Das Zufluss-Abfluss-Prinzip in der EÜR einfach erklärt
Mit dem Zufluss-Abfluss-Prinzip schlägst du zwei Fliegen mit einer Klappe: Du kannst deine Steuerzahlungen gezielt zu deinem Vorteil beeinflussen und vereinfachst deine Buchhaltung. In diesem Artikel erklären wir dir, wie das genau funktioniert. Du erhältst außerdem einfach umzusetzende Tipps, und Zufluss-Abfluss-Prinzip-Beispiele zeigen dir, wie du es praktisch und unkompliziert in deinem Geschäftsalltag anwendest.
Was ist das Zufluss-Abfluss-Prinzip?
Das Zufluss-Abfluss-Prinzip ist eine zentrale Regelung in der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) und im Einkommensteuergesetz § 11 EStG festgehalten. Sie bestimmt, dass Einnahmen und Ausgaben erst dann steuerlich berücksichtigt werden, wenn sie tatsächlich bezahlt werden.
Anders gesagt: Nur die Beträge, die im jeweiligen Kalenderjahr wirklich auf deinem Konto eingegangen oder von dort abgeflossen sind, werden bei der Gewinnermittlung dieses Kalenderjahres berücksichtigt.
Dieses Vorgehen trägt dazu bei, dass du leichter den Überblick in der Vorbereitung der Steuer behältst. Denn es ist deutlich einfacher, alle Posten dem richtigen Steuerjahr zuzuordnen und deine EÜR fertigzustellen – auch mit einer EÜR-Vorlage.Aber lass uns das noch einmal genauer anschauen.
Das Zuflussprinzip
Das Zuflussprinzip legt fest, wie deine Betriebseinnahmen steuerlich zugeordnet werden. Konkret besagt es, dass Einnahmen, und damit auch steuerpflichtige Einkünfte, genau in dem Moment steuerlich erfasst werden bzw. für deine Steuer relevant sind, in dem sie tatsächlich auf dein Konto fließen. Dabei spielt das Rechnungsdatum keine Rolle. Für die steuerliche Zurechnung zählt allein das Datum, an dem der Betrag eingeht und für dich verfügbar ist. Entscheidend ist, in welchem Kalenderjahr du die Verfügungsmacht über diese Einnahme erhältst.
Das Abflussprinzip
Beim Abflussprinzip geht es um deine Zahlungsausgänge. Es bestimmt, dass Ausgaben erst dann steuerlich berücksichtigt werden, wenn sie tatsächlich dein Konto verlassen. Es zählt also allein der sogenannte Abflusszeitpunkt, an dem du die Zahlung tatsächlich geleistet hast, und nicht das Datum der Rechnungsausstellung.
Unterschied zwischen Zufluss-Abfluss-Prinzip und Leistungsprinzip
So weit das Wichtigste zum Zufluss-Abfluss-Prinzip. Aber vermutlich hast du auch schon vom Leistungsprinzip gehört? Was ist an dieser Methoden anders?
Das Zufluss-Abfluss-Prinzip und das Leistungsprinzip unterscheiden sich grundlegend genau darin, wie Einnahmen und Ausgaben zeitlich erfasst werden. Dadurch haben sie zwei Anwendungsbereiche.
Beim Zufluss-Abfluss-Prinzip zählt – wie du gesehen hast – der Moment der tatsächlichen Zahlung bzw. Transaktion, in dem Einnahmen, wie übrigens auch Mieteinnahmen, und Einkünfte steuerlich berücksichtigt werden. Arbeitslohn, der aus einem zusätzlichen Angestelltenverhältnis fließt, wird hingegen im Rahmen der Lohnabrechnung direkt erfasst.
Das Leistungsprinzip hingegen rechnet Einnahmen und Ausgaben dem Zeitraum zu, in dem die jeweilige Leistung erbracht wurde. Der Zahlungszeitpunkt spielt hier hingegen für die Zurechnung keine Rolle. Das Leistungsprinzip erfordert meistens mehr Aufwand für die betroffenen Unternehmen. Denn Kosten und Einnahmen bei einer Leistung, die über mehrere Zeiträume hinweg erbracht wird, müssen aufgeteilt und abgegrenzt werden.
Beispiel: Beim Zufluss-Abfluss-Prinzip wird eine Zahlung einer Berufshaftpflichtversicherung komplett dem Jahr zugeordnet, in dem sie bezahlt wurde. Beim Leistungsprinzip hingegen wird der Betrag anteilig auf die Zeiträume verteilt, die durch die Versicherung abgedeckt werden.
Du merkst: Das Leistungsprinzip ist das Gegenteil des Zufluss-Abfluss-Prinzips. Für dich als Selbstständigen oder Kleinunternehmer bietet das Zufluss-Abfluss-Prinzip klare Vorteile: Es ist
- übersichtlicher,
- leichter anzuwenden und
- spart dir wertvolle Zeit bei der Buchhaltung.
Wie wir dir weiter unten noch zeigen werden, kannst du außerdem mit diesem Vorgehen deine Steuerlast aktiv beeinflussen und gezielt Steuern sparen.
Wer darf das Zufluss-Abfluss-Prinzip anwenden?
