Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist eine Form der Gewinnermittlung und steht nicht allen Selbstständigen zu. Hierbei werden Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt. Am Ende ergibt sich der Gewinn, den der Selbstständige im betreffenden Geschäftsjahr gemacht hat. Dieser Gewinn ist die Basis für die zu zahlenden Steuern. Landwirtschaftliche Betriebe sowie Gewerbetreibende sind an gewisse Grenzen gebunden, bis zu denen sie eine EÜR anfertigen können. Freiberufler sind grundsätzlich von der Pflicht zur doppelten Buchführung befreit und können eine EÜR erstellen.

Wer darf eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung abgeben?

Grundsätzlich gilt, dass alle Unternehmer ihren Gewinn über die Gewinn-und-Verlust-Rechnung (Bilanz) nachweisen müssen. Sie sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Es gibt jedoch bestimmte Unternehmer, die lediglich eine EÜR abgeben müssen. Dies ist in § 4 Abs. 3 des Einkommenssteuergesetzes (EStG) geregelt.

Folgende Selbstständige sind zur Abgabe der EÜR berechtigt:

  • Freiberufler
  • Gewerbetreibende, die nicht als Kaufleute gelten und einen Umsatz von unter 600.000 Euro pro Jahr oder einen Gewinn von weniger als 60.000 Euro im Jahr vorweisen können
  • Kleinunternehmer mit einem Umsatz von bis zu 17.500 Euro im Jahr
  • Land- und forstwirtschaftliche Betriebe (meist als Einzelunternehmen oder GbR geführt)

Einen wichtigen Aspekt müssen Gewerbetreibende berücksichtigen. Wenn eine der beiden Grenzen überschritten (Umsatz pro Jahr oder Gewinn pro Jahr) wird, so besteht die Verpflichtung zur doppelten Buchführung. Die genannten Zielgruppen, die eine EÜR anfertigen dürfen, können zur Gewinnermittlung natürlich auch den Weg der Bilanzierung wählen. Dies ist freigestellt und kein Muss!

Aufbau der Einnahmen-Überschuss-Rechnung: So ist die EÜR gegliedert

In einem EÜR Formular kannst du deine betrieblichen Einnahmen erfassen, wobei du diese nach der Umsatzsteuer getrennt betrachten musst. Es gibt somit Betriebseinnahmen mit 7 und 19 Prozent sowie die steuerfreien Umsätze. Auch die Ausgaben deines Unternehmens musst du im Formular erfassen. Unterschieden wird zwischen Wareneinkäufen, Kosten für das Personal (plus Nebenkosten) und den sonstigen Aufwendungen (Miete, Porto, Versicherungen usw.). Einen separaten Punkt erhalten die außerordentlichen Einnahmen und Ausgaben. Diese gehören nicht zum regulären Ablauf deines Unternehmens, sondern fallen nur einmalig oder in anderer Größenordnung an. Der Verkauf eines Betriebsgebäudes gehört zum Beispiel hier rein. Einzelunternehmen müssen oft noch ergänzende Angaben im Formular zur EÜR tätigen, denn meist finden hier Privatentnahmen und –einlagen statt.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung Formular
Formular für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Quelle: www.fuer-gruender.de

Wenn du es möglichst einfach haben möchtest und die EÜR in Windeseile erstellen willst, kannst du eine Vorlage für Excel benutzen. Diese gibt es online für Kleinunternehmer und Freiberufler zum kostenlosen Download. Doch Achtung: Das Finanzamt erkennt Ausdrucke seit 2017 nicht mehr an und fordert eine Online-Übermittlung. Abhilfe können hier Tools oder Software schaffen, die diese Möglichkeit bieten. ELSTER oder die Buchhaltungssoftware sevDesk hierbei sind beliebte Varianten.

Die Grundprinzipien der EÜR

Beginnen wir mit einem Beispiel. Ein Freiberufler hat im Geschäftsjahr 2017 37.500 Euro eingenommen. Diesen Betriebseinnahmen stehen 11.500 Euro Ausgaben gegenüber, wobei 7.125 Euro für die Umsatzsteuer mit 19 Prozent entfallen. Die übrigen 4.375 Euro wurden für diverse Anschaffungen, Fahrtkosten usw. gezahlt. Daraus ergibt sich ein steuerpflichtiger Gewinn von 26.000 Euro. Der Gewinn errechnet sich also immer aus Einnahmen minus Ausgaben. Natürlich ist auch die Errechnung des Verlusts auf diese Art möglich.

Die Anfertigung einer Einnahmenüberschussrechnung muss allerdings gewissen Grundprinzipien folgen.

