jahresabschlussprüfung.

Bestandteile des Jahresabschlusses einer GmbH

Es gibt vier mögliche Elemente für den Jahresabschluss einer GmbH. Neben der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung gehören dazu der Anhang und der Lagebericht. Wir zeigen dir, was jeweils dahintersteckt.

1. Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV)

Die Gewinn- und Verlustrechnung gibt die Entwicklung von Gewinn und Verlust innerhalb des Geschäftsjahrs wieder. Auf der einen Seite stellst du alle Erträge auf und auf der anderen alle Aufwendungen. Du kannst sie entweder nach den Kostenarten wie Material- und Personalkosten aufgliedern (Gesamtkostenverfahren) oder du unterteilst die Posten nach Funktionsbereichen wie Vertrieb und Verwaltung (Umsatzkostenverfahren). Mehr dazu erfährst du in unserem Ratgeber zur Gewinn- und Verlustrechnung.

Tipp: Hast du noch keine Idee, wo du anfangen sollst? Lade dir doch unsere kostenlose GuV-Vorlage herunter und fülle sie aus. Oder du nutzt gleich eine professionelle Buchhaltungssoftware mit GuV-Funktion.

2. Bilanz

Die Bilanz zeigt, wie deine GmbH zum Bilanzstichtag (also zum Ende des Geschäftsjahrs) finanziell dasteht. Sie weist auf der Aktiva-Seite dein Vermögen (Anlage- und Umlaufvermögen) aus, auf der Passiva-Seite die Finanzierung deines Unternehmens (Eigen- und Fremdkapital). Worauf du bei der Bilanzierung genau achten musst, erfährst du in unserem Ratgeber zur Bilanz. Und unsere kostenlose Bilanz-Vorlage hilft dir, dir einen ersten Überblick zu verschaffen – jetzt herunterladen!

3. Anhang

Einen Anhang müssen nur mittelgroße und große Kapitalgesellschaften erstellen. Er dient dazu, die Zahlen in der Bilanz und in der Gewinn- und Verlustrechnung näher zu erläutern und Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden aufzuzeigen. Betreibst du eine kleine GmbH, kannst du auf den Anhang verzichten, wenn du bestimmte Angaben in die Bilanz aufnimmst. Wie das genau funktioniert, erfährst du in unserem Ratgeber zum Anhang zum Jahresabschluss.

4. Lagebericht

Der Lagebericht ist nur für große Kapitalgesellschaften verpflichtend. Du gehst darin auf die wirtschaftliche Lage deines Unternehmens ein, analysierst wirtschaftliche Risiken und Chancen und erwägst künftige Entwicklungen und Prognosen. Wie das genau funktioniert, erfährst du in unserem Ratgeber über den Lagebericht zum Jahresabschluss.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: So erstellst du als GmbH einen Jahresabschluss

Jetzt geht es ans Eingemachte: Musst du den Jahresabschluss einer GmbH erstellen, helfen dir eine gute Vorbereitung und die richtigen Tools. Wir zeigen dir Schritt für Schritt, wie du dabei vorgehst.

Schritt 1: Alle Unterlagen vorbereiten

Bevor du loslegst, sammelst du die relevanten Belege und Dokumente. Hast du alles vollständig beisammen, ist der GmbH-Jahresabschluss schon fast ein Kinderspiel. Zu den wichtigsten Unterlagen gehören:

• Buchhaltungsunterlagen (z. B. Kassenbücher, Kontoauszüge, Rechnungen)
• Inventurlisten
• Verträge (z. B. Miet-, Leasing-, Kreditverträge)
• Übersicht über die gebuchten Abschreibungen (Anlagenverzeichnis mit Buchwerten)
• alle steuerrelevanten Dokumente

Tipp: Der klassische Schuhkarton mit einem unsortierten Zettelchaos hat ausgedient. Nutze stattdessen lieber eine digitale Buchhaltungssoftware für KMU wie sevdesk. Damit erfasst du deine Einnahmen und Ausgaben mit nur wenigen Mausklicks fortlaufend und hast somit zum Bilanzstichtag alle wichtigen Daten und Unterlagen parat. Jetzt testen!