Damit du das Zufluss-Abfluss-Prinzip anwenden kannst, sind bestimmte Voraussetzungen und Regelungen zu erfüllen. Der Anwendungsbereich ist meistens an die Rechtsform und den Jahresumsatz deines Unternehmens gekoppelt. So gilt zum Beispiel grundsätzlich, dass kleinere Unternehmen, Freiberufler, Kleingewerbetreibende und Kleinunternehmer, die keine Bilanzierungspflicht haben, das Zufluss-Abfluss-Prinzip nutzen.
Heißt grob zusammengefasst: Unternehmen, die nach § 4 Abs. 3 EStG nicht buchführungspflichtig sind, dürfen das Zufluss-Abfluss-Prinzip anwenden. Das gilt z. B. auch für Einzelunternehmer, deren Umsatz innerhalb eines Kalenderjahrs unter 800.000 Euro oder deren Gewinn in einem Kalenderjahr unter 80.000 EUR liegt. Einnahmen aus dem Arbeitslohn, etwa aus Nebenbeschäftigungen, werden hiervon separat betrachtet und unterliegen der Regelung nicht.
Falls Unternehmen allerdings aufgrund ihrer Größe, ihres Gewinns oder Rechtsform bilanzierungspflichtig sind, etwa Kapitalgesellschaften, müssen sie vom Zufluss-Abfluss-Prinzip auf die doppelte Buchführung umstellen.
Besonderheiten beim Zufluss-Abfluss-Prinzip
Bis hierher ist klar: Das Zufluss-Abfluss-Prinzip ermöglicht grundsätzlich für kleine Unternehmen und Freiberufler eine übersichtliche Gewinnermittlung. Doch es sind auch einige Besonderheiten und Ausnahmen für den Anwendungsbereich zu beachten, die zu einer sogenannten Durchbrechung des Zufluss-Abfluss-Prinzips führen. Diese schauen wir uns jetzt an.
10-Tage-Regelung bei regelmäßig wiederkehrenden Ausgaben und Einnahmen
Eine besondere Regelung beim Zufluss-Abfluss-Prinzip ist die 10-Tage-Regelung. Sie betrifft regelmäßig wiederkehrende Ausgaben und Einnahmen, die kurz vor oder nach dem Jahreswechsel gezahlt werden. Typische Beispiele sind Mieten oder Versicherungsprämien.
Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen, wie z. B. Werbungskosten für Anzeigen oder Marketingmaßnahmen, werden dem Jahr zugerechnet, für das die Leistung oder der Nutzen tatsächlich anfällt. Das gilt aber nur, wenn die Zahlung innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem Jahreswechsel fällig ist und bezahlt wird. Diese Regelung sorgt dafür, dass solche Ausgaben in der richtigen Jahresbilanz auftauchen und keine Doppelbuchungen entstehen, die deine Gewinnermittlung verfälschen könnten. Außerdem erleichtert sie die Buchhaltung, da Zahlungen besser dem jeweiligen Zeitraum zugeordnet werden können.
Zufluss-Abfluss-Prinzip 10-Tage-Regelung Beispiele:
Beispiel 1: Als Freiberufler
zahlst du monatliche Miete für deinen Schreibtisch im Co-Working-Space zum 1. eines jeden Monats. Die Mietzahlung für Januar 2025 wäre also am 1. Januar fällig, du überweist sie jedoch bereits am 29. Dezember 2024: Deine Zahlung liegt innerhalb der 10-Tage-Regel und es handelt sich um eine regelmäßig wiederkehrende Ausgabe. Daher wird sie dem Steuerjahr 2025 zugeordnet. Und das, obwohl der tatsächliche Abfluss im Dezember 2024 erfolgte.
Beispiel 2: Du bist Kleinunternehmer und zahlst eine vierteljährliche Versicherungsprämie für dein Geschäft am 5. Januar 2025. Diese ist eigentlich aber für das letzte Quartal 2024 gedacht. Da diese Zahlung ebenfalls innerhalb der 10-Tage-Frist nach Jahreswechsel liegt und die Versicherung für das Jahr 2024 wirtschaftlich relevant ist, ordnest du sie dem Steuerjahr 2024 zu – obwohl die Zahlung erst im Januar 2025 erfolgt ist.
Verschiedene Abrechnungszeitpunkte bei Kreditkarten & Gutschriften
Auch bei der Nutzung von Kreditkarten und Gutschriften gibt es zusätzliche Besonderheiten in Bezug auf den Zeitpunkt der Abrechnung. Woran liegt das?
Bei Kreditkartenzahlungen ist der Abrechnungszeitpunkt oft verzögert. Denn der Betrag wird nicht sofort, sondern erst am Abrechnungsdatum des Kreditkartenunternehmens vom Konto abgebucht. Als steuerlich relevanter Abflusszeitpunkt gilt daher der Tag, an dem die Bank den Betrag tatsächlich einzieht. Maßgeblich ist, ob dies innerhalb desselben Kalenderjahres geschieht.
