Schritt 1: Relevante Daten sammeln
Bevor du mit der EÜR beginnst, sammle alle relevanten Belege und Dokumente, die deine betrieblichen Einnahmen und Ausgaben belegen. Dazu gehören Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und andere Unterlagen.
Um alle Betriebseinnahmen und -ausgaben zu erfassen, brauchst du ein Journal (oder auch Grundbuch) und ggf. ein Kassenbuch. Sie sind die Grundlage der Einnahmenüberschussrechnung.
In einem Journal musst du alle Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben einzeln auflisten und sie gemäß der Anlage EÜR immer der jeweils passenden Kategorie zuordnen. Das bedeutet konkret zum Beispiel: Tankst du mit deinem Firmenwagen, trägst du diese Ausgabe ein und ergänzt als Kategorie Fahrtkosten – oder noch genauer: Spritkosten.
In deinem Journal notierst du immer jeweils Bruttobeträge, Nettobeträge und die Umsatzsteuer. Vom Grundsatz her spricht nichts dagegen, wenn du dein Journal in einer Excel-Tabelle führst. Mit einer entsprechenden EÜR-Software ist es aber einfacher, weil automatisch alle Einnahmen und Ausgaben gleich in die EÜR übertragen werden.
Hast du mit Bargeld zu tun, brauchst du auch ein Kassenbuch. Das ist Pflicht. Im Kassenbuch musst du den gesamten Barbestand von deinem Unternehmen erfassen. Wenn ein Kunde also zum Beispiel bar bezahlt oder du Geld aus der Kasse nimmst, um Büromaterial zu kaufen. Bei elektronischen Kassen musst du dabei einige gesetzliche Vorgaben zu beachten.
Zusätzlich können noch weitere Bücher wie das Wareneingangs- und Warenausgangsbuch nötig sein.