Schritt 2: Geschäftsvorfälle erfassen

Damit du den Jahresabschluss einer GmbH erstellen kannst, müssen alle Einnahmen und Ausgaben des Geschäftsjahrs komplett verbucht sein. Stelle sicher, dass keine Rechnungen fehlen. Außerdem sollten die Zahlungen korrekt erfasst und den Vorgängen zugeordnet sein. Falls dir bereits Ausgaben bekannt sind, die erst im neuen Jahr entstehen (z. B. für zu zahlende Steuern), solltest du dafür Rückstellungen bilden.

Schritt 3: Bilanz & GuV erstellen

Erstelle die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung. Die Bilanz besteht im Wesentlichen aus diesen Informationen:

• Anlagevermögen (immaterielle Vermögenswerte, Sachanlagen, Finanzanlagen)
• Umlaufvermögen (Vorräte, Forderungen, Kassenbestand, Bankguthaben)
• Eigenkapital (gezeichnetes Kapital, Kapitalrücklage, Gewinnrücklage, Jahresüberschuss/-fehlbetrag)
• Rückstellungen (Pensions- und Steuerrückstellungen, sonstige Rückstellungen)
• Verbindlichkeiten (gegenüber Banken, aus Lieferungen & Leistungen)

In der GuV zeigst du die Ertragslage deines Unternehmens an. Auf der Sollseite (links) erfasst du alle Aufwendungen:

• Wareneinsatz
• Personalkosten
• Miete
• Steuern
• Energie
• Werbekosten
• Provisionen
• Betriebskosten
• Verwaltung
• Abschreibungen
• Zinsaufwendungen

Auf der Habenseite erfasst du hingegen die Umsatzerlöse und außerordentlichen Erträge sowie Zinserträge. Ziehe dann die Aufwendungen von den Erlösen ab. Ein positiver Betrag ergibt einen Jahresüberschuss, ein negativer Betrag einen Verlust.

Tipp: Mit der Jahresabschluss-Software von sevdesk kannst du den Jahresabschluss einer GmbH bereits bestens vorbereiten. Und dank des Steuerberater-Zugangs teilst du deine Daten zum Geschäftsjahr ohne Aufwand mit deinem Steuerberater – ganz ohne Pendelordner. Probiere es jetzt aus!

Schritt 4: ggf. Anhang und Lagebericht ergänzen

Zählt deine GmbH zu den mittelgroßen oder großen Kapitalgesellschaften? Dann benötigst du zusätzlich einen Anhang und ggf. einen Lagebericht (für große GmbHs). Analysiere zunächst deine Bilanz und GuV. Im Anhang erläuterst du die angewandten Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden, ergänzt Angaben zu einzelnen Bilanzposten, zu bestehenden Haftungsverhältnissen (§ 251 HGB) sowie zu wesentlichen Abweichungen gegenüber dem Vorjahr.

Für den Lagebericht hingegen analysierst du die wirtschaftliche Situation deines Unternehmens und gibst eine Prognose für die Entwicklung in Zukunft ab. Dazu wertest du den Geschäftsverlauf und Kennzahlen aus und beschreibst detailliert Risiken, Chancen und Zukunftsperspektiven.

Tipp: Lass dich dabei am besten von den Jahresabschlüssen anderer Unternehmen inspirieren. Durch die Publizitätspflicht findest du beim Bundesanzeiger zahlreiche Beispiele größerer Unternehmen, die dir etwas Orientierung bei der Erstellung von Anhang und Lagebericht geben.

Schritt 5: Jahresabschluss prüfen lassen

Kleine GmbHs können ihren Jahresabschluss selbst kontrollieren und anschließend fertigstellen. Mittelgroße und große GmbHs hingegen müssen eine Jahresabschlussprüfung durch einen Wirtschaftsprüfer durchführen lassen. Er überprüft, ob Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht die gesetzlichen Vorschriften der Rechnungslegung erfüllen und zueinander passen. Je nachdem, wie groß dein Unternehmen ist, variiert auch der Aufwand der Jahresabschlussprüfung. Wie sie genau funktioniert und abläuft, erfährst du in unserem Ratgeber zur Jahresabschlussprüfung.