Dasselbe gilt bei Gutschriften und Mieteinnahmen: Der Zeitpunkt der tatsächlichen Gutschrift bzw. Eingang der Mieteinnahme auf dem Konto ist entscheidend – ganz unabhängig davon, wann die Transaktion technisch erfasst wurde. Entscheidend ist, ab wann dir die Verfügungsmacht über das Geld zusteht.
Leistungsprinzip und Zufluss-Abfluss-Prinzip bei Betriebskosten
Die dritte Besonderheit beim Zufluss-Abfluss-Prinzip dreht sich um deine Betriebsausgaben: Bei der Betriebskostenabrechnung besteht häufig die Wahl zwischen dem Zufluss-Abfluss-Prinzip und dem oben genannten Leistungsprinzip. Gerade bei Verbrauchskosten kann dies entscheidend sein: Ein Vermieter muss beispielsweise für Heizkosten das Leistungsprinzip anwenden. Denn die Kosten werden dem Zeitraum zugerechnet, in dem der Verbrauch tatsächlich stattgefunden hat. Für kleinere Unternehmen und Selbstständige ist das Zufluss-Abfluss-Prinzip jedoch meist ausreichend und einfacher in der Handhabung.
So funktioniert die EÜR nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip: ein Praxisbeispiel
So viel zur Theorie. Lass uns jetzt schauen, wie du deine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip angehst.
Mehr Tipps zur Einnahmen-Überschuss-Ermittlung für Selbstständige? Die haben wir hier für dich in unserem Ratgeber-Artikel zur EÜR.
Praktische Tipps für die Anwendung des Zufluss-Abfluss-Prinzips in der Buchhaltung
Wir haben es oben bereits angekündigt: Das Zufluss-Abfluss-Prinzip kann dir als steuerpflichtigem Unternehmer Vorteile verschaffen und deine Buchhaltung um ein Vielfaches vereinfachen. Hier sind für dich einige praktische Tipps, mit denen du das Prinzip effizient umsetzt:
1. Belege richtig ablegen und zuordnen
Bewahre alle Belege gut auf und kategorisiere sie sauber. Sevdesk ermöglicht dir die digitale Belegerfassung ganz einfach per Drag & Drop. So hast du nicht nur selbst dein Soll und Haben stets im Überblick, sondern auch deine EÜR ist schnell per Mausklick erstellt. Auch im Fall einer Prüfung durch das Finanzamt kommst du nicht ins Straucheln: Problemlos stellst du der Finanzbehörde alle Unterlagen digital zur Verfügung.
2. Steuerplanung zum Jahresende
Nutze das Zufluss-Abfluss-Prinzip, um deine Steuerlast zu optimieren. Wie das? Ausgaben wie für Büromaterial, Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben oder Investitionen in Fortbildungen kannst du noch vor Jahresende tätigen. So senkst du deine Steuerlast im aktuellen Jahr effektiv.
Auch auf der Einnahmenseite kannst du agieren: Stelle Rechnungen erst Anfang des neuen Jahres und verschiebe damit deine Steuerbelastung durch Einkünfte ins nächste Jahr. Das ist ein sinnvoller Ansatz für Selbstständige, um steuerliche Vorteile zu nutzen.
3. Zusammenarbeit mit einem Steuerberater
Bist du bei der Zuordnung einzelner Posten unsicher? Dann wende dich an deinen Steuerberater. Das empfiehlt sich gerade bei komplexeren Zusammenhängen oder wenn es darum geht, maximal Steuern zu sparen.
Gut zu wissen: Durch eine gute Vorbereitung deiner Unterlagen mit sevdesk kannst du Steuerberaterkosten stark senken. Für eure Zusammenarbeit bietet sevdesk dann eine eigene Schnittstelle für Steuerberater. Du hast noch keinen Steuerberater? Tipps für deine Suche findest du im Beitrag Steuerberater für Selbstständige.
4. Nutze Buchhaltungssoftware wie sevdesk
Glaub uns: Buchhaltung und EÜR dürfen dir durchaus leicht von der Hand gehen. Arbeitest du zum Beispiel mit sevdesk, kannst du deine Belege digitalisieren und Transaktionen tagesaktuell erfassen. Der genaue Abflusszeitpunkt jeder Ausgabe wird automatisch dokumentiert, Betriebsausgaben den richtigen Kategorien und Einnahmen deinen Ausgangsrechnungen zugeordnet.
Das alles spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht dir auch eine einfache Anwendung des Zufluss-Abfluss-Prinzips.Quasi wie von selbst hast du alles fertig fürs Finanzamt und deine Steuern selbst im Griff. Teste sevdesk noch heute mit all seinen Funktionen und überzeuge dich selbst, wie einfach Buchhaltung sein kann.
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Zusammenfassung
Das Zufluss-Abfluss-Prinzip ist eine einfache und effektive Methode zur Gewinnermittlung in der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), die besonders für Selbstständige und Kleinunternehmer viele Vorteile bietet. Es ermöglicht dir die steuerliche Berücksichtigung von Einnahmen und Ausgaben genau dann, wenn das Geld tatsächlich fließt. Das verschafft dir Flexibilität bei der Steueroptimierung – gerade bei Ausgaben und Einnahmen rund um den Jahreswechsel.
