Fahrtenbuch führen - das musst du wissen
Wenn du dein Geschäftsauto oder einen Dienstwagen auch privat nutzt, solltest du dich mit dem Thema Fahrtenbuch auseinandersetzen. Denn damit kannst du erheblich Steuern sparen. Der Grund: Die Privatnutzung gilt als "geldwerter Vorteil“, den du versteuern musst. Ohne Fahrtenbuch wird das Finanzamt die sogenannte 1-%-Regelung für die Besteuerung von Privatfahrten anwenden, die Dich oft teurer kommt, als wenn nach Fahrtenbuch abgerechnet wird.
In diesem Artikel erfährst du alles Wichtige rund um das Thema Fahrtenbuch: Wann es Pflicht ist, wie es funktioniert und welche Pflichtangaben es gibt. Außerdem stellen wir dir verschiedene Fahrtenbuchmethoden vor und vergleichen die Vor- und Nachteile von Papierform und elektronischem Fahrtenbuch. Auch die Unterschiede zur 1-%-Regelung werden erläutert.
Keine Lust zu lesen? Dann schau dir einfach unser Video zum Thema Fahrtenbuch an:
Fahrtenbuch führen: Wann ist es Pflicht?
Ein Fahrtenbuch ist nur dann Pflicht, wenn du ein Firmenfahrzeug im Betriebsvermögen hast, das sowohl privat als auch dienstlich genutzt wird und du die 1-%-Regelung für den Privatanteil vermeiden möchtest. Das wird auch Fahrtenbuchmethode genannt, für welche Mindestangaben notwendig sind. Der Wechsel muss zu Beginn eines Kalenderjahres erfolgen.
Neben dem "Fahrtenbuch für das Finanzamt" nach dem Einkommensteuergesetz (ESt) für den Dienstwagen kann es noch eine andere Fahrtenbuchpflicht geben: Ein Fahrtenbuch kann als Auflage nach § 31a StVZO dem Fahrzeughalter von Behörden angeordnet werden, wenn sich der Fahrer bei einem Verkehrsverstoß nicht eindeutig ermitteln lässt. Eine solche Fahrtenbuchauflage hat dann aber nichts mit dem Finanzamt zu tun. Bei lückenhafter Führung eines Fahrtenbuchs nach StVZO droht ein Bußgeld von 100 Euro. Gleiches gilt, wenn du das Fahrtenbuch gar nicht führst.
Ausführlich beleuchten wir das Thema im Artikel Fahrtenbuchpflicht.
Fahrtenbuch führen: So funktioniert es!
Mithilfe eines Fahrtenbuchs zeichnest du genau auf, welche Fahrten dienstlich oder privat veranlasst waren. Damit ist es möglich, den genauen Anteil der betrieblichen und Privatnutzung zu beurteilen und die anfallenden Kosten nach Dienstfahrten und Privatfahrten prozentual aufzuteilen.
Achte dabei ganz besonders auf die unterschiedlichen Kategorien an Fahrten, und zwar:
- Dienstfahrten
- Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte (Arbeitsplatz)
- Privatfahrten
- Fahrten, welche mit anderen Einkünften zusammenhängen
- Familienfahrten bei doppelter Haushaltsführung.
Halte das Fahrtenbuch immer aktuell und präzise. Es darf keine Lücken und nachträgliche Veränderungen geben. Du hast doch mal vergessen, eine Fahrt einzutragen? Was du dann tun musst, erfährst du im Ratgeber Fahrtenbuch nachträglich schreiben.
Zu Beginn und Ende jeder Dienstfahrt musst du folgendes notieren:
- Datum
- Kilometerstand
- Reiseziel (und ggf. Reiseroute)
- Reisezweck
- den aufgesuchten Geschäftspartner oder Kunden
Bei privaten Fahrten reicht es, die Kilometerangaben im Fahrtenbuch aufzuschreiben. Bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt eine kurze Notiz, ebenso bei Familienheimfahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung
Es gibt verschiedene Formen von Fahrtenbüchern: Du kannst entweder ein Fahrtenbuch in Papierform (Tipp: Mit unserer kostenlosen Fahrtenbuch Vorlage) führen oder ein elektronisches Fahrtenbuch nutzen.
Private und dienstliche Fahrten im Fahrtenbuch aufführen
Beim Führen eines Fahrtenbuchs ist es wichtig, sowohl private als auch dienstliche Fahrten genau aufzuzeichnen.
- Private Fahrten umfassen beispielsweise den Weg zur Arbeit oder Einkaufsfahrten.
- Dienstliche Fahrten sind alle Fahrten, die du im Rahmen deiner Arbeit unternimmst. Dazu gehören zum Beispiel Fahrten zu Kunden oder Geschäftspartnern. Für jede Fahrt sollten der Anfangs- und Endkilometerstand sowie der genaue Zweck der Fahrt dokumentiert werden.
Auf diese Weise lässt sich der Anteil der privaten und dienstlichen Fahrten später korrekt berechnen.
Firmenwagen mit Fahrtenbuch: Darauf musst du achten
Es ist wichtig, das Fahrtenbuch lückenlos und ordnungsgemäß zu führen. Eine vollständige Dokumentation ist entscheidend, damit das Finanzamt die Fahrtenbuchmethode später anerkennt und die steuerlich günstigere Berechnung möglich wird. Zwei Punkte sind besonders wichtig:
- Die Aufzeichnungen müssen zeitnah erfolgen und dürfen nicht nachträglich geändert werden.
- Den Begriff Buch solltest du wörtlich nehmen: Zettel oder Excel-Listen reichen nicht, denn das lässt sich nachträglich ändern. Wenn auf Papier, dann als ein gebundenes Buch (geschlossene Form). So etwas gibt es speziell für diesen Zweck im Fachhandel.