Schritt 6: Feststellung und Offenlegung

Ist dein GmbH-Jahresabschluss erstellt, folgt im nächsten Schritt die Feststellung – also die formelle Genehmigung des Abschlusses durch die Gesellschafter.
Im Rahmen der Gesellschafterversammlung wird jedoch nicht nur der Jahresabschluss geprüft und beschlossen – es wird auch über die sogenannte Gewinnverwendung entschieden. Mit Gewinnverwendung ist gemeint, ob du den Gewinn ausschütten möchtest oder ihn lieber im Unternehmen belässt, um Rücklagen zu schaffen oder Investitionen zu finanzieren.

Sobald die Feststellung des Jahresabschlusses erfolgt ist, muss er – abhängig von der Größe der GmbH – im Rahmen der Offenlegung im Bundesanzeiger hinterlegt oder – je nach Größenklasse – veröffentlicht werden. So gehst du bei der Offenlegung vor:

• Registriere dich zunächst beim Bundesanzeiger.
• Anschließend kannst du dich auf der Publikations-Plattform anmelden.
• Hier kannst du die Jahresabschlussunterlagen direkt hochladen. Nutze dafür am besten die Arbeitshilfen, die die Publikations-Plattform zur Verfügung stellt.
• Alternativ kannst du auch eine Software mit Schnittstelle verwenden, um die Daten automatisiert zu übermitteln.

Kleinstkapitalgesellschaften dürfen eine stark verkürzte Bilanz ohne Anhang und ohne GuV hinterlegen, sofern die erforderlichen Pflichtangaben unter der Bilanz gemacht werden. Kleine GmbHs müssen eine vollständige Bilanz und einen Anhang veröffentlichen, dürfen jedoch eine verkürzte Gewinn- und Verlustrechnung veröffentlichen. Kleine Gesellschaften müssen den Jahresabschluss veröffentlichen. Bei Kleinstkapitalgesellschaften genügt es, die Jahresabschlussunterlagen zu hinterlegen. Sie werden dann nicht veröffentlicht, können aber im Rahmen einer Beauskunftung abgerufen werden.

Handelsbilanz vs. Steuerbilanz: Wer braucht was für den Jahresabschluss?

Sicherlich sind dir die Begriffe der Handelsbilanz und Steuerbilanz schon einmal untergekommen. Es handelt sich dabei um Bilanzen, die nach unterschiedlichen Vorgaben erstellt werden – einmal nach dem Handelsrecht und einmal nach dem Steuerrecht. Als GmbH musst du beide Varianten erstellen, da sie unterschiedlichen Zwecken dienen und verpflichtend erforderlich sind.

Die wichtigsten Unterschiede zeigt unsere Tabelle:

Wer erstellt den Abschluss einer GmbH und was kostet er?

Die Verantwortung für den Jahresabschluss einer GmbH liegt beim Geschäftsführer. Du darfst ihn also prinzipiell selbst anfertigen. Mit einer gut geführten Buchhaltung und ausreichend Erfahrung ist das durchaus möglich – besonders bei kleinen Unternehmen mit überschaubarer Buchhaltung. Dafür benötigst du lediglich eine günstige Buchhaltungssoftware wie sevdesk und einen gewissen Zeitaufwand.

Bist du dir ein wenig unsicher oder hast nicht genügend Erfahrung, lohnt sich die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater. Diesem musst du lediglich deine Buchführungsdaten zur Verfügung stellen und er erstellt daraus deinen Jahresabschluss. Diese Variante ist außerdem sinnvoll, wenn du ein mittelgroßes oder großes Unternehmen betreibst.

Die Kosten variieren in Abhängigkeit von der Unternehmensgröße. Kleine GmbHs sollten mit etwa 1.000 bis 3.000 Euro rechnen. Für mittelgroße GmbHs liegen die Kosten bei rund 3.000 bis 7.000 Euro – und entsprechend höher bei großen Kapitalgesellschaften. Die Gebühren richten sich nach der Vergütungsverordnung für Steuerberater (StBVV).

