Lieferschein erstellen: Inhalt, Pflichtangaben und kostenlose Vorlage
Kennst du das? Der Kunde wartet ungeduldig auf seine Lieferung, alles ist sorgfältig verpackt – und genau in diesem Moment fällt dir auf: Der Lieferschein fehlt. Ein kleines Detail, aber mit großer Wirkung – denn ohne Lieferschein fehlt der Nachweis, was du wann und in welchem Umfang wirklich geliefert hast. Das kann im Lager, bei Kunden oder im Steuerbüro für Verwirrung sorgen.
Doch was muss eigentlich auf einem Lieferschein stehen, wie erstellst du ihn und was genau ist der Unterschied zur Rechnung? Genau diese Fragen klären wir in diesem Artikel. Plus: Du kannst dir auch unsere kostenlose Lieferschein-Vorlage herunterladen.
Was ist ein Lieferschein?
Ein Lieferschein – oft auch Warenbegleitschein genannt – ist ein Dokument, das der Lieferant erstellt und der Warenlieferung an seine Kunden und Geschäftspartner beilegt. Darin stehen alle wichtigen Infos zu deiner Sendung: Welche Artikel wurden geliefert, wann und in welcher Menge. So weiß dein Kunde auf einen Blick, was im Paket steckt, und kann den Wareneingang direkt prüfen.
Rein rechtlich bist du nicht verpflichtet, einen Lieferschein zu erstellen. Trotzdem hat er sich im Geschäftsalltag als echter Service etabliert, gerade im Handel, Versand oder E-Commerce. Denn er sorgt für Klarheit, vermeidet Missverständnisse und ist für viele Kunden inzwischen Standard.
Wofür benötigst du einen Lieferschein?
Lieferscheine sind sowohl für liefernde Unternehmen als auch für die Kunden wichtig, die bestellte Lieferungen erhalten. Wichtig dabei zu wissen: Die Ausstellung von Lieferscheinen ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Jedoch ist es üblich sie zu nutzen, da sie sowohl für das liefernde Unternehmen als auch für den Lieferungsempfänger also Kunden Vorteile bringen.
Darum benötigen Unternehmen Lieferscheine
Ein Lieferschein ist wie ein Geschäftsbrief ein wichtiges Dokument. Er dokumentiert für den Absender, dass seine Warenlieferung tatsächlich das Lager verlassen hat und auf dem Weg zum Kunden ist. Der Warenbegleitschein dient also als Beweis für die Zustellung. Auch wenn du deine Waren unter Eigentumsvorbehalt lieferst, ist dieser Beleg bis zur Bezahlung durch den Kunden oder die Kundin sehr wichtig.
Typische Anwendungsfälle sind zum Beispiel:
- E-Commerce: Paketversand mit beiliegenden Lieferschein (Rechnungsversand per E-Mail)
- Großhandel: Lieferschein als Empfangsbestätigung
- Dienstleistung: Materiallieferungen mit Unterschrift des Kunden
Dafür benötigen Kunden Lieferscheine
Für den Empfänger der Ware dient der Lieferschein als Beleg für den Wareneingang. Als Kunde ist es ratsam, dass du die tatsächlich eingegangene Warenlieferung mit den Produktbezeichnungen und Mengenangaben auf dem Lieferschein vergleichst. Auch wenn deine Warensendung zu mehreren Terminen erfolgt und du noch eine Nachlieferung erwartest, sind Warenbegleitscheine mit den bislang tatsächlich gelieferten Mengen wichtige Belege.
Pflichtangaben: Wie sieht ein Lieferschein aus?
Die Ausstellung von Lieferscheinen ist wie bereits erwähnt nicht gesetzlich vorgeschrieben. Falls du dich als Unternehmerin oder Unternehmer für das Versenden eines Warenbegleitscheins entscheidest, muss dein Lieferschein stets bestimmte Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören
- Name des Lieferanten und des Empfängers
- Versanddatum und Datum der Lieferung
- Lieferscheinnummer und/oder Rechnungsnummer
- Menge und Bezeichnung der Ware
- Gelieferte Menge, falls die Warensendung in mehreren Teil-Lieferungen erfolgt
- Einzelpreis und Gesamtbetrag, falls der Lieferschein gleichzeitig auch als Rechnung gilt
Besonders solltest du das Lieferdatum nicht vergessen, dieses gehört auch im Rahmen der Rechnungsstellung zu den gesetzlichen Pflichtangaben.
Optional kannst du außerdem folgende Angaben machen:
- Kontaktinformationen, Retourenregelung, Zahlungsziel
- Hinweis auf Nachlieferungen oder Teillieferungen
- QR‑Code / Barcode für digitale Lagererfassung
Schritt für Schritt deinen Lieferschein erstellen
Ein Lieferschein ist schnell erstellt, wenn du weißt, welche Angaben hineingehören. Folge einfach diesen Schritten, um dein Dokument vollständig und korrekt auszufüllen:
- Trage zuerst die vollständigen Kontaktdaten deines Unternehmens und deines Kunden ein.
