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Fahrtenbuch für Selbstständige

Aktualisiert am
07
.
09
.
2023

Wenn du selbstständig bist, ist die private Nutzung des zum Betriebsvermögen gehörenden Geschäftswagens wahrscheinlich ganz normal für dich. Allerdings dürfen die Fahrzeugkosten, die auf Privatfahrten entfallen, nicht als Betriebsausgaben den Gewinn mindern. Sie gelten für den Fiskus als Nutzungsentnahme und müssen als Betriebseinnahmen erfasst werden.

Die Frage ist dann, wie diese Nutzungsentnahme berechnet wird. Wenn der Geschäftswagen mehr als zur Hälfte beruflich genutzt wird, kann der Privatanteil nach der 1-%-Regelung ermittelt oder nach der Fahrtenbuchmethode berechnet werden. Dabei wird die Nutzungsentnahme und damit die Versteuerung nach dem Umfang der tatsächlichen privaten Nutzung bestimmt. In diesem Artikel erklären wir dir, was du dabei beachten solltest.

Als Selbstständiger ein Fahrtenbuch führen - so geht's

Ein Fahrtenbuch ist eine Aufzeichnung aller Fahrten, die du unternimmst. Es unterscheidet zwischen privaten und dienstlichen Fahrten als Selbstständiger, etwa die Fahrt zum Kundentermin oder Geschäftspartner.

Neben dem steuerlichen Zweck kann ein Fahrtenbuch auch als eine gute Kontrolle dienen, um zu sehen, wie viele Kundenbesuche und Besprechungen mit Geschäftspartnern du durchgeführt hast.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, das Fahrtenbuch zu führen: entweder auf Papier oder mit einem elektronischen Fahrtenbuch. Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile.

Papierform Fahrtenbuch Elektronisches Fahrtenbuch
Vorteile
  • Keine technischen Probleme
  • Das Buch ist jederzeit verfügbar
Vorteile
  • Daten automatisch erfasst und können später am Computer oder Smartphone bearbeitet werden
  • Auch private Fahrten können einfach erkannt und abgerechnet werden
Nachteile
  •  Du musst du alle Fahrten manuell eintragen, etwa den Kilometerstand oder Umwege
  • Du musst du immer daran denken, das Fahrtenbuch mitzuführen und es regelmäßig zu aktualisieren
Nachteile
  • Es kann auch mal technische Probleme geben.
Mach's dir leicht mit unserer Fahrtenbuch-Vorlage

Du möchtest kein elektronisches Fahrtenbuch führen, sondern lieber auf die Papierform zurückgreifen? Nutze einfach unsere kostenlose Fahrtenbuch Vorlage - mit allen wichtigen Angaben und Platzhaltern!

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Fahrtenbuch Vorlage

Entscheidungshilfe: 1% Regel oder Fahrtenbuch für Selbstständige?

Eine Alternative zur Nutzung eines Fahrtenbuchs ist die bereits erwähnte 1-%-Regelung, bei der ein fester Betrag von einem Prozent des Listenpreises des Autos monatlich als Wert der Nutzungsentnahme für die private Nutzung des Firmenwagens berücksichtigt wird.

Zum Beispiel beträgt der Wert der Nutzungsentnahme monatlich 300 €, wenn der Listenpreis des Dienstwagens 30.000 € beträgt.

Wichtig dabei: Wenn du das Fahrzeug auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte benutzt, erhöht sich der Wert für jeden Monat noch um 0,03 % des Listenpreises für jeden Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (Kilometerpauschale).

Die 1-%-Regelung ist weniger aufwändig als das Führen eines Fahrtenbuchs und eignet sich für einen hohen privaten Nutzungsanteil. Allerdings kann in vielen Fällen das Führen eines Fahrtenbuchs günstiger sein, etwa wenn:

  • du wenig aus privaten Gründen fährst;
  • dein Auto einen hohen Bruttolistenpreis hatte;
  • du ein älteres Auto gebraucht gekauft hast.

1% Regelung vs Fahrtenbuchmethode für Selbstständige: Berechnung, Beispiel & Gegenüberstellung

Wenn du dich fragst, ob für dich als Selbstständige oder Selbstständiger ein Fahrtenbuch oder die 1-%-Regel günstiger ist, solltest du eine Berechnung aufstellen.

Folgende Daten sind dazu nötig:

  • der Bruttolistenpreis (neu),
  • die jährliche Fahrleistung,
  • die laufenden Kosten z.B. für Benzin und Kfz-Versicherung,
  • die Kilometer von zu Hause bis zur Arbeit,
  • die mögliche Abschreibung (Firmenfahrzeuge werden meist über 6 Jahre abgeschrieben).

Ein Beispiel: Der Firmenwagen hat neu einen Bruttolistenpreis von 30.000 Euro. Du fährst damit 30.000 Kilometer im Jahr: 30 Prozent (9.000 Kilometer) sind Privatfahrten, der Arbeitsweg sind 10 Kilometer.

Steuerlast nach 1% Regelung anhand des Beispiels:

  • Nach der 1-%-Regelung beträgt der geldwerte Vorteil des Firmenwagens 300 Euro im Monat (1 % vom Bruttolistenpreis) oder 3.600 Euro im Jahr.
  • Hinzu kommt die Nutzung für den Arbeitsweg (einfache Strecke) von 90 Euro im Monat (30.000 Euro x 0,03 % x 10 km) oder 1080 Euro im Jahr.

Zusammen macht das 4.680 Euro, die den Gewinn erhöhen und zu versteuern sind. Bei einem angenommenen Steuersatz von 40 % würde dich die Privatnutzung also 1872 Euro Steuerlast bedeuten.

Steuerlast nach Fahrtenbuchmethode anhand des Beispiels:

  • Mit der Fahrtenbuchmethode wäre wie folgt zu rechnen: Es werden die jährlichen Kosten für Benzin, Kfz-Versicherung, Wartung sowie Abschreibung zusammengerechnet. Der Gesamtbetrag liegt in diesem Beispiel bei 10.000 Euro.
  • Diese Kosten werden auf die Gesamtkilometer umrechnet und ergeben 0,33 Euro (10.000 Euro / 30.000 Kilometer).
  • Die Privatnutzung als Reisezweck beträgt 9.000 Kilometer, wodurch sich ein Betrag von 2.970 Euro ergibt (9.000 x 0,33 Euro).
  • Für die Fahrten zur Arbeitsstelle werden 220 Arbeitstage unterstellt, hin und zurück 20 Kilometer (= 4.000 Kilometer). Das ergibt dann 1320 Euro.

Insgesamt würden bei der Fahrtenbuchmethode somit 4.290 Euro der Versteuerung zu Grunde liegen. Bei einem angenommenen Steuersatz von 40 Prozent 1-716 Euro.

Die Steuerersparnis mit der Fahrtenbuchmethode wären somit bei diesem Beispiel 156 Euro im Jahr.

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