Diese Fristen gelten für den Jahresabschluss einer GmbH

Den Jahresabschluss einer GmbH musst du innerhalb bestimmter Fristen erstellen. Unsere Tabelle zeigt dir, welche Termine du einhalten musst:

Achtung: Diese Fristen solltest du zuverlässig einhalten. Verspätungen können zu Verspätungszuschlägen und Bußgeldern führen. Ein Verstoß gegen die Publizitätspflicht kann sogar empfindliche Strafen bis zu 25.000 Euro nach sich ziehen. Je nach Konstellation sind sogar strafrechtliche Konsequenzen möglich: Geht es dem Unternehmen etwa finanziell nicht so gut, könnte dir ein verspäteter Jahresabschluss als Insolvenzverschleppung ausgelegt werden. Die Folge sind Geldstrafen oder bis zu drei Jahre Freiheitsstrafe.

Jahresabschluss & Steuern: Das ist zu berücksichtigen

Deinen Jahresabschluss machst du nicht nur, um anschließend über die Gewinnverwendung entscheiden zu können. Das Finanzamt interessiert sich auch dafür. Der Jahresabschluss einer GmbH ist nämlich ausschlaggebend für die Bemessung der zu zahlenden Steuern. Genauer gesagt brauchst du hier die Steuerbilanz, die nach den Vorgaben des Einkommens-, Gewerbe- und Körperschaftsteuergesetzes erstellt werden muss.

Als GmbH unterliegst du anstelle der Einkommensteuer der Körperschaftsteuer. Dafür musst du jährlich eine Körperschaftsteuererklärung abgeben. Bereits für die erste auszufüllende Zeile brauchst du den GmbH-Jahresabschluss: Du musst den „Steuerbilanzgewinn/-verlust“ eintragen. Deine Bilanz hilft dir außerdem, auch die anderen Felder des mehrseitigen Formulars richtig auszufüllen.

Für die Berechnung der Gewerbesteuer musst du den Gewerbeertrag angeben. Diesen ermittelst du als GmbH ebenfalls nach dem Körperschaftsteuerrecht und kannst somit die Steuerbilanz dafür verwenden. Mehr dazu erfährst du in unserem Ratgeber zu den Steuern für Selbstständige.

Auch bei der Entscheidung über die Gewinnverwendung spielen die Steuern eine Rolle. Möchten die Gesellschafter den Gewinn ganz oder teilweise ausschütten, müssen sie darauf 25 Prozent Kapitalertragsteuer (plus Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) zahlen. Belassen Sie den Gewinn hingegen als Rücklage im Unternehmen (Gewinnthesaurierung), müssen sie darauf keine zusätzlichen Steuern zahlen.

Häufige Fehler beim Jahresabschluss – und wie du sie vermeidest

Der Jahresabschluss der GmbH besteht aus vielen Einzelschritten und ist deshalb auch entsprechend fehleranfällig. Besonders wenn du ihn selbst anfertigst, solltest du daher häufige Stolperfallen umgehen, um keine Steuernachzahlungen oder Strafen zu riskieren. Unsere Übersicht zeigt dir, welche häufigen Fehler du vermeiden solltest:

Tipp: Das A und O ist eine saubere Buchführung. Sie ist die Basis für einen ordnungsgemäßen Jahresabschluss deiner GmbH und hilft dir, von vornherein Fehler zu vermeiden. Nutze am besten eine professionelle Buchhaltungssoftware wie sevdesk. Damit erfasst du deine Einnahmen und Ausgaben einfach und zuverlässig. So hast du beim Jahresabschluss alle wichtigen Informationen parat.

Zusammenfassung zum Jahresabschluss einer GmbH

Der Jahresabschluss deiner GmbH ist eine wichtige Informationsquelle darüber, wie es wirtschaftlich um dein Unternehmen bestellt ist. Er besteht aus der Bilanz, der Gewinn- und Verlustrechnung und je nach Unternehmensgröße aus Anhang und Lagebericht. Für Klein- und Kleinstkapitalgesellschaften gelten Vereinfachungen, während der Konzernabschluss einer großen GmbH sehr umfangreich und mit umfassenden Publizitätspflichten verbunden ist. Mit dem GmbH-Jahresabschluss erfüllst du gesetzliche und steuerliche Pflichten, kannst ihn aber auch nutzen, um geschäftliche Entscheidungen fundiert zu treffen.

Häufig gestellte Fragen zum Jahresabschluss einer GmbH