So funktioniert das Zufluss- und Abflussprinzip

Du erfasst deine Umsätze je nach Zeitpunkt ihres Zu- und Abflusses. Wenn ein Freiberufler eine Rechnung mit Datum vom 21.12.2017 schreibt, diese aber erst im Januar bezahlt bekommt, muss er die Einnahme erst im Januar erfassen. Lediglich wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben werden in dem Jahr erfasst, in dem sie auch tatsächlich entstanden sind. Das ist beispielsweise bei Mieten der Fall.

Das Zu- und Abflussprinzip gilt das auch für Ausgaben. Du kannst keine Betriebsausgabe geltend machen, die erst nach dem maßgeblichen Zeitraum erfolgte. Sie muss in die nächste EÜR mit einfließen.

Aufzeichnungspflichten und Aufbewahrungspflichten der EÜR

Weitere Grundregeln befassen sich mit den Aufzeichnungspflichtigen. Du stellst deine Einnahmen und Ausgaben einfach gegenüber, wobei Belege die Basis für die Berechnung des Gewinns sind. Diese Belege musst du zehn Jahre lang aufbewahren. Das gilt beispielsweise für Ein- und Ausgangsrechnungen, aber auch für Kontobelege und Quittungen. Daher musst du beim Erstellen einer EÜR die zugehörigen Belege lange genug aufbewahren!
Eine wirkliche Aufzeichnungspflicht besteht nicht. Allerdings gibt es die Vorgabe, dass bei einer Betriebsprüfung die tatsächlichen Umsätze nachvollziehbar sein müssen. Du musst spezielle Aufzeichnungen machen, wenn du Einnahmen und Ausgaben mit verschiedenen Steuersätzen berücksichtigen musst.

Sonderfälle

  • Anlageverzeichnis: Nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter musst du in ein Anlageverzeichnis aufnehmen, was beispielsweise für Grundstücke gilt.
  • Abschreibungsübersicht: Auch abnutzbare Wirtschaftsgüter musst du in eine Übersicht aufnehmen, sofern sie abgeschrieben werden sollen.
  • Beschränkt absetzbare Ausgaben: Wenn in deinem Unternehmen beschränkt absetzbare Betriebsausgaben oder solche, die gar nicht angesetzt werden können, anfallen, musst du diese getrennt erfassen. Das gilt beispielsweise für Bewirtungen oder für ein häusliches Arbeitszimmer.
  • Geringwertige Wirtschaftsgüter: Die Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter liegt bei 250 Euro. Alle Anschaffungen, die teurer sind, musst du in einem gesonderten Verzeichnis registrieren.

Welche Positionen fallen als Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben an?

Die Gewinnermittlung erfolgt im Rahmen der EÜR durch den Abzug der Betriebsausgaben von den Betriebseinnahmen. Dazu musst du wissen, welche Einnahmen und Ausgaben du ansetzen kannst.

Betriebseinnahmen

Hierunter fallen sowohl Honorare als auch Sachentnahmen. Du musst alle Betriebseinnahmen berücksichtigen, die zum normalen oder zum ermäßigten Umsatzsteuersatz anfallen und auch die, die gänzlich ohne Umsatzsteuer sind. Dazu kommt die private Kfz-Nutzung sowie die private Nutzung des Telefons, denn beide stellen ein Plus für dein Unternehmen dar. Zu den Einnahmen zählen des Weiteren die vereinnahmte Umsatzsteuer sowie aufgelöste Rücklagen.

EÜR Betriebseinnahmen
Betriebseinnahmen in der EÜR, Quelle: www.pierretunger.com

Betriebsausgaben

Hierunter fallen Personalkosten und –nebenkosten, Abschreibungen und Investitionen. Auch Dienstleistungen, die du selbst beziehst, sowie Wareneinkäufe musst du mit ihrem Nettowert zu den Betriebsausgaben rechnen. Kosten für das Kfz, Aufwendungen für geringwertige Wirtschaftsgüter und die abziehbare Vorsteuer sind ebenfalls betrieblich veranlasste Ausgaben. Mieten, gezahlte Umsatzsteuer und eingeschränkt abziehbare Ausgaben musst du ebenfalls hinzurechnen.