- Vergib anschließend eine eindeutige, fortlaufende Lieferscheinnummer.
- Ergänze einen Hinweis auf die zugehörige Bestellung oder Rechnung, damit beide Dokumente eindeutig zugeordnet werden können.
- Liste nun alle gelieferten Artikel mit ihrer genauen Bezeichnung, Menge und Einheit auf.
- Füge das Lieferdatum und gegebenenfalls die Art des Versands hinzu, um den Liefervorgang nachvollziehbar zu machen.
- Prüfe abschließend, ob alle Angaben korrekt sind, und archiviere den Lieferschein sicher – entweder digital oder in Papierform.
Lieferschein-Vorlage für Word, Excel und PDF kostenlos herunterladen
Damit du schnell und einfach einen Lieferschein erstellen kannst, bietet dir sevdesk eine Lieferscheinvorlage zum Herunterladen. Die Lieferscheinvorlage hilft dir einen korrekten Warenbegleitschein mit allen notwendigen Pflichtangaben für deine Warensendung zu schreiben.
Lieferschein online erstellen
Falls du deinen Lieferschein online erstellen möchtest, hilft dir das sevdesk Lieferscheinprogramm. sevdesk übernimmt dann vorhandene Daten wie Kundenadresse sowie Menge, Preise und Produktbezeichnungen aus dem Angebot, welches du vorab erstellt hast. Das spart nicht nur Zeit, sondern du kontrollierst gleichzeitig auch, dass Menge und Preise aus deiner Auftragsbestätigung mit den Angaben aus der Warenlieferung übereinstimmen.
Unterschied zwischen Lieferschein und Rechnung
Lieferschein und Rechnung sind zwei verschiedene Geschäftsdokumente mit unterschiedlichen Aufgaben. Der Lieferschein dokumentiert die Übergabe der Ware und liegt in der Regel direkt der Lieferung bei. Er ist keine Zahlungsaufforderung und rechtlich nicht vorgeschrieben.
Eine Rechnung ist dagegen Pflicht. Sie kommt meist separat per E-Mail, enthält alle Preise der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen und ist die Grundlage dafür, dass dein Kunde bezahlt. Außerdem muss sie deutlich mehr gesetzlich vorgeschriebene Angaben enthalten als ein Lieferschein.
Hier auch einmal die wichtigsten Unterschiede im Überblick:
Es gibt aber auch die Kombi-Variante: Wenn dein Lieferschein alle Pflichtangaben einer Rechnung enthält und ausdrücklich als Rechnung bezeichnet wird, gilt er als Rechnung und nicht mehr als Lieferschein.
Lieferschein in der Buchhaltung: Aufbewahrung und GoBD
Auch wenn der Lieferschein kein Pflichtbeleg für die Buchhaltung ist, spielt er eine wichtige Rolle in deinen Geschäftsunterlagen. Er dient als Nachweis darüber, welche Waren du geliefert hast, und unterstützt dich dabei, Rechnungen, Zahlungen und Warenausgänge eindeutig zuzuordnen.
Je nach Rechtsgrundlage musst du deine Lieferscheine 6 bis 8 Jahre aufbewahren. Diese Frist gilt sowohl für klassische Papierbelege als auch für digitale Dokumente. Wichtig ist dabei, dass die Unterlagen während des gesamten Zeitraums ordnungsgemäß lesbar und unveränderbar bleiben – genau das verlangen die GoBD. Wie lange genau die Frist ist, hängt auch davon ab, ob dein Lieferschein gleichzeitig auch eine Rechnung ist.
Mehr dazu liest du auch in unserem Artikel zu den Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine.
Zusammenfassung
Der Lieferschein ist ein wichtiger Baustein in deinem Geschäftsalltag. Er sorgt für Transparenz, vermeidet Missverständnisse und dient als Nachweis über gelieferte Waren. Auch wenn er rechtlich nicht zwingend vorgeschrieben ist, erleichtert er die Zusammenarbeit zwischen Verkauf, Lager und Buchhaltung erheblich.
Achte darauf, dass alle Pflichtangaben enthalten sind und archiviere den Lieferschein sicher – besonders, wenn er Teil deiner Buchhaltungsunterlagen ist. So bleibst du jederzeit GoBD‑konform und kannst im Prüfungsfall schnell reagieren.
Mit der Lieferschein-Funktion von sevdesk lässt sich der gesamte Prozess rund um Angebote, Rechnungen und Lieferscheine digital und rechtssicher abbilden. So sparst du Zeit, bleibst bestens organisiert und überzeugst deine Kunden mit Professionalität.