Eine Vorlage für ein Fahrtenbuch findest du hier:
Normalerweise führt das Finanzamt eine Kontrolle des Fahrtenbuchs durch, häufig durch Stichproben.
Hierbei schaut das Finanzamt gerne auf folgende Dokumente:
- Werkstattbelege
- Termineintragungen
- Tankbelege
- Spesenabrechnungen
Die Angaben dort müssen zu den Angaben im Fahrtenbuch "passen". Wenn zum Beispiel eine Dienstfahrt im Fahrtenbuch eingetragen ist, aber ein entsprechender Termin im Kalender fehlt, wird das Finanzamt misstrauisch. Häufen sich Ungereimtheiten, wird das gesamte Fahrtenbuch verworfen - also nicht anerkannt. Dann erfolgt die Versteuerung von Privatfahrten nach der 1-Prozent-Regelung. Mehr dazu erfährst du in unserem Ratgeber Firmenwagen versteuern.
Die Checkliste für das Fahrtenbuch
Damit dein Fahrtenbuch den Anforderungen des Finanzamtes entspricht, kannst du eine Checkliste verwenden. Diese hilft dir dabei, keine wichtigen Informationen zu vergessen, etwa der Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt, das Datum und die Uhrzeit, der Abfahrtsort, das Ziel, der Zweck der Fahrt und die gefahrenen Kilometer. Zusätzlich sollten auch etwaige Zwischenziele und Umwege notiert werden.
Damit du bei der Führung deines Fahrtenbuchs nichts vergisst, haben wir hier eine Übersicht für dich:
Gut zu wissen: Es gibt Berufsgruppen, bei denen die Anforderungen an ein Fahrtenbuch weniger streng sind, etwa:
- Handelsvertreter
- Taxifahrer
- Mietwagenunternehmer
- Fahrschullehrer
- Monteure
Ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 4. April 2018 (Az: IV C 5S 2334/18/10001) enthält zum Beispiel für Taxifahrer zu händisch geführten Aufzeichnungen zur Ermittlung eines Privatnutzungsanteils folgende Erleichterung:
„Bei Fahrten im sog. Pflichtfahrgebiet ist es in Bezug auf die Angaben zu Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchten Geschäftspartner ausreichend, täglich zu Beginn und Ende der Gesamtheit dieser Fahrten den Kilometerstand mit der Angabe „Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet“ o. ä. anzugeben.“
Arten von Fahrtenbüchern
Es gibt zwei gängige Methoden, um ein Fahrtenbuch zu führen: das Fahrtenbuch in Papierform und das elektronisches Fahrtenbuch. Beide haben ihre Vor- und Nachteile.
- Das Fahrtenbuch in Papierform ist einfach zu führen und erfordert keine technischen Vorkenntnisse. Allerdings besteht die Gefahr von Fehlern oder Verlust des Fahrtenbuchs.
- Das elektronische Fahrtenbuch hingegen, wie beispielsweise Vimcar, bietet den Vorteil einer automatischen Aufzeichnung der Fahrten. Es erfordert jedoch eine entsprechende Software und die korrekte Bedienung. Allerdings besteht bei manchen die Sorge, dass so ein elektronisches Bewegungsprofil entsteht.
Der Wechsel vom handschriftlichen zu dem elektronischen Fahrtenbuch ist nur zu Jahresbeginn möglich, unterjährig ist der Wechsel nur bei Wechsel des Firmenwagens möglich.
Ausführlich erklären wir das im Artikel „Elektronisches Fahrtenbuch“
Unterschiede zwischen dem Fahrtenbuch und der 1% Regelung
Eine Alternative zum Führen eines Fahrtenbuchs ist die bereits erwähnte 1-%-Regelung. Dabei wird ein fester Betrag, nämlich 1 % des Listenpreises des Fahrzeugs, als geldwerter Vorteil für die private Nutzung des Dienstwagens angesetzt.
Ein Beispiel:
Wenn der Bruttolistenpreis (neu) des Firmenwagens bei Anschaffung 30.000 Euro beträgt, beträgt der geldwerte Vorteil 300 Euro pro Monat.
Die 1-%-Regelung ist einfacher und weniger aufwändig als das Führen eines Fahrtenbuchs. Sie ist sinnvoll, wenn der private Nutzungsanteil des Dienstwagens hoch ist. In vielen Fällen ist das Fahrtenbuch jedoch die günstigere Variante.
Im Artikel „Fahrtenbuchmethode“ erläutern wir genau die Unterschiede und wie du die beste Entscheidung triffst.
Zusammenfassung zum Thema Fahrtenbuch
Wenn du deinen Firmenwagen auch privat nutzt, solltest du ein Fahrtenbuch führen, um Steuern zu sparen. Ohne Fahrtenbuch greift die 1-%-Regelung, die oft teurer ist. Ein Fahrtenbuch ist Pflicht, wenn du die Privatnutzung korrekt erfassen willst. Es dokumentiert alle Fahrten detailliert und unterscheidet zwischen Dienst-, Privat- und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.
Du kannst ein Fahrtenbuch entweder in Papierform oder elektronisch führen. Wichtig ist, dass es lückenlos und zeitnah geführt wird, um vom Finanzamt anerkannt zu werden. Ein elektronisches Fahrtenbuch bietet Vorteile wie automatische Aufzeichnung und weniger Fehleranfälligkeit. Achte darauf, dass die Angaben im Fahrtenbuch mit Werkstattbelegen und Terminen übereinstimmen, um Schwierigkeiten zu vermeiden.