EÜR Betriebsausgaben
Betriebsausgaben in der EÜR, Quelle: www.fuer-gruender.de

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung in der Steuererklärung

Wer als Kleinunternehmer unter der Umsatzgrenze von 17.500 Euro pro Jahr bleibt, braucht kein separates Formular EÜR zur Steuererklärung abgeben. Für diese Zielgruppe ist eine einfache Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben ausreichend. Das heißt, dass eine formlose Ermittlung des Gewinns genügt. Für alle anderen gilt, dass sie das entsprechende Formular zur Einkommenssteuererklärung ausfüllen müssen. Es ist nicht mit der Anlage G für Gewerbetreibende oder der Anlage S für Freiberufler getan, auch wenn dort die Gewinne des jeweiligen Steuerjahres bereits eingetragen werden müssen!

Zu einer vollständigen Steuererklärung gehören folgende Formulare:

Mantelbogen

Den Mantelbogen musst du immer ausfüllen und sämtliche wichtigen Daten zu deiner Person angeben. Hier sind Name und Anschrift ebenso einzutragen wie der Familienstand oder die Steuernummer. Außerdem musst du dort angegeben, ob eine Zusammenveranlagung mit dem Ehepartner gewünscht ist.

Mantelbogen
Mantelbogen für die Steuererklärung, Quelle: www.chip.de

Anlage G oder Anlage S

Gewerbetreibende müssen die Anlage G ausfüllen.

Anlage-G
Anlage G für Gewerbetreibende, Quelle: www.selbststaendigkeit.de

Alle anderen Selbstständigen, zu denen auch Freiberufler gehören, füllen die Anlage S aus. Dort werden die Einkünfte aufgezählt, die aus selbstständiger Arbeit stammen.

Anlage-S
Anlage S für Selbstständige, Quelle: www.spiegel.de

EÜR

Die Gewinnermittlung ist der Teil der Steuererklärung, der für das Finanzamt am meisten von Interesse ist. Auf der ersten Seite trägst du die Betriebseinnahmen, die im Wirtschaftsjahr an dein Unternehmen geflossen sind, ein. Ebenfalls auf Seite eins und fortführend auf Seite zwei geht es um die Betriebsausgaben. Hier kannst du alle Ausgaben eingetragen, die betrieblich veranlasst sind und die sich mindernd auf den Gewinn auswirken. Auf Seite drei ermittelst du den Gewinn. Hier musst du auch die Beträge eintragen, die nicht direkt als Betriebseinnahme oder –ausgabe gelten, die aber einen direkten Einfluss auf deinen Gewinn haben. Außerdem kommen auf Seite drei die ergänzenden Angaben hinzu. Wenn du im betreffenden Steuerjahr Rücklagen und stille Reserven berücksichtigen musst, kannst du diese hier eintragen. Auch Entnahmen und Einlagen musst du hier erwähnen, denn diese wirken sich auf den Gewinn deines Unternehmens aus. Als Anlage EÜR musst du ein Anlageverzeichnis ergänzen.

Tipp!

Mit einem Rechnungsprogramm kannst du deine Einnahmen und Ausnahmen digital erfassen. Anhand derer erstellt das Programm deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung dann automatisch und du kannst sie per Schnittstelle direkt ans Finanzamt übermitteln.

Umsatzsteuerjahreserklärung

Die Umsatzsteuerjahreserklärung gibt dem Finanzamt noch einmal detailliert Aufschluss darüber, welche Umsätze im betreffenden Steuerjahr angefallen sind und wie du diese besteuert hast. Dabei stimmt die Jahreserklärung bestenfalls mit den Umsatzsteuervorauszahlungen bzw. den zugehörigen Meldungen überein. Meist ergibt sich daraus allerdings eine Differenz, sodass du Nachzahlungen leisten musst oder sodass es zu Rückzahlungen kommt. Die Umsatzsteuerjahreserklärung gehört zu den Anlagen G bzw. S sowie zur EÜR als fester Bestandteil. Viele Unternehmer fertigen ihre Steuererklärung erst zum letztmöglichen Termin an, die Umsatzsteuerjahreserklärung jedoch zum Stichtag 10. Januar, wenn die erste Umsatzsteuervoranmeldung bereits wieder fällig ist.

Gewerbesteuererklärung

Gewerbetreibende müssen die Gewerbesteuererklärung abgeben, und zwar zusätzlich zur Anlage G. Dieses Formular ist vergleichbar mit dem Vordruck zur Umsatzsteuerjahreserklärung und gibt Auskunft über die im relevanten Steuerjahr gezahlte Gewerbesteuer.

Die genannten Dokumente musst du bei jeder Steuererklärung ausfüllen, wobei die eigentliche EÜR nur ein kleiner Teil davon ist. Wichtig: Wer noch weitere Angaben zu machen hat, muss gegebenenfalls weitere Formulare ausfüllen, wie zum Beispiel die Anlage Kind oder die Anlage KAP für Einkünfte aus Kapitalvermögen.